1、辦公自動化簡介世界商業評論ICXO.COM ( 日期：20013-04-27 16:57)    辦公自動化（OA，Office Automation），是70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的科學技術，使人們借助各種設備解決對一部分辦公業務的處理，達到提高生產率、工作效率和質量，方便管理和決策的目的。OA的知識領域覆蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且OA體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以OA的應用是企業管理現代化的標志之一。由于OA的出現，使得

2、傳統的機關事務型辦公業務中的勞動力就業比率結構發生了變化，據美國勞動統計局1980年的統計數據，美國四大產業的勞動力比率約為：信息產業占50%以上、服務業占30%、工業占13%、農業占2%。因此OA的應用將會進一步得到發展。OA的定義所謂辦公自動化，是指通過先進技術的應用，將人們的部分辦公業務物化于人以外的各種設備，并由這些設備和辦公人員共同完成辦公業務的人機信息系統。OA與MIS、DSS相比較，則較少地應用管理模型，而強調技術的應用和自動化的辦公設備的使用為主。 辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學技術，如通過局域網或遠程網絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面

3、貌，實現無紙辦公。OA的特點OA具有如下的特點：1、面向非結構化的管理問題；2、工作對象主要是事務處理類型的辦公業務；3、強調即席的工作方式；4、設備驅動。OA的設計思想就是以自動化設備為主要處理手段，依靠先進技術的支持，為用戶創造一個良好的自動化的辦公環境，以提高工作人員的辦公效率和信息處理能力。辦公業務的分類和典型形式辦公業務的分類主要指辦公室業務的分類、辦公人員的分類、辦公室信息形式的分類等。按業務流程的確定程度，辦公業務可分為三類：1、確定型，事物/數據處理是確定的，易于計算機程序化的實現。2、非確定型，事務處理過程有較多的不確定性，程序化方法不易實現。3、混合型，介于上面兩者之間，部

4、分處理過程是確定的，另外部分處理過程是不確定。OA主要是面對非確定型辦公業務的處理，其他兩類業務也可滿足。按業務性質，辦公業務部門可以分為兩類：1、以程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業的計劃科、財務科、信息中心等。2、以非程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業的領導辦公室、行政科、秘書處等。前者的職能可通過一般的事務處理系統實現，后者的職能主要依靠OA來實現。辦公業務有許多具體的形式，如收發、立案、調查、統計、審批、認可、詢問等，以及部門間的通知聯絡業務、委托要求業務、談判調整業務、會議討論、咨詢服務業務等。 對具體的辦公業務進行分類整理，可劃分為四種典型的方式：1、數據處理和文字處理

5、，如文件生成、信息檢索、計算、存儲等；2、傳遞功能，如電話、會議、會談、文件等的信息分發或傳遞等；3、實時管理，如確定安排會議或會談的時間、程序、地點等；4、判斷決策，如文件的報審、批準，問題的討論、確定型等。OA的支撐技術和功能1、OA的支撐技術辦公自動化的支撐技術有：計算機技術、通信技術、自動化技術。從物化的角度看就是OA的硬件和軟件。OA的硬件系統包括計算機、計算機網絡、通信線路和終端設備。其中計算機是OA的主要設備，因為人員的業務操作都依賴于計算機。計算機網絡和通信設備是企業內部信息共享、交流、傳遞的媒介，它使得系統連接成了一個整體。終端設備專門負責信息采集和發送，承擔了系統與外界聯系

6、的任務，如打字機、顯示器、繪圖儀等。 OA的軟件包括系統支撐軟件、OA通用軟件和OA專用軟件。其中系統支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win95、Win98、Unix等。OA通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如Word、Excel等。OA專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發的辦公應用軟件，如事業機關的文件處理、會議安排，公司企業的財務報表、市場分析等。2、OA的功能為滿足辦公業務處理的需要，OA具有以下的功能：完善文字處理功能、較強的數據處理功能、語音處理功能、圖像處理功能、通信功能等。OA的系統模型在總結辦公業務的基礎之上，Neuman于1980年提出了

