1、 廣州市民用建筑科研設(shè)計院 檔案管理制度匯編 廣州市民用建筑科研設(shè)計院綜合檔案管理室 一九九八年五月 目 錄1. HYPERLINK l 目錄1 廣州市民用建筑科研設(shè)計院綜合檔案管理暫行方法(1)2. HYPERLINK l 目錄2 廣州市民用建筑科研設(shè)計院檔案管理分類方案(7)3. HYPERLINK l 目錄3 廣州市民用建筑科研設(shè)計院文件材料歸檔 和不歸檔 的范圍(10)4. HYPERLINK l 目錄4 廣州市民用建筑科研設(shè)計院檔案保管期限暫行規(guī)定(13)5. HYPERLINK l 目錄5 文書檔案 的管理方法(27)6. HYPERLINK l 目錄6 工程設(shè)計檔案管理方法(30

2、)7. HYPERLINK l 目錄7 科研檔案管理方法(51)8. HYPERLINK l 目錄8 設(shè)備檔案管理方法(53)9. HYPERLINK l 目錄9 會計檔案管理方法(54)10. HYPERLINK l 目錄10 基建檔案管理方法(58)11. HYPERLINK l 目錄11 聲像檔案管理方法(60)12. HYPERLINK l 目錄12 檔案借閱制度(62)13. HYPERLINK l 目錄13 檔案保管制度(64)14. HYPERLINK l 目錄14 檔案保密制度(65)15. HYPERLINK l 目錄15 檔案鑒定 和銷毀制度(66)16. HYPERLIN

3、K l 目錄16 檔案統(tǒng)計制度(67)17. HYPERLINK l 目錄17 檔案庫房管理制度(68)18. HYPERLINK l 目錄18 檔案部門“三參加檔案工作“四同步制度(69) 廣州市民用建筑科研設(shè)計院綜合檔案管理暫行方法 第一章 總 那么 第一條 為加強(qiáng)我院綜合檔案 的科學(xué)管理，使我院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，充分發(fā)揮檔案 的作用，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)效勞，根據(jù)?中華人民共 和國檔案法? 和?科學(xué)技術(shù)檔案工作條例?，制定本方法。 第二條 綜合檔案是指我院在勘察設(shè)計、科學(xué)研究 和各項工作中所形成 的具有保存價值 的圖紙、圖表、技術(shù)資料、文字材料、報表、憑證、帳冊、照片、錄音、錄像等。

4、第三條 我院 的檔案是我院 的歷史記錄，是黨 和國家珍貴財富 的一局部。為維護(hù)檔案 的完整 和平安，并便于利用，我院各類檔案由院綜合檔案管理室集中統(tǒng)一管理。 第四條 綜合檔案工作是我院工作 的重要組成局部，是維護(hù)本院經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益 和歷史真實面貌 的一項重要工作。各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，并切實加強(qiáng)對綜合檔案工作 的領(lǐng)導(dǎo)。 第二章 檔案管理機(jī)構(gòu) 和職責(zé) 第五條 成立由主管科技工作 的副院長領(lǐng)導(dǎo)下 的院綜合檔案管理室，并建立副院長-檔案管理人員-科室兼職檔案員組成 的單位管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其根本任務(wù)是： 1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行?中華人民共 和國檔案法? 和?科學(xué)技術(shù)檔案工作條例?及檔案工作 的方針、政策

5、和各項規(guī)定。 2.對各部門預(yù)立卷 的檔案進(jìn)行收集、整理、分類編目、核定入庫、保管 和統(tǒng)計。 3.辦理檔案 的借閱、閱覽。編制科學(xué) 的檔案檢索工具，積極提供檔案利用，并收集利用效果。 4.對各部門檔案材料 的收集、整理、立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo) 和監(jiān)督。 5.組織對檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定 的程序及時對到期 的檔案進(jìn)行銷毀或處理。 6.貫徹執(zhí)行黨 和國家保密、保衛(wèi)制度，確保檔案 和機(jī)密 的平安。 7.組織檔案人員參加各種形式 的檔案專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員 的業(yè)務(wù)素質(zhì) 和工作能力。 第六條 各所、科、室、公司必須指派政治思想好、作風(fēng)正派，具有高中以上文化水平，并有一定專業(yè)知識 的人員兼任檔案員，負(fù)責(zé)本

6、部門產(chǎn)生 的文件、材 -1-料等收集、整理、立卷歸檔工作。 第七條 檔案人員 的職責(zé)： 1.努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想 和鄧小平建設(shè)有中國特色社會主義理論，不斷提高思想政治水平。 2.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨 和國家 的有關(guān)檔案工作 的方針、政策 和規(guī)章制度。 3.熱愛檔案工作，努力鉆研業(yè)務(wù)，掌握檔案專業(yè)知識，不斷提高工作水平。 4.積極、主動、熱情地為檔案利用者效勞。 5.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案平安。 第三章 綜合檔案管理人員崗位責(zé)任制 第八條 檔案負(fù)責(zé)人職責(zé)： 1.檔案管理室負(fù)責(zé)人在院分管副院長領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本院檔案資料 的系統(tǒng)管理工作。 2.制訂本科室人員 的崗位責(zé)任，檢查催促檔案員履行職

7、責(zé)，發(fā)揮檔案資料在生產(chǎn)經(jīng)營工作 的應(yīng)有作用。 3.制定檔案室 的工作方案 和做好年終總結(jié)，嚴(yán)格按照檔案工作 的原那么 和方法辦事，執(zhí)行請示匯報制度。 4.檢查、催促有關(guān)人員做好檔案 的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作，把好進(jìn)庫檔案 的質(zhì)量關(guān)，做好檔案資料 的保密、保衛(wèi)工作。 5.組織檔案人員將檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類 和排列，并在院檔案鑒定小組 的主持下做好檔案鑒定及銷毀工作。 6.熟練掌握庫藏檔案 的分類，能發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中出現(xiàn) 的問題。 7.組織檔案人員編制檔案檢索工具 和專題資料，為查閱利用者準(zhǔn)確、及時地提供所需資料。 8.負(fù)責(zé)草擬一般 的檔案管理工作制度、規(guī)定、方法及其它一般業(yè)

8、務(wù)文件。 第九條 專職檔案人員崗位職責(zé)： 1.貫徹執(zhí)行國家 和上級檔案主管部門有關(guān)檔案工作 的方針政策 和法規(guī)，以及本院檔案管理各項規(guī)章制度。 2.對本院各部門、科室 的文件材料立卷歸檔工作給予指導(dǎo)、監(jiān)督 和檢查。 3.負(fù)責(zé)本院各種類別、各種載體檔案 的接收、整理、分類、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作。 4.熟悉庫藏情況，積極提供檔案利用，及時提供檔案工作 的根本數(shù)據(jù) 和資料，并對其進(jìn)行二次加工分析，編制科學(xué) 的檢索工具，為我院設(shè)計、科研 和各項工作以及領(lǐng)導(dǎo)決策效勞。 -2- 5.嚴(yán)格執(zhí)行黨 和國家 的保密制度，維護(hù)檔案 的平安與完整。 6.承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦 的其它有關(guān)檔案工作事宜，參予檔案資料室

