1、第一節 公文的形成教學目標知識目標:了解公文的特點和功能,掌握公文形成的基本程序及要求。能力目標:熟練掌握公文的撰擬的基本內容并能運用于實踐。德育目標:熟悉黨和國家的法律法規和方針政策,明確公文制發的權威性。教學重點:如何撰擬公文的文稿。教學難點:掌握公文形成的流程。教學方法:問題導入法、案例法。教具安排:圖板或幻燈片。課時安排:2課時。教學過程第一課時【導入新課】同學們在前面的幾個章節中學習了秘書工作的一些基本理論,如秘書工作的基本原則、特點和作用等,可是在實際工作中,秘書人員的一項經常的、大量的基礎性工作卻是公文處理。這些公文信函,有的制定或傳達方針政策,有的制定或發布規章制度,有的溝通或

2、加強與外界聯系,有的說明辦事程序和手續。不管哪一種公文,處理時都有許多規范化的程序和常規要求,秘書人員必須熟練掌握并遵循這些程序和要求,才能提高秘書的工作效率。(板書本課標題:公文處理要了解公文處理,首先必須了解什么是公文、公文的特點和公文的形成過程,下面就學習這方面的內容。(板書:第一節 公文的形成【講授新課】一、公文及其特點1.公文的含義公文是文書的一個分類,要弄清公文的含義,首先必須搞清它們之間的種屬關系。文書是各類組織及個人在社會活動中為了憑證和傳遞的需要,在一定的介質上記錄文字、圖象信息而形成和使用的文字材料的總稱。根據處理事務的性質的不同,文書可分為公務文書和私人文書兩大類。私人文

3、書是個人或家庭在自己的活動中為處理私人事務而形成并使用的文字材料,如日記、自傳、契約、家譜等。公務文書簡稱公文,公文是國家機關、社會團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中,為行使法定職權所制作的文件。公文又有廣、狹之分。廣義公文包括行政公文、專用公文(如外交公文、司法公文、經濟公文等和公務常用文;狹義公文僅指行政公文和專用公文。教材所論述的主要是行政公文。所謂行政公文,是指行政機關在行政管理過程中形成和使用的具有法定效力和規范體式的公務文書。2.公文的特點由公文定義的內涵,同學們看出公文具有哪些特點呢?明確(1法定性它的制作者必須是依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的國家機構或其他

4、社會組織,而不是任何個人、家庭或宗族。這就要求實際撰稿人必須忠于法定作者制作公文的意圖。它的形成和發布必須符合法定的職權范圍和法定程序,任何組織只能在自己的職權范圍內制作公文。(2公務性公文是合法組織公務活動的產物,是為特定組織的公務活動服務的,其公務性具體表現在功利性和現實效用性兩方面。(3規范性公文在名稱、種類、適用范圍、標印格式等方面具有一定的標準和規范,必須嚴格執行。公文的具體標準應當由國家權威機關統一制定,并在全國范圍內統一實行。二、公文形成的具體過程及要求公文的形成又叫“公文的制發”,屬于公文處理中的辦文階段,秘書的助手作用,很大程度上體現在公文的辦理中。教材將公文形成的七個階段設

5、計成“公文形成過程示意圖”,非常形象地展示了公文形成的各個階段及每個階段的重點,同學們必須熟練地掌握。公文形成過程的七個階段分別是:(展示圖板交擬議擬撰擬審核簽發印制用印下面就這七個階段分別作解析。1.交擬交擬又叫交辦,是公文形成的第一個程序,是機關領導將撰擬的任務交給有關撰稿人員。機關的發文既有主動制發的,也有為答復來文而被動制發的,但對具體承擔擬稿任務的秘書人員來講,都是被動的,是奉命而作,是對機關領導人交擬的響應。交擬是領導者的職責,接受交擬是秘書人員的職責,雙方溝通得如何,直接關系到公文撰寫的質量與效率。交擬前,領導要周密考慮,然后向秘書人員交任務、交意圖、交思想、交政策依據、交具體要

6、求,重點在交代寫作意圖,即行文目的、對象和指導思想等,而不能只簡單地交代任務或時限要求。秘書人員在交擬階段應該做到哪些呢?明確(1專心地聽或讀(讀領導的批示,及時明白領導的意圖;(2認真地記,努力記下領導所交代的全部內容,以便不折不扣地掌握領導意圖;(3敏捷地想,以便迅速而全面地領會領導意圖,及時發現疑點并加以解決;(4恰當地問,問明不清楚的地方,包括領導放棄或修正原來有誤的意圖,以求認識的一致。2.議擬這是公文形成的準備階段。內容簡單的,秘書人員可以直接撰寫;內容復雜的,或比較重要的公文,秘書人員必須與領導一起進行公文寫作的醞釀與準備。這個階段可分為三個步驟:(1認真領會領導意圖。這時的領會

