1、 第二章會計軟件的操作要求 電算化會計核算基本流程通用賬務處理模塊基本操作通用會計報表模塊的基本操作工資、固定資產核算模塊的基本操作應收、應付模塊基本操作第一節電算化會計核算基本流程 一、手工會計核算流程缺點：數據大量重復信息提供不及時準確性差工作強度大二、電算化會計賬務處理流程（一）系統初始化系統初始化主要包括建立賬套、設置操作員及權限、設置會計科目等內容。（二）日常賬務處理流程日常賬務處理主要是根據提供的會計業務資料，利用會計核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結賬工作。1.編制記賬憑證編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。（1）手工編制完成記賬憑證后錄入計算機。（2）根據原始憑證直

2、接在計算機上編制記賬憑證。采用這種方式應當在記賬前打印出會計憑證并由經辦人簽章。（3）由賬務處理模塊以外的其他業務子系統生成會計憑證數據。例如，由固定資產核算模塊根據預定的折舊資料自動生成的計提折舊憑證。采用這種方式應當在記賬前打印出會計憑證并由經辦人簽章。2.憑證審核在電算化環境下，憑證審核是由負責審核的會計人員審核已輸入計算機的記賬憑證。會計核算軟件可根據審核情況進行自動控制，已通過審核的憑證，不能由憑證錄入人員直接進行修改。未通過審核的憑證，不能進行記賬。3.記賬在電算化環境下，記賬是由有記賬權限的人員，通過記賬功能發出指令，有計算機按照記賬程序自動進行的。電算化會計核算流程中的記賬有以

3、下特點：（1）記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記；（2）同時登記總賬、明細賬和日記賬；（3）各種會計賬簿的數據都來源于記賬憑證數據，記賬只是“數據搬家”，不產生新的會計核算數據。4.結賬手工會計核算流程中，結賬工作環節，工作量大且復雜。電算化會計核算中，由于可以一次性預先定義賬戶結轉關系，因此結賬工作可以作為一個步驟由計算機在較短時間內同時自動完成。在會計期末，對指定月份進行結賬。如果該月有尚未記賬的憑證，則不允許結賬。上一個月未結賬，下一個月不能記賬。結賬后，不能再輸入當月的記賬憑證。三、電算化會計報表處理流程會計報表第一次使用時，也存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新

4、建報表、定義報表格式、設置報表參數、定義報表取數公式和定義表內及表間的勾稽關系。完成報表初始化后，報表的日常使用主要有報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等。電算化會計報表處理流程的內容包括：（1）報表格式定義；報表格式定義主要包括涉及報表表格、定義單元屬性等，通過設置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。其設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。（2）報表公式定義；由于各種報表之間存在著密切的數據間的邏輯關系，所以報表中各種數據的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。主要有取數公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（3）報表數據生成。四、

5、電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區別一句話：只要憑證正確，在軟件的幫助下，會計人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。第二節通用賬務處理程序模塊基本操作賬務處理模塊是會計信息系統的核心和基礎（大腦）。一、系統初始化系統初始化是會計電算化非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎。系統初始化主要包括以下內容：（一）建立賬套新建賬套是在建賬向導的指引下進行的，通常確定賬套號、賬套名稱、賬套路徑、記賬本位幣、科目級次與編碼長度、會計期間以及賬套啟用日期等。會計軟件具有多賬套管理功能，但是賬套號必須唯一；賬套名稱是用于識別賬套所屬的會計主體，在輸出憑證、賬簿和報表等會計資料時可直接調用，所以

6、一般使用單位名稱；賬套路徑是指賬套文件在計算機存儲器中的存儲位置；科目級次和編碼按照“遵循統一規定，考慮實際情況，同時留有余地”的原則進行設置，一般應按行業預置會計科目；會計軟件一般提供多種會計期間界定方式，我國規定會計年度實行公歷年度，會計期間一般采用自然月份，賬套啟用會計期間即指開始電算化工作的期間，由單位根據實際情況設置。建賬過程中設置的基礎參數對整個賬套至關重要，某些參數一旦沒置，在完成新建賬套后將無法修改。因此必須結合實際情況，認真仔細做好新建賬套工作，保證建賬過程正確無誤。（二）設置操作員及其權限崗位及其權限設置一般在系統初始化時進行，平時根據人員變動可以進行相應調整。操作員的設置

