1、1第四章 帳務處理子系統u本章要點本章要點 手工與IT環境下帳務處理的不同 帳務處理系統的基本原理和功能 帳務處理系統的數據文件設計和會計編碼的設計方法 帳務處理系統的初始設置 憑證處理與記帳結帳 出納管理 輔助核算和管理 帳簿輸出和通用報表2第一節第一節 帳務處理概述帳務處理概述l帳務處理的概念帳務處理的概念l帳務處理系統與其他系統的功能劃分帳務處理系統與其他系統的功能劃分3帳務處理系統的基本特征規范性和通用性比較好規范性和通用性比較好綜合性強綜合性強集成性要求高集成性要求高控制要求嚴、正確性要求高控制要求嚴、正確性要求高4第二節第二節 帳務處理子系統數據處理流程帳務處理子系統數據處理流程手

2、工賬務處理流程手工賬務處理流程原始憑證原始憑證記帳憑證記帳憑證總帳總帳日記帳日記帳明細帳明細帳會計報表會計報表5手工會計下帳務處理形式的缺陷數據大量重復、數據的一致性差數據大量重復、數據的一致性差信息提供不及時信息提供不及時準確性差準確性差工作強度大工作強度大原始憑證原始憑證編制編制憑證憑證臨時憑證文件臨時憑證文件用戶用戶科目編碼及余額表科目編碼及余額表人員權限表人員權限表其他初始化表其他初始化表其他系統其他系統傳入憑證傳入憑證審核審核憑證憑證輸出輸出記賬記賬科目余額科目余額/ /發生額文件發生額文件部門部門/ /項目輔助文件項目輔助文件憑證主文件憑證主文件企業對賬文件企業對賬文件期末期末處理

3、處理編報編報輸出輸出銀行對賬單銀行對賬單輸入或輸入或傳送傳送基本賬套參數表基本賬套參數表銀行對賬文件銀行對賬文件銀行銀行對賬對賬輸出輸出記賬憑證記賬憑證已審核已審核記賬憑證記賬憑證記記賬賬憑憑證證及及匯匯總總情情況況自動轉賬憑證自動轉賬憑證會計報表會計報表帳務處理帳務處理明細賬明細賬日記賬日記賬輔助賬表輔助賬表余額調節表余額調節表已達賬項已達賬項未達賬項未達賬項初始化初始化IT環境帳務處理系統的基本數據流程圖7賬務處理主要計算機數據文件設計賬務處理主要計算機數據文件設計 序號數據項目說明1憑證類型如：收、付、轉2憑證號如：收001、收002等，要求分類連續3日期憑證填制的日期4摘要填制人員輸入

4、的對經濟業務的簡單說明文字5科目編碼在初始化設置中設置過的會計科目編碼6借方金額對應的會計科目借方發生額，與貸方金額不能同時為07貸方金額對應的會計科目貸方發生額，與貸方金額不能同時為08附件張數可以為空或09制證憑證錄入人員名字，由程序自動填入10審核審核人員名字，由程序自動填入，未審核為空11 記賬記賬人員名字，由程序自動填入，未記賬為空憑證文件主要數據項目憑證文件主要數據項目8分月存儲情況下的科目匯總文件的主要內容分月存儲情況下的科目匯總文件的主要內容 序號序號數據項目數據項目說明說明1科目編碼科目編碼如如1001,1002012月末余額方向月末余額方向如借如借/貸貸3月初余額月初余額可

5、能分為金額、外幣、數量、單價、匯率多個字段可能分為金額、外幣、數量、單價、匯率多個字段4借方發生額借方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段5貸方發生額貸方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段6年累計借方年累計借方可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段7年累計貸方年累計貸方可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段9分年存儲情況下的科目匯總文件的主要內容分年存儲情況下的科目匯總文件的主要內容 序號序號字段名稱字段名稱說明說明1 科目編碼科目編碼如如1001,1002

