1、中英文團隊溝通計劃項目模板   文檔控件 文檔信息©文檔 Id文檔管理系統 #文檔的所有者所有者名稱發行日期日期上次保存的日期日期文件名稱名稱 文檔歷史記錄 1.0日期節、 頁和文本修訂          文檔的審批©項目發起人     項目審查組     項目經理     質量

2、部經理（如果適用）    采購經理（如果適用）    通訊管理器（如果適用）    項目辦公室經理（如果適用）      表的容 模板指南1 摘要2 介紹2.1 背景2.2 現狀分析2.3 吸取的經驗教訓3 目標3.1 溝通目標3.2 溝通指南4 利益攸關者4.1 目標觀眾4.2 利益相關者的要求4

3、.3 的重要訊息5 頻道5.1 交付渠道5.2 信息收集6 溝通計劃6.1 溝通時間表6.2 溝通事件6.3 通訊責任7 反饋7.1 反饋措施7.2 成功的標準8 附錄8.1 假設8.2 風險 模板指南通訊計劃是什么？ 通訊計劃是一個文檔，介紹如何傳達正確的信息，給正確的人，在正確的時間。它闡述了傳播目標、 利益攸關者和戰略以與溝通活動和時間圍。 您的溝通計劃將描述： §  溝通目標&#

4、167;  如何實現這些目標將§  時間和精力§  你將如何衡量成功 明確溝通計劃對組織的成功至關重要。它也是項目，成功的關鍵，它確保所有的工作人員、 管理人員、 供應商和客戶都保持正確了解項目的進展情況。 何時使用溝通計劃 如果您有各式各樣的項目工作人員、 供應商、 客戶經理，然后它將值得創建關鍵消息到您的利益相關者的溝通的正式計劃。通過更加結構化的方式進行溝通，將確保每個利益相關者的溝通需要適當的滿足。 當然，這項計劃并沒有否定，需要進行非正式交流項目，或在新聞部。您仍然

5、需要談談如何做所分配的工作與您的團隊、 打給經理人和通知他們的關鍵風險或問題，或安排非正式會議報告進展情況。你這么做，無論是正式的或非正式的無論怎樣正常溝通可以去長的路，確保您的團隊目標的成功實現。 如何使用這個模板本文檔提供了指南，通常包含通訊計劃中的主題上。可添加、 刪除或重新定義了在您的休閑，以滿足您特定業務環境下節。示例表、 圖示和圖表已添加 (如適用) 關于如何完成每節相關方面提供進一步的指導。 注： 對于較小的項目，您的溝通將簡單，可能不需要很多積極的努力。但是，隨著您的項目變得更大和更復雜的是，溝通，將需要進行事先計劃的事件考慮特定的利益相關者群體的需要。它是

6、為宣傳計劃，例如一個表示在此文檔中，將需要的更大更復雜的項目。    1 摘要 通過描述總結您宣傳計劃： 1. 創建計劃的基礎2. 您的團隊中溝通的當前狀態3. 溝通目標、 活動和責任4. 反饋措施和成功標準5. 任何規劃的風險和問題  2 簡介2.1 背景 描述已在其中創建此溝通計劃的背景。上下文是重要的因為它"設置現場"的計劃，來幫助您獲得買中的利益攸關者和修造從您的團隊的熱情。設置現場為您的溝通計劃的

7、描述： §  愿景和目標的組織§  目標、 時限和您的項目的圍§  當前和過去的通訊活動§  現有的溝通人員和利益相關者§  當前溝通工具、 活動和活動§  審查的溝通效率的手段§  過去的信息通報調查結果§  需要更多的正式溝通規劃的原因§  溝通規劃過程的預期的結果2.2 情況分析 現在，您已經

8、設置了創造的溝通計劃的基礎下, 一步是通過描述優勢、弱點、機會和威脅存在于您的溝通環境中執行"形勢分析"。例如： §  優勢： 您的團隊可能尤其擅長標識類型的人需要接收的信息和應交付的時間。§  弱點： 但是你的團隊，例如可能需要改進的頻率分布式的信息，或向目標受眾更具選擇性的資料.§  機會: 有可能改進項目的認識，公司配置文件或公共知識的機會。您可能還能夠生成您的項目活動的支持、 幫助獲得資金或提高了生產率。§  