7、及其權限管理，應按照內部控制制度對崗位分工的要求，嚴格貫徹不相容職務分離的原則，授予不同用戶相應的操作權限。操作員設置是為了解決“誰”可以合法的進入會計電算化系統。會計軟件一般都有一個默認操作用戶，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次進入通常只能以默認操作用戶登錄，然后可根據需要進行增加、修改或刪除用戶組及其用戶等操作。為了防止非法登錄，保障系統安全，在實際工作中，每一個操作員都應該設置登錄密碼并定期或不定期更換。權限設置是為了解決操作員可以“干什么”的問題。所有操作員都只能在授權范圍內操作，絕不允許越權操作。一般賬套主管（電算主管或會計主管）擁有賬套的最高操作權限。（

8、三）設置輔助核算項目會計核算軟件在一般會計核算的基礎上，還提供輔助核算功能。對于需要進行輔助核算的各類項目，應當事先進行設置，將各個項目類別和具體項目的信息錄入計算機，才能在其他設置和日常核算中使用項目信息。輔助核算項目一般包括部門設置、項目檔案設置、往來單位設置等。（四）設置外幣及其匯率對于有外幣收支的單位，應按照實際外幣收支增設相關外幣幣種及其匯率，以便于進行外幣原幣核算和期末的調匯工作，全面反映會計主體的經濟業務。（五）設置會計科目主要有如下內容：1.會計科目設置原則目前通用會計核算軟件一般都提供了符合國家會計制度規定的一級會計科目，而明細科目則由用戶根據各企業情況自行確定，確定原則如下

9、：（1）一級會計科目名稱必須要符合國家會計制度規定的標準，明細科目名稱要通俗易懂、易記、好用、易推廣；（2）設置會計科目要考慮到與會計核算軟件其他功能模塊之間的銜接，在賬務處理模塊中，只有末級會計科目才允許有發生額，才能接收其他模塊轉入的數據；（3）設置會計科目必須滿足會計報表的編制要求，凡是報表中所用數據，需要從賬務處理模塊中取數的，必須設定相應的科目；（4）設置會計科目要注意保持科目間的協調和完整，不能只有下級科目，沒有上級科目，既要設置一級科目，又要考慮明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料；（5）設置會計科目要注意保持相對的穩定。2.會計科目設置內容（1）會計科目編碼。手工方式下，會

10、計科目通常采用文字的形式來表示，這種用文字表示的形式對計算機處理來說存在著諸多不便，用科目編碼的形式便于反映會計科目的性質，也便于電算化的賬務處理。如表所示。電算化表示手工賬表示科目編碼科目名稱名稱注釋2221應交稅費應交稅費一級賬戶（總賬賬戶）222101應交增值稅應交稅費-應交增值稅二級賬戶（明細賬戶）22210101進項稅額應交稅費-應交增值稅（進項稅額）三級賬戶（明細賬戶）22210105銷項稅額應交稅費-應交增值稅（銷項稅額）三級賬戶（明細賬戶）22210106已交稅金應交稅費-應交增值稅（已交稅金）三級賬戶（明細賬戶）設置會計科目編碼的時候要注意以下問題：必須按照科目級次的先后次序

11、建立。首先應該從一級科目開始，逐級向下設置明細科目；科目編碼必須唯一，不能重復，也不能為空，其結構必須與賬套參數中會計科目編碼方案一致；科目編碼通常用數字（或英文字母）等來表示，不得使用一些無意義、無秩序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目編碼進行排序檢索；科目編碼必須與科目名稱一一對應。（2）會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱?？颇棵Q用漢字、英文字母、數字等符號表示。科目名稱與科目編碼不同，科目編碼是供計算機系統使用的，而科目名稱則是企業與外部交流信息所使用的標志，是在證、賬、表上打印的標識。在設置科目名稱時應注意：科目名稱不能為空；科目應避免重名，以免影響科目運

12、用的準確性；科目名稱的設置必須嚴格按照會計制度（會計準則）的規定，做到規范化、標準化。（3）科目類型?？颇款愋褪侵冈摽颇繉儆谫Y產、負債、共同、所有者權益、成本和損益類中的哪一類?？颇款愋褪怯嬎銠C自動識別科目進行匯總管理的依據。在財政部頒發的會計制度（會計準則）中，會計科目編碼的第一位就標識了科目類型，其中科目編碼首位為1、2、3、4、5、6，分別代表資產類、負債類、共同類、所有者權益類、成本類和損益類科目。（4）科目屬性?？颇繉傩砸簿褪怯脩舾鶕締挝坏暮怂愫凸芾淼男枰獊碓O置科目的相關性質。包括設置會計科目的余額方向，設置外幣核算科目，設置數量核算科目，以及對需要進行部門核算、項目核算等專項核算

