1、33/33公司的電子人力資源解決方案在當今的競爭環境中，公司必須提供一些工具和新方法，使職員能夠高效工作并知曉公司信息。越來越多的公司領導把人力資源當成公司的戰略伙伴，并通過他們開發出新的工具，把原來由人力資源部門承擔的行政事務性工作轉由職員自己完成，同時把人力資源治理人員解放出來，讓他們關注于公司文化與價值觀的建立，提升公司領導才能和治理才能，戰略人力資源打算和培訓及進展。為了提升組織效率及職員能力，有前瞻性的公司開始向基于Web的提高職員效率系統WOS投資。WOS包括一套綜合的應用及解決方案以輔助職員作一些日常行政事務性工作，行使一些人力資源的職能，使信息易于使用，提高溝通效果以及學習。這

2、些都能夠通過集成的、安全的、全球網絡完成。公司的總裁兼CEO約翰.鈔票伯斯講到：“我們一直把開發能夠提升職職員作表現的在線工具和資源放在首要的位置，我們將盡最大努力向職員提供一個好的工作環境，使每一個人都有機會成功、進展、樂業。這一點也有專門大的商業意義，因為科技使我們能夠依照業務需求調整人員配置，使我們的雇員能夠集中精力從事能夠增加更多附加值的商業活動。”他還講到：“我們的互聯網和公司內部的商業應用軟件使得我們每月節約幾百萬美元，使我們保持競爭優勢并能夠投資于以后。同我們的競爭對手相比，公司的職員在網絡行業中效率最高，人均產值為60萬美金，差不多是第一大競爭對手網絡公司的兩倍。”假如你的公司

3、使用這一解決方案，你們的效率將得到更大的提高，并能減少行政開支，更重要的是職員能夠在行政事務工作理順后，有時刻關注更有價值的戰略性問題，同時也提升了公司的商業阻礙。下面是幾條令公司有興趣投資于WOS解決方案的緣故，它們都將有助于公司提高效率：1. 高投資回報2. 通過自動化及自助服務減少開支3. 提高職員中意度4. 利潤增加但公司實施一個完整的WOS解決方案最有吸引力的緣故在于激勵職員，即在職員需要的時候，給他們提供工具和信息。受到激勵的職員能夠使你的公司在當今的競爭環境中具有強大的競爭優勢。運用提高職員效率系統，提升組織效率及職員能力為提升組織效率及職員能力，HR部門應該從行政事務性工作中解

4、脫出來，轉變成為公司在建立企業文化與價值觀及職員進展方面的戰略伙伴。這一轉換是提高整個組織效率和競爭力的轉型過程中的催化劑，互聯網和企業網的出現使公司得以實現這一轉型。在這一進程中要緊有兩個方面的工作：通過建立基于溝通的系統，理順基于事務的系統并使之自動化。下面的表格就這兩方面做了一些對比，這兩方面的行為能夠并行，而其相對重要程度則取決于公司的商業目標。基于溝通的系統 基于事務的系統 公司層面的溝通 福利：健康保障，保險等 職員指南 費用報銷 人力資源導向 招聘雇傭 培訓及提高組織治理 薪酬及考核 團隊進展 經費治理轉型的結果通過改變公司與雇員的溝通方式，公司一直積極的推進公司轉型，人力資源部

5、門在這一進程中作為公司在IT方面的伙伴創建了一系列工具和方法，用以使行政事務工作自動化，同時把信息傳遞給職員，這些工具包括： 公司新聞公布和查詢運用多層方法構造的系統，用以向全球職員過濾，發行，公布內部及外部新聞。 公司 My Yahoo與雅虎公司合作，建立了公司版本的My Yahoo,向職員提供個性化的新聞，股票，運動，天氣預報等信息服務。 “專用儀表板”通過Web鏈接，提供一系列與全球職員相關的信息和應用工具站點。除了溝通轉型之外，公司也理順了網上招聘/雇傭系統，公司的目標是聘用、進展及保留業界最優秀的10的人才，為達到這一目標，公司實施了一個綜合的，基于Web的招聘系統，以便使潛在雇員能

