1、管家婆第一課銷售業務流程處理前 言管家婆輝煌.net是任我行軟件發展有限公司秉承ERP（企業資源計劃）精髓，在擁有三十多萬“管家婆”用戶的基礎上，結合自身十年來對中小企業需求的資深理解，將ERP的管理思想、管理流程同中小企業的應用特點相結合，自主研發的一套貼身解決中小企業分銷管理問題的完整解決方案。管家婆輝煌.net是基于Internet應用的進銷存、分銷、財務、辦公管理軟件，能充分解決異地分公司、辦事處的管理問題，使公司物流、資金流管理在互聯網中輕松實現一體化管理；往來賬務準確清晰；實時采購、銷售、倉儲等情況一目了然；經營盈虧情況隨時掌握；有效降低庫存及企業運營成本本說明書是“管家婆輝煌.n

2、et”的產品介紹及操作說明書。本書以任我行“管家婆輝煌.net-V4.0 版本”為例，軟件的應用流程為核心，并輔以軟件功能操作方法的詳細說明，為您在軟件使用過程中提供應用支持。提醒各位用戶在軟件使用時仔細閱讀該使用說明書！管家婆輝煌.net-V4.0 版本新增功能1、對有大數據量序列號的單據過賬速度優化。2、生產模板、庫存盤點單中，實現商品拼音碼的錄入。3、拆裝單中，可顯示小單位。4、【單據統計】中增加線性列表。5、單據編號按年、月自動編號。6、在【經營歷程】和【業務草稿】中顯示制單人7、生產模板可以將一個商品分拆為多個商品。8、序列號寬松管理下，期初可以錄入序列號。9、可以對歷史庫存進行盤點

3、。10、可通過配置，選擇是否需要進行序列號管理。11、增加短信功能。12、增加安全鑰匙。管家婆輝煌.net-V4.0 版本調整功能1、調整2個系統配置“訂單選往來單位顯示往來余額”。改成“銷售類/采購類單據選往來單位顯示往來余額”。2、已中止的訂單，不參與虛擬庫存狀表的計算。3、調整出入庫審核：不能只設出庫審核或只設入庫審核，必須同時設置出入庫審核。管家婆輝煌.net-V4.0 版本刪除功能1、VIP管理歡迎您通過電子郵件或電話與我們聯系，郵件地址是：renwoxing也許我們不能很詳細地回復您的每一個問題，但是您的反饋我們將非常感激，它一定會有利于我們產品和服務的不斷改善。謝謝！ 本書在編寫

4、過程中難免有所疏漏，懇請廣大用戶批評指正。 任我行軟件發展有限公司2007年8月第二課第二章 基本信息的分級管理首先，介紹“多級分類管理”的概念。它是根據對象的特點或屬性對對象分類，其形式表現為樹型的上下級關系。例如：對于客戶信息，根據不同的分公司、不同的區域進行分類管理，“多級分類”正是基于這一現實模式而創建的。所有“基本信息”都支持多級分類，而各項基本信息允許分類級數不同，最多可以分五級，每一級允許記錄99萬條信息。下面為每類基本信息的分級級數：商品檔案：5級 客戶檔案：4級 供貨商檔案：4級 職員檔案：4級 存貨倉庫：5級 銀行賬戶： 3級 其它收入：3級 費用類型：3級 固定資產： 3

5、級 會計科目：5級 部門檔案：5級 地區檔案： 5級在本書中為方便敘述，在后文中都將一級產品稱為父類產品，將二至五級產品稱為子類產品。基本信息的刪除與修改是有一定控制的。如果某末級基本信息有庫存金額并且已經開賬產生業務，則此基本信息不能再進行分類，也不能進行刪除。二、基本信息的錄入在系統中具體包括下列基本信息項目：商品檔案、客戶檔案、供貨商檔案、職員檔案、存貨倉庫、銀行賬戶、其它收入、費用類型、固定資產、公司信息等內容。下面重點介紹商品檔案基本信息的錄入，而其它基本信息的操作原理與商品檔案一致。商品檔案記錄商品的名稱、編號、條碼等基本信息。該信息庫是以“商品編號”為關鍵字，商品名稱、產地或型號

6、、規格可以相同，但不能有相同的商品編號，可以有相同的商品名稱。（系統會自動提示：系統內已有相同名稱的商品記錄。本系統支持商品名稱重名商品名稱重復。）【操作】1、點擊商品檔案，刷新出商品檔案界面。商品的基本信息的輸入工作首先需要對所有商品進行主分類，也就是必須先錄入父類商品。根據分級管理的要求，或者再分類、或者添加商品。在該界面中，系統顯示一排系統中通用的功能按鈕：上一層 返回父類商品檔案。下一層 進入子類商品檔案。空白新增 新增一條空白的商品信息。如果參照的商品編號末位為數字，那么新增后，商品編號的最末位會累計加1。復制新增 新增一條商品信息，并且按參照的商品基本信息中的內容全部復制下來。如果

7、參照的商品編號末位為數字，那么新增后，商品編號的最末位會累計加1。修 改 修改光標所指商品的具體信息。分 類 在當前界面所選的父類商品下添加的子類商品信息。查 找 可以按商品編號、商品名稱、商品條碼篩選查找您所想要的商品。點擊按鈕，出現查找對話框，輸入相應的“篩選范圍”（包括商品編號、名稱、條碼），實現篩選查找。并且支持通過篩選在結果中更精確的查找商品。停用：對于已經不使用的基本信息，系統經過停用處理，使其在系統中暫時無法應用，減少累贅信息。啟用：對于過去已經進行“停用”處理的基本信息，再次使用時，系統采用“啟用”功能將其激活。顯示停用資料：在系統中顯示已經停用的基本信息。不顯示停用資料：在基