13、的會計科目進行輔助核算設置。3.會計科目設置注意事項增加科目時的注意事項新增科目為明細科目時，其上級科目必須存在，否則會導致明細科目沒有上級科目；如果一個科目是明細科目，且已經有發生額或余額產生時，則不能再為該科目增加下級科目，只能在年初時進行調整，否則會導致上下級科目金額不符。修改科目時的注意事項科目一旦使用，科目代碼不能修改。科目如果已經有余額、發生額，表明已有業務發生，即使涉及該科目的記賬憑證還沒有記賬，也表示該科目已使用；如果一個科目有下級科目，科目代碼不能修改，否則會造成其下級科目沒有對應上級科目的錯誤；若科目設有輔助賬，輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改，將造成其輔助賬信息不

14、完整的錯誤。刪除科目時的注意事項科目已經使用，就不能被刪除；科目有下級科目時，也不能被刪除。如果刪除，會造成其下級科目沒有對應的上級科目的錯誤；若科目設有輔助賬，當輔助賬啟用后科目不能刪除。（六）錄入科目期初余額。為了保證會計電算化中的數據能與手工方式下的數據銜接，保持賬簿數據的連續性和完整性，在應用會計電算化系統之前，需要將經過整理的手工賬目的期初余額錄入到會計電算化系統中。在錄入科目期初余額時要注意如下問題：1.若企業是年初建賬，則期初余額等于年初數；2.若企業是年中建賬，則應先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方發生額與累計發生額計算清楚，也就是說，此時錄入科目期初余額時，需錄入年初余

15、額或建賬月份的月初余額，以及年初到該月的各月借貸方發生額或累計發生額；3.若科目有輔助核算，應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入；開展了輔助核算的會計科目的期初余額不能直接錄入，應該錄入輔助項目的期初金額，然后由系統自動計算生成該會計科目的期初余額；4.錄入科目期初余額時，應注意調整有關科目的余額方向，如果借貸方向不能改變，可在數據前加“-”表示與默認的方向相反。5.錄入科目期初余額時一般只針對最末級科目，上級科目的期初余額通常由系統匯總所屬下級科目的數據自動計算出來；6.科目期初余額錄入完畢后，必須使用軟件提供的功能，進行試算平衡，以保證初始數據的正確性。（七）其他初始設置賬務處

16、理模塊需要設置的基礎信息內容很多，除上述設置以外，還包括憑證類別、結算方式、常用憑證、常用摘要等內容。二、日常業務處理系統初始化完成以后，即可以進行日常業務處理。也就是根據相關的會計業務資料，利用會計軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢、記賬和相關證賬的查詢打印輸出工作。（一）填制憑證記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文即憑證體部分。1.憑證頭部分（1）憑證類別與憑證編號。錄入憑證時，首先應按在初始化時設置好的憑證類別代碼或名稱進行選擇。在確定憑證類別后，一般賬務處理模塊會按憑證類別的不同按月對憑證進行自動連續編號。錄入憑證類別及編號時要注意：憑證編號由憑證類別編號（或憑

17、證類別名）和憑證順序號共同組成，例如轉字0002等；不同類別的憑證每個月分別從1號開始連續編號；憑證號作為記賬憑證的標識，按會計制度要求，同一類別的憑證既不能重號也不允許漏號斷號。（2）憑證日期。也就是錄入記賬憑證的日期，包括年月日。輸入記賬憑證時，必須輸入憑證日期。由于日期的正確性將影響經濟業務在明細賬和日記賬中的順序，所以輸入憑證日期時要注意：憑證日期應隨著憑證號的遞增而遞增，不能小于前張憑證的日期；憑證日期不能超過（晚于）系統日期。（3）附單據張數。指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數。附單據張數應根據錄入記賬憑證所依據的原始憑證實際張數輸入。但并不是所有的記賬憑證都有附件，如更正錯賬的憑

