1、數據透視表”報表101 （精華）打印-全部隱臧適用于Microsoft Office Excel 2003Microsoft Excel 2002假設您已編輯了一個大的 數據列表（例如公司每種產品的銷售額）。您現在可以從這 些數據中提取一些有意義的信息并找到下列問題的答案：按區域劃分，每種產品的總銷售額是多少？過去的時間內哪些產品銷量最好？業績最好的銷售人員是誰？要回答這些問題以及其他問題，可以創建PivotTable? 報表（自動提取、組織和匯總數據的交互表）。然后可以使用此報表分析數據、進行比較、檢測模式和關系以及分析趨勢。例如，您可以使用下圖中的數據 .AB I CD5g83101112

2、13月nr nrn rrn; 二二二二3 RT nT 3 二二二份月月月 月二一銷售人員銷售能單位Dodsworth 2686 56113 3 3 3 3o o o o O0 0 0 0 02 2 2 2 2AHH口蛇 口用HB 機類rfl料機科類類一律 奶肉農飲奶飲肉肉的域部部部部部部部部區西北南東北西南南Davdlo87256890Buchanan6715265ZSuyama435&5636Suyama96623400C-aolio13232861Buchanan3571517SDodsworth675a78171Buchanan45535889西部Davolio4%3124南加S

3、uyama2666744西部Buchanan 1150 _ 234.創建數據透視表”報表，以顯示當前每種產品在各銷售區域的銷售狀況（如下圖所 示）。A B C D E | F 廠 4幅額總讓類型 Y -E®奶制晶 肉類農產品I匯總部部部部東北南西3 一 4-5 -635,233 39,444 330651,332 63.418 17,06230,172 27,809 58,02540.392 41110a43528/75 甌799 39,074 36,466136,758159,111155/6。12403匯總 15乙 629 1 葩 1 1161928 131U1458。432卜列

4、各部分提供了概述并給出了有效使用數據透視表”報表的順序步驟數據透視表”報表使用概述通過匯總和分析數據， 數據透視表”報表可以幫助您抓住關鍵信息。 可以控制Excel匯 總數據的方式（例如，求總和、平均值或計數），而無需輸入任何公式。數據透視表”報表中，可以迅速：添加或刪除數據數據透視表”報表中的信息不太充分嗎？可能您還希望報表中包括各銷售人員的銷售額等數據。在數據透視表”報表中可以輕松添加或刪除數據類別。例如，可以添加銷售人員 字段，如下圖所示。AcD匚11銷售額總討整銷售人員jL.依料區域BuchananDavolioDodsworthSuyama ；T東部1J3213,7614,09716

5、d3 ；耳北部14JS66,48122Q49 ;E南都3,5716,71113.E506,0401了西部12 劉 6616,977兀7823,5671匯總25炳551,65532,210包 879 |重新排列布局 對數據透視表”報表的布局不滿意嗎？例如，您可能更愿意按 行而不是按列顯示銷售人員信息。利用 數據透視表”報表的交互特性，可以翻轉表格: 您可以輕松地移動（或旋轉）行和列以查看不同的匯總數據。例如，您可以移動 銷售人員”字段，使該項向下按行顯示而不是跨列顯示BcDE1銷售額總計.類型區域銷售人員，飲料奶制品肉類農產品口東部Buchanan1,132% 136Davolio13,7612

6、2,953Ij44112,5991C IDodsworth4,097BJ139,99616 1Suyaroa16,22373557,6566,08。|東部總討35,23339M443330&現675查看數據的子集要篩選數據以便您在某一時候能按需查看某部分數據嗎？要這樣做，可用 頁面字段將數據透視表”報表分成若干獨立的 頁面”。每個頁面 都包含一個在 數據透視表”報表中顯示為匯總數據的數據子集。例如，可添加一個年”類別的頁面字段。這樣可以查看某一年度（例如2003年） 或綜合所有年度的銷售數據。年年 |加03,銷售額總計.|類型11 一區域 捎告人一屈一奶制品肉類東部n3234%13 8