8、本信息中不顯示已經停用的基本信息資料，有效提高效率。刪 除：刪除當前光標所指的信息。 注意：停用和刪除必須是沒有經營歷程、庫存余量為零的基本信息； 刪除商品時，如果該商品為父類商品，則不能刪除，只能按從下級到上級的順序逐層刪除。2、商品添加。點擊空白新增或復制新增，系統彈出“商品檔案”編輯頁面，如下圖所示：（圖一）在商品檔案基本信息中包含以下內容： 編號、名稱：是指人工設定該商品輸入的編號和名稱。該項目屬于商品檔案基本信息的必填項。用戶在建立商品編號時盡可能在商品編號中賦予代表商品屬性的數字或者字母，這樣普通操作員能夠輕易的從編號中判斷出商品的屬性，更有利于操作時提高效率。 商品條碼：是指商品

9、本身包裝上編號，可采用手工輸入方法，同時本系統支持條形掃描，將商品條碼記入商品信息，且本條碼與商品編號一一對應。在錄單時可以在“商品編號”欄里直接輸入“條碼”，系統將自動轉換成編號。 有效期：表示商品基本信息的有效期限是多久。在輸入時，注意只能輸入數字，而不能有其它特殊字符出現，其量詞為“天”。 小單位、大單位：系統提供了雙單位的管理，系統默認使用小單位，兩個單位之間具有“換算關系”。具體使用請參見專題講座雙單位的使用。 換算關系：是指“小計量單位”和“大計量單位”之間的關系，表示多少個“小計量單位”等于1個“大計量單位”。 預設售價：系統設有四個預設售價，在銷售開單時，系統默認“預設售價1”

10、為該商品的售價，當然也可任意選擇“其它預設售價”。 預設進價：在“采購訂單”中錄入采購價時使用。 拼音碼：當錄入商品名稱后，系統會自動根據商品全名的聲母生成商品的拼音碼。若商品名稱有修改，則拼音碼會相應發生變化。在單據的“商品編號”一欄錄入拼音碼，系統會帶出對應的商品。 在商品編輯框中，還包括商品的簡名、規格、型號、產地等信息。完成商品信息錄入后，點擊存盤退出，將此次錄入的信息行保存并退出。點擊放棄退出，則直接退出此頁面，錄入信息將不被保存。功能提示：點擊商品空白新增或復制新增，系統支持數字編號自動添加（不包括商品編號為字母或字符的編號添加），其規律為N+1，主要用途是避免商品編號跳號的情況。

11、使用效果如：光標所指向的商品“編號為0003”的商品，再點擊空白新增或復制新增，系統將自動彈出有商品“編號為0004”的商品輸入框，且其它商品屬性為空。(只適用于商品檔案)3、 商品分類的界面操作方法與空白新增或復制新增商品基本一致。客戶檔案、供貨商檔案用于記錄儲存與企業相關的往來單位的信息檔案，比如單位編號、單位名稱、地址、電話、傳真等信息，以及相關聯系人的基本信息。在基本信息中還包括了往來單位的“信用額度”，在后續的使用中與該單位的往來都將有個信用標準。其特點是允許4級分類，每一級允許記錄99萬條信息。見下圖所示：注意：供貨商和客戶的編號與名稱不能相同。 客戶檔案、供貨商檔案中基本信息概要

12、介紹： 建檔日期：是指與該客戶或供應商首次建立相關檔案的日期。此項提供在往來管理【回款分析】查詢界面篩選查詢。 應收期初：在系統開賬前錄入該往來單位的期初信息。開賬后該項只能查看不允許錄入。在供貨商檔案中，“應付期初”的使用方式相同。 信用期（包含收款期限、付款期限）：是指由公司設定該客戶或供應商的支付或收取貨款的信用期限。在開俱銷售、采購單時，系統將自動調用該項信息，以此判斷收、付款期限，以保證商業信用及貨款回收。 信譽額度：是指由公司設定的可以給該客戶或供貨商發貨的最大額度。 收款期限：當該往來單位作為客戶時，與其約定的收款限期。在此填入后，在以該往來單位為對象錄銷售出庫單時，系統會在單據

13、的“收款期限”處自動帶出此處填寫的日期。 付款期限：當該往來單位作為供貨商時，與其約定的收款限期。在此填入后，在以該往來單位為對象錄采購入庫單時，系統會在單據的“付款期限”處自動帶出此處填寫的日期。 銷售扣率：在單據格式為折扣格式的前提下，如果在此錄入了銷售扣率，則在銷售類單據中錄入該往來單位后，系統會自動帶出此處錄入的扣率。 采購扣率：在單據格式為折扣格式的前提下，如果在此錄入了采購扣率，則在采購類單據中錄入該往來單位后，系統會自動帶出此處錄入的扣率。 地區：在此選擇往來單位所屬地區。該往來單位進行銷售、采購業務后，就會自動統計到相應的地區中。職員檔案用于記錄儲存企業內部職員基本信息，建立關

14、于其個人的檔案資料，比如職員編號、姓名、部門、性別、出生日期、學歷等信息。在職員檔案的基本信息中停用有過業務錄入的職員后，不影響統計的報表的統計結果，統計結果將自動顯示出該職員的銷售狀況，同時標注“已停用”。 職員檔案中基本信息概要介紹： 部門：如果選擇了職員所對應的部門信息，則在錄單時，當經手人中錄入了職員后，系統會自動帶出相應的部門。 每單優惠金額：如果在此錄入了優惠金額的限額，那么如果該職員作為操作員錄單時，系統會自動控制不允許錄入大于限額的優惠金額。存貨倉庫記錄企業不同地區不同的倉庫狀況。其特點是允許5級分類，每一級允許記錄99萬條信息。銀行賬戶記錄企業不同地區、不同用途的各個銀行賬戶

