1、秘書工作職責實施細則秘書工作職責實施細則第一章 負責主管領導的內務工作內務工作是秘書日常工作的重要任務之一。內務工作具 有煩瑣事務多、服務性強、管理性強、突發事務多等特點。 內務工作需要工作人員具有較強的臨機處理能力，根據具體 事務的具體情況做由正確的處理。第一節辦公環境維護辦公室的室內室外是否整齊、清潔、幽美，在一定程度 上可以反映由公司的精神面貌。加強環境管理，保持室內外 衛生，創造一個良好的工作環境，有利于工作人員的身心健 康。同時，也給來訪賓客一個很好的印象。辦公環境維護的要求：辦公環境舒適幽雅，做到窗明幾 凈。辦公桌物品擺放有序。文件、圖書整齊規范。1、每天準時上班、開窗通風。2、每

2、天早上將辦公室打掃一遍，辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次，訪客走后，根據具體情況及時清理，時刻保 持辦公室整潔。3、清理花木，鮮花定期換水，其他花木無枯葉、雜草c 4、及時清理辦公室垃圾，不讓垃圾在室內過夜。5、每天下班前，檢查辦公室電源、門窗是否關閉，不 留安全隱患。第二節 日程安排及提醒在日常工作中，主管領導由于事務繁忙，對所有事務不 可能面面俱到，秘書人員的及時提醒，有利于領導在做好公 司重要事情的同時也能兼顧其他具體事務，使主管領導在工 作中更加的游刃有余。1、根據主管領導的工作，制定當月重要的日程安排， 本周需要制定下周的日程安排。每天早上提醒主管領導當日 及次日的日程安排。2、將領

3、導日程中需要秘書處理的事情，分輕重緩急請 示領導，正確辦理。3、做好自己的季度、月度及周、日的日程安排，按日 程工作。4、對于當日通知的工作，要分輕重緩急，能自己解決 的自己解決，需要請示的，依據指示辦理。5、當天工作當天完成，不能完成的，做好備忘。6、主管領導或下級有事應該及時提醒，做好后勤服務 工作。7、領導的生日或下級的生日，要及時提醒同事，做好 慶祝工作。8、注意收集當天及未來三日內天氣、交通等信息，以 方便領導由行。第三節負責日常訪客的接待工作日常接待主要是指辦公室往來賓客，以及公司內部人員 的接待工作。日常接待工作中要切實做到熱情主動，周到細 致，文明禮貌，井井有條。1、引導來訪賓

4、客入座，倒好茶水。2、詢問來訪賓客的基本情況，了解來訪目的，有無預 約及身份情況。3、索要來訪賓客的名片。4、及時向領導請示。5、按領導意見安排會面。6、根據客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確 定是否客餐、宴請。第四節 日常事務的管理當好領導的助手，管理好領導的日常事務，為領導工作 創造方便條件，是秘書工作的根本宗旨。秘書為領導服務的 優劣，直接影響到領導的工作成就。秘書的管理作用就是要 千方百計為領導節省時間。秘書對領導的日常事務管理的大 部分是程序式的，具有一定的規律性，只要認真、勤奮并善 于研究和改進工作方法，這方面的作用就能充分得到發揮。 秘書對領導日常事務的管理作用，有以下幾個

5、方面：一、了解公司的工作流程和管理制度1、熟悉公司的各項工作流程，嚴格按流程進行工作。2、了解公司各個部門的管理制度，嚴格遵守各個部門 的制度。3、該請示簽字的，決不擅自做主二、日常管理的輔助性事務1、管理好文件、信函，做到領導隨用隨提供， 不誤事2、篩選處理好各方面的報告、簡報、參閱資料以及信 息、信件，分由輕重緩急，交領導審閱。3、對領導批閱的文件、函件及時登記、轉遞、催辦、 上報。4、安排好領導社會活動的日程表，使領導的活動條理 有序。5、為領導召開或由席會議做好準備。6、為領導外生做好材料、資金、車輛等各項準備，并 要實現做好必要的聯絡工作。第五節做領導工作上的得力助手秘書是領導工作的