18、證、期末結轉損益的憑證就沒有附件。2.憑證體部分（1）摘要指對發生的經濟業務內容的簡述。憑證的每行必須有摘要內容，不同行的摘要內容可以不同，每行的摘要將隨該行會計科目在明細賬、日記賬中出現。摘要的輸入可以在錄入憑證時根據經濟業務內容用鍵盤輸入，也可以在系統初始化時對常用的摘要內容定義好，當輸入憑證摘要時，根據經濟業務選擇相應的摘要。（2）科目輸入會計科目時，該會計科目必須在系統初始化會計科目設置中已經設置，且必須是最末級明細科目，不能有非法對應科目。如果所輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的各項內容。（3）輔助信息對

19、于要進行輔助核算的科目，系統會自動彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算、數量單價以及銀行結算信息等。（4）金額即該筆分錄的借方或貸方發生額。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。因此，保存每張憑證之前，系統將自動進行借貸平衡檢查，以保證數據的正確。如果不平衡，將給予提示并要求修改，直到平衡為止。錄入憑證的金額要注意，由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄，所以每條分錄的金額要么在借方，要么在貸方，不能在借貸雙方同時存在。另外，每條分錄的金額均不能為零。會計軟件通常都提供了自動完成最后一條

20、分錄金額的功能?！?= ”（二）憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經濟業務的真實、正確和可靠，記賬憑證必須要經過審核。無論是直接在計算機上根據已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統，都經過了人工的操作處理，都需要經過審核后，才能作為正式憑證進行記賬處理。憑證審核是指由具有審核權限的操作員按照會計制度規定，對憑證錄入員填制的記賬憑證進行合法性和正確性檢查，主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會計分錄是否正確、內容是否完整等，其目的是為了防止舞弊的產生。在賬務處理模塊中，所有錄入的憑證都必須經過審核簽章后才能記賬。在這個過程中要注意如下問題：審核憑證與填制憑證不允許

21、是同一個人，只有具有審核權限的人員才允許進行憑證審核工作；審核人員發現錯誤或有異議的憑證，不得直接進行修改，必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核；憑證審核簽章后，不能直接對其進行修改和刪除，必須取消審核后才能修改和刪除；要取消原審核簽章，即將該憑證變為未經審核的狀態，則必須由審核人員自己進行。記賬憑證的審核可根據情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由審核人員逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章；而成批審核是由審核人員執行成批審核功能，由會計軟件在后臺自動審核所選全部未審核記賬憑證，并成批簽審核章。（三）憑證的修改如記賬憑證發現有錯誤，應根據憑證的不同狀態運用不同的更正方法予以修改。

22、在進行修改時，一般應在記賬憑證的來源處由制單人員本人進行更正，即手工鍵盤錄入的憑證應由制單人員本人在憑證模塊進行修改，采用自動轉賬功能機制生成的憑證應由執行自動轉賬功能的操作員重新生成正確憑證，由其他子模塊編制傳來的憑證應返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。1.憑證填制保存后未經審核等任何簽章在此種狀態下，憑證上只有制單人員一人的簽章，可由制單本人找到需要修改的憑證，將光標移到需要修改處進行修改并重新保存。2.憑證保存后已有審核等簽章但未記賬憑證保存后經過審核等操作員處理簽章，此時憑證上有除制單人員外多個簽章責任人，不能對錯誤憑證進行直接修改，應利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可

23、進行更正并重新保存。3.憑證已記賬記賬后發現憑證錯誤，不能修改憑證。雖然會計軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能，但對于此類差錯不推薦采用這種方法進行更正。為了給審計留下線索，提供審計軌跡，應采用沖銷憑證或補充憑證的方法進行。（四）查詢憑證在編制記賬憑證過程中，可以通過查詢功能，對憑證進行查看，以便隨時了解經濟業務的發生情況，保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處理模塊，所以在憑證模塊不僅可以查詢到憑證模塊填制的憑證，也可以查詢到模塊生成的憑證。（五）記賬記賬是以會計憑證為依據，將經濟業務全面、系統、連續地記錄到具有賬戶基本結構的賬簿中去的一種方法。在手工方式下，記賬是由會計人

24、員根據已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關的總賬和明細賬。在電算化方式下，記賬憑證經審核簽字后，由有記賬權限的操作人員發出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬一般采用向導方式，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。為了保障記賬順利，減少差錯，在記賬過程中需要注意以下的問題：（1）在記賬過程中，不得中斷退出；（2）上月未結賬，本月不能記賬；（3）證記賬后，發現錯誤，只能用沖銷憑證法或補充憑證的方法進行修改。記賬后，如果確有特殊需要，