15、。其特點是允許3級分類，每一級允許記錄99萬條信息。其它收入記錄企業通過主要經營活動以外獲得的各種其它收入項目。系統默認包含有“利息收入”、“調賬收入”、以及“其它”收入項目。其特點是允許3級分類，每一級允許記錄99萬條信息。費用類型記錄企業經營活動中產生的各種費用項目。系統默認包含有“調賬虧損”、“固定資產折舊”、以及“其它”費用項目。其特點是允許3級分類，每一級允許記錄99萬條信息。固定資產用于記錄同時具有以下特征的有形資產：（1）企業為生產商品提供勞務出租或經營管理而持有的資產；（2）使用年限超過一年；（3）單位價值較高。其特點是允許3級分類，每一級允許記錄99萬條信息。會計科目 如果系

16、統自帶的科目無法滿足用戶的需要，那用戶可以在這里錄入自己需要的會計科目。注：系統自帶的科目信息不允許刪除，也不允許分類。包括庫存商品總值合計、應收款合計、待攤費用、委托代銷商品、應付賬未合計、代銷商品款、應交稅金、實收資本、利潤等。部門檔案用于記錄企業內部各部門的資料。然后在單據中可以選擇部門信息，以便在部門銷售報表、部門費用報表等統計報表中體現出各部門的業務情況。如果有分支機構的企業，還可以通過部門來變通處理一些分支機構的業務。如：企業在北京、上海、成都設有分公司。那么，在建部門的時候，可以建北京分公司、上海分公司、成都分公司。在做單據的時候選擇部門信息，這樣在統計的時候就可以知道各分公司的

17、銷售等情況了。 部門檔案可以與職員檔案結合使用。在職員檔案中選擇與其關聯的部門信息，這樣在做單據的時候一旦選擇了經手人，就可以自動帶出與其相關聯的部門。地區檔案 用于記錄往來單位的資料。在客戶檔案和供貨商檔案中，可以選擇往來單位所屬的地區。在地區銷售、費用統計中，就可以通過往來單位與地區的關聯，統計出地區的業務情況。公司信息用于記錄企業的基本信息，比如公司全名、編號、聯系人、地址電話、郵編、稅號、開戶行及賬號等，同時在該基本信息中還能夠體現系統目前的使用狀態：往來單位合計、經營商品合計、開賬日期。在保存信息后，系統的使用主界面上的標簽將顯示為該公司名稱。上述欄目的界面都有共同點： 在界面框中有

18、當前路徑提示，如在庫存商品中查詢“摩托羅拉”時的當前路徑是：當前路徑：全部商品摩托羅拉。 在信息列表左下方有“共1頁 當前第1 頁跳到_ 轉到 ” 字樣，如在空格中輸入數字3，單擊轉到按鈕或按回車，當前頁立即跳到第3頁（前提是當前所有的信息頁大于或等于3）。若當前信息頁大于1，系統自動顯示紅色字樣“上一頁”或“下一頁”，單擊后當前信息頁即轉到上一頁或下一頁。 在界面上都有打印按鈕，提供基本信息的打印功能。 在本系統所有的翻頁操作中，都可采用鍵盤上“PageUp”或“PageDown”鍵來進行操作。第三課第三章 期初建賬“基本信息”為系統建立了所有流通元素的檔案，而“期初建賬”是標明每一種基本信

19、息在開賬前的一個時間點上的量化狀況。每種基本信息的期初錄入都要從子類產品開始錄入。庫存期初：庫存期初是指在系統使用之前，企業目前各倉庫中每種商品的數量、成本單價及金額。【操作】1、點擊期初建賬中的庫存期初，刷新至倉庫選擇頁面。2、通過單擊選中字樣或雙擊的方式選中某一倉庫后，可進入該倉庫將顯示該倉庫所有商品，此時可以建立或修改某一商品期初數，如下圖所示：（圖一）在系統界面中，點擊系統提示：期初錄入注意事項！按鈕，出現如下圖提示：（圖二）在該提示中，系統提醒用戶注意在建立商品基本信息時的注意事項： 本系統中借欠賬目記賬外庫存，與賬面庫存沒有直接關系，故“庫存期初數量”與“借欠期初數量”沒有任何加減

20、關系，需分開分別錄入。 委托代銷屬已出庫性質，故“委托代銷期初數量”與“庫存期初”無關。 受托代銷屬已入庫性質，在庫存期初錄入時，需要將受托數量和成本加入；同時在受托期初中錄入未結算的受托代銷商品數量和金額。說明：若期初有借進未還的商品，不在庫存商品期初里反映。如期初借進商品10個，不含借進的商品庫存為100個，那么在錄庫存期初時，則應建入100個。 即期初庫存商品里不包含已經借進的商品。借進商品的期初數量需要在借欠期初中錄入。若期初有借出商品，在庫存商品期初里不反映。如期初借出商品10個，不含借出的商品庫存為100個，那么在錄庫存期初時，則應建入100個。借出商品的期初數量需要在借欠期初中錄

21、入。若期初有受托未結算商品，那么在庫存商品期初里也應反映。如期初受托商品10個，不含受托的商品庫存為100個，那么在錄庫存期初時，應錄入110個。 即：期初庫存商品里應該包含已經受托的商品。 若期初有委托未結算商品，那么在庫存商品期初里不反映。如期初委托商品10個，不含委托的商品庫存為100個，那么在錄庫存期初時，則應建入100個。即：期初庫存商品不包括已經委托出去的商品。 3、點擊修改期初即可刷新至“期初庫存”頁面如（圖三）：修改/輸入本商品的庫存期初。 （圖三）在修改期初界面中，除了部分在基本信息中輸入的商品基本信息以外，還需要輸入“期初數量”、“平均單價”、“金額”這些重要數據信息。4、