9、;威脅： 可以包含可能存在的威脅 ； 消息不被解釋如預期，改變對你的團隊文化，取決于它們如何描繪或其他部門未寄出的信函作出積極回應。 重要的是環境的你清楚地識別所有的優勢、 弱點、 機會和威脅，所以你可以獲得一個完整中，您將要發出正式溝通。2.3 吸取的教訓現在，你所描述的環境，作出正式的通訊下, 一步就是來描述您的團隊部溝通的當前狀態： §  列表的通用溝通活動是到目前為止發生了§  描述如何作了那些溝通和描繪的關鍵信息§  確定成功的那些消息的級別§&

10、#160; 任何經驗教訓文檔 通過描述如何事先由您的項目進行了通訊 / 團隊和任何吸取的教訓，你可以進一步"設置現場"保持正確的信息，在正確的時間，了解正確的利害攸關者所需的溝通活動。  3 目標到目前為止，您已經設置出當前狀態的信息通報您的團隊。下一步是描述未來的國家，國家將通過這一計劃的執行。3.1 溝通目標在這里，列出執行此溝通計劃所要實現的頂部 3 目標。試著讓你的目標：具體、可計量、可操作、相關和與時(S.M.A.R.T) 在可能的情況。例如，您的目標可能與有關： 提高利益相關者的認識 

11、;提高團隊效率和生產率 獲取管理贊助和買的 更改您的團隊的悟性 改進的團隊文化和行為。3.2 溝通指南為了幫助您實現您的目標，列出了所有適用于您的團隊的溝通消息傳播的準則。例如，您溝通準則可能是： 所有消息都將特定觀眾 每個鍵的消息將正式通知 消息將通過適當渠道分發 團隊會溝通的人需要知道之前他們需要知道它 溝通將量身定做，基于人民需要知道什么 所有關鍵的溝通必須得到批準之前分配的管理 只有通訊小組將能夠發布官方新聞稿 項目圍的會議將舉行在所有重要的里程碑 定期、

12、不帶偏見的報告將進行 項目小組將聽取和行事的反饋    4 利益相關者 到目前為止，你所述的溝通環境和您的團隊為溝通設置 3 個關鍵目標。下一步是要找出是誰，將參與傳播和接收溝通即發出您的團隊由來創建、 發送和接收的正式溝通消息。4.1 目標受眾列出并描述了每個受眾群體 (即利益相關者），您的團隊將與溝通。請記住這是正式溝通計劃。因此，與你只想要列出您的團隊將想要正式溝通的觀眾群體。 例如，一個項目可能有以下的目標受眾：  項目委員會 （贊助商、 董事、 董事會其他成員） 項

13、目管理團隊 （項目經理，項目負責人） 項目團隊成員 相關的項目團隊 項目管理辦公室 相關的業務部門經理 部審計或戰略的工作人員 外部供應商和承包商 治理和監管機構4.2 利益相關者的要求你現在知道誰是你要的正式溝通。下一步是確定獲得他們需要的信息。每個利益相關者在下表中的列出，然后描述獲得他們需要的信息并在其中獲得他們需要它的時間。 卡蘿爾 · 安德森項目發起人 摘要項目狀態 關鍵的風險和問題 預算與時間軸的性能每月詹姆斯 · 懷特項目經理 詳細

14、的項目狀態 所有的風險和問題 資源、 供應商、 采購預算與時間軸性能每周薩姆迪恩安全審計員 符合安全規格的所有交付生產水平1st每月                     要檢查每個利益相關者與上述信息要求滿足他們的需要，在繼續之前。 4.3 關鍵消息大多數團隊分布廣泛的溝通消息向其利益攸關方。然而通常有、 關鍵少數的消息傳達給定期向利

15、益相關者的大多數。 如果有經常這些消息是團隊成功的關鍵，然后國家那些消息在這里。例如，在項目團隊中，關鍵信息可能是：  項目狀態: 是否該項目目前正在運作商定的時間表、 預算和質量目標。 項目問題: 目前影響項目，并采取行動以解決這些問題的影響。 項目風險： 的高水平的風險可能影響項目，并采取行動以減輕，避免或減少它們。 項目可交付成果： 完成日期和預計下一報告期完成的項目的可交付結果。 項目資源： 資源計劃和任何資源的限制，目前影響到項目的資源的總體水平。 這些關鍵的消息將

16、被織入您將要安排為您的團隊的溝通事件。  5 頻道 下一步是確定核心溝通頻道.5.1 傳遞通道 "傳遞通道"提供的機制傳播到您的利益相關者的信息。例如，如果您正在管理一個團隊，你主要溝通通道可能電子或常規的新聞稿。 確定適當的傳遞通道使用無論通道時最重要的考慮你的聽眾更喜歡使用。例如，項目的工作人員寧愿聽到有關他們通過部比外部的新聞發布中項目的狀態。 因此，使用右聲道是在正確的時間正確的利益攸關方起草正確溝通消息一樣重要。 這里是交付渠道的一些示例：  廣告

