1、某某（深圳）有限公司跟單工作管理制度目錄第一章總則1第二章跟單員工作管理2第三章訂單評審管理6第四章外協加工管理9第五章成品發運管理12第六章發出商品臺賬管理14第七章附則15附件 1業務通知單16附件 2客戶訂單評審表17附件 3外協加工計劃表18附件 4外協加工單19附件 5發出商品臺賬（樣板）20第一章總則第一條目的為規范某某（深圳）有限公司（以下簡稱公司）的跟單工作，提高跟單工作效率，保證從“客戶下單”到“成品發運交貨”以及“客戶收貨付款”的全過程能統一、協調、高效的運轉，有效銜接市場與內部生產，實現公司的經營利益，特制定某某（深圳）有限公司跟單工作管理制度（以下簡稱本制度）。第二條適

2、用范圍本制度適用于公司的跟單業務，具體適用于營銷中心，指導營銷總監、跟單主任和跟單員的工作。第三條跟單體系公司的跟單工作，是在公司總經理辦公會的領導下，主要由營銷總監來統一領導協調，由跟單主任具體組織實施。公司的跟單工作采取統一的管理方式，營銷中心負責從客戶下單到成品發運交貨以及客戶收貨付款的全過程主控管理。第四條主要內容本制度的主要內容包括：跟單員工作管理、訂單評審管理、外協加工管理、成品發運管理、發出商品臺賬管理等五大部分。第二章跟單員工作管理第五條跟單業務種類公司的跟單工作主要分為兩大類：印刷類跟單業務和紙品類跟單業務。第六條跟單流程管理公司的跟單流程主要包括：接單、訂單評審、下單、生產

3、跟進、發貨寄樣、輔助收款等。（一）接單跟單員接到客戶的正式書面訂單，若訂單為傳真件，也可視為下單依據，先行下單，但隨后要取得原件；跟單員接到客戶的訂單后，應積極主動了解客戶的詳細需求，并記錄，并將訂單與相關記錄呈報跟單主任，跟單主任審核后通知跟單員組織訂單評審；無書面訂單時，跟單員需請示后再做決定。（二）訂單評審依據客戶訂單，跟單主任組織訂單評審，跟單員協助管理，具體見第三章訂單評審管理。（三）下單根據訂單評審結果，形成業務通知單 （見附件 1）和客戶訂單評審表（見附件 2），由總經理（常務副總經理）或其授權人員簽發后，下達到各相關部門，作為各部門生產協作的主要依據。1、跟單員負責將簽發的業務

4、通知單復印，下發到各相關部門，同時將原件留存營銷中心建檔；2、需要現時派發標樣的，應做好派發記錄，督促領樣者用完后及時歸還。（四）生產跟進1、跟單員負責對生產進度跟進：（ 1）跟單員每天至少上、 下午各一次去生產現場了解所負責訂單的生產情況。（ 2）跟單員對發現生產進度有可能影響交貨完成的情況，要記錄在跟單日志上，并與生產部門積極協調，協調解決不了的，要上報跟單主任，由跟單主任組織協調，若跟單主任仍協調不了的，上報營銷總監組織協調。各層級的協調工作均以解決問題為導向，各相關部門應積極配合跟單工作。（ 3）跟單員如發現生產進度的滯后將影響到按期交貨且確因客戶原因無法解決，除記錄上報外，同時應通報

5、業務員或客戶，積極尋求解決辦法。2、跟單員負責對產品質量進行跟進：（ 1）跟單員在生產跟進中發現產品質量達不到客戶要求時，要記錄在跟單日志上，并與生產、質量等相關部門積極協調，協調解決不了的，要上報跟單主任，由跟單主任組織協調，若跟單主任仍協調不了的，上報營銷總監組織協調。各層級的協調工作均以解決問題為導向，各相關部門應積極配合跟單工作。（ 2）跟單員如發現質量問題將影響到按要求按期交貨且確因客戶原因無法解決，除記錄上報外，同時通報業務員或客戶，積極尋求解決辦法。3、跟單員負責對所跟訂單在紙品中心和印刷中心之間的業務工作協調。4、跟單主任對影響按要求按期交貨的問題，有權召集生產協調會。（五）發

6、貨寄樣1、生產完成后，跟單員應再次通知客戶或業務員，兩次確認到貨期，安排第三方物流負責運輸交貨，具體規定詳見第六章成品發運管理。2、打樣、設計產品生產出來后，跟單員負責寄送樣品，具體規定詳見第六章成品發運管理。（六）輔助收款跟單員負責協助業務員催收賬款和應收未收賬款。第七條看板錄入管理1、跟單員負責對看板進行錄入、修改；2、跟單員下單完畢，將訂單情況錄入到看板；3、跟單員從生產現場跟進回來，應在第一時間內更新進度情況；4、跟單員在貨物發出后對應收賬款數、未開發票數進行更改；5、跟單員在發票開出后，對未開發票數進行更改；6、跟單員在貨款回收后，對應收賬款數進行更改；7、跟單主任負責對看板固定項進

