1、工程資料管理制度第一章 總則1.1 以確保施工技術文件收集整理，并順利實現(xiàn)工程檔案移交和歸檔。根據(jù)國家有關規(guī)定，結合神 * 煤集團公司煤制油項目工程建設的具體情況，特制定本細則。1.2 施工單位的基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目 , 從開工到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料, 包括施工活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。1.3 基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據(jù)中華人民共和國檔案法，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料

2、，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。1.4 本管理制度依：神寧煤制油 2014 191 號文件及其文件內(nèi)的標準國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ 28-2002）建設工程文件歸檔整理規(guī)范（ 50328-2001）建筑工程資料管理規(guī)程（ 64/266- 2010）神* 夏煤業(yè)集團有限責任公司工程建設項目檔案有關管理規(guī)定1.5 本制度適用于中國化學工程第六建設油品項目部所有項目管理人員和施工隊所有參與資料管理的人員。第二章 工程檔案管理制度2.1 檔案資料管理2.1.1 施工檔案資料工作是施工建設過程的一部分，納入施工建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理

3、本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。2.1.2 為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，配置資料庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。2.1.3 工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。2.1.4 設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（ 歸檔的發(fā)給施工單位的 ） 統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必

4、須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。2.1.5 購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。2.2 歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1 凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（ 即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔 ） 。2.2.2 施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（ 含工程聯(lián)系單） 等表格和數(shù)據(jù)均應用70g 以上的白色書寫材料書寫并原件（ 如表式為復印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能

5、作為原件; 驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名 ） 歸檔。2.2.3 調(diào)試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.2.4 主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（ 帶項目紅章的文件） 歸檔。2.2.5 書寫規(guī)定 A） 書寫字跡工整，圖樣清晰。 B） 書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。 C） 文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求 ; 漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。2.2.6 書寫材料的大小尺寸應規(guī)范, 裝訂邊空白間距應為 25 ，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進行書寫和

6、留有信息。2.2.7 來往郵件的收集：與外交流的郵件必須用項目公共郵箱，傳遞進來的文件資料員及時通知相應主體，便于及時處理郵件。郵箱里的文件原則上沒有項目經(jīng)理（主任）紙板批示可刪除哪些文件之外，其它的不允許刪除。第三章工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1 各單位提供給工程部的工程文件（ 工程技術文件、圖紙資料） 由檔案資料室統(tǒng)一接收 ; 上級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。3.1.2 工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。3.

7、1.3 設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔設備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位。3.1.4 檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。3.1.5 檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（ 簿式臺帳和電子臺帳） ，并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。3.1.6 登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應按工程部領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。3.1.7 對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。3.1.8

8、 檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳; 對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。3.2 工程文件資料發(fā)放3.2.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。3.2.2 呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3 檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料 （ 當工程施工圖、設備資料份數(shù)有限時） ，檔案資料室僅提供施工單位（隊）一套或二套文件，不足部分施工單位（隊）可委托檔案資料室向項目領導提出增加施工圖供應數(shù)量; 設備資料文件不足部分，由資料室自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋復

9、制件印章。3.2.4 分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?.2.5 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位（隊）應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室 ; 檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。3.3 設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定3.3.1 設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。3.3.2 設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。3.3.3 凡涉及設

10、計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內(nèi)。第四章 檔案部門職責參與施工的單位（隊）應按各自的職責，將負責施工的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照項目部要求移交項目部。項目部各機構 : 負責對形成或收到的有關施工項目的前期、技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理，同時整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、 （ 竣工圖 ） 、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文 件。第五章 聲像檔案管理辦法5.1 建設工程聲像檔案主要是指在施工活動中直接形成的，具有保存價值的照片、

11、底片 （ 包括反轉片 ） 、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記 錄。5.2 項目各部門及施工隊（單位）給資料室提供的聲像檔案主要有: 施工中的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。5.3 照片檔案應符合以下要求: （1） 主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁（2） 能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置; （3） 以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片 （ 照片 ）; （4） 使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工, 光學分辨率不得小于 400 萬有效像素 （ 不允許插值） 。5.4 錄像檔案應符合以下要求: （1） 主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、

12、鏡頭平穩(wěn)（2） 需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、建筑特色等; （3） 報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（ 或以上素質(zhì)的格式 ） 。 文字說明包括: 工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。第六章 檔案、資料、圖書借閱制度本項目部全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為推動施工前進，發(fā)展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù):6.1 借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（ 注明 :

13、 用途、領用時間、歸還時間 ） 。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。6.2 借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。6.3 絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。6.4 外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應項目領導同意，紙板批準方能借閱。6.5 借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復印、抄

14、錄和轉借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。6.6 借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)項目主任批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。6.7 凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調(diào)回檔案室。第七章設計修改通知單

15、、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1 設計變更制度7.1.1 應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。7.1.2 各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質(zhì)量關，并努力降低施工成本。在工程開工前，仔細研究圖紙，并圖紙會審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時反饋甲方讓設計修改圖紙。7.1.3 工程設計變更的具體經(jīng)辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用施工隊、設計單位、監(jiān)理單位單位聯(lián)系，并負責分發(fā)設計變更通知單。7.1.4 所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內(nèi)補辦完設計變更通知單

16、。7.1.5 設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經(jīng)理負責處理變更發(fā)放卡，資料室轉發(fā)技術負責人、專業(yè)工程師組織實施。7.1.6 各專業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工隊。7.1.7 設計變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結果，并匯報項目經(jīng)理。7.1.8 經(jīng)審核的執(zhí)行結果備案登記，作為今后結算的依據(jù)。7.2 簽證管理制度7.2.1 簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現(xiàn)場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件。7.2.2 發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)甲方批準后，且在確保工程技術標準和

17、質(zhì)量標準保持不變的前提下，辦理簽證。工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項目部現(xiàn)場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。7.2.3 現(xiàn)場簽證單由施工單位報送，經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場專業(yè)工程師和項目經(jīng)理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。7.2.4 一次性簽定金額在10 萬元以內(nèi)，或工期延誤在5 天以內(nèi)，由現(xiàn)場專業(yè)工程師審核后報項目經(jīng)理審批。超出上述金額（ 或天數(shù) ） ，需項目經(jīng)理批準后方可上報簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續(xù)。7.2.5 工程使用材料的質(zhì)量、價格如有特殊情況需簽證時，以工作聯(lián)系單形式反應給甲方。7.2.6 已審核同意的簽證，施工

18、隊必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工隊承擔。由于施工隊對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工隊負責。7.2.7 凡涉及到施工單位（隊）為評定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位（隊）自行承擔，項目部不再承擔。第八章工程竣工圖編制管理規(guī)定8.1 編制竣工圖的形式和深度8.1.1 凡按圖施工沒有變動的，在原施工圖上加蓋竣工圖標志后，即作為竣工圖。8.1.2 凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位（隊）負責在原施工圖 （ 必須是新藍圖 ） 上注明修改的部分， 并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋竣工圖標志后，即作為竣工圖。8.1.3 凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改