6、012 余額方向余額方向如借如借/貸貸3 年初余額年初余額可能分為金額、外幣、數量、單價、匯率多個字段可能分為金額、外幣、數量、單價、匯率多個字段4 1月借方發生額月借方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段5 1月貸方發生額月貸方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段6 2月借方發生額月借方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段7 2月貸方發生額月貸方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段8 9 12月借方發生額月借方發生額可能分為金額、外幣、數量等

7、多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段10 12月貸方發生額月貸方發生額可能分為金額、外幣、數量等多個字段可能分為金額、外幣、數量等多個字段10計算機方式與手工方式下帳務處理的差異計算機方式與手工方式下帳務處理的差異起點數據內容不同：起點數據內容不同：手工為原始憑證，手工為原始憑證，IT下可以是下可以是原始憑證、記賬憑證（包括機制憑證）以記賬憑證為主原始憑證、記賬憑證（包括機制憑證）以記賬憑證為主數據處理方式不同：數據處理方式不同：手工下不同憑證由多人登記到手工下不同憑證由多人登記到不同的帳簿不同的帳簿,而而IT下由計算機統一處理下由計算機統一處理數據存儲方式不同：數據存儲方式不同：手工下

8、每一帳簿都由紙質帳本手工下每一帳簿都由紙質帳本記錄記錄,IT下需要時由計算機產生數據文件并查詢和打印下需要時由計算機產生數據文件并查詢和打印對帳方式不同對帳方式不同會計信息的查詢和統計方式不同會計信息的查詢和統計方式不同11賬務處理流程控制賬務處理流程控制 一、控制要點一、控制要點1、作為會計記錄依據的交易經過了授權、作為會計記錄依據的交易經過了授權 2、業務職責分工合理、業務職責分工合理3、軟件操作權限分工合理、軟件操作權限分工合理4、保留審計線索、保留審計線索 5、獨立復核、獨立復核 二、主要控制環節二、主要控制環節 1、輸入控制、輸入控制 2、處理控制、處理控制 3、輸出控制、輸出控制

9、12第三節第三節 帳務處理系統會計科目編碼和主要數據文件帳務處理系統會計科目編碼和主要數據文件設計設計文字科目的缺點：文字科目的缺點：位數長準確性、唯一性、一致性差計算機分類不方便科目的數字編碼優點：科目的數字編碼優點：便于反映會計科目間的邏輯關系保證會計科目的唯一性便于計算機處理和分類節省存儲空間提高處理速度13會計科目編碼的設計編碼原則：編碼原則：規定性（一級科目及部分明細科目由財政部和主管部門統一規定）層次性：一致性（相同的內容需要用相同的編碼來反映）簡短性（某級科目長度夠用即可）擴展性（未來夠用）14會計科目編碼設計方法會計科目編碼設計方法科目編碼體系的設計科目編碼體系的設計定長定位：

10、定長定位：如確定會計科目的結構為4-2-2，多數軟件采用不定長：不定長：除一級科目外，其他各級科目長度不固定（例P93）立體科目：立體科目：將大量重復的科目分離出來，建立動態鏈接，實質是科目編碼+輔助核算，例見P94立體科目（或設置輔助核算）的好處：立體科目（或設置輔助核算）的好處：大大減少科目數量避免由于相關內容的變化而造成對科目的頻繁修改15第四節第四節 帳務處理系統主要功能及帳務處理系統主要功能及初始設置初始設置賬務處理系統賬務處理系統系統設置系統設置會計科目外幣匯率期初余額憑證類別結算方式憑證管理憑證管理填制憑證出納簽字審核憑證主管簽字作廢或刪除憑證查詢或打印憑證科目匯總記賬常用摘要出