7、比交擬階段更加全面、更加深刻,要將領導意圖同黨和國家的方針政策、法律法規,以及本單位的實際情況結合起來,加以分析、比較,融會貫通,使公文準確地表達出領導的意圖。(2調查研究、收集材料。在接受交擬并真正明確了公文的主旨和基本內容之后,秘書人員便要根據主旨和內容,去查閱、收集和選擇有關的材料,為擬稿奠定基礎。公文撰寫所須的材料主要有兩類:一類是經過深入基層調查研究,如開調查會、座談會等方式收集實際材料;另一類是有關理論、政策法規及其他參考材料,包括內部參考材料(如機關在以往工作中形成和積累的有關材料和外部參考材料(如報刊資料和公開出版的圖書資料。(3明確構思、擬寫提綱。隨著收集材料、閱讀思考的深入

8、,秘書人員的撰稿思路逐漸趨于明晰,逐漸進入“角色”。這時就需要將構思的結果,如基本觀點、主要材料、框架結構等,合理地加以組合,并用文字記錄下來,形成寫作提綱。內容單一的普通公文,提綱可簡略點;內容較多、較重要的公文,要有綱有目,顯示公文的格式安排、內容的處理、關鍵詞語的使用等。3.撰擬撰寫公文是一項非常嚴肅細致的工作,公文的質量關系到黨和國家方針政策的貫徹執行,關系到機關的工作效率。那么,撰寫公文有哪些具體要求呢?明確(1符合政策,切實可行。文稿提出的觀點和措施要符合黨和國家的路線、方針、政策和法律法規。(2材料真實,準確無誤。真實是信息資料的生命,選用材料必須實事求是,對材料的加工處理,要去

9、偽存真、去粗取精,人名、地名、數字、時間、引文必須準確。(3表達明確,力求簡練。文稿的觀點要明確,條理要清楚,避免引起歧義。(4文面符合規范。標點符號、數字、縮略語、計量單位的使用,都必須符合國家的有關規定?！景咐治觥堪咐?小孫從大學中文系畢業應聘到某機關擔任秘書,自恃在大學時曾經在?？辖洺０l表一些詩歌和散文,心里想在機關里寫這些四平八穩的公文應該是一點不費力的事。一次,機關領導分配給小孫一項任務,寫一份在某地農村實行退耕還林、發展果林經濟的實施意見,并交代了機關領導對這一問題的指導性意見,還要求小孫到該地進行實地的調查。小孫接受了任務,花了一天的時間,到該地走馬觀花地看了一下,當地的農林

10、負責人也向小孫吹噓了本地多種經營的“成功經驗”?；氐綑C關之后,小孫就黨和國家的農業政策、國內外的農林現狀進行一番觀照,富于激情地描繪了實行退耕還林后的美好圖景,文章寫得得心應手?？墒?當領導將這篇文章看到一半,就提出了否定的意見,并要小孫回去后能看一看有關秘書公文寫作的書籍,向有經驗的“老秘書”請教,并作深入的調查,寫出一篇有分量、有實際內容的實施意見來。小孫按領導的要求,認真地學習,虛心地請教,深入地調查,沒過多久,一篇8000多字的實施意見獲得了領導的審核通過。分析:1.在這個案例中,小孫的第一稿為什么遭到領導的否定?分析在第一稿中,小孫沒有搞清公文寫作與文學創作的區別。公文是一種特殊的文

11、章,寫作過程中,除了要遵循文章寫作通則以外,還必須遵循一些特殊要求,如符合客觀實際,實事求是,講求實效;用語要嚴謹莊重,平實得體等。2.領導為什么還要小孫再去作一次調查?分析在第一次調查中,小孫只是走馬觀花地看了一下,并未了解到實際情況。這對公文的制作不僅沒有好處,反而還有壞處,因為虛假不實的材料寫進公文,會給工作帶來誤導。領導要求小孫深入調查,就是要了解實際情況,掌握第一手材料,為擬稿奠定基礎。第二課時(承接第一課時內容,講授新課4.審核審核又叫“核稿”,中辦條例稱“校核”,是指文稿在送交機關領導人簽發前,對文稿進行的檢查、核對和修改。審核工作一般由辦公廳(室的負責人承擔,也可由經指定的有經