7、五類OA的系統模型：1、信息流模型（Information Flow Model），描述了辦公信息在各單位辦公室內和辦公室之間的相互傳遞和處理的情況；2、過程模型（Procedural Model），描述了為完成特定的任務，辦公工作的具體執行過程和步驟；3、數據庫模型（Database Model），描述了與辦公業務相關的信息結構、數據庫結構以及它們的存儲和訪問方式等；4、決策模型（Decision-Making Model），將辦公信息處理過程中的結構化部分交由計算機處理，并根據已有的特定決策模型做出相應決策；5、行為模型（Behavioral Model），辦公信息的處理是在人的社會活動中

8、發生并完成。OA的發展現在已經進入成熟期，這體現在OA的設備不斷更新和OA軟件的層出不窮。美國近年來的OA產品以每年20%的速度增長，其中硬件的發展費用約1200億美元，軟件費用約2000億美元。至今，美國70%的信息產業已實現了辦公自動化。我國在OA方面的發展起步較晚，在這方面還有一段較長的路要走?！菊筷U述了工作流與工作流管理系統，并將工作流管理技術引入地籍管理信息系統。在此基礎上，探討了地籍管理窗口辦文工作流的設計思想、總體結構、數據庫設計以及地籍業務處理系統與窗口辦文工作流系統的接口設計。工作流技術的應用有效地實現了地籍管理辦公自動化?！娟P鍵詞】工作流 工作流管理系統 地籍管理 辦公

9、自動化由于信息技術的發展和日趨激烈的社會競爭，人們不再滿足于獨立、零散的辦公自動化和計算機應用，更追求綜合的、集成化的辦公解決方案。作為一種對常規性事務進行管理、集成的技術，工作流正順應了這種發展趨勢?！皵底謬痢惫こ掏菩幸詠?，我國許多土地管理部門已建成了各類業務系統或綜合性的圖文辦公信息系統，它們對于提高土地管理的信息化水平起到了非常重要的作用。但這些系統大多是為解決具體業務信息，沒能綜合考慮土地管理的辦公自動化，各級單位或同一單位的不同部門之間的協同辦公和信息共享仍然不太理想。因此，為提高土地管理部門業務辦公的水平和工作效率，實現有效的信息共享，在土地管理系統中引入工作流技術是十分必要的。

10、1 工作流與工作流管理系統1.1 工作流技術工作流（Workflow）技術起源于20世紀70年代中期辦公自動化研究領域，但直到90年代，隨著計算機尤其是網絡技術的普及，以及信息化建設的日益推進，工作流技術的研究才進入熱潮。1993年8月，第一個工作流技術標準化的工業組織工作流管理聯盟（Workflow Management Coalition，WFMC）成立。之后該聯盟發布了用于工作流管理系統之間互操作的工作流參考模型，并相繼制定了一系列工業標準1。工作流是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規則在計算機中以恰當的模型進行表示并對其實施計算。簡單地說，工作流就是一

11、系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。一個工作流包括一組任務（或活動）及它們的相互順序關系，還包括流程及任務（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個任務（或活動）的描述。在大多數的實際應用中，工作流技術可使工作人員在網絡、服務器和多臺計算機客戶端的硬件平臺支持下，按照預先設定的規則并借助應用程序對相關數據進行處理完成某一業務目標2。業務流程由一系列生產活動按照一定的邏輯順序組成?；顒邮橇鞒痰淖罨镜膯卧菫閷崿F某一目標由活動負責部門授權相應參與者（角色）完成?；顒觾炔坑奢斎?、輸出、約束、實施角色、負責部門、用戶界面等要素共同組成，如圖1所示。實際應用中，一般將關系緊密的活動組成一個子流程。工

12、作流遵循三個準則：路由（Router）、規則（Rules）和任務（Roles）。路由定義文檔、信息或任務傳送所通過的路徑，規則是流向控制的條件和異常處理，任務是工作流在某一狀態下的具體操作。圖1 活動組成要素1.2 工作流管理系統工作流管理系統（Workflow Management System，WFMS）是定義、創建、執行工作流的系統。其功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互3。工作流需要依靠工作流管理系統來實現。工作流管理技術是為適應激烈競爭中組織機構內部業務數量大、變更頻繁，常常需要業務流程再造（BPR）和改進而產生的

