1、電 子 郵 件 禮 儀 “在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供應需求的人。 他作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時辰站在對方立場思索，將心比心。同時勿對他人之回答過度期望，當然更不應對他人之回答不屑一顧。 郵件標題 稱謂與問候 郵件正文 郵件附件 言語選擇與漢字編碼 結尾署名 運用技巧電子郵件禮儀郵件主題 主題是接納者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，運用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判別其重要性。留意以下幾點：正常情況下不要空白標題，這是最失禮的； 標題要

2、簡短，不宜冗長標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性一封信盡能夠只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。可適當用運用大寫字母或特殊字符如“* !等來突出標題，引起收件人留意，但應適度，特別是不要隨意就用“緊急之類的字眼。 回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需求更改標題，不要RE RE一大串。稱謂與問候 俗話說得好，“禮多人不怪，禮貌一些，總是益處的，即使郵件中有些地方表達欠妥，對方也能安靜的對待。留意以下兩點：恰當?shù)胤Q謂收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱謂收件人。這既顯得禮貌，也明確提示某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱謂大家、ALL。 假設對

3、方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理；假設不清楚職務，那么應按通常的“x先生、“x小姐稱謂，但要把性別先搞清楚。 不熟習的人不宜直接稱謂英文名，對級別高于本人的人也不宜稱謂英文名。稱謂全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx，顯得很熟絡。 Email開頭結尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個“HI，中文的寫個他好；結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利之類的也就可以了。 郵件正文1 正文是郵件最重要的部分，留意以下幾點：Email正文要簡明扼要，行文照射 Email正文應簡明扼要的說清楚事情；假設詳細內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要引見，然后單獨寫個文件作為附件進

4、展詳細描畫。 正文行文應照射，多用簡單詞匯和短句，準確明晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才干看完他的郵件，千萬不要學唐僧。 留意Email的論述語氣 根據(jù)收件人與本人的熟絡程度、等級關系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進展論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可隨便地轉(zhuǎn)給他人，因此對他人意見的評論必需謹慎而客觀。 “郵件門就是深化的教訓！ 郵件正文2Email的正文應多用1234之類的列表，將事情闡明清楚 假設事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進展明晰明確的闡明。堅持他的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看他

5、沒分段的長篇大論。 一次郵件交待完好信息 最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充或者“更正之類的郵件，這會讓人很反感。 盡能夠防止拼寫錯誤和錯別字，留意運用拼寫檢查 這是對他人的尊重，也是本人態(tài)度的表達。假設是英文Email，最好把拼寫檢查功能翻開; 假設是中文Email，留意拼音輸入法帶給他的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務必本人仔細閱讀一遍，檢查行文能否照射，拼寫能否有錯誤。 郵件正文3合理利用圖片，表格等方式來輔助論述 對于很多帶有技術引見或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字方式很難描畫清楚。假設配合圖表加以論述，收件人一定會表揚他的體恤。 郵件附件附

6、件是郵件的一個重要組成部分，留意以下幾點：假設郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應對附件內(nèi)容做簡要闡明，特別是帶有多個附件時 附件數(shù)目不宜超越4個，數(shù)目較多時應打包緊縮成一個文件言語的選擇和漢字編碼 在言語的選擇和漢字編碼方面，留意以下幾點：只在必要的時候才運用英文郵件。 英文郵件只是交流的工具，而不是用來夸耀和鍛煉英文程度的。假設收件人中有外籍人士，應該運用英文郵件交流；假設收件人是其他國家和地域的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，他的中文郵件在其他地域能夠顯示成為亂碼天書。 尊重對方的習慣，不自動發(fā)起英

7、文郵件。 假設對方與他的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；假設對方發(fā)英文郵件給他，也不要老土的用中文回復。 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議運用中文 他很難保證他的英文表達程度或收件人中某人的英文了解程度存在問題，而影響郵件所涉及問題的處理。選擇便于閱度的字號和字體 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研討證明最適宜在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，對公務郵件來說，最好不用背景信紙。結尾署名 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然他的朋友能夠從發(fā)件人中認出他，但不

8、要為他的朋友設計這樣的任務。簽名信息不宜過多 電子郵件音訊末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，普通不超越4行。他只需將一些必要信息放在上面，對方假設需求更詳細的信息，自然會與他聯(lián)絡。 援用一個短語作為他的簽名的一部分是可行的，比如他的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場所，切記一定要得體。不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟習的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進展簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。他可以設置多個簽名檔，靈敏調(diào)用。 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號普通應選擇比正文字體小一

9、些。運用技巧1及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立刻處置是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處置，但普通不要超越24小時。 假設事情復雜，他無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說收到了，我們正在處置，一旦有結果就會及時回復，云云。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出呼應，哪怕只是確認一下收到了。 假設他正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響任務。進展針對性回復當回件回答問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答

10、案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進展必要的論述，讓對方一次性了解，防止再反復交流，浪費資源。不要就同一問題多次回復討論 假設收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超越3次，這只能闡明交流不暢，說不清楚。此時應采用溝通等其他方式進展交流后再做判別。電子郵件有時并不是最好的交流方式。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長蠢笨而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進展小結，刪減瘦身，突出有用信息。運用技巧2要區(qū)分Reply和Reply All 假設只需求單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了 假設他對發(fā)件人提出的要求作出結論呼應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫他完成這件事情 。 假設他對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著一切人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。他們討論好了再通知大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。自動控制郵件的來往 為防止無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥、“無需行動、“僅供參考，無需回復。運用技巧3TO，CC中的各收件人的陳列應遵照一定的規(guī)那么。 比如按部門陳列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)那么有助于提升他的籠統(tǒng)。 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在