11、納管理出納管理現金日記賬銀行日記賬資金日報支票登記簿銀行對賬長期未達賬項帳表管理帳表管理各種帳表查詢科目余額表輔助賬期末處理期末處理轉賬定義轉賬生成對賬結賬16帳務處理系統初始設置的內容帳務處理系統初始設置的內容p建立帳套建立帳套: :帳套號、核算單位名稱、企業性質、啟用日期、會計主管等p操作人員及其權限：操作人員及其權限：操作人員代碼、姓名、權限等p科目設置：科目設置：科目編碼、科目名稱、科目類型、科目屬性p憑證類型設置：憑證類型設置：p余額錄入：余額錄入：起用日期的期初余額p外幣核算的匯率管理：外幣核算的匯率管理：（將相關科目設置為外幣核算）p結算方式設置：結算方式設置： （將相關科目設置

12、為結算核算）支票匯票等p其他設置其他設置: : 輸入的相關管理信息，如客戶通訊錄等17科目設置的主要內容科目編碼：科目編碼：一級會計科目一般由系統提供，只輸入低級科目編碼，在賬套定義時一般就已經定義了科目編碼的級數和級長。科目名稱：科目名稱：科目類型：科目類型：資產、負債、所有者權益、成本、損益科目屬性：科目屬性：是否按個人、部門、往來客戶、往來供應商、項目進行輔助核算，是否核算數量、計量單位。18初始設置中的主要控制措施初始設置中的主要控制措施 編碼參數的修改控制編碼參數的修改控制 對核算類別的刪除和修改要從底層往上逐層進行對核算類別的刪除和修改要從底層往上逐層進行 已經使用過的對象不能刪除

13、或修改已經使用過的對象不能刪除或修改 余額平衡檢驗余額平衡檢驗 19第五節 憑證管理及其操作憑證錄入憑證錄入l基本內容基本內容: :憑證類型和憑證號,日期,附件,摘要,科目,金額l輔助核算資料輔助核算資料: :l輔助輸入功能的使用：輔助輸入功能的使用：科目查詢、計算器、常用摘要輸入憑證修改：憑證修改：“無痕跡”修改（未記帳審核、未審核 ）與“有痕跡”修改（已記帳）憑證審核：憑證審核：屏幕檢查與二次輸入，審核的程序控制查詢打印：查詢打印：憑證匯總：憑證匯總：2021憑證類型和編號：憑證類型和編號：憑證按月分類連續編號，由系統自動編號，用戶不可以修改憑證號。制單日期：制單日期：只允許輸入未結賬月份

14、的憑證金額：金額：金額檢查：借貸相等檢查金額檢查：借貸相等檢查科目：科目：存在性檢查：存在性檢查：憑證類型符合性檢查：憑證類型符合性檢查：最底級科目檢查：最底級科目檢查：22關于用友U8中作廢憑證的處理在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結賬，但系統不對作廢憑證進行數據處理，即相當于一張空憑證。賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數據。若當前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”選項，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。作廢憑證可以通過”制單-整理憑證”刪除23憑證的審核和記賬憑證的審核和記賬憑證的審核和取消憑證的審核和取消l憑證審核的目的憑證審核的目的l憑證審核的方法：靜態

15、屏幕審核；二次輸入校驗憑證審核的方法：靜態屏幕審核；二次輸入校驗l憑證審核的控制功能：憑證審核的控制功能：審核和該張憑證填制不能為同一人審核和該張憑證填制不能為同一人審核后的憑證無法修改刪除（可取消后修改刪除）審核后的憑證無法修改刪除（可取消后修改刪除）只有審核人才能取消該張憑證的審核只有審核人才能取消該張憑證的審核24記帳的一般處理過程記帳功能啟動記帳功能啟動記帳憑證的記帳憑證的平衡檢驗平衡檢驗數據保護數據保護（備份數據）（備份數據）開始記帳處理開始記帳處理（打開相關數據文件）（打開相關數據文件）取一張已審核取一張已審核未記帳臨時憑證未記帳臨時憑證按科目編碼關鍵字按科目編碼關鍵字更新更新”發