9、的其它日常工作。 7. 檔案保管人員工作調(diào)動時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。 第十條 兼職檔案員職責(zé) 負(fù)責(zé)所在部門產(chǎn)生 的文件材料 的收集、整理、歸檔 和保管，并按期向院檔案管理室移交。 第四章 文件材料 的形成與歸檔 第十一條 根據(jù)國家有關(guān)法規(guī) 和上級部門 的規(guī)定，特制定本院文件材料 的形成、積累 和立卷歸檔制度。 第十二條 對我院在工程設(shè)計 和各項工作中形成 的具有保存價值 的文件材料包括圖紙、圖表、文字材料、照片、錄像帶、錄音帶、縮微膠卷、計算機(jī)磁盤 和黨、政、工、團(tuán)、紀(jì)檢監(jiān)察等工作中形成 的文件材料，根據(jù)誰產(chǎn)生 的文件材料由誰歸檔 的原那么，按歸檔要求進(jìn)行預(yù)立卷，由各科室 的兼職檔案員或指

10、定專人負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔，定期移交院檔案管理室保管。 第十三條 需立卷歸檔 的文件材料 的范圍參見?工程文件檔案管理方法? 和?廣州市民用建筑科研設(shè)計院文件材料歸檔 和不歸檔范圍? 的規(guī)定。 第十四條 文件材料歸檔 的要求： 1.歸檔 的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合文件材料形成 的規(guī)律，層次清楚，真實反映各項活動 的內(nèi)容 和歷史過程。 2.歸檔 的文件材料屬“產(chǎn)品 的如工程設(shè)計圖紙 和技術(shù)資料等，應(yīng)有產(chǎn)品 的校審 和質(zhì)量 的評定意見，責(zé)任者逐級簽名。 3.歸檔 的文件材料必須符合文件 的格式、書寫示準(zhǔn)、紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整、線條清楚、編號分類準(zhǔn)確。屬歸檔 的文件材料，禁用圓珠筆

11、、鉛筆書寫或更改結(jié)構(gòu)計算書除外。 凡不符合上述要求 的檔案材料，院檔案管理室概不接收。 第十五條 歸檔 的時間： 1.工程設(shè)計底圖，按設(shè)計階段歸檔；技術(shù)文件在工程工程峻工后一個月內(nèi)歸檔。 2.科研文件材料在科研成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔。 3.新購設(shè)備包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)價值在1.0萬元以上 的，購置部門應(yīng)在開箱時對技術(shù)資料進(jìn)行核對登記，并整理歸檔。歸檔文件應(yīng)在完成設(shè)備 的安裝、試調(diào)、交付使用后三個月內(nèi)移交院檔案室保管。價值1.0萬元以下 的設(shè)備 的技術(shù) -3-資料由購置部門核對登記后交該部門兼職檔案員保管。 4.基建檔案在基建工程竣工驗收半年內(nèi)整理歸檔。 5.各項管理工作形成 的文件材料，本院重大

12、會議 的文件材料，在翌年第二季度前由各職能部門分管領(lǐng)導(dǎo)審定后歸檔；當(dāng)年職工大會會議文件，當(dāng)年歸檔。 6.財會檔案，在每年年度終了后暫留財務(wù)科保存二年，期滿后移交院檔案室管理。 7.特殊載體檔案中 的照片、錄音帶、錄像帶，在各項活動結(jié)束后，由攝錄者整理，相本貼滿后，一個月內(nèi)移交院檔案室，榮譽(yù)檔案及時收集、整理歸案。 第十六條 本院工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察 和參加各種會議，所獲得 的文件材料要按歸檔范圍 的規(guī)定，及時向檔案室歸檔。 第五章 檔案 的管理 和統(tǒng)計 第十七條 本院各類檔案分別制定具體 的管理方法，列入本院 的技術(shù)經(jīng)濟(jì)承包責(zé)任制范圍，并制定嚴(yán)格 的考核 和獎懲方法，與評優(yōu) 和獎金掛

13、鉤。 第十八條 檔案 的分類詳見院檔案分類方案。 第十九條 檔案 的編目與檢索： 1.編制檔案總目錄 和分類目錄。 2.各類檔案應(yīng)根據(jù)實際需要編寫檢索工具。 第二十條 檔案 的移交 和存放： 1.移交 和接收檔案時，必須按各類檔案交接手續(xù)辦理，填寫檔案交接文據(jù)表。 2.新接收 的檔案材料整理完畢后，有條件時須經(jīng)防蟲消毒處理后才入庫進(jìn)柜。 3.各類檔案須按規(guī)定 的保管要求，專柜存放。存放方法要科學(xué)，便于查找。 4.庫藏檔案要做到帳、物相符，每年進(jìn)行清理、核對，對破損或載體變質(zhì) 的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ) 和復(fù)制。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要注明原因，保存依據(jù)。 5.檔案庫房要做到防盜、

14、防火、防潮、防塵、防蟲、防光、防高溫、防污染等，保持庫房內(nèi)適當(dāng) 的溫濕度。要具備相應(yīng) 的設(shè)備 和措施。 第二十一條 檔案室應(yīng)建立必要 的登記 和統(tǒng)計制度。對各類檔案 的收進(jìn)、庫存、保管、利用等情況，定期進(jìn)行準(zhǔn)確 的統(tǒng)計。統(tǒng)計情況于次年第一季度報上級檔案管理部門。 -4- 第六章 檔案 的利用與保密 第二十二條 建立 和健全檔案 的借閱、復(fù)制、利用制度；簡化借閱手續(xù)；編制必要 的檢索工具，方便借閱利用者。 第二十三條 積極開展咨詢效勞，主動協(xié)助本院工程技術(shù)人員 和外來收集資料 的人員查閱 和收集有關(guān)資料。 第二十四條 對外提供科技檔案資料，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并實行統(tǒng)一規(guī)定 的有償效勞。 第二十五條

15、 對于重要 的、有密級 的檔案資料，在利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)保密制度執(zhí)行，確保檔案 的平安。 第二十六條 對檔案提供開發(fā)利用成績顯著 的檔案人員，應(yīng)給予適當(dāng)獎勵。 第七章 檔案 的鑒定 和銷毀 第二十七條 檔案 的鑒定工作，由檔案鑒定小組根據(jù)檔案 的保存價值、保管期限，按規(guī)定 的程序進(jìn)行鑒定。檔案室定期檢查檔案 的保管期限，對已超過保管期限 的檔案，提請檔案鑒定小組鑒定。 第二十八條 對已失去保存價值 的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，編擬銷毀目錄，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀目錄須有二人在指定 的地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀目錄須報送上一級檔案主管部門備案。 第八章 附 那么 第二十九條