7、行更改；8、跟單主任每月對看板進行清潔，更換紙標。第八條客戶投訴處理跟單員接到顧客投訴質量問題后，首先編制投訴單，交由跟單主任負責落實及跟進，具體規定見公司客戶投訴處理程序。第九條資料統計匯總1、跟單員生產現場跟進回來，應及時更新客戶訂單評審表中的相關內容；2、每周跟單員填寫跟單總結 ，呈跟單主任；3、跟單主任負責填寫業務統計表；4、跟單主任負責填寫開出發票統計表；5、跟單主任負責填寫顧客投訴統計表；6、跟單主任對每個跟單員的發出商品臺帳以及業務狀況表進行匯總，具體規定見第七章商品臺賬管理。第十條樣張管理1、跟單員負責樣張及資料袋的管理；2、跟單員負責對生產及打樣成品留樣，并負責保管；3、跟單

8、員負責制作產品樣本。第十一條客戶服務1、跟單員負責直接跟進客戶的服務；2、跟單員負責客戶產品問題的支持服務。第十二條業務員服務跟單員負責為業務員提供各支持服務工作：1、跟單員負責業務員產品問題的支持服務；2、跟單員負責業務員不在公司期間，其客戶來公司期間的接待工作；3、跟單員負責業務員公司行政事務等支持服務；4、跟單員負責業務員出差期間費用報銷等方面支持服務。第十三條跟單檢查跟單主任對跟單員工作進行檢查，并將情況上報營銷總監。第十四條 跟單主任每周一向營銷總監、總經理（常務副總經理）呈報上周跟單工作總結與本周跟單工作計劃，具體包括：發貨總結與計劃、開票總結與計劃、收款總結與計劃。第三章訂單評審

9、管理第十五條訂單評審的發生當營銷中心確認接到客戶的有效訂單，并決定履行時，即對訂單進行評審。第十六條訂單評審組織營銷中心為訂單評審的主控部門，技術中心、物控部、印刷或紙品制造部、印刷或紙品品質部等為訂單評審的輔控部門。訂單評審時，由營銷中心跟單主任負責組織，跟單員協助管理，各輔控部門主要負責人配合對其負責內容進行評審。第十七條評審部門職責1、營銷中心：（ 1）負責整個評審的組織管理工作；（ 2）負責相關信息和資料的收集與準備；（ 3）負責評審結果的匯總與平衡，確定交貨期；（ 4）評審結束后，負責配合業務員與客戶溝通協調；（ 5）負責組織執行訂單評審結果。2、技術中心：負責客戶技術要求和設計時間

10、方面的評審。3、物控部：負責客戶物料要求和物料供應時間方面的評審。4、印刷或紙品制造部：負責生產時間方面的評審。5、印刷或紙品品質部：負責客戶質量要求與品質檢驗時間方面的評審。第十八條訂單評審的主要內容評審訂單時，主要考慮以下要點衡量是否能依客戶要求生產該產品。1、訂單條件是否有效。2、產品要求是否得到規定。3、與以前表述不一致的合同或訂單要求是否已解決。4、是否有能力滿足客戶的要求，包括產品、質量、數量、交貨時間等。5、確定該訂單設計、物料、生產、質檢等工作的完成時間。6、是否能滿足產品有關的法律、法規要求或其它附加要求。第十九條訂單評審的形式公司訂單評審的形式分兩種，營銷中心根據訂單的具體

11、情況來決定采用那一種形式進行訂單評審。1、集中式評審：由跟單主任組織訂單評審輔控部門的第一負責人，以會議的形式對客戶訂單進行評審，會上協商解決各項評審內容，并在盡量滿足客戶需求的前提下確定交貨期。評審時，若輔控部門第一負責人因事不能參加，則由其授權人代理參加，并在評審結果上簽字，但會后必須由輔控部門第一負責人補簽。2、分散式評審：由跟單員向各評審輔控部門第一負責人提供客戶訂單信息和相關資料，并持訂單評審表到各部門，與其負責人共同初步確定相應評審內容，然后由跟單員統一平衡，確定評審結果，由各部門第一負責人簽字確認。若輔控部門第一負責人因事不能參加，則由其授權人代理參加，并在評審結果上簽字，但事后