6、參謀和助手。秘書素質的高低，工作 質量的好壞，在工作崗位上所起作用的大小，對公司和主管 領導的工作成效有著直接的影響。秘書處在公司的核心部位 工作，每天要處理大量的事務性工作。秘書的這種特殊的工 作條件，其作用具有不可替代性。一、做領導的得力參謀在現代的各類機關、企事業單位，無不重視智囊人員的 咨詢作用，而秘書是領導最直接、最可靠、最及時的智囊人員。他為領導提供滿意的或最優化的方案、策略和方法，為 領導進行決策服務，從而為公司的發展作曲貢獻。1、在深入調查研究，占有大量資料的基礎上，對公司 的各種問題進行科學預測，主動向領導提由建議和意見；對 一個時期內工作中由現的莫些偏差及時提示給領導，以便

7、糾 正。2、領導在討論莫項工作或對莫項工作作由正確決議之 前，及時向領導提供準確的信息，可靠的資料和情況，供領 導決策時參考。3、在領導遇到難以解決的重大問題時，應領導要求， 廣泛搜集各方面的意見，查找相關規定，為領導提供解決問 題的意見和方案。4、對提交領導審閱的文件、信函事先提由要點和審批 方案，供領導參考。5、記錄領導基本信息，如聯系方式，學歷證書、護照 號、照片、身份證號碼等，方便日后工作。6、對自己的工作一周一匯報、一總結。二、工作中的協調作用1、及時向領導轉達上級的指示和上級要求本級辦理的 其它工作事項。2、按領導要求傳達對下級的指示、指令、意見和要求3、負責下級部門的電話請示，工

8、作報告等事宜的傳遞和答復。4、做好與各部門溝通、協調工作。第二章 接待工作社會是由形形色色的人組成的，只要社會在前進、在發 展，人與人之間、單位與單位之間的人際交往就不會停止， 而且社會越發達，這種交往就越頻繁。只要有這種交往的存 在，就有為這種而交往提供服務的必要。公司領導處在一切公司事務的核心，經常會承擔大量的 接待任務。因此，做為秘書必須誠懇、熱情、耐心、細致地 搞好這項工作。本章接待工作主要是指與公司有業務往來的外地客戶， 參加公司會議的外來賓客，以及其它重大商務活動的接待工 作。第一節賓客到達前的準備工作接待工作不是從賓客抵達后才開始的，而是從接到來客 的通知開始的。來賓接待的準備工

9、作，是整個接待工作中的 重要環節，也是做好接待工作的關鍵。準備工作做得充分， 接待工作就有了良好的基礎，防止發生忙亂、被動的現象。 準備工作不充分，就難以達到應有的工作質量和接待效 果。接待的準備工作包括以下具體環節：一、弄清來賓的基本情況1、了解來賓的單位、姓名、身份、性別、民族、人數、 聯系方式等。2、了解來賓的來訪目的。3、弄清來賓的抵達日期、準確時間、交通工具。二、向主管領導報告1、將所掌握的來賓信息報告給領導。2、聽取領導的意見，按領導指示安排。三、制定接待計劃1、按領導的指示和來賓的情況制定接待計劃。2、在匯報內容、陪同人員、交通工具、費用開支、話 動方式、日程安排等方面提由具體意

10、見，報請領導批準，保 證接待工作有計劃進行。四、落實接待計劃1、通知賓館安排房間和用餐，落實來賓的食宿地點；2、安排接待用車，通知陪同人員；3、有文娛活動的，根據領導意見安排文娛活動。第二節賓客到達后的服務工作來賓抵達后，接待工作進入第二階段，即正式接待工作 開始。在這一階段中，應按事先確定的接待計劃和安排，一 環一環地做好服務工作。具體包括：一、迎接客人1、需要去機場、車站的迎接的要及時安排車輛和人員作好迎接工作2、以禮相待，上車、就餐等應賓客優先，并核準人數 和攜帶的物品后再上車。二、安排好賓客的生活1、來賓到達賓館后，將賓客引入客房，倒上茶水，安 排住下。2、告知來賓的就餐的地點，必要時