16、 本院各類檔案均須制定相應(yīng) 的立卷歸檔 和管理制度，并按規(guī)定 的制度執(zhí)行。 第三十條 本?方法?如與國家 和省檔案部門 的規(guī)定有抵觸時，以上級 的規(guī)定為準(zhǔn)。 第三十一條 本?方法?自公布之日起實施。 -5- 廣州市民用建筑科研設(shè)計院 綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 主管副院長 綜合檔案室主任 文 特 設(shè) 科 設(shè) 會 書 殊 備 研 計 計 檔 載 檔 檔 檔 檔 案 體 案 案 案 案 管 檔 管 管 管 管 理 案 理 理 理 理 員 管 員 員 員 員 理 員 黨 院 科 電 設(shè) 設(shè) 設(shè) 財 團(tuán) 辦 技 腦 計 計 計 務(wù) 工 公 信 室 一 二 三 科 會 室 息 兼 室 室 室 兼 兼 兼 資 職

17、 兼 兼 兼 職 職 職 料 檔 職 職 職 檔 檔 檔 室 案 檔 檔 檔 案 案 案 兼 員 案 案 案 員 員 員 職 員 員 員 檔 案 員 -6- 廣州市民用建筑科研設(shè)計院檔案分類方案一、編制說明： 為適應(yīng)檔案綜合管理，開發(fā)檔案信息資源，提高經(jīng)濟(jì)效益，并為我院檔案工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化 和現(xiàn)代化管理創(chuàng)造必要條件，參照?廣州市企業(yè)檔案分類大綱試行?，結(jié)合我院機(jī)構(gòu)設(shè)置 和檔案 的形成情況，制訂?廣州市民用建筑科研設(shè)計院檔案分類方案?。本方案貫徹檔案集中統(tǒng)一管理 的原那么，使檔案管理系統(tǒng)化、條理化，全面反映 和維護(hù)我院 的歷史真實面貌。 二、分類編號方法： 1.我院檔案共分八大類: 0

18、設(shè)計類 1設(shè)備儀器類 3科研類 4院務(wù)行政類 6黨群工作類 7聲像類 9會計類 10實物檔案 2.案卷號 的編制方法： (1) 設(shè)計類檔案編號： 案卷編號 設(shè)計工程序號 年度分類號 設(shè)計檔案 (2) 設(shè)備儀器檔案編號：1-1 案卷編號 設(shè)備儀器類 (3) 科研檔案編號： 案卷編號 課題順序號科研課題 科研類 -7- (4) 院務(wù)行政、黨群類檔案編號： 按年度、保管期限分別編流水號。 (5) 聲像檔案編號： 案卷編號 照片類別 照片 聲像檔案類 (6) 會計檔案編號：按報表、憑證、帳本、工資表分別編流水號。 (7) 實物檔案編號： 順序號 實物類別 實物檔案類 3.案卷目錄與目錄號 的編制方法

19、第0、1、3、7、10類各自編制分類目錄即案卷目錄統(tǒng)一排列編目錄號。 第4、6類按年度-保管期限合編一本案卷目錄。案卷少可以假設(shè)干年編一本目錄。第9類按報表、憑證、帳本、工資表各自編制案卷目錄每年或數(shù)年一本統(tǒng)一排列編目錄號。 第7類各自編制目錄 和目錄號。 三、分類方案： 0 設(shè)計檔案類 0.88 年度設(shè)計檔案 1 設(shè)備儀器類 3 科研類 3.2 科研課題 3.4 論文專著 4 院務(wù)行政類 6 黨群工作類 7 聲像檔案類 7.1 照片(底片與正片一起) 7.1.1 建設(shè)面貌類 -8- 7.1.2 會議類 7.1.3 文體活動類 7.1.4 榮譽(yù)類 7.1.5 人物類 7.1.6 業(yè)務(wù)類 7.3

20、 錄音帶、錄像帶 7.5 磁盤 7.7 光盤、軟盤 9 會計檔案 9.1 報表 9.2 帳本 9.3 憑證 9.4 工資表 10 榮譽(yù)實物 10.1 獎狀 10.2 錦旗 10.3 獎牌 10.4 獎杯 -9- 廣州市民用建筑科研設(shè)計院 文件材料歸檔 和不歸檔 的范圍 一、歸檔 的文件材料 的范圍 但凡反映我院各項工作活動，具有查考 和利用價值 的文件材料均屬歸檔范圍。 一 上級單位 的文件材料 1.上級單位召開 的需要貫徹執(zhí)行 的會議 的主要文件材料。 2.上級單位頒發(fā) 的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行 的文件、以及普發(fā) 的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行 的法規(guī)性文件。 3.黨 和國家領(lǐng)導(dǎo)人、

21、人民代表、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本單位工作時 的重要指示、講話、題詞。 4.代上級單位草擬并被采用 的文件 的最后草稿 和印本。 5.上級單位轉(zhuǎn)發(fā)本單位 的文件包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載。 二 本單位 的文件材料 1.本單位黨、政、工、團(tuán)召開 的大會及工作會議 的全套會議文件。 2.本單位黨支部、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會議會議紀(jì)錄、紀(jì)要文件材料、本單位召開 的工作會議、專業(yè)會議材料。 3.本單位頒發(fā) 的包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā) 的各種正式文件 的簽發(fā)稿，重要文件 的修定稿。 4.本單位 的請示與上級單位 的批復(fù)文件，下級單位 的請示與本單位 的批復(fù)文件。 5.本單位及其內(nèi)部職能部門活動形成 的工作方案、長

22、遠(yuǎn)規(guī)劃、工作總結(jié)、報告。 6.本單位檢查下屬單位工作、調(diào)查研究形成 的重要文件材料。 7.本單位或本單位匯總 的統(tǒng)計報表 和統(tǒng)計分析資料。 8.本單位形成 的審計文件材料。 9.本單位黨支部、團(tuán)支部、工會 和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成 的重要文件材料。 10.內(nèi)容重要 的人民來信、來訪材料、領(lǐng)導(dǎo) 的指示 和本單位處理人民來信、來訪形成 的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料。 11.本單位成立、合并、升格、撤銷、更改名稱、啟用印章及其組織簡那么、人員編制等文件材料。 12.本單位制定 的工作條例、章程、制度等文件材料。 13.本單位 的歷史沿革、大事記、年鑒。 14.本單位包括上報 和下

23、批干部任免包括備案、聘任、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊、報表、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工 的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料 -10- 15.本單位及本單位辦理 的干部、工人 的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨團(tuán)、工會組織介紹信及存根。 16.本單位財產(chǎn)、物資、檔案等 的交接憑證、清冊。 17.本單位編印 的情況反映、簡報等刊物定稿 和印本、編輯出版物 的定稿、樣本。 18.本單位與有關(guān)單位簽訂 的各種合同、協(xié)議書等文件材料。 19.本單位與外國簽訂 的條約、議定書、協(xié)定、合同、工程換文正本、副本 和單位外事活

24、動中形成 的請示、報告、方案、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄、有參考價值 的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等。 20.各種普查工作中形成 的文件材料。 三 同級單位 和非隸屬單位 的文件材料 1.同級單位 和非隸屬單位頒發(fā) 的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行 的法規(guī)性文件。 2.有關(guān)業(yè)務(wù)單位對本單位工作檢查形成 的重要文件。 3.同級單位 和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作 的重要來往文件。 四 下級單位 的文件材料 1.下級單位報送 的重要 的工作方案、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表等文件。 2.下級單位報送 的法規(guī)性備案文件。 二、不歸檔 的文件材料 的范圍 一 上級單位 的文件材料 1.