12、驗、擬稿水平較高的秘書人員負責辦理。為什么要審核?明確有了審核這一環節,就可確保文稿的質量,杜絕不必要的發文;可節省領導人在以后的審批工作上所花費的時間和精力;經秘書部門的審核平衡,可以避免各業務單位起草的公文出現相互矛盾、重復和脫節的現象。公文的審核有哪些方面?明確審核公文主要是“六查”:(1查有無矛盾抵觸。文稿的基本精神同黨和國家的方針政策、法律法規有無抵觸;公文本身的各章節、段落條款之間有無矛盾;本文稿與平行機關發布的公文有無矛盾;與本機關以前的發文有無矛盾等。(2查政策界限。每件公文中規定要做什么、不要做什么,應當怎樣做、不應當怎樣做,界限必須明確。應該查明,有沒有該劃界限而沒有劃的情

13、況;有沒有界限規定得過死、過寬、煩瑣、籠統等情況;有沒有黨政不分、內外不分的情況等。(3查措施落實。公文提出的措施的理由是否充足,措施是否符合實際,是否切實可行,由誰執行、怎樣執行,涉及其他部門的措施,是否已經征得有關部門的同意等。(4查程序和手續。審批手續是否符合要求;應當用什么名義發布;是否應交會議討論通過;是否需要與有關機關會簽或上報主管機關批準等。(5查文字表達。公文的字詞是否規范,語句是否遵守語法、合乎邏輯;是否簡明扼要、通俗易懂;是否正確使用了標點符號等。(6查公文體式。是否準確地體現了發文機關與受文機關的關系,如文種、語氣選擇是否恰當;行文形式是否正確;標題、發文字號、主送、抄送

14、機關、密級、時限等是否準確;是否便于受文機關辦理等。審核的方法主要有以下三種:(1審閱修改法。邊審閱邊在有問題處作下標記,審閱結束后再逐一修改存在的問題。(2討論修改法。組織有關人員對文稿作深入細致的研討,集思廣益,形成修改意見。(3特邀修改法。邀請熟悉政策的領導和有關專家對文稿中的政策性問題、專業性強的問題進行把關,提出修改意見。5.簽發公文的簽發包括會簽、簽發、復核和注發。(1會簽秘書人員在將文稿送領導簽發之前,要會同有關方面進行討論,征求對文稿的意見。這是公文會簽的準備階段,也叫會稿。經過征求意見而修改的文稿,各有關方面必須簽上同意印發的意見,這是會簽的主要環節。聯合發文或內容涉及其他部

15、門的公文,應該實行會簽。聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見,協辦單位依次會簽。一般不使用復印件會簽。行政機關聯合行文時,主辦機關的排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文,按照黨、政、軍、群的順序排列。(2簽發簽發是機關領導人核準文稿并在文稿上簽署發印,這是制發公文的最關鍵性環節。文件一經簽發,即成定稿并生效。簽發公文不能超越權限,必須遵循以下基本原則:凡以組織名義發出的、內容重要的或涉及面廣的公文,要經機關領導集體研究決定,或由有關領導依次審閱后,由組織的正職領導人簽發;業務性公文,由分管領導簽發;在會議上討論、修改、通過的公文,由會議主席或其他被授權人簽發。簽發

16、公文,簽發人應當明確簽署意見,并簽署姓名和審批時間。其他審批人圈閱,則視為同意。公文簽發人代表組織機關行使法定職權,應對簽發的公文負責。(3復核國務院辦法規定:“公文正式印刷前,文秘部門應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等?！敝修k條例規定:“已經領導人審批過的文稿,在印發之前應再作校核?！毙：说膬热菔恰叭嗣?、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發傳達范圍、主題詞是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種的使用、公文格式是否符合本條例的規定”。同時又規定:“經校核如須作涉及內容的實質性修改,須報原審批領導人復審?！睆秃耸枪闹?/p>

17、發的重要一環,它審核、簽發的基礎上,為文稿再次把關,可促使審核人、簽發人更加重視自己的責任,確保公文的質量。(4注發注發是公文發文前的一個辦文環節。經過復核的文稿,在送印前,秘書部門為公文編定發文字號,確定發送范圍、印制份數、標注主題詞及附注,并提出具體意見,加以實施。行政機關之間聯合行文,標注主辦機關的發文字號;與其他機關聯合行文原則上應使用排列在前機關的發文字號,也可以協商確定,但只能標注一個機關的發文字號。標注公文的主題詞是為了適應辦公現代化的要求,便于計算機檢索和公文管理,因此,主題詞的選用必須準確、規范,可參見國務院公文主題詞表。6.印刷印刷與校對是交互進行的。(1印刷印刷又叫“繕印

18、”,就是將領導簽發的定稿繕寫或印刷成正式文本。經過繕印,定稿轉化成正本?？樣∫ＷC質量,做到文面清晰,字體適當,用紙規范,美觀大方。急件要有時限要求,密件要指定專門的印刷單位,專人打印,必要時派人監印。公文繕印要建立登記制度。(2校對校對是指對謄寫稿、打印稿進行核對校正,是對公文質量的最后一次把關。校對工作的目標是:杜絕差錯,切實保證公文的文字正確、格式規范。校對的形式有單人校、雙人校、多人校、通校(多次校對之后,不看原稿,把校樣從頭到尾通讀一遍等,每次校對最好由不同的人進行。校對的方法有兩校一讀(普通公文;三校一讀(重要公文;校對要使用國家有關部門統一規定的校對符號。校對的程序有初校、二校、