12、必須由輔控部門第一負責人補簽。若分散式評審協調困難，不能達成一致意見，則由跟單員向跟單主任提出申請，進行集中式評審。第二十條訂單評審流程1、跟單員接到客戶訂單后，及時與客戶或業務員取得聯系，進一步確認和收集客戶要求與相關信息，填寫客戶訂單評審表和業務通知單的基本信息；2、跟單員將客戶訂單與客戶相關信息呈報跟單主任；3、跟單主任根據具體情況決定訂單評審形式；4、組織訂單評審（ 1）（集中式評審）組織評審輔控部門的第一負責人，以會議形式對訂單相關內容進行評審，并確定訂單各部分完成時間；（ 2）（分散式評審）跟單員持初步填寫的客戶訂單評審表和業務通知單，到各評審輔控部門與其第一負責人進行協調，確定相

13、應評審內容，最后由跟單員進行統一平衡。5、各部門負責人簽字確認評審內容；6、評審結果以滿足客戶正常要求為基本原則，若評審結果不能滿足客戶要求時，由營銷中心負責與客戶協商解決辦法；（ 1）若與客戶協商結果與訂單評審結果不符，需要重新評審的，則進入第3步；（ 2）若與客戶協商結果與訂單評審結果相符，則跟單員根據結果形成完整的客戶訂單評審表和業務通知單，由總經理（常務副總經理）簽發執行。第二十一條訂單評審結果應用1、跟單員根據訂單評審結果業務通知單，下單到各相關部門執行。2、跟單員根據訂單評審結果制定客戶訂單評審表，分解到各相關單位執行。第二十二條合同及訂單的更改若客戶對雙方已同意之訂單提出更改，營

14、銷中心需按照第十九條第3 步的規定執行，發出業務通知單（更改）并收回舊版的通知單。第四章外協加工管理第二十三條負責外協加工的部門及職責公司的外協加工業務由營銷中心主控管理，生產、物控、品質等部門協助管理，各部門的具體如下：1、營銷中心：（ 1）負責聯系外協加工商，下外協加工單；（ 2）負責與加工商議定加工費用和相關加工協議條款；（ 3）負責外協加工的進度跟進；（ 4）負責外協加工資料的整理，與加工商辦理對賬、結賬等事宜。2、生產部門（主要指印刷制造部） ：（ 1）負責確定外協加工的產品及工序；（ 2）負責制定外協加工計劃及進度計劃；（ 3）負責派遣生產管理人員到加工商現場跟蹤；（ 4）負責為營

15、銷中心提供外協加工的相關資料。3、物控部：（ 1）負責準備、發放外協加工的物料及外協加工物料的運輸；（ 2）加工商不送貨時，負責外協加工（半）成品的運輸與入庫；（ 3）負責外協加工物耗的管理，負責外協加工物料與外協加工（半）成品數量的清點、記錄；（ 4）負責為營銷中心提供外協加工的相關資料。4、品質部：（ 1）負責外協產品的品質控制，包括過程控制與入庫驗收；（ 2）負責為營銷中心提供外協加工的相關資料。第二十四條外協加工提出生產部門根據客戶訂單評審表、業務通知單和工藝指導書，提出外協加工產品及工序，由生產調度員制定外協加工計劃與進度計劃，編制外協加工計劃表（見附件 3）及所需物料清單，報總監助

16、理審核，中心總監批準。第二十五條外協加工的安排及控制1、生產調度員將經批準執行的外協加工計劃表提交到營銷中心，并分送物控部、品質部各一份，同時將所需物料清單交物控部備料。2、營銷中心收到外協加工計劃表 ，聯系外協加工商，然后確定開機時間、加工完成時間，編制外協加工單 （見附件4），傳真給加工商。外協加工單通知印刷制造部安排生產管理人員，品質部安排巡檢員進行現場跟蹤。3、印刷制造部收到外協加工單 ，編制“外協物料請發單”通知倉庫安排發貨，倉庫按照要求的時間將“外協物料請發單”所需的各項物料送到加工商，回廠后將加工商簽收的“委托外協加工出庫單”呈交營銷中心。4、現場跟蹤人員及加工商雙方對每單貨加工

17、做好記錄（打樣、生產分類），內容包括投料數量（紙張、油墨、溶濟等），產成品，余料數，加工工時，雙方核對無誤簽字確認，對于加工商由于控制不當及人為因素造成的損耗由現場跟蹤人員作記錄，加工商簽字確認，所有記錄經一份表格形式呈交營銷中心。5、加工完成后，加工商及時將產品打帶包裝及出貨的所有手續辦完，現場跟蹤人員及時通知營銷中心安排倉庫將加工貨物及余料運回公司，同時通知印刷制造部作后續加工。第二十六條外協加工產品收貨加工完工后，由跟單員通知物控部，將貨物運回公司倉庫，并通知品質部對產品進行檢驗， 保管員需對產品的數量進行清點記錄，并將確認了收貨數量的 “委托外協加工入庫單”呈送一份到營銷中心。品質部根