7、 5 J . J i 18 17g東剖總討18,90210J03O17,397II北部itLBuchanan_3j5224j5621Davolio8,7259Z911 -JBuchanan Davolio DodsworthSuyama如果數據透視表”報表包含很多字段，可用頁面字段來保持報表的緊湊性和易讀 性。在檢索某些大型外部數據庫中的數據時，也可以添加并設置頁面字段以限制 檢索數據量。這樣可以避免長時間的等待和內存問題。顯示您需要的細節是否關注數據透視表”報表中的特定詳細信息？您可以顯示或隱藏行字段或列字段中的項目，例如特定產品或銷售人員。 您也可以顯示或隱藏行字段或列字段中項目的詳細信息

8、。例如，在 類型”字段中，可以隱藏除飲料之外的所有產品項目。Fj銷售額總計上區域梢售人員-飲料匯息 J東部Buchanan1,132lj132JDavoko13J3113,731Dodsworth4,0974,0976SuyamaI6j22316,2237東部總計電23335,233您可能會急于開始編制第一個數據透視表。但在開始之前，最好確保您的數據組織良好并且已準備就緒，如下面部分所述。- 第1步：準備源數據閱讀此部分，了解在數據透視表中可以使用哪些數據及如何準備這些數據。準備好數據后，您可以使用 數據透視表和數據透視圖？ ”向導創建數據透視表。向導的開始部分是選擇源數據?？梢赃x擇已在Exc

9、el中輸入的數據或數據庫中的數據（稱為外部數據源）。如果選擇了外部數據源，向導將啟動名為Microsoft Query 的單獨程序，可以使用該程序連接到數據源并選擇要顯示的數據。單擊下列任一源數據類型，了解如何使用這些數據類型：- Excel列表或數據庫使用創建列表 命令，可以使用包含相關數據的多個連續行，也可使用指定用作數據表的多個連續行。要輕松準備 Excel數據，應考慮執行下列任一或全部操作：確保列表組織良好務必整潔！例如，確保列表的第一行包含列標簽，因為Excel要在報表中將此數據用作字段名。還要確保每一列都包含類似項目，例如，一列中包含文本而另一列中包含數字值。刪除任何自動的分類匯總

10、不要擔心，數據透視表將為您計算分類匯總和總計。命名區域如果計劃稍后添加其他數據，請確保為源數據中輸入的單元格區域指定名稱。這樣，無論在何時向數據區域添加數據，都可以更新數據透視表，將新數據包括在內，而不必指定新區域引用。使用 高級篩選”命令要使用經過篩選的數據，指向 數據菜單中的篩選，單擊高級篩選，然后單擊復制到其他位置。這樣可將篩選后的數據提取至其他工作表位置， 從而可以在您的數據透視表中使用這些數據。注釋 不要就地篩選數據或使用 自動篩選 命令。此操作會隱藏列表中的一些數據，但數據透視表仍將包括全部數據。- 外部數據源可以使用數據庫文件、文本文件或Internet數據源。要準備外部數據，可

11、能需要執行下列操作：安裝必要的工具和驅動程序您可能已完全準備就緒，只需確保安裝了相應的開放式數據庫連接 （ODBC）驅動程序或所需的數據源驅動程序。初次使用時，將自動 安裝 Microsoft Query （包括幫助和驅動程序）。然后，當您使用數據透視表和數據透視圖向導”創建數據透視表時，將使用 Microsoft Query 實際地檢索外部數據。如果需要，在啟動向導之前檢索數據如果下表包含了您使用的數據檢索方法，您將無法在 數據透視表和數據透視圖向導 ”中用Query來檢索數據。相反，在啟 動向導來選擇包含外部數據的工作表范圍之前，應按照以下說明將數據插入Excel工作簿。Office數據連