22、查看庫存期初分布當所有庫存期初都修改完成之后，可點擊圖（圖一）中的庫存分布，即查看某一種商品在各個倉庫的分布情況，如下圖所示：（圖四）注意：如果是在商品父級節點上查看“庫存分布”，那么系統在“庫存期初分布”時將顯示的是全部倉庫中庫存商品大類的分布；如果是在商品子級節點上查看“庫存分布”，則顯示的是該子節點庫存商品的期初分布。5、輸入庫存期初時查找商品在庫存期初中提供的查找按鈕。用戶在輸入商品期初時可以根據“名稱”和“編號”模糊篩選，迅速從眾多的數量中找出需要修改期初的商品。6、系統提供基本信息的期初值的打印功能。應收期初：建立本公司向其它公司應收款的期初。該基本信息的操作與庫存期初的操作基本相

23、同。【操作】1、點擊左菜單欄中的應收期初刷新至客戶信息樹形結構頁面。在圖中可以看所建客戶信息里每個客戶的應收期初額都為“0”。2、修改應收期初：選中一個客戶，單擊按鈕修改期初，彈出下圖：期初應收修改頁面。（圖五）此頁面中除“期初應收”及“期初備注”內容為空外，其它編輯框里的內容都是在基本信息之【客戶檔案】欄中所添加的，此時隨機顯示出來。按公司實際情況錄入完成后，存盤確認或放棄退出。注意：在系統開賬后期初“應收數據”是不允許修改的，為了記錄對賬方便，可以在“期初備注”處標注清楚相關賬務來源，且在開賬后可以進行修改。應付期初往來單位期初的應付款金額。此欄與應收期初原理及操作方式相同，只是對象改變。

24、此欄是建立本公司向供貨商等公司應付款的應付期初。固定資產期初企業本期期初的固定資產的期初金額。固定資產期初的期初管理與其它基本信息的期初值的操作基本相同。待攤費用期初指企業本期期初企業已經支出，但是攤銷期限在1年以下（含1年）的各項待攤費用金額。待攤費用期初的期初管理與其它基本信息的期初值的操作基本相同。現金銀行期初現金金額及銀行賬戶期初的金額。包括企業現金銀行期初，修改期初時要分開修改。借欠期初與往來單位的借進借出業務的期初數量。借欠期初主要是用于記錄與往來單位之間的借進借出的業務關系。本系統中借欠賬目記賬外庫存，與賬面庫存沒有直接關系，故“庫存期初數量”與“借欠期初數量”沒有任何加減關系，

25、需分開分別錄入。委托庫存期初對于委托代銷業務，雖然已經是發出商品了，但是也是需要建立相應的委托代銷期初的。點擊期初建賬中的委托庫存期初，刷新至如下界面：（圖六）在系統中，可以直接在右上角的選項中確定相應的發生委托代銷業務的往來單位，再輸入各種商品委托給這個客戶的代銷期初數值；同時，也可以選中某一個商品，直接點擊修改期初，在該商品委托代銷期初的輸入框中選擇相應的往來單位。選中往來單位后，將光標置于某一個具體的商品上，單擊修改期初按鈕或雙擊該條記錄，便可進入建立或修改某一商品期初數窗口。如下圖：（圖七）經手人、往來單位、商品名稱，輸入相應的委托數量、成本金額、結算單價、結算金額以及相關的說明。注意

26、：委托代銷屬已出庫性質，故“委托代銷期初數量”與“庫存期初”無關。功能按鈕介紹：不顯示代銷數為零使系統只顯示有數量的商品，確保信息的有效性。受托庫存期初此處建立的受托商品期初，是針對業務的，目的是為了查詢受托業務，為了受托業務的結算、庫存等處理，不影響庫存商品。受托商品期初，只需在受托庫存期初錄入即可。受托庫存期初的界面如下： （圖八）受托庫存期初數量以及序列號的輸入方式與委托代銷期初相似。受托庫存期初需要選擇往來單位。在受托代銷庫存中仍然可以選擇不顯示代銷數為零的顯示方式，同時也可以查看代銷商品分布表或查找所需要的商品。期初資產負債表（圖九） 此表僅顯示期初建賬時各期初數據的值。在年結存后，

27、各科目的數據結轉到期初，也體現在該表中。開賬后，該表中的數據不隨業務單據的數據發生變化，仍只顯示期初數據。賬務期初賬務期初主要是用于一些不常用的或者系統在其它地方沒有提供期初錄入的項目。如：應交稅金等等。（圖十）注：庫存商品總值合計、固定資產合計、應收款合計、委托代銷商品、應付賬款合計、代銷商品款等涉及商品和往來明細的科目必須在相應的“期初建賬”里錄入。這些項目在期初建賬里是不能錄入和修改。第四課第一章 如何登陸系統以下是幾種不同網絡情況下的登錄方式： 本機登陸，則在IE瀏覽器地址欄中輸入“/graspnet(graspnet即系統默認設置的虛擬目錄名)”或“localhos

28、t/graspnet”登錄本機系統。 局域網上訪問本機,則在瀏覽器上輸入“web服務器IP地址/虛擬目錄名”。 廣域網上客戶端計算機則需輸入“托管web服務器地址/graspnet”；如果使用ip精靈，則輸入【操作】一、在完成系統安裝之后，首先應由“系統管理員”（admin）登錄本系統，登錄界面打開如下：（圖一）初次登錄系統時，在登錄界面的“操作員”欄里填寫admin（“admin”為本系統的缺省系統管理員的用戶名），密碼為“空”（提醒：以“admin”登錄后，應立即修改系統管理員的登錄密碼，詳情請參見用戶權限）。注意：為了密碼安全，系統要求密碼不能出現以下任一情況： 1、密碼為空；2、密碼為