25、上級單位任免、獎懲非本單位工作人員 的文件、普發(fā)供參閱、不辦 的文件材料。 2.上級發(fā)來供工作參考 的抄件。 3.外機(jī)關(guān)送來征求意見 的未定稿文件。 二 本單位 的文件材料 1.重份文件。 2.無查考利用價值 的事務(wù)性、臨時性文件。 3.未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā) 的未生效文件、電報草稿、一般性文件 的歷次修改稿重要法規(guī)性文件、定稿除外、鉛印文件 的各項校對稿主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿 和負(fù)責(zé)人簽字 的最后定稿除外。 4.無特殊保存價值 的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見 的來信。 5.單位內(nèi)部互相抄送 的文件材料、不應(yīng)履行公文 的行文、介紹信等。 6.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單

26、位職務(wù)形成 的與本單位無關(guān) 的文件材料。 7.為參考目 的從各方面收集 的文件材料。 -11- 三 同級單位 和非隸屬單位 的文件材料 1.參加非主管單位召開會議不需要貫徹執(zhí)行 和無查考價值 的文件材料。 2.非隸屬單位抄送 的不需要辦理 的文件材料。 四 下級單位 的文件材料 1.下級單位送來參閱 的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報或不必備案 的文件材料。 2.越級抄送 的一般 的、不需要辦理 的文件材料。 3.下級單位抄報備案 的一般性文件材料。-12-廣州市民用建筑科研設(shè)計院檔案保管期限暫行規(guī)定 根據(jù)國家檔案局?檔案保管期限 的規(guī)定?，結(jié)合本院實際情況，特作如下規(guī)定： 一、檔案 的保管期限分為永

27、久、長期十六年至五十年、短期十五年以以下三種。 二、確定檔案保管期限 的原那么是： 1.根據(jù)案件 的性質(zhì)、社會影響、利用價值等因素確定。 2.但凡反映本院主要職能活動 和歷史面貌 的，對本院、國家建設(shè) 和歷史有長遠(yuǎn)利用價值 的檔案，列為永久保管。 3.但凡反映本院一般活動 的，在較長 的時間內(nèi)對本院工作 和設(shè)計科研活動具有查考利用價值 的檔案，列為長期保管。 4.但凡在較短時間內(nèi)對本院工作 和設(shè)計科研活動具有查考利用價值 的檔案，列為短期保管。 三、檔案 的保管期限計算方法，應(yīng)從結(jié)案 的下一年起算。 四、經(jīng)鑒定銷毀 的檔案，銷毀前應(yīng)把檔案形成部門所作 的反映全案根本情況 的結(jié)論性材料抽出按年度

28、或案卷號整理，劃為永久保管檔案。 五、凡在各項工作中形成 的照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠卷、計算機(jī)磁盤、磁帶、光盤等聲像、機(jī)讀檔案材料，保管期限按與其內(nèi)容相符 的文件條款保管期限執(zhí)行。 附表： 1.文書檔案保管期限； 2.設(shè)計檔案管理期限； 3.科研檔案保管期限； 4.設(shè)備檔案保管期限； 5.會計檔案保管期限； 6.基建檔案管理期限。-13-附表1文書類檔案保管期限 一、黨群工作 一 黨群工作綜合 1.上級黨委對黨 的建設(shè)，黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、黨員管理、整黨建黨、 黨務(wù)工作 的指示、決定通知 短期 2.上級機(jī)關(guān)對宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、信訪工作 的指示、決定、通知 短期 3.上級機(jī)關(guān)對工會、共青團(tuán)、專業(yè)

29、技術(shù)學(xué)會、協(xié)會、群眾團(tuán)體 的 的規(guī)定 短期 4.同級單位或非隸屬單位制發(fā) 的非本單位主管業(yè)務(wù)，但須貫徹執(zhí) 行 的黨群工作文件、材料 短期 5.下級單位報送 的黨群工作類文件、材料 短期 二 黨務(wù)工作 1.黨支部工作會議紀(jì)錄、紀(jì)要 永久 2.黨員大會文件、材料。包括召開會議 的請示、批復(fù)、會議通 知、議程、名單、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、提案、候 選人情況及結(jié)果、大會討論通過 的文件、決議、紀(jì)要、建議書 等，重要 的照片、錄音、錄像帶等成套性 的 永久 一般性 的小組會議紀(jì)錄簿及未通過 的文件 短期 3.黨支部工作方案、總結(jié)及專題報告 長期 4.黨務(wù)工作調(diào)查研究形成 的材料 長期 5.思想政

30、治工作 和方針、目標(biāo)、考核細(xì)那么 長期 6.創(chuàng)先爭優(yōu)、表彰先進(jìn)材料 長期 7.機(jī)要、信訪工作材料 長期 8.黨務(wù)工作大事記 長期 三 組織工作 1.組織工作方案、總結(jié) 長期 2.黨內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備 的方案、決定、請示、批復(fù)及通知 永久 3.黨務(wù)干部任免、調(diào)資、升級 的通知、合同書及政工職稱評聘材料 永久 4.整黨建黨、民主評議黨員 的材料 長期 5.組織考核、新黨員入黨、轉(zhuǎn)正材料 長期 6.黨員管理、黨費管理及組織關(guān)系介紹信存根等 長期 7.組織工作會議紀(jì)錄 長期 8.黨員名冊 和統(tǒng)計報表 永久 -14- 四 紀(jì)檢工作 1.紀(jì)檢工作會議記錄、紀(jì)要 長期 2.端正黨風(fēng) 的工作方案、總結(jié)匯報材

31、料 長期 3.黨員違紀(jì) 的調(diào)查材料、處理意見、決定、請示、批復(fù) 永久 4.來信來訪、落實政策 的情況調(diào)查及處理結(jié)果重要 的 永久 一般 的 短期 5.紀(jì)檢工作統(tǒng)計報表 長期 6.紀(jì)檢工作簡報 短期 五 工會工作 1.工會工作方案、總結(jié) 長期 2.職工大會暨工會會員大會材料成套性 的包括會議通知、名單、 議程、開幕詞、工作報告、候選人情況及選舉結(jié)果、經(jīng)驗介紹、 領(lǐng)導(dǎo)講話、決議、閉幕詞及其聲像材料 永久 職工大會一般性 的文件材料包括小組記錄、未通過 的文件材 料 短期 3.工會機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、分工 的請示、批復(fù) 永久 4.工會委員會 的會議記錄及工作意見、總結(jié) 長期 5.企業(yè)民主管理 和班組