18、據公司來料檢驗控制程序對產品進行檢驗，并出具質量檢驗報告。經檢驗合格的，若無需再生產處理的，則安排入庫；若需再生產處理的，則安排再生產處理。經檢驗不合格的，按公司不合格品控制程序執行。第二十七條外協加工結算管理1、外協加工前由營銷中心負責與加工商議定加工費用。長期合作的加工商應進行外協加工商評審并簽訂合作協議。2、每月營銷中心與加工商對賬一次，由加工商出具書面對賬資料，營銷中心依據相關單據與其核對，無誤后雙方簽字確認，各自保存一份，作為結賬的憑據。營銷中心依據的相關單據有：（ 1）現場跟蹤人員提供的加工記錄；（ 2）物控提供的外協加工出入庫單。第五章成品發運管理第二十八條 公司營銷中心負責成品

19、發運的管理， 主要包括產品成品發運與樣品的寄送。第二十九條發運的形式公司發運的形式主要有以下幾種：1、委托第三方物流運輸；2、客戶自提貨物；3、跟單員自行送貨或零擔運輸；4、委托快遞公司或航空運輸。營銷中心結合實際情況選擇發運形式，一般情況下成品發運采取第1 或方式，樣品寄送采用第3 或 4 種方式，但航空運輸需要特批。第三十條第三方物流管理營銷中心負責尋找第三方物流運輸公司，對其進行評估，提出評估報告，報營銷總監審核，總經理（常務副總經理）審批，確定長期合作方。公司至少應確定兩家長期合作運輸方和一家備選運輸方。第三十一條航空運輸由于交貨緊急，確實需要航空運輸時，跟單員應填寫航空運輸審請單，由

20、跟單主任審核后，呈營銷總監審批， 當單次運輸費用超過元（含）或當月第（含）以后的航空運輸應該由總經理（常務副總經理）審批。第三十二條發運過程管理2 種次（一）成品發運1、生產完成后，跟單員通知業務員或客戶，兩次確認到貨期；2、交貨期確認后，跟單員填寫發貨通知單，通知派車，提供收貨人資料；3、車輛確定后，跟單員將車號、駕駛員手機、預計到達時間通知收貨人；4、車輛發出后，跟單員每天至少兩次了解車輛行進情況，以備客戶了解；5、如遇車輛途中發生意外，跟單員要及時將信息和解決方法通報收貨人；6、車輛返回后，跟單員應催要收貨人簽收的送貨單。（二）寄樣1、打樣、設計產品生產出來后，跟單員負責寄送樣品；2、如

21、空運樣品，應將航班號、起飛時間、到達時間告知收貨人；3、如采用快遞，應將發出時間、預計到達時間告知收貨人；4、如采用零擔運輸，應將車號、駕駛員手機、預計到達時間告知收貨人。第三十三條發運后賬務管理1、客戶收到產品后，跟單主任應對發票開具進行跟進，收到客戶開發票通知后，由跟單主任編制開發票通知，報營銷總監審批后，送計劃財務部開具發票，并告知跟單員，由跟單員負責發票的寄送，并協助業務員催款；2、客戶收到產品后天，公司還不能開出發票的，跟單主任要向客戶和業業務員了解具體原因，形成報告上報營銷總監，呈總經理（常務副總經理）審閱。第六章發出商品臺賬管理第三十四條跟單主任負責領導建立發出商品臺賬，跟單員協

22、助建立、 維護發出商品臺賬。第三十五條發出商品臺賬的內容發出商品臺賬的主要內容包括：客戶名稱、業務員姓名、品名、發貨日期、規格、數量、損耗數、單價、金額、已開發票、待開發票、已收款、待收款等內容。樣板見附件5 發出商品臺賬第三十六條發出商品臺賬的建立貨物發出后，跟單員須收集齊訂單、發貨單、客戶簽收單等文本資料，并依此建立發出商品臺帳。第三十七條發出商品臺賬的維護跟單員每天對其負責客戶的發出商品臺賬進行維護。第三十八條 跟單主任負責分析發出商品臺賬內容， 發現問題及時指導跟單員或親自協調解決，解決不了的應在 1 天之內上報營銷總監協調解決。問題包括但不限于：1、損耗數量過大；2、客戶收到產品后天，未能開具發票；3、客戶付款超過正常周期。