29、連續字符；3、密碼總共只用了不超過2個符號；4、密碼位數不到6位。因此，在登錄系統時，對于不符合密碼要求的操作員，系統彈出密碼要求對話框，提醒您修改密碼。二、在界面的右邊有一勾選項“使用圖形化界面”【（圖一）標注處】，在勾選中該項后，系統中將出現圖形化界面。如下圖（圖二）所示：（圖二）圖表解釋： 左邊樹型結構菜單欄為輝煌.net管理系統的十一個管理模塊，分別是：【銷售管理】、【采購管理】、【倉儲管理】、【借欠管理】、【往來管理】、【財務管理】、【輔助業務】、【單據管理】、【基本信息】、【期初建賬】、【系統管理】，同時系統還提供【在線傳訊】、【版本信息】等輔助功能，供企業提供遠程聯系和系統相關信

30、息。 頂部菜單包括OA辦公自動化管理等模塊。 OA包括【個人桌面】、【公司桌面】、【個人資料】、【產品資料】、【欄目管理】、【注銷退出】。 點擊【管家婆俱樂部】，可進入專門為管家婆系列產品設置的會員俱樂部，在此您可以和我們以及其他客戶進行交流。 在登錄時勾選“使用圖形化界面”產生的【圖形導航】。在系統的框架內，顯示的是企業基本流程的導航圖形，該圖形表明了企業一般基本流程：銷售管理、倉儲管理、采購管理、往來管理、財務管理、借欠管理、系統管理。在各個基本管理流程中，在每個管理模塊中包含有相應的流程導航圖，根據要求在導航圖中點擊系統將最終導向流程單據本身的界面。系統初始化是非常重要的工作，合理的系統

31、初始化會使系統的使用更加方便、高效。這部分工作一般包括“基本信息”的建立、“期初值”的設置、以及部分開賬前必要的“系統配置”，最后是“系統開賬”。 第五課第四章 系統管理系統管理是一個非常重要的環節，包括月結存、年結存、操作員權限、單據審核設置操作員登陸率、操作日志、系統開賬、系統配置、系統重建等。在這些系統管理項目中，在完成“基本信息”和“期初值”以后，為了滿足各個企業部分特殊的個性化需求，系統提供了系統配置，同時部分配置在系統開賬后是不允許修改的，因此有必要在開賬前請確定其系統配置。在完成基本信息、期初值、系統配置后，系統就可以正式開賬使用了。第六課第八節 安全鑰匙 有的企業會因為出于安全

32、性的考慮，要求員工在下班離開公司以后不能再分銷系統。也有一些企業，由于員工安全意識不強，導致登陸密碼泄露，而讓公司機密外泄。針對上述種種問題，可以通過安全鑰匙來解決。 安全鑰匙是類似U盤的硬件，如果操作員綁定了安全鑰匙，那么他在登陸系統時，必須要先將安全鑰匙插入，再錄入操作員名稱和登陸密碼，才能進入分銷系統。當然，不是每個操作員都必須要綁定安全鑰匙。只有需要對操作員進行系統登陸限制時，才需要使用安全鑰匙。使用安全鑰匙的步驟為：綁定操作員；啟用安全鑰匙；登陸系統之前在使用的電腦上插入安全鑰匙；錄入操作員名稱、密碼進入分銷系統。下面對安全鑰匙的綁定和啟用進行詳細介紹。安全鑰匙分兩類，一類是高級鑰匙

33、，一類是普通鑰匙。如果操作員權限中包括系統重建、系統配置、年結存這三個權限之一，那么該操作員就只能綁定高級鑰匙。如果操作員權限中不包括上述三個權限之一，那么該操作員既可綁定高級鑰匙，也可綁定普通鑰匙。在下圖（圖一）中，在“安全鑰匙級別”中，顯示的是對應的操作員應該綁定的安全鑰匙的級別。如果操作員權限發生變化，那么操作員對應的“安全鑰匙級別”也可能會生相應的變化。（圖一） 下面以給操作員“李剛”配置安全鑰匙為例，介紹安全鑰匙的使用方法。第一步：安裝安全鑰匙驅動 如果是第一次進行綁定，那么首先應該安裝一個安全鑰匙的驅動程序。 如圖（圖一）中，在“安全鑰匙說明”中的第三項，點擊下載安全鑰匙的驅動程序

34、。下載之后，按提示進行安裝。第二步：綁定操作員 只有超級用戶才能對操作員進行安全鑰匙的配置操作。 超級用戶先將安全鑰匙插入主機中，再選定操作員“李剛”，然后點擊按鈕綁定，根據提示進行綁定。綁定時，要按照“安全鑰匙級別”中操作員對應安全鑰匙的級別來綁定。“安全鑰匙級別”為“高級”的操作員，只能綁定“高級鑰匙”；安全鑰匙級別為“普通”的操作員，可以綁定“高級鑰匙”和“普通鑰匙”。 一個安全鑰匙只能綁定一個操作員。第三步：啟用安全鑰匙 在綁定了安全鑰匙之后，如果沒有啟用，操作員仍然可以不用安全鑰匙就可以登陸系統。 引入安全鑰匙的啟用功能，主要是考慮到：在使用安全鑰匙的用戶中，有些操作員在外地辦公，而