25、可以利用系統提供的反記賬功能恢復到記賬前狀態。這一功能只有賬套主管（電算主管）才有權執行。（六）賬簿查詢在會計核算軟件中，會計賬簿可隨時根據需要生成以提供查詢或者輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。賬簿查詢主要包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。其中，總賬的查詢可以由科目余額表代替。需要注意的是，在電算化環境下，部分會計賬簿的查詢可以選擇是否將未記賬憑證數據計算在內。利用此功能，會計人員可以在記賬前得到會計賬簿的預期數。但是，現金、銀行存款日記賬等需要逐日結算的賬簿只能依據已記賬憑證生成。三、結賬每月月底都要進行結賬操作。結賬操

26、作實際上就是指計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。在電算化方式下，結賬操作與手工方式相比簡單地多，結賬是一種成批數據處理，每月只結賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。在結賬前要進行下列檢查：（1）檢查本月業務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結賬。（2）月末結轉必須全部生成并以記賬，否則本月不能結賬。（3）檢查上月是否結賬，如果上月未結賬，則本月不能結賬。（4）核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統與其他子系統的數據是否已經一致，如果不一致，則不能結賬。（5）如果與其他子系統聯合使用，則檢查其他子系統是否已經結賬，如果沒有，則

27、本月不能結賬。結賬前要進行數據備份，結賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶發生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結轉至下月月初。結賬的時候要注意：各科目的攤、提、結轉工作必須在結轉前完成。結賬只能由有結賬權限的人進行。結賬必須按月連續進行，如果上月未結賬，則本月不能結賬。第三節通用會計報表模塊的基本操作一、會計報表模塊概述（一）會計報表的結構不同會計報表的格式和內容不相同，不同會計軟件的報表模板也各有特點，但是就會計報表的框架結構來講，一般由表頭、表體和表尾幾個部分組成。1.表頭表頭通常描述報表的名稱、報表編號、編制單位、編制日期、貨幣計量單位等內容。2.表體表體是報

28、表的主要部分，是由表樣單元（項目及項目名稱）和數據單元（報表數據）組成。在報表編制過程中，表樣單元輸入的內容一般為文字，數據單元輸入的內容為數字（數值），而且數字是通過預先定義好的取數公式自動計算生成。3.表尾表尾主要是指報表格式下方的說明及附注等，既包括文字說明，也包括部分數據。如報表附注等補充資料及制表人、會計主管、單位負責人的簽章等。（二）會計報表數據來源一般來說，報表各項目的數據主要來源于總分類賬和明細賬，有的也來源于其他已經編制生成的報表，還有的是根據本表表內項目匯總計算得來的，甚至有的來源于諸如工資、固定資產等其他會計核算子模塊。因此會計報表模塊能與賬務處理（總賬）、工資、固定資產

29、等子模塊聯用，通過報表取數公式從相應模塊中提取所需數據并計算生成各種報表。（三）報表模塊的基本操作流程不同的會計軟件的報表處理模塊的具體操作會有所不同，但是通常的報表處理流程包括啟動并登陸報表模塊、建立（或打開）報表、格式設計、處理數據、輸出報表、保存報表并退出報表模塊等基本過程。二、報表的編制操作（一）調用報表模板生成報表調用模板編制并生成會計報表主要有以下幾個操作步驟：（1）啟動并登錄報表模塊；（2）新建空白報表進行報表；（3）從菜單命令中調出報表模板操作界面；（4）選擇本單位所屬行業、會計制度；（5）選擇將要編制生成的會計報表名稱；（6）所有選擇設置完成后單擊“確認”按鈕；（7）在彈出的

30、提示對話框中回答“是”或“確定”，則當前空白表的格式就被模板自動覆蓋。如有需要，可做適當修改；（8）計算生成所需會計報表；（9）保存報表。（二）自定義報表的編制自定義報表編制的步驟是：1.建立新的空白報表2.新表格式化格式化設置主要包括表頭、表體、單元屬性設置。3.報表公式設置報表公式的定義，主要包括取數公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（1）取數公式定義報表取數公式定義是根據報表與賬簿、報表內各項目、報表與報表、報表與其他系統之間的關系，將報表編制方法通過取數公式加以描述，是實現會計電算化自動處理報表數據的關鍵步驟。取數公式主要解決會計報表的數據來源，自動計算生成會計報表各項目的數據。即從什