16、生額發生額/ /余額文件余額文件”及其他輔助文件及其他輔助文件將上記錄追加將上記錄追加到流水帳文件到流水帳文件將上記錄做將上記錄做記帳標志記帳標志刪除已有記帳刪除已有記帳標志的記錄標志的記錄關閉文件關閉文件記帳結束記帳結束有已審核未有已審核未記帳憑證嗎？記帳憑證嗎？Y YN N25第六節 出納管理出納管理的功能出納管理的功能輸出日記帳輸出日記帳: :如查詢和打印現金日記帳和銀行存款日記帳支票管理：支票管理：支票領用登記、支票報銷登記、支票信息的修改與刪除、支票統計銀行對帳：銀行對帳：26軟件操作中需要出納簽字憑證的注意事項 出納需先重新注冊才能對憑證進行簽字。 已簽字憑證仍有錯誤，則需單擊“取

17、消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。 出納簽字時，可以單擊“簽字”菜單下的“成批出納簽字”選項；取消簽字時，則可以單擊“簽字”菜單下的“成批取消簽字”完成相應的操作。 憑證一經簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進行操作。 27銀行對帳銀行對帳：銀行對帳：l初始化期初未達帳項的錄入初始化期初未達帳項的錄入l銀行對帳單錄入或導入銀行對帳單錄入或導入l自動對帳（對帳是將自動對帳（對帳是將“企業對帳文件企業對帳文件”和和“銀行對帳單文件銀行對帳單文件”按照按照“支票號支票號+ +金額金額”或或“結算方式結算方式+ +結算號結算號+ +金額金額”相同記錄

18、勾相同記錄勾對）對）l手工輔助對帳手工輔助對帳l輸出輸出“余額調節表余額調節表”和和“未達帳項情況表未達帳項情況表”l核銷未達帳：刪除核銷未達帳：刪除“企業對帳文件企業對帳文件”和和“銀行對帳單文件銀行對帳單文件”中中已勾對成功的記錄，只保留未達賬已勾對成功的記錄，只保留未達賬28第七節 期末處理一、關于會計分期一、關于會計分期二、期末會計處理的主要內容：二、期末會計處理的主要內容：l轉帳與自動轉帳l對帳與試算平衡l結帳l編制會計報表29三、自動轉帳三、自動轉帳1 1、自動轉帳的特點：、自動轉帳的特點：一般在會計期末進行會計部門內部編制,一般沒有外來原始憑證主要從會計帳簿中提取數據轉帳需要按順

19、序進行302、自動轉帳的種類費用的提取或攤銷。如預提借款利息、計提工資等；費用的分攤或分配。如制造費用的分配；稅金計算的結轉。如計算所得稅費用等；損益類賬戶發生額結轉本年利潤。如主營業務收入結轉本年利潤。313、實現自動轉帳憑證的基本原理和步驟、實現自動轉帳憑證的基本原理和步驟步驟：步驟：定義自動轉帳分錄定義自動轉帳分錄（摘要和借貸科目、定義金額計算公式定義金額計算公式）生成自動轉帳憑證生成自動轉帳憑證科目文件自動轉賬分錄模板文件憑證文件1自動轉賬分錄的定義其他編碼文件2生成轉賬憑證科目匯總文件其他數據文件324、自動轉帳、自動轉帳自動轉賬的生成自動轉賬的生成: :轉賬生成之前，注意轉賬月份為當前會計月份。轉賬生成之前，注意轉賬月份為當前會計月份。進行轉賬生成之前，先將相關經濟業務的記賬憑證登記進行轉賬生成之前，先將相關經濟業務的記賬憑證登記入賬。入賬。轉賬憑證每月只生成一次。轉賬憑證每月只生成一次。在在ERP環境下，有些轉賬需要其他系統中進行環境下，有些轉賬需要其他系統中進行（如