35、安全鑰匙需要在總部綁定之后才能通過郵寄或其他方式發到操作員的手中。郵寄的這個時間中，不能影響到外地操作員的正常辦公。現在，可以先在總部綁定操作員與安全鑰匙，待操作員收到安全鑰匙后，再由超級用戶將安全鑰匙啟用即可。 或要啟用安全鑰匙，只需要選定操作員，然后點啟用綁定按鈕即可。如果要取消啟用，點取消啟用按鈕即可。第四步：使用安全鑰匙 登陸系統之前在使用的電腦上插入安全鑰匙，再錄入操作員名稱、密碼進入分銷系統。這樣即使在在密碼外泄的情況下，對方沒有安全鑰匙進不了系統。第七課第二節 操作員管理對于系統中的操作員都有必要進行特別的管理，因此系統提供了不同的操作員管理項目：操作員權限、操作員登陸率、操作日

36、志。 操作員權限系統的操作員，本系統通過“設置/修改菜單操作權限”、“權限范圍”、“OA欄目權限”這三層對權限進行嚴格、周密而又科學的管理，同時，在對于眾多操作員的權限提供了“權限復制”功能。下面我們以銷售人員“宏愷”舉例。第一層：修改(設置)操作員菜單操作權限。操作員菜單操作權限是根據該操作員的職位或是個人涉及的業務流程對應的各個欄目操作權限。“宏愷”作為銷售人員，只給他設置銷售管理權限。具體操作如下：一、添加操作員單擊操作員權限欄目，進行本欄目主頁面。單擊添加操作員按鈕，彈出職員列表，在職員列表中選擇“宏愷”，將其添加為系統操作員。添加成功后，操作員權限界面將羅列出該職員的姓名。如下圖所示

37、：選中該操作員，單擊修改操作員密碼，在彈出的修改密碼窗口輸入新密碼，單擊保存即可修改該操作員的密碼。（由該操作員本人登錄也可完成本項操作）注意：密碼的設置必須是數字或字母（區分大小寫），不能為中文。二、操作權限設置選中操作員“宏愷”，單擊下方修改操作員權限，即會彈出一個如下對話框： “單獨修改權限”：即一次只能設置當前被選中的操作員（宏愷）的權限。“批量修改當前列表中操作員的權限”：即一次性對當前列表中所有操作員的權限進行設置。如圖提示：點擊修改操作權限按鈕后，系統出現所有權限設置選項,如下圖所示： 系統根據管理流程把權限劃分為不同的管理模塊：銷售管理、采購管理、倉儲管理、借欠管理、往來管理、

38、財務管理、輔助業務、單據管理、基本信息、期初建賬、系統管理、其它權限、OA權限，在各個模塊中，只需要勾選中具體的權限，保存退出即可完成操作員的權限設置。也可選擇放棄退出。在設置其權限時，可逐一設置每項權限，也可選擇右上角的“擁有所有權限”，即一次性對所有權限進行設置。在這里“宏愷”作為銷售管理人員，只給他設置“銷售管理”權限，但不給她“允許查看成本”權限，也就是可以看到庫存數量但看不到庫存商品的單價和金額，可以看到采購單卻看不到采購價和金額。因此，“宏愷”以本人登錄系統后，只能看到銷售管理并且在有成本顯示的部分均以“*”表示。功能按鈕介紹：操作員單據列控制：可以控制某一操作員在各個類型的單據中

39、的權限，細化到單據列的控制。如下圖所示：以銷售類的單據“銷售出庫單”為例：圖表解說宏愷這個操作員在銷售出庫單中只擁有數量、單價、金額、備注的權限。當宏愷這個操作員進入系統后，如果有銷售出庫單菜單權限時，當看到銷售出庫單單據時就只能看到銷售出庫單中的數量、單價、備注字段。可以在這里對所有銷售類單據、采購類單據、倉儲類單據、維修類單據、往來類單據、財務類單據、其它類單據進行單據列控制。權限管理其它按鈕功能：見圖（圖一）刪除操作員：選中某位操作員，點擊刪除操作員，將該名職員從系統操作員中刪除。注意：這里只是將其從操作員列表中刪除，并沒將其從【基本信息】之職員檔案中刪除，所以不會影響該操作員以前添加的

40、信息。篩選操作員：在操作員眾多的情況下，可以根據操作員的編號或名稱快速選出該操作員。權限復制：將某一操作員的菜單操作權限設置給有相同權限的操作員，同時可以選擇復制權限范圍、OA權限。設置IP或批量設置IP是從系統安全性考慮，對一個操作員或多個操作員登陸系統IP進行設置。清除IP或批量清除IP是將設置的IP限制進行刪除處理。清空操作員登陸信息：是針對在【修改操作員權限設置】“系統配置”中設置的。【操作】首先，選中有操作權限的操作員，點擊權限復制按鈕，出現如下圖所示：選中操作員確定以后，將操作員（宏愷）的權限自動復制給上圖中鉤選的其它操作員（曹偉佳、智利）。第二層：設置權限范圍在本系統中除了可以設

41、置操作員的菜單操作權限外，還可設置其操作范圍，即他(她)能管理或涉及到的范圍有哪些。權限范圍是本系統很有特點的功能，實用性也很強。每一個操作員都有八個操作權限范圍：客戶、供貨商、商品、倉庫、職員、賬戶、費用、其它收入、固定資產，其中包含了對系統信息期初值的權限范圍，也就是說，在設定相應的權限范圍后系統自動包含了該項目的期初值的權限范圍。【操作】：仍然以“宏愷”為例，點擊設置權限范圍按鈕以后，出現下列窗口）：選中所要設置權限范圍的管轄對象，點擊編輯按鈕后出現一個該信息的樹型結構選擇對話框，選中某范圍后就可以完成“權限范圍”的設定。設置完成以后，該操作員進入系統只能看到權限范圍以內的信息，無論查詢