31、么地方取數、取哪些數、數據要經過哪些處理等等，經過運算這些公式就可以完成報表的編制工作。盡管不同的報表軟件在公式的具體形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數組成的表達式，操作符可以是+（加號）、-（減號）、*（乘號）、（除號）、（乘方）、（）（括號）等，操作數可以是常數、報表單元和系統定義的各種函數。表2-5常見的公式定義方式利用賬務函數從賬上取數一般有期初余額、本期發生額、累計發生額、期末余額等取金額數據的函數，也有相應取數量數據的賬務函數。定義這些函數時通常需要指明相應的科目編碼、會計期間、金額方向、賬套等參數等。利用統計或數學函數取數如計數函數、求和函數、求平均值函

32、數、求最大值函數、求最小值函數等。直接列式計算取數這類主要是針對一些小計、合計等一般加減項目的數據計算，直接使用單元和運算符號相結合的運算式子，如利潤表中本期金額欄內的“利潤總額=營業利潤+營業外收入-營業外支出”，其取數公式就可定義為“B19=B15+B16-B17” 。為了方便用戶進行報表取數公式定義，報表模塊提供了公式向導功能。進入公式向導界面，依據各項目單元數據填列要求和數據源，按照系統提示，逐項回答從何處取數、哪一個會計期間、哪一個會計科目、哪一類型數據等取數條件，系統即可自動生成所需要的取數公式。利用公式向導定義取數公式的操作步驟一般為：首先選中要定義取數公式的單元；執行公式向導功

33、能，進入公式向導界面；按照公式向導的指引，逐項設置該項目的數據源及取數條件；按向導指引設置完畢，單擊確定按鈕，返回報表操作界面；自動按所設條件生成取數公式并列示在公式編輯欄內；單擊確認按鈕，公式編輯欄內的公式即可被定義到所選單元中，取數公式定義成功。（2）審核公式定義報表審核公式定義也稱為“報表勾稽關系定義”。審核公式是根據表內及表間數據之間的勾稽關系定義的，用來檢查驗證所編報表數據的正確性。在審核公式定義中，一個完整的審核公式由兩部分構成，即公式表達式和條件不滿足時的提示信息。公式表達式除了使用定義取數公式時允許使用的運算符號外，通常還會使用到=（等于）、>（大于）、>=（大于等

34、于）、<（小于）、<=（小于等于）、<>（不等于）等邏輯運算符號。條件不滿足時的提示信息是指使用審核公式對報表進行檢查驗證時，檢查驗證結果不滿足審核公式邏輯表達式的要求而自動彈出的錯誤提示信息，它可以幫助用戶查找并修改報表差錯。如表2-4所示的利潤表編制時，為了檢查審核其本期金額欄內凈利潤計算是否正確無誤，可以這樣定義其審核公式：執行審核公式定義功能，進入審核公式定義界面；輸入審核公式表達式“B19-B20=B21”；輸入錯誤提示信息“凈利潤計算有誤!”；單擊確定按鈕返回報表界面，審核公式定義完畢。（3）舍位平衡公式定義。當所編報表從低倍計量單位轉變為高倍計量單位時（如

35、報表計量單位由元轉變為萬元），即報表數據的進位，原來滿足的數據勾稽、平衡關系就完全可能被破壞。因此，為了保證報表計量單位進位轉變后不影響報表的數據勾稽關系和平衡關系，就需要對之進行調整。報表經舍位操作以后，重新調整勾稽與平衡關系的公式稱之為舍位平衡公式。其中，進行進位操作叫做舍位，舍位后調整勾稽平衡關系的操作叫做舍位平衡公式。4.報表數據生成第四節工資核算模塊的基本操作企業工資核算模塊是以職工個人的各項工資數據為基礎，完成單位的工資計算、工資分配、工資發放等基本會計工作。一、操作流程工資核算模塊操作主要包括初始設置、日常業務處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用工資核算模塊操作流程圖工資初始

36、設置操作流程工資日常業務處理操作流程二、基本操作1.部門設置2.定義職工名冊3.定義工資計算項目定義職工工資計算項目就是定義工資模塊核算項目的名稱、類型及數據長度等。一般企業職工工資構成的基礎項目包括基本工資、崗位津貼、補貼、獎金、應發工資、代扣款項和實發工資等。除了定義工資表和工資條上的工資項目外，還可以定義一些輔助項目，如請假天數等。這些項目是為工資計算和工資分配服務的，一般不在工資條上打印。4.定義工資計算公式用于定義工資項目的計算公式和工資項目之間的運算。要定義計算公式，先調出需要定義公式的工資項目，然后在屏幕提供的公式定義處輸入計算公式。5.工資原始數據錄入第一次使用工資核算模塊前必