6、夠了解公司的文化和福利，查找職位空缺，申請職位，或者填寫簡歷以供招聘人員進行初步篩選。這一系統的實施，提高了公司篩選的人數和合格候選人的人數，使公司能夠找到更多的適合工作需求的候選人，除了完成公司聘用業界最優10的人才的目標，那個系統為公司在每個職位的招聘流程中節約了4000美元的費用。那個系統的另外一個應用領域確實是在報銷方面，公司創建了一個基于Web的應用系統，使報銷流程從四個星期縮短到四天，節約開支250萬美元，把每一個報銷流程的費用從25美元降低到3美元，同時幸免了原來需要增加的10個全職雇員。在其他方面節約的可計算的開支為340萬美元。結論Ernst&Young LLP公司曾應邀對公

7、司的WOS進行過考查，結果表明公司是運用這一引以為榮系統的最佳應用實例，該系統關注外部，從而在質量和數量方面都提升了內部的體系和流程。這些系統還關心公司減少了行政開支，提高了職員中意度，減少職員流失，提高了職員效率。公司的解決方案公司受益 可計算價值 職員中意度提高 通過轉型使用基于Web的溝通模式，公司每年在職員效率提升方面獲得1600萬美元的收益 報銷流程優化 整個項目到2000年為止，節約開支610萬美元，報銷流程縮短80至4天 招聘費用降低 高效的Web簡歷系統每年為公司節約300萬美元開支 職員流失減少 職員流失率從11.5降至8.6（降低幅度為27），部分緣故是公司改進了招聘方法，

8、職員溝通和職員中意 合理配置現有人力資源 由于自動化程度的提高，人力資源部幸免了增加27名雇員，每年為公司節約開支270萬美元 培訓 在線培訓使銷售及技術支持人員能夠更快適應市場變化速度 在線職員手冊及公司查詢目錄 在線職員手冊及公司查詢目錄使公司通過提高信息公布的準確性和效率，每年減少開支300萬美元提升組織效率及職員能力提升組織效率及職員能力使公司每年節約開支3500萬美元，公司要緊取得了如下效果： 通過使用基于Web的報銷系統，每年節約開支250萬美元，該系統只需兩個人操作，每月處理11000分報銷單據。 通過對公司與職員的溝通轉型，每年在提高職員效率方面獲得1600萬美元的收益，同時信

9、息效度提高100。 提供基于Web的職員福利登記，該系統98的使用率使公司不必再使用原來基于電話的IVR系統。 通過連接所有辦公室的現有網絡直播公司的錄像及經理會議，每年節約30萬美元，而參與的職員是原來的二倍。挑戰當今的人力資源部隨著公司業務的提速以及市場更加活躍，公司正在尋求新的有創意的方法以建立競爭優勢，而他們經常發覺的未開發的力量即是自己的職員。僅僅是理順內部人力資源流程和減少操作成本已不能滿足需要，公司的資深人力資源副總裁Barbara Beck講到：“我們的愿景已不局限于使人力資源更有效，而是使公司的業務更有效。”作為與所有職員打交道的部門，人力資源部應致力于向職員提供更加清晰，激

10、勵，有效的信息。多數的人力資源應用系統不能完全滿足這種挑戰而只是強化以公司為中心的高強度事務處理的架構，公司基于Web的WOS解決方案則在提高人力資源和職員效率方面取得了專門大的提高，同時也強化了公司核心價值觀，并逐步形成了信息富集文化，而這些成就已被高速增長的人均年產值（60萬美元）證明。公司運用Web與其雇員建立了互動的基于知識的關系，提高了雇員在基礎人力資源工作操作方面的能力，同時人力資源部的職員也成為網頁內容專家，通過Web，每一個雇員都和其他雇員及人力資源部相聯系。通過對核心人力資源流程的自動化，減少不比要環節，提高精度，公司降低了營運成本。背景在過去幾年里，公司的產值每年平均增加7

11、0，公司現有職員15000多人，在全球設立了230多家銷售辦事處。由于每季度公司要新雇傭1500職員，定期的溝通和知識傳遞變得十分關鍵。在這一增長速度下，公司需要合理調整以滿足新職員在加快反應速度時的信息需求。公司同時也期望從人力資源方面降低成本，提高生產力，實時交換信息，提高效率和效度。公司的人力資源系統的解決方案開始是作為一個獨立的應用系統，職員利用那個系統來訪問或更新福利情況或查看往常被認為是人力資源工作范圍內的一些信息。隨著這些成功的實施，將人力成本進展成為一個競爭優勢的方法也開始成形。公司的人力資源部在運用網絡來鞏固核心價值觀和建立企業文化時就遇到了挑戰。隨著基礎行政工作鏈的形成，人