17、0;獎項 橫幅 廣告牌 品牌推廣 宣傳冊 名片 比賽 會議 演示 示威游行 直接郵寄 目錄 背書 電子 展覽 傳單 概況 顯示 發射 宣傳單 信箋 媒體包 新聞快遞 報紙廣告 新聞發布會 包裝 海報 新聞發布會 獎品 公開會議 報價 電臺 樣品 研討會 標牌&

18、#160;社會事件 演講 電視 團隊會議 視頻演示  講習班  5.2 信息收集 一旦你確定你要用來宣傳您的信息的渠道，你需要思考信息那里來從填充您的通道。例如，何處的新聞信息去從來填充您每周時事通訊 填寫下表，以指定每個通道的你有以上所列的信息源。 通道每周時事通訊信息需求項目狀態、 進度、 關鍵利益的項目。信息提供商項目經理、 項目管理員集合時間周五下午。 通道 信息需求 信息提供商 集合時間  通道 

19、信息需求 信息提供商 集合時間   6 宣傳計劃 現在，您已準備好安排要保留通知與正確的信息，在正確的時間正確利益攸關者所需的溝通活動。   6.1 溝通時間表 你打算舉行，以傳播通訊到您的利益相關者的通訊事件日程安排每個。給你看什么時間表樣例看來，我們要創建示例溝通時間表下面的小項目。事件包括正在運行的一套溝通團隊會議、 定期的時事通訊，有正常的社交活動、 主管會議、 團隊成員研討會和各種項目新聞警報發布。    6.2 溝

20、通事件 與上述附表所列的溝通事件，然后完成下表。事件的共同"ID"使用。通過描述這些事件在盡可能多的深度，可以幫助您的團隊成員按時完成事件。 ©3項目團隊會議涉與所有的團隊成員，討論工作進展情況在最近已完成 / 回來接下來的會議保持團隊了解項目的狀態，并確保早就提出的問題、 風險或更改。每周xx/yy/zz4項目董事會會議與項目審計委員會來評估該項目的總體狀況舉行正式會議。要確定該項目是否已完成，并滿足最終用戶的要求。項目結束xx/yy/zz5階段評審會議 在每個階段，以確定是否產生的可交付成果的質量令人滿意月底舉行正式會議。該項目在

21、生命周期中的每個階段的進度控制和提升其成功的機會。每個主要階段結束xx/yy/zz                                           &

22、#160;           6.3 通訊責任完成下列責任矩陣。這個矩陣中，列出每個上述的溝通事件負責的人，和描述他們在考慮在這些事件中使用的密鑰提供的一部分的責任。再次，使用的唯一 ID 到上面列出的溝通事件的參與方。表已為上述項目示例部分已經完成。 密鑰：A =負責溝通事件 （如標記為綠色）R =接受通訊材料、 參加會議 （如中黃色標記）M =顯示器溝通過程和提供反饋 （如在橙色標記）。 ©3  ARRRRMRR

23、0;4ARR    M  5ARRRM                                          

24、;             7 反饋 之后每一個溝通事件完成后，您需要獲取反饋信息關于它是成功的。在下一節中列出了您將衡量成功的標準。7.1 反饋的措施 您需要執行一套反饋的措施，以獲得反饋的成功的事件，以確定是否將正確的信息在正確的時間分發給正確的人的水平上。 如果反饋意見是積極的所有的條件得到滿足，那么該事件是成功的。然而在某些情況下，反饋可能會顯示某些成功的標準不能滿足和替代溝通事件或消息分配可能需要采取糾正提

25、出的任何問題的地方。 描述在這里的每項措施你將到位你有預定的通訊事件收集反饋信息。一些例子包括： §  調查問卷§  反饋表單§  投訴表格§  調查§  獨立審計 7.2 成功的標準 一旦你所描述的措施收集好質量反饋信息，您將實現下, 一步是列出的確定的溝通事件 （或活動） 是否成功的標準。很重要的這一節中指定清晰、 精確的標準。這將確保一旦溝通活動完成并且您收到了關于它的反饋，您可以輕松地比較的信息反饋給此處列出的條件并確定是否令人滿意地完成了這一活動是。 這里是一些例子：  消息到達其目標的受眾 通過計劃渠道分發了消息 輸出達到預期的觀眾的日程安排 是有效的分布 消息達到預期的效果 消息處理觀眾的信息要求 消息被接收作為誠實守信 有沒有接獲的投訴  8&