1、數字檔案館建立面臨的難題【內容提要】數字檔案館是數字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數字檔案館與傳統檔案館相比有著極大的優越性，然而它也存在著不少缺陷。在數字檔案館的建立中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對此我們要有清醒的認識。本文提出了數字檔案館建立所面臨的10個方面的問題。【關鍵詞】數字檔案館/問題【正文】隨著現代信息技術的迅速開展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建立成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可防止地存在一些缺陷和缺乏，有的甚至可

2、能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建立還存在著諸多的難點和問題亟待深化研究解決。假設對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給將來的檔案事業留下宏大而無法彌補的遺憾。1數字檔案的憑證價值問題檔案的根本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力1這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建立中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙

3、黑字的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的疑心。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中喪失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差異，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也

4、給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境，不斷地變換載體、格式，因此無法通過載體、格式的鑒定來斷定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相別離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被無視，

5、而元數據一旦喪失或破壞，電子文件的原始性就會改變。21.3管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏非常標準的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日3而且也有一定的難度。2數字檔案信息的長期存取問題數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建立的一個詳細而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的海盜號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全喪失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復。4數字檔案信息長期存取所

6、面臨的主要問題有：2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題。5一般說來，磁盤的壽命是35年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁嘗記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，如今已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，假設干年以后，我們用現行的機器語言描繪的數據，還能百分之百的復原。62.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備

7、發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等。73數字檔案的失真問題“檔案數字化工作的生命線在于其可以保持檔案原貌。8然而，“就目前的研究程度而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的r掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點。9數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，

8、技術參數選擇不當。針對不同色彩、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、比照度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息喪失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進展數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，假設格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。4數字檔案信息的平安問題平安問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔

9、案館雖然被稱之為“館，但它的存在更仿佛是一個宏大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息平安的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，如今計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅。10其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進展復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的

10、事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的平安變得非常“脆弱。5數字檔案館建立的諸多技術問題數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，分開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建立的難點。5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一

11、直是一對矛盾體。5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為根底的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷開展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建立開展的難題。此外，“數字檔案館的建立和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水英電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性。11這些技術也都是不容易解決的問題。5.3技術過時問題。在飛速開展的it業中，電腦

12、硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，it產品是真正的“短命鬼。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代數在跨越假設干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時的陰影一直會覆蓋著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會喪失一定的相關信息，這些喪失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。6數字檔案館建立的標準化問題數字檔案館建立的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會

13、檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀構造形式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進展組織控制，就必需要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描繪標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建立中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適宜我國數字檔案館建立的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題。12然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的詳細標準可遵循；其二，

14、有些標準標準要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很費事的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因此必須不斷適時修訂標準。7數字檔案館建立的投入與產出問題數字檔案館建立存在著投入與產出不協調的問題。假設我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建立投入的費用是宏大的，而且它的建立費用要遠遠高于數字圖書館的建立費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因此國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化

15、后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建立。而檔案館那么不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因此檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進展數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍。13但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館原北京圖書館為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人。14兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次，15三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字

16、檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建立卻拉大了這種不協調的間隔 ，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建立面前很難解決的問題。8數字檔案中的經濟問題與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建立與利用，不管對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建立的根本性難題之一。8.

17、1檔案部門方面的問題。8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受才能，也是影響和制約.數字檔案館建立開展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是興隆國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于興隆國家的假設干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。假設再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建立失去應有的作用和意義；9數字檔案館法律法規方面的問題數字檔案館建立中會涉及到許

18、多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進展借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建立的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但假設取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下

19、，由于檔案信息通過網絡進展傳遞，它極容易被獲娶被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被進犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進展有效保護成為數字檔案館建立面臨的一大挑戰。從技術上說，真正實在可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建立中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“假設電子檔案的法律憑證問題得不到解決

20、，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義。1710數字檔案館的根底理論問題數字檔案館的建立必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不一樣，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些根底理論問題，都是一些不易解決的難題。10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建立方向把握上的不一致。18觀點不一樣，建立的數字檔案館就不一樣，建立的難易程度、工作流程、效勞功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同。19而統一認識或根本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的理論產生不利影響。10.2數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，可以提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題。20數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的