12、力資源部就差不多將工作擴展到提高經營效率方面，通過營建適應信息變化的合適環境以滿足需求。公司力求最優的組織結構和職員能力以便于： 通過信息傳遞和治理提高職職員作效率 人力資源方案和系統更加靈活和有效 減少耗費在無價值工作上的時刻下面的案例演示講明了思在在同意最佳化組織和職員能力上的要緊方法和積極性。它們包括了幾乎所有人力資源領域的工作，例如：職員薪酬、福利、招聘及錄用技巧和培訓更新等。這些努力可分成兩個積極方面：基于聯系的和基于任務的。基于溝通的系統 基于事務的系統 企業內部溝通 福利：健康保障，保險等 職員指南 費用報銷 人力資源導向 招聘雇傭 培訓及提高組織治理 薪酬及考核 團隊進展 經費

13、治理圖3 公司 信息分配方法向用戶提供目標總結文檔公司為了掌握各個不同部門的情況，往常每一個季度都要投入4萬五千美元用于資料復制。隨著組織的迅速擴大，這些資料專門快就會變的過時，而假如更新或再次印刷投資巨大。解決方案：職員的交流是塑造組織文化，進展組織雇員一個必不可少的環節。然而，職員交流并不僅僅是在傳遞及時、準確、有效的信息，他們在交流的同時也在進行著信息共享，經驗交流，然后把獵取的知識應用于業務決策。公司利用Web向職員公布信息，Web是一個既節時又省鈔票的交流方式。通過信息自動化和信息整合，公司可能每年節約費用1千5百萬美元。有一個健康的電子平臺聯系每一個雇員，公司只通過一次性10萬美元

14、的投資即得到了如此豐厚的回報。以下幾個方面的開發為公司帶來了職員生產效率的提高和公司效益的增長。 通過公司的IP/TV軟件播放公司所有的會議和專門事件，使職員能夠在電腦桌面觀看。 自動內容遞送，是每一個職員都能夠隨時隨地遞送新聞，建議和意見和問題。 自動行政公告，包括一張公告決策人的照片和組織結構圖。 自動存檔系統 每周兩次e-mail發送重要新聞的題頭，摘要和信息定位信息。 專門的“沖浪板”社區，基于不同的級不、地區、功能，工程師，治理層設置不同的社區，聚焦公司的一些重大話題。雇員目錄挑戰隨著公司職員隊伍的不斷擴大，保持職員目錄的更新要花費巨大的才力物力，紙張目錄既笨重又不方便調用。他的問題

15、不僅僅在于目錄中職員的名字全不全，還在于有關職員的信息是不是準確。同時也專門難記錄到會議室的位置，辦公臺和辦公室。解決方案現在公司所有職員都能夠利用一定的工具找到其他職員的聯絡信息和確定上下級關系。一個職員查找另一個職員的信息，不必明白他的姓或名的確切拼寫也能夠找到。他能夠鍵入一個范圍為然后搜索。該工具同時也使職員查找會議室，查看不同樓棟、不同樓層的辦公區地圖。如此公司的職員就能夠專門快鎖定其他職員的電話號碼、部門信息、和辦公間號碼。公司D的前臺接待人員就用它來確定職員的位置，轉接打進來的電話。有了網上辦公地圖，專門容易找到會議室。此外，網上目錄用代為公司節約了至少18萬美元的費用。組織治理的

16、進展和培訓挑戰作為一個學習性的組織，公司在職員的在職培訓和職業進展上投入了大筆資金。職員也需要便利有效的培訓以跟進時刻都在變化之中的市場和技術要求。公司原來的培訓過程投入大，收效慢，效果差，例如：培訓內容和安排等資料的復印成本高，淘汰快，因為不同版本的公布容易產生混淆。有限的培訓系統要求更多的HR專業人員參與進來。自己的職員參加了培訓，而部門經理不知情或未批準，卻要為此支付費用。參加培訓課程的人員是否出席沒有準確記錄，培訓投入的收效無法估量。績效評估的過程又慢又煩瑣。解決方案公司的勞動力優化方案解決了幾個培訓問題。職員現在能夠在網上查看關于培訓課程的最新信息。這些課程能夠通過名稱、日期、地區等

