1、淺析網(wǎng)絡(luò)信息時代的檔案管理摘 要：隨著信息化時代的不斷發(fā)展，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術(shù)是信息技術(shù)革命的標(biāo)志，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式并提出挑戰(zhàn)。文章主要通過論述分析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然性，并在分析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理面臨的問題上，進(jìn)一步探討如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；信息時代；檔案管理計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時，可通過網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高。當(dāng)然，在此進(jìn)程中也會遇到

2、許多實(shí)際問題，會給檔案管理帶來許多新的變化。1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的變化隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個單位或部門的原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始與電子檔案并存。紙質(zhì)檔案內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)，耐于保存，而新興的電子檔案，可與多媒體相結(jié)合，圖文并茂，形象生動。而且，多媒體光盤存儲將極大地縮小檔案的存儲空間，擴(kuò)展存儲能力，便于檔案和檔案信息的保存、管理及開發(fā)利用，并促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷。電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有較多優(yōu)點(diǎn)，這一現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，就要求檔案管理部門充分利用計算機(jī)、因特網(wǎng)等現(xiàn)代手段進(jìn)行

3、檔案管理，要求檔案管理人員必須在人才素質(zhì)、管理方式和方法方面要有所創(chuàng)新，從更客觀、更精確的角度去分析網(wǎng)絡(luò)信息時代下的檔案管理，才能適應(yīng)科技發(fā)展的新要求。現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，是傳統(tǒng)檔案技術(shù)與新的信息技術(shù)相結(jié)合，以新的信息技術(shù)為主導(dǎo)。1.1 檔案管理軟件沒有系境的平臺選型，缺乏通用性檔案管理軟件很多，產(chǎn)品各有特點(diǎn)，一般都具備檔案管理的基本要求。但從現(xiàn)在檔案信息化的發(fā)展趨勢看，檔案管理、辦公自動化和電子政務(wù)系統(tǒng)趨于一體化。所以系統(tǒng)平臺選型要考慮的因素更多。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了

4、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。由于歷史原因，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)化管理。1.3 檔案工作人員的素質(zhì)有待提高檔案工作人員在檔案信息資源管理中起著決定性因素；信息技術(shù)只是信息資源管理的工具，檔案信息資源的完整性、信息資源的供給、信息的安全性與檔案的原始憑證性仍需要

5、檔案工作人員的參與。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奇缺。2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作措施分析2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代檔案管理人才加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，積極探索新的教育培訓(xùn)模式。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況開設(shè)短、中、長期培訓(xùn)班，舉辦各種形式的檔案信息開發(fā)教育講座、研討會。同時，教育培訓(xùn)的內(nèi)容也要緊跟信息時代的需求，在課程開設(shè)上，在保證檔案專業(yè)主干課程的前提下。加強(qiáng)縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和外語知識等教育，培養(yǎng)符合時代要求的高素質(zhì)檔案信息

6、管理人才。2.2 加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置現(xiàn)階段檔案部門設(shè)備比較落后，現(xiàn)代化程度不高。因此，我們要加強(qiáng)宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)、社會的支持，加大對檔案事業(yè)的投入力度。再就是把檔案事業(yè)推向市場，讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價值，把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營，不斷提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，總之要采取多種方式，來解決檔案資金的不足問題，以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。2.3 制訂相應(yīng)的法律規(guī)范根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)，制訂相應(yīng)的法律規(guī)范，從而在法律上明確檔案館對于社會檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，在保障檔案信息齊全完整的同時，保障檔案形成者及公民的合法權(quán)益，并合理規(guī)范及協(xié)調(diào)信息的超區(qū)域流通等問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)

7、境下檔案服務(wù)的范圍，必須根據(jù)國家規(guī)定，經(jīng)過鑒定、劃密等工作后，被確定為對社會開放的檔案。根據(jù)檔案工作的特殊性，網(wǎng)站中開放的檔案還應(yīng)區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。2.4 建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全的制度屏障在制度建設(shè)上，要健全檔案管理制度，確保規(guī)范運(yùn)作。一方面，要詳細(xì)規(guī)定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細(xì)化檔案人員工作職責(zé)，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)、兼職檔案員職責(zé)等，促使檔案管理人員按責(zé)行事。在具體操作上，要嚴(yán)格記錄，確保制度落實(shí)。在檔案管理過程中，嚴(yán)格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復(fù)制、銷毀等過程和結(jié)果完整記錄在冊，詳細(xì)記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓(xùn)和

8、考核、非檔案人員進(jìn)入庫房的審批及進(jìn)出時間等情況。參考文獻(xiàn)：1李仕寶.電子文件歸檔與電子檔案管理初探j(luò).農(nóng)業(yè)科技管理，2009（05）：4143.2孫淑揚(yáng)，邱曉威.檔案計算機(jī)管理教程m.北京：中國人民大學(xué)出版社，1999.12.3趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案管理j.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2008（4）：327330.4胡海連.現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的四個變化j.科技檔案，2006（4）：35.5梁衛(wèi)，羅億.我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化面臨的三個難點(diǎn)j.湖北檔案，2007（5）：18.abstract: with the continuous development of information age, the

9、 application of network technology, database and multimedia technology is a sign of information technology revolution, and the emergence of network technology has changed and brought challenge to the management way of traditional file. the article mainly discusses the inevitability of the file management development under information network environment, analyzes the problems faced by file management under information network environmen