32、建設(shè) 的材料 長期 6.勞動競賽 和評選先進(jìn) 的方案及其通知、事跡等材料 長期 7.工會針對具體工作向上級 的請示 和上級 的批復(fù) 長期 8.開展文娛體育活動 的方案通知及評比獲獎結(jié)果 長期 9.工會會員管理 和職工參政議政 的各種材料 長期 10.統(tǒng)計年報表 長期 11.有關(guān)勞保福利 的文件材料包括勞動保護(hù)、醫(yī)療費、保健物 的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定 短期 12.工會財務(wù) 的文件材料 長期 13.工會工作簡報 短期 六 共青團(tuán)工作 1.共青團(tuán)員大會材料。成套性 的包括會議通知、議程、名單、 開幕詞、工作報告、總結(jié)、候選人情況及選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、 決議、閉幕詞及聲像材料 永久 一般 的如小組會議紀(jì)錄、

33、未通過 的文件、材料 短期 2.共青團(tuán)工作方案、總結(jié) 長期 3.團(tuán)支部改選 的報告、請示及批復(fù)，團(tuán)干任免材料 長期 4.團(tuán)工作 和青年工作 的規(guī)定、通知 長期 5.團(tuán)支部針對具體工作向上級 的匯報、請示及上級 的批復(fù) 長期 -15- 6.團(tuán)員管理、組織關(guān)系介紹信存根 和違紀(jì)團(tuán)員 的處分決定及有關(guān) 材料 長期 7.開展各項活動 和評比先進(jìn)材料 長期 8.統(tǒng)計報表及團(tuán)員名冊 長期 二、行政管理 一 行政管理綜合 1.上級機(jī)關(guān)對行政事務(wù)管理 的普發(fā)性文件 短期 2.上級機(jī)關(guān)對外事活動、出訪接待工作 的規(guī)定、通知 短期 3.上級機(jī)關(guān)對法律事務(wù)、紀(jì)委監(jiān)察、審計工作 的政策性文件、規(guī) 定 短期 4.上級機(jī)

34、關(guān)對機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事、干部管理、職工教育、治安保衛(wèi) 工作 的規(guī)定、通知 短期 5.上級機(jī)關(guān)對文秘工作、保密工作 的通知、規(guī)定 短期 6.上級機(jī)關(guān)對后勤福利、方案生育、醫(yī)療衛(wèi)生 的規(guī)定、通知 短期 7.下級報送 的關(guān)于行政事務(wù)管理工作 的備案材料 短期 二 行政事務(wù) 1.行政事務(wù)管理工作方案、總結(jié)，年度綜合性 的 永久 季度 的 長期 2.辦公室會議紀(jì)錄、紀(jì)要 長期 3.本院公布 的各種綜合性 的規(guī)定、決定、規(guī)章制度 和獎懲條例 永久或長期 4.調(diào)研工作 的形成材料 長期 5.本院概況、大事記、歷史文件 永久 6.本院文秘工作、保密工作形成 的文件、通知 長期 7.本院領(lǐng)導(dǎo)在重要或?qū)ｎ}會議上 的講

35、話稿 長期 8.本院在管理工作中 的經(jīng)驗介紹材料 長期 9.榮譽(yù)、獎勵材料、實物 長期 10.綜合信息、簡報、刊物 全院 的 永久或長期 11.行政信息存根 和使用信印通知 長期 12.行政事務(wù)工作 的請示、批復(fù) 長期 三 保衛(wèi)工作 1.保衛(wèi) 的年度工作材料、總結(jié)及專項工作方案 長期 2.保衛(wèi)工作 的規(guī)定、制度、通知 長期 3.保衛(wèi)工作 的有關(guān)材料 長期 4.重要 的保衛(wèi)工作會議紀(jì)錄 長期 5.綜合治理 的各類案件、調(diào)查報告及處理意見 長期 6.平安消防工作 的方案、措施及檢查紀(jì)錄 長期 7.統(tǒng)計報表 長期 -16- 四 法紀(jì)監(jiān)察 1.法紀(jì)監(jiān)察工作 的方案、總結(jié) 長期 2.法律教育、培訓(xùn)、宣傳

36、 的工作安排、總結(jié) 長期 3.法律咨詢、指導(dǎo) 的文件材料 長期 4.涉及法律事務(wù) 的經(jīng)濟(jì)糾紛材料 長期 5.重要 的法紀(jì)、監(jiān)察工作會議紀(jì)錄 長期 6.各時期 的監(jiān)察意見 和工作報告 長期 7.法紀(jì)、監(jiān)察工作 的通知、會議紀(jì)要 長期 8.案件調(diào)查、處理 和處分材料 永久 9.重要 的揭發(fā)來信來訪材料 長期 10.法紀(jì)、監(jiān)察工作 的統(tǒng)計報表 長期 五 人事管理干部管理 1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤銷、合并、更名、組織簡章、人員編制 的方案、 通知 永久 2.干部、管理人員任免、聘用、升級、調(diào)資 的報告、通知、合 同書 永久或長期 3.干部職稱評定、職務(wù)聘任 的通知、請示及批復(fù) 長期 4.職稱改革、職務(wù)評審 的

37、方案報告 長期 5.干部考察、審查、獎懲、選拔、錄用 的有關(guān)材料 永久 6.干部 的調(diào)配、安置 和人才交流 的有關(guān)材料及介紹信存根 長期 7.干部離、退休申報表、審批材料及其待遇 長期 8.干部職工名冊及統(tǒng)計報表 永久 9.本單位人事管理工作 的規(guī)定、通知 長期 10.老干部工作意見、總結(jié)、統(tǒng)計報表 長期 11.老干部工作制度、待遇問題 的規(guī)定、通知 長期 12.勞動指標(biāo)申請、就業(yè)含工人招聘錄用、合同工、臨時工、 退役軍人安置 長期 13.職工調(diào)動介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證 和調(diào)動通知書 長期 14.退休、離職規(guī)定、名單及審批表 長期 15.勞動保護(hù)、保健物品發(fā)放 的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定 長期 16.職工

38、獎懲、定級、升級、調(diào)查、轉(zhuǎn)正 的文本、通知 長期 六 教育培訓(xùn) 1.教育、培訓(xùn)工作 的方案、總結(jié)以及長期開展規(guī)劃 長期 2.教育、培訓(xùn)工作 的方案、標(biāo)準(zhǔn)、考核方法、試題及有關(guān)規(guī)定 長期 3.職稱培訓(xùn) 和繼續(xù)教育 的通知 長期 4.教育培訓(xùn)記錄、成績冊及名冊 長期 5.有保存價值 的論文、畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)辯論等材料 長期 6.自學(xué)成材人員 的名冊、成績、登記表及有關(guān)材料 長期 -17- 7.典型 的經(jīng)驗介紹材料 長期 8.統(tǒng)計報表 長期 七 對外交往工作 1.對外交往 和公關(guān)工作 的方案總結(jié)、匯報材料 長期 2.出訪考察、培訓(xùn) 的請示、洽談紀(jì)要、備忘錄、來往信件、考察 報告等材料 長期 3.外事接