17、路徑取得。當職員選中了一個課程，他們能夠查看到關于該課程的另外一些信息，如培訓人數要求、課程大綱、地點、條件、日程安排、費用等。職員也能夠查看到自己培訓的歷史記錄，需要的時候能夠刪除。當一個職員報名參加培訓后，有關該課程的信息和費用情況會通過郵件自動傳誦到他的部門經理的手中。經理有權否決。如經理無反饋則視為同意。當培訓日期臨近的時候，該系統自動提醒經理和參訓人員培訓的日期，時刻和地點。HR指導方針挑戰在每一個季度增加近1500名新雇員，至少購并一家公司的情況下，維持一個一貫的人事政策是公司考慮的一個重要問題。往常政策剛一定，新的職員或整個公司都加入進來，現有的政策又不適用了，而且會造成混淆和模

18、糊。解決方案公司選擇把他的政策手冊放到INTRANET上，如此使職員能夠立即了解到政策信息和工具。在線手冊還增加了全文搜索和多重索引，而且不斷更新，保證所有職員都能看到最新的版本。不管是費用報表的問題依舊產假政策，都能在那個地點得到答案。公司與其職員建立良好關系的一個最好的方法確實是要開放。當公司的政策公告被放上了Web，公司就幾乎向職員打開了所有的門。公司把他旗下所有公司的政策法規的最新版都放到他的INTRANET上，如此就減少了HR部門掌握各個公司人事政策差不的工作量。公司只要少數幾個專家就能夠取代對專門多治理多面手的需要。勞動力優化方案使公司的職員自己而不是通過HR人員就能夠取到他們自己

19、的信息。團隊進展團隊關系是公司文化的一個重要部分。公司致力于利用先進的技術塑造美好的以后，通過他對教育、醫療和職業培訓等領域的關注和努力提高人民的生活質量。例如，公司網絡學院教程確實是公司利用技術進行職業培訓的一種方式。通過與世界范圍的大專院校建立創新的合作伙伴關系，公司差不多建立了一個Web課程，向學生教授網絡的設計、構建和維護知識，以適應信息經濟的需求。該教程定位學員為網絡工作者，為他們進一步深造打下良好的基礎，畢業的學員將有機會獲得公司網絡協會資格認證。公司的團隊進展網站向職員提供各種志愿捐助的機會和活動的信息。通過使用網上表格，公司使慈善活動更為簡易，并節約了運做此事的人工。事務處理服

20、務費用報表挑戰隨著公司的增長，費用報表的處理愈加煩瑣。手工處理意味著人員的增加。公司的報表處理成本曾經出現超越發生費用的趨勢。每天處理200份報表，每份報表的處理成本達到25美元。營業間接成本每月近1萬6千美元，而且仍在隨著公司的增長而增長。職員也不中意。按照正常的程序，他們要等上4周才能拿到薪酬，專門多人在等待薪酬的過程中不得不透支消費。解決方案公司網絡報表系統直接與美國郵政快遞接口，職員的費用情況能夠自動通過該接口傳送到職員的手中。只要職員輸入費用，系統自動驗證，違反公司差旅規定的會自動標注。除了遞交新的費用報表以外，職員還能夠掃瞄過去發生的費用報表和已定的出差情況。該系統還對隨機選擇的2

21、%的報表的審核提供后端支持。自動化使公司處理費用報表成本減少了88%，由原來的每張報表25美元減少到每份3美元。報表處理時刻大大縮短，原來用四周，現在只要四天，職員中意度大大提高，職員的生產率也大幅提升。他們能夠更多地集中精力于增值工作而不是治理活動。那個新系統的審核組件自動從遞交的報表中隨機選擇送交固定的審計員。他能夠辯識哪一個是合乎標準的，哪一個是不合乎標準的，并同意審計員對其作出同意或拒絕的處理。該系統將結果自動通知有關人員，而無需審計員自己動手。前端操縱和后端自動操作相結合使公司只需兩個審計員即可審核所有報表。因為審核已不再是HR EXPENSE部門的要緊職責，審核工作專門快完成之后，

22、他們就能夠投入其他增值性的工作當中去，比如趨勢分析和供應商關系的培育。應用網絡系統，兩個審計員即可完成對15000名職員的服務，照比其他同樣規模的公司，公司至少能夠節約10個人的成本，如此算來，他們每年可節約678000的人工費用。薪酬和工作表現挑戰快速反應和作出決定需要精確的，易于理解的和隨時能夠獲得的信息，人工系統已不能適應公司的高速增長，從而需要新的流程已提高生產力。公司面臨如下的挑戰： 由于存放地點不同，職員的薪酬信息和考評信息難以查找 薪酬調整和工作表現排序流程操作緩慢 考評流程不一致，導致一些矛盾和額外的紙面工作 治理，存放，調用紙件的成本日益增加 對外部市場薪酬變化的反應遲緩 不