13、。使用工作流管理系統的目的是提高系統的靈活性和軟件的可重用性，增加過程的透明度，提高工作效率。一個完整的工作流管理系統是由一個流程建模工具、工作流執行服務、監控管理工具、客戶端應用和客戶端調用等組成的分布式系統，如圖2所示。圖2 工作流管理系統參考模型2 地籍管理工作流設計2.1 地籍管理工作流設計思想土地管理業務是一個流程性很強的業務，需要多部門協調完成。在地籍管理中，整個土地登記業務過程，包括從申請到入庫發證，是一個由多部門協同操作共同完成的過程，其流程設計如圖3所示。窗口辦文則是貫穿整個地籍管理系統的關鍵，其核心是工作流管理系統。引入工作流技術，主要是對內部的工作流程、審批業務運作情況進

14、行監控，同時對辦公過程中的信息自動傳遞、信息交流、審批過程追蹤、進度控制。工作流管理技術的引入實現了土地登記業務辦公自動化、業務處理與窗口辦文的無縫集成，使辦公系統與GIS系統融為一體。同時，系統管理人員可根據業務管理內容變化、部門與機構的調整對工作流流程進行調整。圖3 土地登記業務流程圖2.2 工作流系統結構地籍管理工作流系統設計上采用三層模型，即按數據服務層、應用邏輯層、表現層三個層次架構，服務器端與客戶端通過組件連接，在瀏覽器中實現日常辦公、地籍管理、網上發布等功能，服務器端的基礎地理信息數據庫則通過網絡在多部門共享，實現了地理信息技術與辦公自動化技術的一體化。系統由工具流定義管理子系統

15、、工作流設定子系統、工作流查詢統計子系統構成，見圖4。工作流定義管理子系統完成對組織機構模型、用戶和角色管理，工作流程的定義、修改，工作日和節假日的設定和修改，其操作對象為系統管理員；流轉設定子系統完成日常工作流程的流轉控制，登陸用戶權限管理，其操作對象為日常辦公人員；查詢統計子系統根據各種條件，查詢項目的流轉情況、項目相關信息，公文流轉情況及員工登陸系統狀態。圖4 系統軟件三層結構圖2.3 工作流數據庫設計地籍管理辦公自動化系統的數據涉及土地管理部門各級單位的各種文檔，如土地登記時需要填寫的各種表單，包括土地登記申請書、地籍調查表、土地登記審批表、土地登記卡、國有土地使用證等；另外還包括各種

16、圖件，如基礎地形圖、城鎮地籍圖、宗地圖等。工作流數據庫的設計要盡可能與現有數據庫兼容，同時盡可能遵循工作流管理聯盟（WFMC）的規范，使數據庫發揮對日常性業務管理工作流的調控作用，并使數據庫具有較大的靈活性和適應性，當工作流程變動時，只需要修改數據庫和增加模塊，系統便能工作。工作流數據庫包括部門、角色、流程、活動等實體。以流程為例，其流程類型的數據庫結構見表1。表1 流程類型數據庫結構表中文字段名字段名字段類型與長度流程定義類型編碼PROTYPE_IDNUMBER（4）流程定義類型名稱PROTYPE_NAMEVARCHAR2（40）部門編碼DEPT_IDNUMBER（4）父流程定義類型編碼PA

17、RENTTYPE_IDNUMBER（4）流程定義類型描述PROTYPE_DESVARCHAR2（512）流程定義類型狀態PROTYPE_STATUSNUMBER（1）2.4 地籍業務處理系統和窗口辦文工作流系統的接口設計傳統意義上的地籍管理信息系統，只實現無紙化辦公和方便、快速的業務查詢；地理信息系統則是一套獨立的系統，專門用于地形地籍信息的入庫和更新4，兩者之間缺乏有機的聯系，在地籍管理辦公界面上無法對基礎地形地籍信息進行訪問，辦理業務的速度、方便性、數據更新的實時性都受到很大影響。因此，需要將地籍業務處理與窗口辦文集成到一起實現地籍管理的圖文一體化和辦公自動化。集成后地籍信息系統是整個圖文