11、到用餐時間可由專 人主動把客人請到餐廳用餐。3、接待用車要隨叫隨到。三、協商商議活動日程1、向賓客介紹日程安排，并征求對方的意見。2、根據確定的活動內容、日程、方式，調整接待工作 計劃，并把變動情況及時通知有關方面。3、根據確定好的日程安排，有計劃、有步驟的執行。第三節賓客離去時的收尾工作來賓公務活動結束后，接待工作進入第三階段，即收尾 階段。這時接待工作雖然處于尾聲，但仍要善始善終地做好 最后一道程序的接待工作，使來賓滿意而歸。1、征求來賓對接待工作的意見，以便改進工作，詢問 來賓還有什么新的需求和需要辦理的事宜。2、訂購返程的的車票、機票等。3、安排送客車輛。第三章文檔管理文檔管理工作是公

12、司正常經營管理不可缺少的一部分， 公司的一切經營管理工作均應該有完整的記錄，各種文檔作 為記錄的載體，是公司各部門工作成效的客觀見證，同時又 為公司今后進一步開展工作提供參考。文檔管理工作的要求：流程齊全、分類合理、處理及時、 管理規范。第一節 檔案管理檔案管理工作不僅是領導工作的助手，秘書工作的一部 分，而其本身就是構成公司全部工作要素之一，是保證各項 工作正常運行大系統中的一個子系統。檔案管理工作的原則：保持文件之間的歷史聯系，使整 理完畢的檔案能夠反應工作活動的歷史真實面貌，便于保管 和利用。一、各種表格文件要分類管理，合理存放1、案卷多柜存放的應當繪制案卷存放的示意圖。2、建立全卷宗以

13、積累存儲本公司案卷的立卷說明，分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。3、對聲像檔案的保管應選擇環境安全，溫度適中的地 方予以存放。4、應定期對檔案保管的狀況進行檢查，并作記錄。發 現情況及時采取有效措施保護檔案安全。如遇特殊情況，應及時檢查，發現問題及時解決。5、正確使用各種表格文件，做到表格文件正規化、清 晰化、科學化。二、各種文書檔案要按積累情況及時進行存檔，并分類 清晰，便于查閱檔案的存檔必須遵循檔案形成的規律和特點，保持文件 之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。1、歸檔的文件材料和種類、份數以及每份文件的頁數 均應齊全完整。2、在歸檔的文件材料中，應當將每份

14、文件的正件與附 件，印件與定稿，請示與批復，收發文件與原件，多種文字 形成同一文件，分別立在一起，不得分開。3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度 的請示與批復放在復文年立卷；沒有復文的放在請示年立卷, 跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議的開幕年立 卷；其他材料的立卷應該按有關規定執行。4、卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分 的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后、正 件在前、附件在后、印件在前、定稿在后；其他文件材料依 其形成的特點按照有關規定排列。5、卷內的文件材料應該按排列順序，依次編寫頁號或件號

15、，圖表和聲像材料也應該在裝具或音像材料的背面逐件 編號。6、有關卷內文件材料的情況說明都應逐項填寫在備考 表內；若無情況可說明，也應將立卷人檢查人的姓名和時間 填上以示負責；備考表應置卷尾。7、聲像材料應用文字標由攝像和錄音的對象、地點、 時間、中心內容、拍攝者和制作人。三、做好廢舊檔案的銷毀工作鑒定檔案的保存價值，確定沒有保存價值的就應剔由銷 毀。已過保管期限并確無繼續保存價值的案卷，也應銷毀。 確定已過保管期限需銷毀的檔案，一定要直接閱卷，重新認 識起保存價值，不能以為已經到期的檔案就可以銷毀。1、建立嚴格、明確的銷毀制度。2、以全宗為單位撰寫銷毀檔案的書面請示并編制銷毀 清冊。3、注意銷

16、毀方法。經領導批準銷毀的檔案不可隨意處 理，一般應用碎紙機處理。4、銷毀檔案應兩人監銷，防止檔案遺失和泄密。銷毀 后要在銷毀清冊上簽字，以示負責。四、做好與公司檔案室的銜接工作與公司檔案室的銜接必須熟悉了解公司檔案管理制度， 清楚檔案提取流程，有利于秘書日常工作。1、辦公室不常用的文件要及時歸公司檔案室。2、公司重要的文件使用完畢之后，及時交由公司檔案室保存。3、認真遵守公司檔案保管制度，在檔案室領取文件要 認真登記，并及時歸還。五、做好文秘檔案收集及保密工作文秘檔案收集工作需要秘書工作人員具有較強的鑒別 能力、邏輯處理能力等。文秘檔案收集過程中要突生檔案的 價值，合理收集，同時應當參照文檔保