12、接建議使用Office數據連接（.odc）文件為您的報表檢索外部數據。您可以在僅從單個數據庫表中或者從OLAP數據庫中檢索數據時使用這些文件，這樣，在您創建報表之前，您無需合并外部數據庫中多個表 的數據，或是篩選數據以選擇特定記錄。查詢文件和報表模板要使用查ttj文件（.dqy、.oqy或.rqy ）檢索數據，請在Excel中打開查詢文件。要使用沒有包括數據透視表的報表模板（.xlt）,請打開該模板。參數查詢要使用參數查詢檢索數據，必須首先在Microsoft Query 中創建參數查詢，以便它把數據返回Excel o請注意，您不能創建參數查詢來從OLAP數據庫中檢索源數據。有關創建參數查詢的

13、詳細信息，請參閱Microsoft Query中的幫助。Web查詢 要使用 Web查詢來檢索Internet上的數據，您必須首先 創建 Web查詢并將數據檢索到 Excel中。要創建 Web查詢，請指向數據菜 單上的導入外部數據，然后單擊新建 Web查詢。- 多重合并計算數據區域您可以合并與匯總幾個不同Excel列表的數據。要準備來自多個 Excel列表的數據，可能需要執行下列操作：確保列表組織良好務必整潔！例如，確保列表有與您要匯總的項目相匹配的行和列名稱。刪除任何自動的分類匯總不要擔心，數據透視表將為您計算分類匯總和總計。命名區域如果計劃稍后添加其他數據，請確保為源數據中輸入的單元格區域指

14、定名稱。這樣，無論何時向數據區域添加其他數據，都可以更新數據透視表，將 新數據包括在內，而不必指定新區域引用。- 另一個數據透視表如果計劃使用同樣的數據創建多個數據透視表，可以重新使用現有的數據透視表，來創建新的數據透視表，從而節省內存和磁盤空間。 此操作將把原始的和新的數據透視表鏈 接起來。（如果您刷新了原數據透視表的數據，新報表的數據也會刷新，反之亦然。）要準備來自其他數據透視表的數據，可能需要執行下列操作：確保兩個數據透視表在同一工作簿中如果原數據透視表位于不同的工作簿，請將原報表復制到您要顯示新報表的工作簿中。檢查頁面字段設置 您可能已在原數據透視表中更改了頁面字段設置， 以便分 別檢

15、索每個頁面的外部數據。 在這種情況下，您需要重新設置頁面字段， 以便一次為全 部項目檢索外部數據。要檢查設置，雙擊每一個頁面字段，然后單擊高級。注釋要了解有關頁面字段的其他信息，參見本文稍后部分的數據透視表解析”。- 第2步：創建數據透視表要創建數據透視表，請首先使用數據透視表和數據透視圖向導該向導可幫助您指定要使用的數據及創建報表框架。然后您可使用數據透視表工具欄在該框架內排列數據。例如，您可以選擇要包括的數據類別（襯以藍色底紋）和要匯總的相關數據值（襯以黃 色底紋）。AB月份 一月 一月年度200320032003一月 一月 一月 一月 二月 二月 二月 二月二月 二月2003200320

16、03200320032003200320032003品品品品 料產制類產科制料類類 飲農奶肉衣飲期飲肉肉一品篇希售人員DavolioBiichanciriSuyama Suyama DavolioBjchananDodsworthBuchananI DavoloI SuyamaBuchanan銷售融單位區，2696 5611 西部6725 6890 j北一6715 2652 |南部43s6 5636 東部9662 3400 H 麻1323史61西部1 S 3 37 5 5 25 7 9 93 6 4 48 7 9 47 18 21 OQ B 15 7 54741450234然后，告訴Excel