18、辦公系統的一部分，窗口辦文系統按工作流技術設計，地籍業務處理系統融于窗口辦文系統中。事實上，窗口辦文系統的一個工作流程就是一個項目的受理過程，地籍業務處理系統中的信息處理過程只是項目受理過程的一個或幾個步驟，因此，只需提供一個跟窗口辦文系統的接口，通過這個接口將工作流中正在處理的項目轉入地籍業務處理系統中處理。這一過程可通過記錄項目編號來實現，每一個項目經過地籍業務處理系統處理前后的狀態、以及處理方式被記錄，以便項目在工作流中繼續流轉。所以，地籍信息的主體宗地和記錄宗地狀態的土地證書的狀態變化都被記錄在該項目中。以土地變更登記為例，其流轉過程及接口設計見圖5。圖5 地籍業務與窗口辦文接口設計3

19、 地籍管理工作流系統應用與特色地籍管理引入工作流管理技術所帶來的好處非常明顯，這包括業務流程的可視化與圖形化（如圖6）、業務活動的即時通知、業務處理過程的隨時跟蹤、業務數據的多方式查詢統計、業務處理效率的量化考核等等。系統的運行有效地實現了地籍管理辦公的無紙化和自動化，滿足了當前機構調整引起的業務變更和業務流程調整的需要，增強了地籍管理系統的靈活性和可擴展性、充分發揮了現有計算機網絡資源的作用。具體體現為以下特色：（1）系統采用窗口式辦公體系，所有的地籍業務工作都按照一個窗口對外的模式，即在窗口收件，掃描輸入收件內容，然后按不同業務工作流程自動流轉；（2）系統自動完成地籍管理行政收件和發文的全

20、部流程，包括擬稿、審稿、登記、簽收、簽發等操作，同時支持公文簽發的電子簽名和公文的印章顯示，支持多種發文稿箋的選用，實現了無紙化辦公；（3）授權用戶可靈活配置本單位的各種業務流程，系統保留每個業務活動流轉的痕跡，提供對在辦地籍業務的監控和跟蹤功能，可隨時獲得項目的在辦狀態；（4）系統掌握全局各項報批業務的動態和進程，能實時查詢各部門和個人的業務辦理情況，對超期項目自動催辦，實現了業務辦公過程的全程監控跟蹤；（5）業務辦理過程中，各經辦人和科室負責人可通過查閱項目的基本情況和已辦理過程，輔助審核；（6）項目辦結后，系統可自動修改地籍管理的空間數據庫和屬性數據庫，并將與項目相關的圖表文及業務處理過

21、程中的流轉情況全部存入業務管理檔案庫，供日后查詢；（7）系統提供大量的過程統計數據，包括每項業務所耗費的時間、科室業務量、個人業務量等，為量化考核提供了科學依據；（8）地籍管理辦公自動化系統的業務管理還包括車輛管理、會議辦公、考勤管理、消息管理、新聞公告、行政法規、執法管理等。圖6 業務流程可視化示意圖通過系統的應用，系統的直接用戶涉及窗口辦、地籍科、測繪所、規劃用地科、土地監察科、分局等多個部門，這些部門的經辦人對受理的申請辦證業務按辦理流程對各過程的辦理意見和信息數據進行讀寫操作；辦理項目涉及各類土地登記，包括設定土地登記、土地變更登記、土地他項權利登記、土地注銷登記、出讓轉讓土地登記、房

22、改房和商品房登記等土地登記流程，系統提供的工具可以幫助用戶最快速度調閱業務審批案卷、各個部門的審批意見、案卷相關的基礎地圖信息和各種專業地圖信息，同時可以查看與該案卷相關的會議紀要、督辦信息、申報材料、案卷交接過程等；地籍檔案入庫、地籍檔案查詢與檢索和地籍檔案調閱管理功能，用戶可以任意切換使用地圖、表格、文檔管理工具，實現圖、文、表一體化的信息互聯管理，快速統計宗地分類面積、發證宗地的基本信息，提取綠地、道路、水體、建筑物等地形要素和查詢宗地基本屬性、宗地坐落、宗地面積、共用、分攤面積等宗地屬性?？傊?，引入工作流管理技術，系統業務流程清晰，職責分明，各文檔的傳遞、簽收和處理都在計算機網絡上進行，增加了辦公透明度，規范審批過程。系統運行達到了縮短業務處理周期、改進和優化業務流程、提高顧客