19、三校、復核、看大樣、核對等。7.用印國務院辦法規定:“公文除會議紀要和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。聯合上報的公文由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章?！敝修k條例則規定:“除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性公文外,公文應當加蓋發文機關印章。”行政公文與黨的公文在用印上稍有不同,行政公文大多用印,較少署名,而黨的公文較少用印,多用署名。用印是公文生效的標志,必須嚴肅對待。印章要蓋得端正、清晰,用印位置在成文日期上側,上不能壓正文,下要騎年蓋月;如果蓋兩個以上的印章,印章之間不能相交或相切,相距不得超過3毫米;凡公文用印,需有關領導人批準,并履行登記手續。【案例分析】

20、請同學們看大屏幕投影:案例:小王是××區教育局辦公室的文書,平時辦事很得領導的信任,只是在公文寫作上不太用心去考究,認為基層單位的行文,只要把意思表達清楚就可以了,大可不必去講究公文的程式,結果常常在工作中出些小麻煩。一次,教育局為了深化教育改革,決定將局下屬的校辦企業管理科更名為校辦工業公司,局領導要小王向上級擬寫一份請示。小王是這樣寫的:關于××區教育局校辦企業管理科更名的請示報告××區委、區政府、區經委:經局務會議討論通過,決定將局校辦企業管理科更名為××區校辦工業公司,原該科科長劉××同

21、志任總經理。以上請求如無不當,請即批復。××區教育局2005年5月15日這份請示送出之后,很快被退回。你能找出它的毛病嗎?從中能得到什么啟示?分析:1.這份請示至少有以下幾個錯誤:標題的單位與事由雜糅;生造文種;多頭主送;請示平級;結尾不合作者本意,表達有誤。2.由該案例可以看出,即使是基層單位的文秘人員,也必須嚴格地遵循公文的辦文規范。因為正確遵循公文的撰擬和規范地處理公文,有利于加強對公文的傳遞過程的控制,確保公文傳遞的快捷、準確、有效,有利于機關正常工作的開展,提高行政辦事效率。【課堂小結】這一節主要介紹了公文的概念及其特點,闡釋了公文形成的全過程,并對公文形成的各環

22、節的過程及要求作了介紹。同學們必須重點掌握公文形成的七個環節的先后順序,熟悉其制作流程。尤其是如何撰擬公文稿,這是秘書人員在發文階段最重要的一項工作,在制發中要注意:文稿是否符合黨和國家的法律法規和方針政策;主題是否明確,格式是否規范;用語是否莊重嚴謹,簡明通順,平實得體。【板書設計】 【課后練習】一、填空題1.公文是國家機關、社會團體、企事業單位和其他社會組織在 公務 活動中,為行使法定職權 所制作的文件。2.交擬的重點在交代 寫作意圖 上,即行文目的、對象和指導思想等方面,而不只是時限 的要求。3.議擬是公文形成的 準備 階段,可分為三個步驟:領會領導意圖、收集資料、 擬寫提綱 。4.簽發

23、的權限,是指機關領導人簽發文件的 審批權限 與 職責分工 。5.公文的校對一般應經過 初校 、二校、三校和 復核 、看大樣、簽名付印、復查等程序。二、選擇題1.公文處理工作應該由下列哪一個部門完成( C A.檔案部門B.人事部門C.秘書部門D.保衛部門2.公文具有其他任何文獻形式無法替代的功能是( A A.權威性B.強制性C.執行性D.憑證性3.公文的作者是指( B A.撰擬公文的機關工作人員B.制發公文的機關C.審核簽發公文的機關領導D.參與公文形成過程的所有人4.在一個機關內部,它的公文處理工作是由( D A.機關領導人負責領導B.機關副職領導人負責領導C.職能部門負責D.辦公室主任負責領導5.公文在制發程序上,必須履行法定的( A A.審批手續B.登記手續C.會簽手續D.承辦手續6.公文的主體部分是( C A.標題B.作者C.正文D.印章或簽署7.公文區別于其他信息記錄的特點是( A A.具有法定權威和現行效用B.具有查考價值C.書面文字材料D.傳播知識8.下列環節屬于發文辦理環節的是( D A.簽收B.擬辦C.批辦D.審核9.聯合上報的公文,應當加蓋印章的機關是( B A.發文機關B.主辦機關C.行政機關D.