17、如何在數據透視表的行和列中排列數據類別。Excel創建完報表后,它將自動匯總和總計數據值。BDEZ£"1銷售額總計類型區域飲料奶制品肉類農產品匯總3東部35,23339,444S34口628,675136/58.北部51,33263,41817曄267gg159,111南部30,17227.BS958,02539,074155/6。西部40,39244/10833536366129303匯總157,629174,361116.92813L014581M32要創建數據透視表，執行下列步驟：-啟動數據透視表和數據透視圖向導1. 打開您要創建數據透視表的工作簿。如果您的報表要基于

18、 Excel列表或數據庫,請單擊列表或數據庫中的一個單元格。2. 在數據菜單上，單擊數據透視表和數據透視圖。3. 在數據透視表和數據透視圖向導 ”的第1步中，請選擇將要使用的數據類型，然后單擊所需創建的報表類型 下的數據透視表。4. 在向導的第2步中，按照定位數據的說明進行操作。如果要為數據透視表檢索外部數據，可以從 Excel幫助或 Query幫助中獲得有關使用 Microsoft Query 或 Query向導的詳細信息。5. 在向導的第3步中單擊完成。一定義數據透視表的布局1. 將字段按鈕從數據透視表字段列表窗口拖到數據透視表圖表的標簽區域。2. 要重新排列各字段，請在區域間拖動這些字段

19、。要刪除字段，請將其拖至數據透視表之外。注釋有些情況下，您可能不希望通過在工作表上直接拖動字段來手動定義數據透視在這表布局。例如，如果源數據來自大型外部數據庫，手動定義布局則可能過于費時種情況下，可以使用向導定義布局。 在數據透視表和數據透視圖向導 ”的第3步中單擊 布局來設置數據透視表布局。數據透視表解析您可能已經注意到，Microsoft Excel使用了特定的術語來標識數據透視表的各部分。如果您尚不熟悉這些術語，請閱讀此部分，迅速獲得初步知識。3234騏38 13 8 5 J- J J J18 17653%工頁面字段此字段來自源數據，用于數據透視表中的頁面（或篩選）。例如， 年”是一個頁

20、面字段，可以使用 年”字段僅顯示2003年、2004年等的匯總數據。N數據字段此字段來自源數據，其中包含要匯總的值。 例如，銷售總額”是一個數據字段。對于多數源數據類型，可以選擇匯總數據的方式（例如，求總和、平均值或計數）。數據字段一般用于匯總數字， 但也可匯總用于文本。例如，可以對某字段中特定文本項 （例 如 是“或否”）出現的次數進行計數。3：列字段此字段來自源數據，用于數據透視表中的列。例如，類型”是一個列字段。項目 行、列或頁面字段的子類別。例如，類型”字段包含了下列項目：飲料、 奶制品和肉制品。銷售人員”字段包含了這些項目：Buchanan、Davolio、Dodsworth和Suy

21、ama。行字段此字段來自源數據，用于數據透視表中的行。例如 地區”和銷售人員”都是行字段。數據區域數據透視表中包含匯總數據白單元格。例如單元格C5中的值匯總了2003年Buchanan在東部地區的飲料銷售額。也可以說，該單元格是源數據中包含 Buchanan、飲料、東部和 2003等項目的各行的銷售額匯總。-第3步：自定義數據透視表您現在已經創建了數據透視表，但這還只是開始。是否還記得有關數據的那些問題？數 據透視表不僅是靜態的匯總， 還可以使用該表以交互的方式探索數據的含義?？梢圆榭丛敿毿畔ⅲ部蛇M行大局觀察?？梢园凑盏貐^或時間段查看銷售額。自定義類型由您自己確定。要自定義數據透視表，請執行

22、下列一項或多項操作：- 添加或刪除數據 是否希望在數據透視表中查看多一些或少一些的數據類別？可以方便地添加或刪除字 段（包括行、列或頁面字段） 要添加字段，請從 數據透視表字段列表”窗口中將字段拖至數據透視表報表中的相應區 域。要刪除字段，請將字段拖至數據透視表之外。注釋 不得在數據透視表中直接編輯數據。而是要編輯源數據，然后刷新數據透視表- 快速重新排列布局是否需要重新組織數據透視表以獲得不同的數據匯總結果？通過移動字段或重新安排字段內各項的順序，可以快速 旋轉”數據透視表。要移動字段，請將字段拖至數據透視表中相應區域。要重新安排字段內各項的順序，將 項目拖至字段內的新位置。- 使用頁面字段