39、待方案、重要 的國內(nèi)接待方案及其接待過程中形成 的文 字材料 長期 4.參觀、學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回 的有保存價值 的文件、材料 短期 5.有保存價值 的照片底片、錄音帶、錄像帶、實物 長期 八 后勤福利 1.行政后勤工作 的方案、總結(jié) 長期 2.后勤管理工作 的規(guī)章制度 長期 3.財產(chǎn)、物資、房屋、醫(yī)療、衛(wèi)生、綠化等工作 的管理規(guī)定、通知 長期 4.車輛、用水、用電、用氣 的管理規(guī)定及報表 長期 5.職工住房分配方案、通知 長期 6.房屋登記、產(chǎn)權(quán)證明及房屋普查工作形成 的戀戀不舍文件材料 永久 7.房產(chǎn)移交、轉(zhuǎn)讓、使用協(xié)議、合同、清單等材料 永久 8.方案生育工作 的規(guī)定、通知及統(tǒng)計報表

40、 長期 9.方案生育合同書、總結(jié)匯報材料及違紀(jì)處理 的請示、批復(fù) 長期 九 審計工作 1.審計工作 的方案、總結(jié) 長期 財經(jīng)紀(jì)委檢查情況及匯報材料 長期 2.專項審計 的通知、報告、結(jié)論、決定及證明材料 永久 3.違反財經(jīng)制度 的調(diào)查情況及處理意見 永久 4.審計工作 的請示、批復(fù)及匯報材料 長期 5.重要 的來信、來訪材料 長期 6.重要 的審計工作會議紀(jì)錄 長期 7.統(tǒng)計報表 長期 三、生產(chǎn)經(jīng)營工作 一 經(jīng)營管理綜合 1.上級機(jī)關(guān)對企業(yè)改革、管理、經(jīng)營決策等政策性文件 短期 2.上級機(jī)關(guān)對方案、統(tǒng)計、財務(wù)稅收、勘察設(shè)計收費等工作 的政 策性文件 短期 二 經(jīng)營決策、企業(yè)管理 1.企業(yè) 的經(jīng)

41、營戰(zhàn)略決策，重要 的專項工作方針 長期 2.企業(yè)開展規(guī)劃，目標(biāo)管理 長期 -18- 3.企業(yè)改革 的方案及實施情況 長期 4.生產(chǎn)經(jīng)營工作 的會議紀(jì)錄、紀(jì)要 長期 5.生產(chǎn)經(jīng)營方面 的文件、材料及經(jīng)營執(zhí)照 長期 6.進(jìn)行各種達(dá)標(biāo)升級、評優(yōu)評獎活動形成 的文件、材料 長期 三 方案、統(tǒng)計 1.企業(yè)年度生產(chǎn)方案及方案調(diào)整 永久 2.月季度生產(chǎn)方案 短期 3.生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析 長期 4.主要經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成報表年度 的 永久 月度 的 短期 5.企業(yè)全面方案管理 的規(guī)定、通知 長期 6.企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營、統(tǒng)計報表及統(tǒng)計資料匯編 和統(tǒng)計臺帳年度 的 長期 月度季 的 短期 7.企業(yè)普查工作

42、形成 的方案、總結(jié)、報告、原始數(shù)據(jù)、圖表等 永久 四、檔案與信息管理 1.檔案管理工作規(guī)劃、方案、總結(jié) 長期 2.檔案管理升級材料 永久 3.檔案工作制度、規(guī)定 長期 4.檔案信息、情報資料工作等材料 長期 5.檔案統(tǒng)計報表、臺帳 永久 6.計算機(jī)磁盤磁帶、光盤 長期 7.信息分析材料 長期 -19-附表2設(shè)計檔案保管期限 一、綜合 1.建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)對工程 的批準(zhǔn)文件 長期 2.工程建議及批復(fù) 長期 3.建設(shè)單位或主管部門批準(zhǔn)初步設(shè)計文件 長期 4.工程評估 長期 5.設(shè)計任務(wù)書、方案任務(wù)書、設(shè)計委托書 永久 6.環(huán)境預(yù)測調(diào)查報告 長期 7.紅線圖、地形圖 長期 8.承發(fā)包合同、招標(biāo)、投標(biāo)

43、文件 長期 9.環(huán)保三同時，消防、衛(wèi)生等文件 長期 10.各項工程開工、中期、竣工等各階段照片、錄像 長期 11.重大事故原狀及處理后 的照片或錄像 長期 12.圖紙會審紀(jì)要 長期 13.技術(shù)會議紀(jì)要或事往文件 長期 14.工程質(zhì)量綜合評分表 永久 15.設(shè)計評價、鑒定及審批 永久 16.工程評估文件 永久 17.工程回訪報告 長期 二、設(shè)計根底材料 1.工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察記錄、化驗、試驗報告、 重要土巖樣說明 永久 2.地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備 永久 3.水文、氣象、地震等其他設(shè)計根底材料 永久 4.建設(shè)單位提供 的設(shè)計參考圖紙 短期 三、設(shè)計文件 1.總

44、體規(guī)劃設(shè)計 長期 2.初步設(shè)計說明書 永久 3.初步設(shè)計圖紙 長期 4.初步設(shè)計計算書 永久 5.施工設(shè)計說明書 永久 -20- 6.施工設(shè)計圖紙 永久 7.施工設(shè)計計算書及校審意見 永久 建筑專業(yè) 結(jié)構(gòu)專業(yè) 給排水專業(yè) 電氣專業(yè) 空調(diào)專業(yè) 機(jī)構(gòu)專業(yè) 8.電算結(jié)果及計算草圖 永久 9.設(shè)計變更文件 永久 說明：重大 的建設(shè)工程圖紙保管期限為永久，大 的建設(shè)工程院管工程圖紙保管期限為20年，中、小建設(shè)工程室管工程圖紙保管期限為10年。 -21-附表3科研檔案保管期限表 一、科研課題 一 科研規(guī)劃 和方案文件 1.國家或上級主管機(jī)關(guān)下達(dá) 的長遠(yuǎn) 和近期 的科技研究任務(wù)書 長期 2.本單位 的科技研

45、究長期、近期規(guī)劃 長期 3.本單位科研工作方案 長期 二 課題研究依據(jù)性文件 1.技術(shù)委托書、協(xié)議書、合同書 永久 2.課題研究技術(shù)任務(wù)書 長期 3.專家建議，上級主管機(jī)關(guān) 的指示、批示 永久 三 定題論證文件 1.開題報告 長期 2.國內(nèi)外相關(guān)情況考察報告 和專題分析報告 短期 3.技術(shù)方案論證材料、可行性方案及其批準(zhǔn)文件 長期 4.課題實施方案、課題預(yù)算書 長期 5.年度設(shè)計書或年度實施方案 短期 四 實驗研究文件 1.實驗大綱、各種調(diào)查、觀察、實驗、測試記錄 和研究實驗工作日記 長期 2.技術(shù)配方、計算程序、數(shù)據(jù)整理 和分析材料 長期 3.實驗設(shè)備設(shè)計文件 和圖紙 長期 4.照片、錄音帶