37、須將所有職工的基本工資數據錄入計算機，作為工資計算的基礎數據。一般工資計算的基礎數據可以分成三種情況：一是固定數據，如基本工資、崗位津貼等；第二種是變動數字，如請假天數、考勤記錄、生產統計等；第三種是計算數字，如病事假工資、應發工資、實發工資等，這部分數據可以由系統自動計算產生。工資固定數據又可以分為兩種情況，一是對所有職工都一樣的固定數據，一種是每名職工各自的固定數據。前者如計件工資中的單位工資、日工資等，后者如職工的基本工資等。6.工資變動數據輸入工資變動數據是指每個月份都要更新的數據，這些變動數據在每次進行工資計算之前都要輸入計算機，用來執行工資計算。由于職工工資與考勤、水電費等因素有關

38、，因此，每個月都需要進行職工工資數據的調整。7.工資計算、工資匯總（1）工資計算工資計算工作是計算機自動完成，核算軟件根據初始設置工作中定義的計算公式、輸入的工資原始數據和工資變動數據進行運算，計算出各個派生工資項目的數值。（2）工資匯總工資匯總是按部門自動進行的，每一級核算部門都可以產生各個工資項目的合計值，軟件從最低級部門向上級部門逐級進行匯總，直至產生該單位總的匯總表。8.工資分攤工資費用分攤的目的是將工資費用記入有關部門的成本項目，對于企業，每月編制的工資分配憑證基本上是一致的，不同的只是分配入賬的數據項。所以可以一次性定義工資分配憑證，每月由計算機自動生成匯總憑證。工資計算、匯總完畢

39、后，就可以進行工資的分配和各種經費的計提，編制記賬憑證，傳遞到總賬模塊。9.工資報表輸出工資數據處理結果最終是要通過工資報表的形式反映。工資報表一般有工資發放表、工資匯總表、工資統計表、工資費用分配表、工資分析表等。在實務中，一般按習慣打印出工資發放表，以便領款人簽字之用；打印出工資匯總表和工資分配表，以便工資發放之用；打印出工資條或工資卡，以便領款人存檔之用。10.月末結轉工資核算是按照月進行的，當月工資計算、匯總、入賬完畢后，要進行數據備份，將備份數據妥善保存。同時將當月數據經過處理后結轉至下月。實務工作中，目前普遍采用由銀行代發工資的形式，所以企業還需要將工資核算結果提供給銀行有關部門。

40、一般銀行都會提出數據的標準格式，因此，月末企業要根據需要將數據轉換成銀行要求的標準格式并傳送至銀行。第五節固定資產模塊的基本操作固定資產模塊主要完成單位固定資產日常業務的核算和管理，生成固定資產卡片，按月反應固定資產的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應的增減變動明細賬，按月自動計提折舊，生成折舊分配憑證，同時輸出一些同設備管理相關的報表和賬簿。一、操作流程固定資產核算模塊操作主要包括初始設置、日常業務處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用固定資產核算模塊操作流程2、 基本操作1.固定資產分類設置固定資產分類設置包括固定資產分類編碼、固定資產分類名稱、固定資產類別的折舊屬性、常用折舊方

41、法、預計使用年限、預計凈殘值率。常見的折舊方法一般分為平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數總和法。商品化會計軟件一般都將這些常用的折舊方法預設置在系統中，用戶在進行固定資產分類設置時，對應項目只需選擇即可。具體的增加操作在后面的軟件操作中會涉及到，在此不在闡述。續表固定資產類別編碼固定資產類別名稱分錄對應入賬科目01購入借：固定資產貸：銀行存款02投資者投入借：固定資產貸：實收資本03接受捐贈借：固定資產貸：營業外收入04盤盈借：固定資產貸：以前年度損益調整05在建工程轉入借：固定資產貸：在建工程06融資租入借：固定資產貸：長期應付款07出售借：固定資產清理累計折舊貸：固定資產08盤虧借