42、還是錄入都無法看到和選擇其它范圍內的內容，這樣一來就非常嚴格地限制了該操作員的權限。注意：在設置操作員權限范圍時只能設置一個節點或一個葉子的權限范圍。不能進行交叉權限為設置。操作權限和操作范圍的區別和聯系：操作權限和操作范圍所限制的對象不同，操作權限限制菜單項目，而操作范圍限制菜單項目的范圍。例如：兩個操作員A、B都具有【銷售管理】欄目的操作權限。但是在設置二人的權限范圍時可以不一樣，如A只能管理南京地區的客戶，B只能管理上海地區的客戶，因此二人在進行進銷存業務操作時的范圍就有了限制。例如A在進行銷售開單時只能選擇南京地區的客戶進行業務操作，在其統計單據時也只能選擇與南京地區有關的單據進行統計

43、。第三層：設置操作員OA欄目的權限范圍。設置操作員OA欄目的子欄目具體的的讀、寫、修改等具體操作權限則要到欄目管理中進行設置，見“辦公自動化（OA）系統”。操作員登陸率操作員登陸率主要是對不同部門操作員使用本系統的統計，利于管理。窗口如下圖：排序是對操作員登陸的排列，有升序和降序兩種排序方式。篩選是便于高效率查看某一員工的登陸情況。操作日志操作日志是對某位操作員操作流程的記錄，以便系統管理員超級用戶能夠根據時間、經手人、IP地址查看該操作員是否有不規范或是錯誤的操作。即：可詳細跟蹤了解哪一個操作員在什么時間什么地點做了什么事情。首先，見下圖，輸入查詢時間/操作員/IP地址：在輸入操作日志的查詢

44、條件以后，點確定出現如下圖所示：這樣系統管理員可以詳盡得查看到不同IP地址的操作員所做的所有操作并詳細到模塊。在操作日志中系統還能按“時間范圍”、“操作員”、“操作范圍”進行篩選和刪除。第八課第六節 財務接口B/S財務接口工具：天通產品主要是對進銷存進行比較系統和嚴密的管理，并非是標準的財務軟件，但是我們系統提供將過賬后的單據所記錄的數據生成中間文件，再導入到相關標準財務軟件（支持管家婆所有版本、金蝶k3、金蝶標準v70）。運用此接口可以對憑證進行下載和查詢。憑證查詢是對所有已過賬憑證進行查詢。可以通過時間段的選擇進行過賬單據查找。見下圖：（圖一）功能按鈕介紹：系統科目維護：在導入接口之前對系

45、統科目名稱和財務軟件科目編號的一次確認。如果系統科目名稱和標準財務軟件科目編號不一致，“紅色的憑證”數據就說明此項科目沒有進行系統科目維護。并且不能進行憑證數據導出。生成憑證接口：系統將生成一種符合標準財務軟件憑證標準的文本文件。點擊此按鈕會出現下面對話框所示：（圖二）點擊確定后這時請繼續到財務接口下的【憑證下載】進行操作。憑證下載是把生成的“憑證接口文件”下載到本地。可以對已有的憑證進行下載、刪除處理。選擇你需要導出的憑證。如下圖：（圖三）在（圖三）中，可以進行憑證下載、刪除憑證的操作。功能按鈕介紹：憑證下載：點擊此按鈕后會出現以下界面：（圖四）用戶可以選擇在文件當前位置打開或是將該文件保存

46、到磁盤進行下載。刪除憑證：是對以有的憑證進行刪除處理。提示：只有系統管理員（admin）才有財務接口的權限。第九課第七節 數據搬移數據搬移是為了使客戶更好的管理各個要素（商品檔案、客戶檔案、供貨商檔案、職員檔案、倉庫檔案、銀行賬戶、其它收入、費用類型、固定資產）。如：在期初建賬時出現所建基本信息分類出現錯誤，或是在實際業務中業務管轄范圍變化、操作員權限變更等情況。這時就需要對各個要素的分類進行調整、重組。下面就以“商品檔案”搬移為例：商品檔案 由兩個表組成：見下圖：（圖一）圖表解釋：前一個表：是數據搬移“源結點”表，即是你需要搬移的商品原來所在位置。后一個表：是數據搬移“目標結點”表，即是你需

47、要把商品搬移到的位置。同級節點搬移是指：同類型節點進行搬移。將源結點的信息搬移至目標結點的同級。比如：父級節點搬移到父級節點，子級節點搬移到子級節點。子級節點搬移是指:將源結點的信息搬移至目標結點的下一級。比如：上級節點向下級節點進行搬移或是下級節點向上級節點的類型搬移。舉例說明第一步：選擇搬移對象源結點和搬移目標結點。 如下將源結點中“摩托羅拉摩托羅拉V60”搬移到目標結點摩托羅拉同級節點。（圖二）第二步：可以選擇搬移為同級節點，然后按開始搬移。搬移結果如下圖（圖三）所示：（圖三）圖標解釋：這時你可以從上圖中看出“摩托羅拉V60”搬移結果已和“摩托羅拉”為同一級節點。如搬移源結點為“摩托羅拉

48、V60”目標結點為“諾基亞”并選擇子級節點搬移。搬移結果見下圖（圖四）所示：（圖四）圖表解釋：這時你可以看出“摩托羅拉V60”搬移結果已在“諾基亞”下,為諾基亞的子節點。注意：特別提醒按鈕。若選中系統將出現重要提示。見圖（圖五）：（圖五）在上面的特別提醒中我們應該注意：1.本系統功能是方便用戶確需調整基本信息的情況下，特別開發的。在運用此功能時，務請謹慎。2.如果某基本信息（如某個商品）的與經營歷程相關，或者有庫存數量將不能搬移。3.會計科目信息請不要輕易搬動。會計科目數據的正確性是本系統財務數據正確性的保證。請慎用。4.基本信息在系統中至關重要，此功能只有超級用戶才有操作的權限。提醒：客戶檔