23、精確，不一致的人力資源衡量標準，例如，為銷售人員設定的目標難以實現解決方案把薪酬信息和工具交給經理，使他們能夠迅速、準確的作出決定，公司開發出應用軟件，從People Soft系統獵取統一預算數據，并自動計算期權，工資，獎金等。這一應用軟件包含以下三個功能： 期權功能該功能同意經理們向稱職的直接下屬分配期權 聚焦功能該功能同意經理們在每半年的考核時錄入工資調整建議和考評定級 獎金功能該功能收集個人考評信息，這些信息由經理依照對職員的評估提供，然后作為計算獎金的依據福利治理與登記挑戰一個組織的福利政策讓人們聯想到大量的文檔，令人困惑的法律文件，冗長的表格，費勁的流程。公司也不例外。象大多數組織一

24、樣，隨著職員數的增長，福利體系及流程的有效性變得越來越低。公司提供多達24種的福利項目供職員選擇，因此導致了以上問題。還有，公司福利支出高速上漲，但職員的中意度卻下降了。例如，先前設定福利的過程（不論是在年度初或年度當中重新登記期間）即難于使用又不行操作。每位職員平均需要通過4次電話溝通才能確定他所期望的福利包，這使得公司需要持續地印刷和分發有關福利供應商的手冊。其他的一些問題如：人力資源及福利供應商的資料傳送慢，質量低更新福利信息及提供這些信息給職員的方法有效性差，耗費成本福利治理部門職員將大約40%60%的時刻耗費在事務性工作上，而不是花在更加有價值的顧問性工作上。公司設想出一種新的分發福

25、利的方法讓職員通過一個網上信息系統實現對自己福利打算的治理。解決方案公司 實施了一個基于網絡的，直接連接到福利供應商的信息及登記系統。通過職員自行申請，使福利治理部門人員增長的幅度相對放慢，在公司的人員從5000增長到15000時，福利治理部門的人員只從3個增加到6個。另外，如此的效率也使負責福利協調的人員能承擔起全球范圍的福利協調責任。其他一些良好的效果由于有關信息直接由職員輸入，因此數據的質量得到了最好的保障減少了辦公用紙，降低了相應成本人力資源工作人員能把精力更多地集中在戰略層面，例如文化建設及建設與供應者的聯系。縮短了反應的時刻，更及時地得到最重要的福利信息。公司的福利解決方案提供給職

26、員以下一些選項：生活/工作事件指南給予職員在生活或工作當中一些事件處理的程序，如婚姻狀況的改變，小孩出生，終止在公司服務等等。關于福利關于可選福利的信息，提供給職員易于查詢及特不方便的鏈接。職員能夠自行登記同時回憶他目前的選擇。供應商/聯系提供有關保險福利圖書館提供福利有關描述的摘要，聲明，以及公告。職員還能通過表格選項獲得有關的福利申請表格。財產治理挑戰豐厚的公司股票期權打算是吸引高級人才及保留職員的關鍵競爭優勢。公司在考慮改進整個期權打算及購買程序時，將考慮以下的一些具備高資歷的工作人員將6080%的時刻用在治理方面，一些重復性的工作如回答有關財產的詢問及更新差不多信息。所列出的準確的、更

27、新過的關于目前財產價值信息并不總是得到專門好的維護，也不一定能立即得到。而且公司正面臨治理股票打算的費用不斷增長的問題。如此的服務能讓大伙兒看到的價值并不高，信息傳遞到職員還得花一段較長的時刻。解決方案為了改變這一狀況，公司開發出一套職員能夠易于理解和使用的系統。職員能通過它直接了解關于個人股票期權以及職員購股打算（ESPP）的有關報告。這種方法使職員的中意度得到提高，因為他們能夠隨時計算出自己通過購股所獲得的凈利。財產治理部門的中意度也提高了，因為他們能關注其他更具有價值的工作。值得一提的是，股票期權摘要信息包括有關職員所持有的股票的信息，如獲得的購股數，現價值，以及購買時刻表等。此設定讓職員隨時能看到其股票信息，以及假如他留在公司的話，以后他通過購股能獲得的利益。ESPP包含實時的一些職員持有信息，包括購買時的價格，增