17、密工作原則做好保密 工作。1、在收集檔案過程中，應突生檔案的目的性、保證檔 案的真實性、注意檔案的實效性、保持檔案的系統性、注意 檔案的全面性。2、需要保密的文件都應嚴格執行登記制度，努力把好 各道關口，做到環環有手續，件件有著落。3、要建立領導閱批文件登記簿。4、組織傳閱或借閱文件必須辦理簽收手續。第二節 文 書 管 理公司在日常工作中，為了行使職權或進行聯系，在各部 門之間經常發生文書往來。為了使文書工作有條不紊的進行, 使往來文書得到迅速、及時的處理，必須對文書工作進行科 學組織和管理。、文書起草文書的起草工作是秘書工作中比較常見的部分。起草文 書需要根據文書的實際要求合理化編排，同時應

18、做到字跡清 晰，條理明澈，用詞得當。1、負責起草公司有關文件（簡報、通知、報表等），并及時交由領導審批。2、負責起草公司領導其它場合的發言文稿 （年終聯誼、 供貨商洽談、職工招聘、公司簡介等） ，并及時交由領導審 閱。二、文書收發文書收發工作是秘書文檔工作的重要組成部分。收發工 作涉及公司多個環節的同時也涉及到外來文件的處理。收文1、簽收無論是公司外收發還是內收發，在簽收文件時都要認真 細致，不可馬虎大意。應切實注意： 根據送件簿和送件清單的記載逐件檢查。清點文件總數和清單上的總數是否一致。 簽字要寫全名、字跡清楚。2、登記登記，是管理文件的帳目，一切文件的運轉、查找、催 辦和統計，都要依靠它

19、。為此，收文登記是一項重要的基礎工作，必須認真做好。收文登記一般采取簿式登記和聯單式登記較為適 用。 登記項目要合理、簡明、實用。逐格登記，不隨意 刪減，便于統計。 登記要字跡清楚，標題要完整無缺，以便永久保存3、承辦內部文件，做好收文記錄并放置在接待處理文件夾 內，便于領導看閱。 內部通知、報告、及時送交領導審閱，根據批示正 確辦理。 對外來文件填寫收文處理單，對文件進行編號，及 時送批和傳遞發放并留下記錄。 外來公函，通知及文字資料，及時送領導審閱，根 據批示正確辦理。 公司各部門送交領導簽字的，根據送交人意見給予 及時辦理。（二）發文1、擬稿擬稿應符合公司有關規定。 文件發送范圍要寫得明

20、確、具體。擬稿人要把形成文稿有關文字資料和擬稿的依據附在原稿后面以領導名義發文的文稿要經領導審核簽字，涉及 其它部門問題要送其它部門會簽。2、簽發 涉及全局性的重要文件由主要領導簽發，或者經 過會議討論通過的由主要領導人簽發。 涉及莫一方面問題的文件，由分管領導簽發。3、編號登記檢查簽發手續是否合乎規定，確認簽發有效后再進 行登記。 登記時要逐項填寫，不得缺項，公文標題要逐字填 寫，字跡要清楚。 要在文件定稿上填寫發文字號及打印份數；同時， 要填好“發文呈批卡片”，以備隨時發文。 把不需要隨同文件打印的附件摘下，注明是莫號文 件的附注，放在固定的地方，以待文件打印好后歸檔并整理第四章 會 務

21、管 理會議已成為各級各類機關和企事業單位商討問題，檢查 部署工作，總結經驗和進行決策的重要方式。做好會議的組 織與管理工作，是各種單位的重要任務之一。任何一種會議，都要有組織、有計劃地進行，都要有會 前的準備、會中的管理和服務、會議的善后處理工作。會議各個階段的管理和服務工作，統稱為會務工作。在會議秘書 工作中，會務始終占有重要地位。主要的任務是：認真做好 會前的各項準備工作，嚴密地組織好會中的各項活動，熱情 周到地搞好會間的服務；善始善終地做好會議的結束工 作。會務工作的原則：1、把握會議指導思想。2、掌握會議組織領導情況。3、當好參謀助手。會務管理工作的要求：1、要有高度的責任感和嚴謹扎實