46、、錄像帶 和某些實物標(biāo)本 短期 5.實驗報告、階段性成果材料 長期 五 試驗階段文件 1.樣品試制記錄 和運行報告、樣機(jī)測試記錄 和測試報告、工藝總結(jié) 短期 2.試驗記錄 和試驗報告 短期 六 課題成果 和總結(jié)鑒定文件 1.課題成果報告、論文或?qū)Ｖ?永久 2.課題或試制總結(jié)、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報告、研究成果總結(jié)報告 長期 3.鑒定工作大綱、成果鑒定意見書、鑒定會議紀(jì)要，課題成果鑒定 批準(zhǔn)書 永久 4.專利申請文件、獲獎文件 長期-22- 七 成果推廣及信息反應(yīng)文件 1.成果轉(zhuǎn)讓、推廣協(xié)議書 永久 2.推廣過程中形成 的評論、建議 和用戶意見 長期 二、綜合性文件及論文專著保管期限暫定為長期-23-附

47、表4設(shè)備檔案保管期限 一、設(shè)備購置文件材料 1.設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟(jì)計算材料 永久 2.有關(guān)購置設(shè)備 的談判文件以及訂購協(xié)議或合同書 永久 二、隨機(jī)文件材料 1.設(shè)備圖冊 和說明書 長期 2.設(shè)備合格證 長期 3.設(shè)備安裝規(guī)程 長期 4.裝箱單、配件目錄 短期 三、設(shè)備安裝、使用后形成 的文件材料 1.設(shè)備安裝記錄 長期 2.試車驗收記錄 長期 3.總結(jié)報告 長期 4.設(shè)備保養(yǎng) 和大、中修記錄 長期 5.設(shè)備使用分析表 長期 6.設(shè)備檢查 和事故記錄 長期 7.設(shè)備改造記錄 和總結(jié) 長期 8.設(shè)備運行記錄 短期-24-附表5會計檔案保管期限 一、會計憑證類 1.原始憑證、記帳憑證 和匯總憑證 短期 其

48、中：涉及外事 和對私改造 的會計憑證 永久 2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 短期 二、會計帳簿類 1.日記帳 短期 其中：現(xiàn)金 和銀行存款日記帳 長期 2.明細(xì)帳 短期 3.總帳包括日記總帳 短期 4.固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保存 短期 5.輔助帳簿 短期 6.涉及外事 和對私改造 的會計帳簿 永久 三、會計報表類包括各級主管部門 的匯總會議報表 1.主要財務(wù)指標(biāo)快報包括文字分析 短期 2.月、季度會計報表包括文字分析 短期 3.年度會計報表包括文字分析 永久 四、其它 1.會計移交清冊 短期 2.工資單 永久 3.會計檔案銷毀清冊 長期-25-附表6基建檔案保管期限 一、重要會議記錄、文件、可

49、行性研究報告、工程評估、方案任務(wù)書 永久 二、搬遷申請報告、請示報告、上級批復(fù)批示 的各種附件、決定、征地紅線圖、房屋所有權(quán)證、地價及附件、拆遷補(bǔ)償、賠償及土地使用證等附件、糾紛裁決、判決書及有關(guān)文件材料 永久 三、新購房屋 的各種有關(guān)紅線圖、房屋平面圖、文伯、產(chǎn)權(quán)證、協(xié)議書、付款發(fā)票復(fù)印件、鑒定書等 永久 四、總體規(guī)劃、小區(qū)規(guī)劃、向上級報建 的文件材料及其它批準(zhǔn)文件件、道路、給排水、照明及通訊設(shè)備總體布置 永久 五、工程結(jié)構(gòu) 和建筑設(shè)計各種任務(wù)書、設(shè)計計算書、概預(yù)算書、交工驗收記錄、建筑材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、試驗報告、土巖試驗報告 永久 六、招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)書、議標(biāo)記錄、承包合同書、協(xié)議書

50、、施工執(zhí)照、租賃文件 長期 七、開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要 短期 八、隱蔽工程記錄、事故處理報告、設(shè)計修改通知 永久 九、建筑物內(nèi)安裝設(shè)備使用說明書、防雷及管網(wǎng)布置、管線標(biāo)高位置、測試件與預(yù)埋件位置 長期 十、單項、分部、單位工程質(zhì)量評定、綜合評定表、交工驗收記錄證明、建筑材料試驗報告 長期 十一、小區(qū)內(nèi)水、電、通訊布置圖 永久 十二、竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖 永久-26- 文書檔案 的管理方法 為了加強(qiáng)本院黨、政、工、團(tuán)檔案 的科學(xué)管理，適應(yīng)我院日益深化改革、開放、搞活經(jīng)濟(jì) 的需要，更好地為本院領(lǐng)導(dǎo)決策 和各項工作效勞，特制訂本方法。 黨、政、工、團(tuán)檔案簡稱文書檔案

51、。 一、文書檔案 的管理職能 1.文書檔案是本院黨、政、工、團(tuán)等部門，在政治、行政等工作活動中形成 的有保存價值 的文書材料。它包括本院 的黨務(wù)工作、行政工作、工會工作、共青團(tuán)工作 的管理。 2.文書檔案是企業(yè)檔案 的一個組成局部，由本院檔案室集中統(tǒng)一管理。 3.文書檔案工作 的主要任務(wù)是：對黨、政、工、團(tuán)檔案材料 的收集、整理、保管、鑒定 和統(tǒng)計，為領(lǐng)導(dǎo)決策及各項活動提供利用。 二、文書檔案 的歸檔范圍 1.黨組織：上級有關(guān)文件、工作方案、總結(jié)、黨支部文件、黨員大會文件、會議記錄、紀(jì)要、民主生活會記錄、組織工作、換屆改選、統(tǒng)計報表、黨員名冊、統(tǒng)戰(zhàn)工作及黨支部事務(wù)性工作等。 2.紀(jì)檢監(jiān)察：上級

52、文件、工作方案、總結(jié)、廉政建設(shè)、違法違紀(jì)案查處及信訪工作等紀(jì)檢監(jiān)察工作中形成 的文件材料。 3.辦公室工作：方案總結(jié)、院務(wù)會議、院辦公會議、文秘、機(jī)要、大事記、工商管理執(zhí)照、各種行政管理制度及院 的行政事務(wù)性工作。 4.工會工作：上級文件、方案總結(jié)、職工大會、換屆改選、勞動競賽、工會活動、職工民主管理、勞保福利、女工工作、方案生育、文體活動等。 5.共青團(tuán)工作：上級文件、方案總結(jié)、組織建設(shè)、思想教育、團(tuán)員大會、團(tuán)員管理、換屆改選及團(tuán)費管理等。 6.經(jīng)營管理工作：重大經(jīng)營決策、年季度生產(chǎn)方案、技術(shù)經(jīng)濟(jì)承包責(zé)任制、工程設(shè)計合同、統(tǒng)計報表、生產(chǎn)會議紀(jì)要等。 7.財務(wù)管理工作；收支方案、管理制度、財稅