49、案、供貨商檔案、職員檔案、倉庫檔案、銀行賬戶、其它收入、費用類型、固定資產的數據搬移方法同商品搬移方法。請參見前文（商品檔案搬移）。第十課Powered By Gisun第三節 系統配置 針對公司具體情況設置使用本系統時的一些基礎配置數據，這些配置項目更能滿足用戶的個性化需求。系統配置包括以下幾個方面：全局配置、單據編號、單據配置、成本算法。部分在開賬后不允許修改，具體以界面提示為準。如下圖所示：1、全局配置（圖一）全局配置包括：允許系統產生負庫存：部分企業因管理不太完善，時常出現賬面沒有庫存，而實際盤點又有貨可出的情況。為保證單據在這種情況下仍能繼續錄入系統，本系統允許商品庫存為負數。（詳見

50、專題講座負庫存）統一客戶供貨商：用于往來單位既是客戶，又是供貨商的情況，使用戶在業務開單時能夠選擇對應的往來單位。該配置選項在開賬后不允許修改。采購/銷售單格式：采購類單據和銷售類單據可以任意配置“普通格式”、“含稅格式”、“折扣格式”，并分別設置稅率和折扣率。注意：在選擇采購/銷售類單據采用折扣格式情況下，如果折扣率大于10，在點擊保存退出按鈕以后，系統會提示您只能輸入110的數據。采購、銷售單采用價格跟蹤：自動跟蹤和記錄每種商品對每個單位的最近銷售價格和最近采購價格。【銷售退貨】商品數量受參照【銷售出庫】商品數量限制：在開俱銷售退貨單時，如選擇調入原銷售單，系統將判斷銷售退貨輸入數量是否大

51、于原銷售出庫單商品數量，如大于，系統將給出提示“按單退貨的商品數量不能大于原銷售出庫的商品數量。”【采購退貨】商品數量受參照【采購入庫】商品數量限制：在開俱采購退貨單時，如選擇調入原采購單，系統將判斷采購退貨輸入數量是否大于原采購入庫商品數量，如大于，系統將給出提示“按單退貨的商品數量不能大于原采購入庫的商品數量。”業務單據過賬，賬戶余額不允許為負值：選擇此項配置后，業務單據在審核過賬時系統將判斷此時單據賬戶余額是否小于0，如小于0系統將提示：“如過賬將照成單據中的賬戶現金余額為負，請確認后重試！”單據過賬后打印：如果選擇此項，系統將在單據過賬后打印。保存草稿后打印：如果要選擇此項，就必須首先

52、選擇單據過賬后打印再鉤選保存草稿后打印，之后系統才會將單據保存為草稿后出現打印管理器；如果不選擇單據過賬后打印、保存草稿后打印項，在單據輸入時，界面上會直接出現打印按鈕，以供靈活選擇。加載CRM系統：若選擇了啟用，則“CRM鏈接配置”輸入框將被激活，可以寫入相關鏈接內容，并且在系統頂部菜單中，顯示CRM的鏈接接鈕。注：（1）若CRM安裝在本機上，則可選擇默認地址。（2）只有當CRM上的用戶和輝煌.NET系統里操作員的名稱和密碼都相同時，才能從輝煌.NET里進入CRM。如：在CRM上有一個用戶A，其密碼為A，那么，輝煌.NET系統里名稱為A，密碼為A的操作員，就可通過輝煌.NET進入相應的CRM

53、。啟用序列號：如果選擇此項，則系統中啟用序列號管理。啟用后，序列號管理將貫穿在所有物流單據中。此項配置在開賬后不能修改。2、單據編號 （圖二）單據編號自定義字符設置：系統允許使用者自己定義自己的編號字符。(最長四位英文或數字的組合)采用單據編號自定義:選擇該項后單據編號可以用戶自定義，定義方法將在后面【單據自定義】專題中講到。不采用單據自動編號：系統允許用戶自己對業務所有單據進行手工編號。禁止修改系統自動產生的編號：在沒有選擇“不采用單據自動編號”選項的情況下，系統將自動對單據進行編號，在這里可以設置是否對該編號可以任意修改。錄單日期必須與當前日期一致：該項設置有效的控制了事前搶單、事后補單的

54、情況，使數據更為及時，更為真實。該選項開賬后不允許修改。3、單據配置（圖三）銷售單、零售單中商品銷售數量預設為1：表示在銷售出庫單和零售單（POS單）中輸入商品時，數量默認為一；使用雙單位：對每一種商品都可以設置兩個單位，在錄單時可以選擇錄入，庫存查詢時可以看到雙單位的綜合顯示。調撥單中，倉庫的權限有效：針對同價調拔單和變價調拔單使用。如果勾選了該項（即倉庫權限范圍有效），操作員只有部分倉庫權限范圍，那么此操作員就不能將商品調進或調出權限范圍外的倉庫；如果沒有勾選該項（即倉庫權限范圍無效），那么只有部分倉庫權限范圍的操作員就可以將商品調進或調出權限范圍外的倉庫。需要注意的是：如果沒有勾選此項，為了避免操作員在做調拔單發生錯誤，需要同時設置同價調拔單和變價調拔單的審核。轉款單中，銀行賬戶權限有效：針對轉款單使用。如果勾選了該項（即賬戶權限權限范圍有效），操作員只有部分賬戶權限范圍，那么此操作員就不能將現金或存款轉進權限范圍外的賬戶；如果沒有勾選該項（即賬戶權限范圍無效），那么只有部分賬戶權限范圍的操作員就可以將現金或存款轉進權限范圍外的賬戶。同價調拔單顯示只顯示數量：在同價調拔單中只顯示調拔數量。同價調拔單顯示成本單價，成本金額：在同價調拔單中不僅顯示調拔數量，還顯示商品有成本單價和金額。如果同價調