23、查看數據子集數據透視表中是否包括了頁面字段？如果是，該數據透視表即是由多個頁面”組成的三維報表。其中每頁包含了在報表中已經匯總的數據子集。要查看其他頁面，請單擊頁面字段項旁邊的箭頭，然后單擊列表中的項目。- 顯示所需的詳細信息在數據透視表中，可以查看詳細信息，也可隱藏信息以獲得全局認識。可以快速地：顯示或隱藏行或列中的項目單擊字段中的箭頭，然后根據自己的需要選擇或清除復選框。例如，在 類型”字段中，可以隱藏除 飲料”外的全部產品項目:全部顯示）飲料二肉類 農產品確定東部總計D工二匯總1J32143213,73113J314耐由。97162233, 23335送33取消顯示或隱藏項目的特定詳細信

24、息 具欄上的顯示詳細信息或隱藏詳細信息 的字段。單擊字段中的項目，然后單擊數據透視表 工 按鈕。如果出現提示，單擊希望顯示其詳細信息例如，對于 類型”字段中的 飲料 內容。，-項，通過顯示每年銷售額可以增加其詳細信息的顯示詳細費料45 &員人甑 份展售W位域 月醺銷銷單區C D E姬年度三飲料飲料總計確定 取消2003 200432Dadsworth7 9 54 Q- 84 16 為乙現一總比1達刃2顯示特定數據單元格的基礎源數據例如，雙擊東部地區的飲料分類匯總,1J3Z： 131311 4097； 16223 英名31只需雙擊單元格即可查看其詳細信息可以查看用于計算該單元格的源數據記

25、錄n七月20口3 E欠料Buchanan11323326東部三月2003飲料DavolioB3342933東部J 4七月2004飲料Davolio54479069東部5六月2004飲料Dodsworth21998496東部6四月2叩3飲料Dodsworth1898917東部“月2004飲料Suyama51223299東部c一月2003飲粉Suyama7S392690東部一月2004飲料Suyama35S34183東部年度類型銷售人員單位區蜂I EExcel插入分頁符的可以選擇在特定位置插入分頁符，例如，在 符，以避免將一個月的項目分隔開來。例如, 41和行42之間，將四月的項目分隔開來,月”字

26、段中每個月開始之前插入分頁 在下圖中，自動分頁符插入到了行 要使四月的項目打印在一起，可以ABc1年度詮部）銷售顏總計類型引1區域銷售人員飲料明制閭東部Buchanan1J329J366DavolioL3JS122,9531Dodsworth4,0978Suyama16衣37,35519東部總汁| +到444!北部D月份-第4步：打印數據透視表是否要打印數據透視表？如果該報表是一個多頁報表，可以設置打印選項以控制報表的打印外觀，如下所示：為方便瀏覽多頁的數據透視表，可以在各頁頂端自動重新打印標簽。例如，在打印頁面上， 可以重復行1和行2中的標簽，也可重復外行字段項目 四月銷售額總討類型月份區域銷售人員飲料奶制品肉類衣產品匯總四月北部Davolio5uvanid乙76891沏1,5001079127鴕北部總計9,2911,50013559南部DavolioDodswcrth2,476450450278南部總計2478一 一4531商12,明 1,861銷售額匯總-第芝頁為確保在每頁中能打印數據透視表的邏輯區塊，可以指定位置。指定將分頁符放置在行 38主月總計”的正下方。AE C0E |銷售額類型月份區域銷售人員飲料甥制品3一月東部Suyom53,5634,35614東部總計3,56