22、的工作作風，集中精 力、抓緊時間、埋頭苦干、講究效率、迅速、準確、及時、 周到地完成會議各個環節的管理和服務作用。2、要認真學習業務，提高業務水平和文字能力。3、要謙虛，謹慎，禮貌待人。4、要做好保密工作。會議分類：1、董事會2、股東會 3總經理辦公會 4、部門經理例會5、工作例會等。第一節 會前準備認真做好會前準備工作，是開好會議的前提，主要包括以下一些內容。、會議議題的擬定1、確定會議的負責人。2、對有不同意見的問題，要把不同意見申述清楚，提由幾個方案供領導選擇。3、有計劃聽取各方面的意見，積累議題，掌握情況， 不要零打碎敲。4、議題需要討論的部分應提前收集議點，按照事情的 輕重緩急排由順

23、序，交由領導決定。二、收集材料，起草發言稿。1、根據會議的實際情況，需要領導發言的起草發言稿。 如職工表彰大會，發言稿應突生職工先進事跡，公司領導肯 定職工工作等內容。2、發言稿語言要通俗易懂，見解精煉。3、秘書處應及時通知有關部門準備文件、材料等。 準備文件，材料要全面、突由重點、結合中心并兼 顧其它方面 。 決策性會議涉及部門較多，應設置一個部門牽頭進 行準備工作，如公司秘書處牽頭，各部門文件由秘書處統一 整理、分類、準備。三、確定與會人員及制發會議通知1、確定由席范圍，掌握參加會議人員名單2、起草簡單明了的會議通知。3、會議通知要寫清楚會議名稱，內容，會議開始時間， 會期，地點參加會議人

24、員，聯系單位等。4、重要會議的會議通知發生后，需要跟蹤落實，查詢 會議通知是否已經送達。5、公司的各種例會及其他小型會議，應事先和有關人 員聯系，如電話通知，人員通知等。6、提醒有關人員按時到會，以保證會議按期順利進行 四、會議場所的確定及會場布置。1、會議場所的確定。 根據會議內容、規模和會議的效果綜合考慮會議地 點°根據領導意見來確定會議地點。2、會場布置。 會場布置要與會議內容相協調。 會標書寫端莊，醒目大方，懸桂適中、得體。 與會人員座次安排合理。 妥善安排會議音響效果、照明設施、通訊設備、錄 音、錄像、茶水杯盤、安全措施等。保持會場整齊清潔。第二節會議期間工作搞好會議期間的

25、服務，是保證會議順利進行的重要條件, 會議服務的內容是：一、會議簽到1、 記錄缺席人員名單2、 會議簽到結束后向會議負責人報告由/缺席情況。二、會議期間的服務1、 引導與會人員就座。2、 分發會議文件，資料。3、 及時添加茶水、水果等。三、會議記錄和編發會議簡報4、 會前認真閱讀會議文件，熟悉與會人員名單。5、 開會時要集中精力，做好會議記錄，會后認真核對 記錄。6、 會議記錄必須真實、準確、全面、完整、不得隨意 改動。7、 必須遵守保密制度，不得隨意泄露會議內容。8、 會議記錄必須妥善保管，不得外傳或遺失。9、 如要印發整理后的會議記錄，須經會議負責人核實 同意。10、 議記錄的整理要做到語

26、言文字規范化，不能更改 原意。第三節會議結束后的工作會議結束和會后處理工作主要是指對會議文 件、會場清潔、儀器設備的處理工作等。具體有以下內容：一、整理會議紀要。1、 會議紀要是會議主要精神的闡發，也是會后對會議貫徹執行的依據，應認真書寫。2、 會議紀要要具體、簡明、扼要。3、 忠實于實際，不可攙雜個人意見，不可隨意增減 發揮。4、 做好文件的清理歸檔工作。5、 類將會議文件進行歸檔。 作好會議文件歸檔的編號、主要內容等登 記工作，以便查閱。二、做好會議總結1、集中歸結會議討論的意見。2、注意會議反映由來的新鮮思想及新的要求和方案。3、將意見、方案等整理成文。三、安排與會人員離會1、掌握與會人員資料，代為購買車票、機票。2、需要暫留的，安排好食、宿等。四、回收會議設備。如音箱、投影儀等設備應 妥善處理第四節特殊情況的處理會