42、：待處理財產損溢累計折舊貸：固定資產09投資轉出借：固定資產清理累計折舊貸：固定資產10捐贈轉出借：固定資產清理累計折舊貸：固定資產11報廢借：固定資產清理 累計折舊 貸：固定資產12毀損借：固定資產清理累計折舊貸：固定資產2.固定資產變動方式設置固定資產變動方式設置（本質：賬務處理的應用）固定資產核算初始設置固定資產核算日常業務操作流程3.固定資產使用部門設置部門設置包括部門編碼、部門名稱、對應折舊科目。4.固定資產折舊方法設置固定資產折舊方法是自動計提折舊的基礎。影響固定資產折舊的因素主要有四個：固定資產的原值、固定資產凈殘值、固定資產減值準備和預計使用年限。5.錄入固定資產原始卡片原始卡

43、片的錄入主要包括以下內容：固定資產編號、名稱、資產類別、原值、使用年限、變動方式、使用狀況、凈值、累計折舊、折舊方法、總工作量、凈殘值率、凈殘值等基本信息。6.固定資產變動輸入固定資產的變動主要包括增加、減少和變動三類。固定資產增加固定資產增加的處理類似于固定資產原始卡片的錄入，也就是增加一張新的固定資產卡片。固定資產的減少資產在使用過程中，由于各種原因（如毀損、出售、盤虧等）退出企業，此時要做資產減少處理，即新增一張固定資產減少單據。固定資產的變動固定資產發生原值的增減、部門的轉移、使用狀況的變動、折舊方法的調整、累計折舊的調整、工作量的調整、凈殘值率的調整、類別的調整等情況，均可以通過輸入

44、各種變動單進行處理。固定資產的變動需要增加變動單據，輸入相關信息后，保存變動單據。7.計提折舊自動計提折舊是固定資產核算模塊的主要功能之一。利用系統的“計提折舊”功能，自動生成折舊分配表和記賬憑證，并自動完成將憑證傳遞到總賬的工作。8.固定資產賬查詢固定資產輸出信息包括賬簿、折舊表、匯總表和分析表，可按需進行多種方式的組合查詢，也可根據用戶需要自定義動態賬簿。9.月末結賬固定資產生成憑證傳遞至總賬模塊后，即可結束當期業務處理。月末結賬每月一次，結賬后當期的數據不能修改。第六節應收模塊基本操作在不同的財務軟件中，應收款的核算與管理采取了不同的設計方案，基本上有3種模式：一是作為獨立的系統，與銷售

45、管理系統、總賬系統集成應用；二是作為銷售管理系統的一個功能構成應用；三是作為總賬系統的一個輔助功能應用。本節主要是針對第一種模式進行講解，但是無論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。一、操作流程應收賬款核算基本操作流程如圖所示。二、基本操作1.應收賬款賬齡區間設置為了對應收賬款進行賬齡分析，評估客戶信譽，并按一定的比例估計壞賬損失，應設置賬齡區間。設置內容包括序號、總天數、起止天數。（1）序號。一般序號由系統自動產生，不能修改。（2）總天數。直接輸入截止該區間的賬齡總天數。（3）起止天數。系統會根據輸入的總天數自動生成相應的區間。2.客戶編碼和名稱設置3.付款條件設置付款條件也稱現金折扣，是確

46、定客戶付款到期日和現金折扣日期的依據，系統根據用戶所選擇的付款條件來確定在交易中的折扣。設置的主要內容包括付款條件編碼、付款條件名稱、信用天數、優惠方案。4.期初數據錄入5.收款單據處理（1）收款單據的錄入。（2）收款單據的審核。（3）自動轉賬。為保證應收賬款核算模塊與總賬模塊數據保持一致，在應收款核算模塊新增單據之后，必須通過憑證處理把單據生成憑證傳入總賬模塊。只有經過審核的收款單可以立即生成記賬憑證，傳遞到總賬模塊。銷售發票應該在銷售核算模塊中錄入處理。應收應付核算與銷售核算是兩個獨立的模塊，如果企業同時使用銷售核算模塊（集成在供應鏈系統中）和應收應付模塊，那么銷售核算模塊中銷售發票會直接傳入應收賬款核算模塊。如果沒有使用銷售模塊，則各類發票和應收單據均在應收賬款核算模塊中錄入并審核。6.應收賬款核銷處理核銷是確定收款單與原始發票及應收單之間對應關系的操作。也就是將收回的客戶款核銷該客戶應收款的處理，建立已收款與應收款的核銷記錄。只有經過核銷的應收單據才能真正作為收款處理。系統提供手工和自動兩種核銷方式。核銷處理時，可以一張發票（或應收單）對應一張收款單分次