53、檢查、催收欠款等。 8.人事管理工作：干部管理、人事任免、人員招聘、調(diào)配工作、技術(shù)職稱評聘、干部考核、出國考察、各類培訓(xùn)、離退休、退職、除名、死亡及撫恤等。 9.保衛(wèi)工作：平安保衛(wèi)制度、交通消防管理、平安教育、職工違反治安保衛(wèi)工作條例 的處理及平安保衛(wèi)工作總結(jié)等。 10.后勤工作：住房分配、房屋管理、房改、行政固定資產(chǎn)報表、職工生活福利、衛(wèi)生保健等。 -27- 三、文書檔案 的歸檔要求 1.各職能部門要做好文件材料 的平時積累工作，年終把平時積累 的文件材料收集齊全，綜合性 的文件，由辦公室負(fù)責(zé)積累、收集，然后按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理、確定保管期限立卷，打印目錄，裝訂歸檔。于次年四月底前移交院

54、檔案室統(tǒng)一保管。 2.移交檔案時必須填寫移交清單一式二份，經(jīng)雙方核對清楚后簽字各留一份存查。 3.打印 的文件紙張必須優(yōu)良、文字清晰，禁止用圓珠筆、鉛筆起草 和批改文件。 4.歸檔 的文件應(yīng)符合辦文程序擬稿、簽發(fā)、時間、印章等齊全。文件 和附件材料報告與批復(fù)、正件與附件、正本與定稿應(yīng)一并歸檔。 5.會議文件包括外出參加 的會議。自會議結(jié)束之日起一個月內(nèi)，由主管單位收集齊全歸檔。 6.各種案件材料，結(jié)案后一個月內(nèi)，收集齊全、整理歸檔。 四、文書檔案 的歸檔期限 為使保存 的檔案既能反映我院 的主要職能活動 的歷史面貌，又便于保管 和利用，根據(jù)國家檔案局?關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限 的規(guī)定?現(xiàn)對我院文書

55、檔案保管期限作如下規(guī)定： 一 檔案 的保管期限劃分為永久、長期、短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下。專業(yè)檔案另有保管期限 和銷毀規(guī)定 的按有關(guān)規(guī)定辦理。 二 確定保管期限 的原那么： 1.但凡反映本院主要職能活動 和根本歷史面貌，對本院建設(shè)開展 和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值 的檔案，列為永久保管。它主要包括：本院制定 的屬于法規(guī)政策性 的文件；處理重要問題形成 的文件材料；召開重要會議 的主要文件材料；向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 的重要請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表；機(jī)構(gòu)演變；本院領(lǐng)導(dǎo)人任免 的文件材料，直屬上級頒發(fā) 的屬于本院業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行 的重要文件材料 和非直屬上級針對本院業(yè)務(wù)并要貫

56、徹執(zhí)行 的重要材料。 2.但凡反映本院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本院工作有查考利用價值 的文件材料列為長期保管。它主要包括：本院 的一般工作問題文件材料，一般會議 的重要文件材料，人事管理工作形成 的一般文件材料，直屬上級頒發(fā) 的屬于本院業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行 的一般文件材料，下級報送 的重要總結(jié)報告 和統(tǒng)計報表等文件材料。 3.但凡在較短時間內(nèi)對本院有參考利用價值 的文件材料，列為短期保管，它主要包括：本院一般事務(wù)性 的文件材料，上級機(jī)關(guān) 和同級機(jī)關(guān)頒發(fā) 的非本院業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行 的文件材料；院屬部門報送 的一般工作總結(jié)，報告 和統(tǒng)計報表等文件材料。 五、文書檔案 的管理按本院?綜合檔案管理暫

57、行方法?規(guī)定，全院文書檔案材料，應(yīng)由院檔案室 -28-集中統(tǒng)一管理，不得由承辦單位或個人分散存放。 2.院檔案室，接收各單位移交 的文件材料后，應(yīng)按規(guī)定分門別類，按年度、機(jī)構(gòu)、問題進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，分類、編號、鑒定 和開展利用。 3.建立各種管理制度，檔案庫房門、窗必須牢固，嚴(yán)格保密、保衛(wèi)制度，并做好“七防工作，確保檔案平安可靠。 4.庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火 和庫存易爆物資。 5.經(jīng)常檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)防范措施，消除不平安隱患，保護(hù)檔案平安。 六、文書檔案 的鑒定 1.按國家檔案局?檔案保管期限規(guī)定?精神，結(jié)合本院實際情況，制定本院檔案保管期限表，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，

58、作為檔案鑒定 的依據(jù)。 2.院成立鑒定小組，成員由黨支部、辦公室等有關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員及檔案管理人員組成，對已超過保管期限 的檔案，提出存、毀意見。 3.對確無保存價值 的檔案，在進(jìn)行登記造冊，一式三份清單，經(jīng)院鑒定小組審核，報院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，送到指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，要有兩人以上監(jiān)銷。銷毀清單經(jīng)監(jiān)銷人簽名后，應(yīng)立即歸檔，以備存查。 七、文書檔案 的利用 1.建立借閱制度、利用制度 和借閱登記簿，嚴(yán)格審批手續(xù)。 2.對庫存檔案情況，檔案人員要心中有數(shù)，主動了解各項工作對檔案 的需要，積極做好提供利用工作。 3.加強(qiáng)檔案利用統(tǒng)計工作，對利用檔案有效益 的，要及時收集其效果，并按時

59、統(tǒng)計上報 和反映情況，及時交流利用經(jīng)驗。 -29- 工程設(shè)計檔案管理方法為加強(qiáng)我院設(shè)計檔案 的管理，確保設(shè)計文件 的完整，充分發(fā)揮設(shè)計檔案資料在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中 的作用，根據(jù)?中華人民共 和國檔案法? 和?根本建設(shè)工程檔案資料管理暫行規(guī)定? 的精神，結(jié)合我院 的具體情況，特制定本方法。 一、設(shè)計檔案 的歸檔范圍 1.綜合文件：工程工程 的立項、上級 的批復(fù)文件；設(shè)計委托書、設(shè)計合同、有關(guān) 的協(xié)議；紅線圖、地形圖；與工程工程有關(guān) 的來往電文、會議記錄、校審記錄；質(zhì)量檢查報告、質(zhì)量評分表；工程回訪總結(jié)等。 2.設(shè)計根底文件：工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、勘察記錄；化驗、試驗報告、重要巖土說明；地形、地貌

60、、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄等。 3.設(shè)計文件：規(guī)劃設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、各工種設(shè)計計算書 和設(shè)計評價、鑒定等文件。 4.關(guān)于藍(lán)圖文件歸檔 的規(guī)定：凡規(guī)劃設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計，如果底圖文件已經(jīng)歸檔，藍(lán)圖文件可以不存檔，否那么藍(lán)圖文件必須作為正式文件歸檔。 5.結(jié)構(gòu)專業(yè)計算書歸檔范圍詳附件(2)。 二、歸檔時間 和要求 設(shè)計工程施工圖完成后，出圖時底圖即行歸檔。工程 的技術(shù)性文件，在設(shè)計工程工程完成后，由該工程負(fù)責(zé)人加以收集、整理歸檔，在工程峻工驗收后一個月內(nèi)，由設(shè)計室兼職檔案員移交院檔案管理室。 1.歸檔內(nèi)容詳“各專業(yè)工程設(shè)計文件資料歸檔內(nèi)容見附件(1)