1、青島市檔案局易初檔案管理系統用戶操作手冊版本 2.1編制：青島市檔案局監督指導一處目 錄第一章 系統基礎操作3第一節 系統登錄3第二節 修改密碼4第三節 系統注銷5第四節 系統退出5第二章 基礎資料維護操作5第一節 代碼維護5第二節 選項維護7第三章 各門類檔案庫維護操作10第一節 概述10第二節 文書檔案12第三節 照片檔案23第四節 其他門類檔案25第五節 數據備份25第四章 應用工具27第一節 自動建文件夾27第一章 系統基礎操作第一節 系統登錄用鼠標雙擊桌面上的快捷方式圖標，即可出現以下的登錄界面，如圖1-1-1所示。（圖1-1-1）需要輸入字段：用戶名：輸入自己的用戶代碼，例如：us

2、er。 口令：輸入自己用戶的密碼。系統初始化默認的用戶名為user，口令為0000。然后點擊，即可進入系統，如果取消登錄，請點擊。第二節 修改密碼第一次使用由管理員分配的初始密碼進入系統時，可對初始密碼進行修改，是密碼不被其他任何人所知，以增強操作權限的安全性。用管理員分配的用戶名和密碼進入系統。進入“系統維護”主菜單下的“修改密碼”，如圖1-2-1所示。（圖1-2-1）輸入字段：原密碼： 輸入框中輸入以前的口令。新密碼： 輸入框中輸入新的密碼。確認密碼：輸入框中在輸入一次新的密碼。如以上的輸入正確無誤，便可按按鈕，系統提示密碼修改成功的對話框如圖1-2-2所示，點擊保存密碼后退出，如果取消修

3、改，點擊。（圖1-2-2）注意：密碼修改后，必須記牢，以免忘記密碼無法登錄，如果密碼丟失，請立即通知系統管理員。第三節 系統注銷如果想退出當前用戶，以另外一個用戶登錄，請點擊“系統維護”菜單中的“重新登錄”選項，如圖1-4-1所示。（圖1-3-1）系統退出當前系統，并出現登錄的對話框，輸入想要登錄的用戶和密碼，即可登錄。第四節 系統退出工作完成后，請退出系統，退出系統請點擊 “文件”菜單中的“退出”選項，如圖1-4-1所示。（圖1-4-1）系統即退出當前用戶。第二章 基礎資料維護操作第一節 代碼維護代碼維護功能可以對責任者、文件代字、會計檔案類別、實物檔案類別、磁性載體檔案類別、部門名稱等系統

4、代碼進行添加、修改、刪除操作。對系統代碼的有效維護可以最大限度的減少用戶在錄入過程中的工作量。點擊“系統維護”主菜單下的“代碼維護”選項，如圖2-1-1所示。單擊標簽可以切換不同的代碼（圖2-1-1）一、單擊窗口頂端的標簽，可以切換不同的錄入代碼。當前錄入代碼的標簽頁名稱是突出顯示在上面。例如：圖2-1-1所示的錄入代碼為“責任者”。二、添加代碼：單擊“增加”按鈕，窗口上會添加一條空白記錄，您將需要添加的內容輸入到空白條目上即可。三、保存代碼：當您錄入完代碼后，應當單擊“存盤”按鈕保存數據。四、刪除代碼：單擊“刪除”按鈕，可以刪除當前選定的代碼記錄。五、退出：單擊“退出”按鈕，可以退出代碼維護

5、功能。六、如果您在切換錄入代碼或退出代碼維護前沒有保存修改的數據，系統將會提示您保存數據，提示窗口如圖2-1-2。（圖2-1-2）1.單擊“是”按鈕，保存修改的數據，進行切換錄入代碼或退出操作。2.單擊“否”按鈕，不保存修改的數據，進行切換錄入代碼或退出操作。3.單擊“取消”按鈕，不保存修改的數據，但是不再進行切換錄入代碼或退出操作。第二節 選項維護選項主要為用戶提供默認全宗號/全宗名稱和地區、刪除數據和退出系統時是否提示、運行電子文件的應用程序所在位置等項目的設置。進入“系統維護”主菜單下的“選項”，如圖2-2-1：（圖2-2-1）系統自動彈出“選項”維護對話框，如圖2-2-2所示。（圖2-

6、2-2）一、修改默認地區代碼：為保證全市各區市檔案數據的唯一性，每個單位都要設置本單位的地區代碼。您應當將本單位的地區代碼輸入到“默認地區”輸入框中。地區代碼設置如下：地區代碼地區代碼地區代碼青島市QD嶗山區LS膠南市JN市南區SN城陽區CY平度市PD市北區SB黃島區HD萊西市LX四方區SF即墨市JM李滄區LC膠州市JZ二、設置默認全宗號/全宗名稱：您錄入檔案數據時，系統將自動將默認的全宗號和全宗名稱引入您錄入的記錄中。您應當向本地區綜合檔案館咨詢您單位的全宗號和全宗名稱，填寫在“默認全宗號/全宗名稱”輸入框中。注意：全宗號與全宗名稱之間用“/”分隔。例如：00066/青島市檔案局。三、電子文

7、件掃描路徑：易初檔案管理系統對電子文件的管理主要有附加和鏈接兩種（這兩種方式的區別和使用方法見各種門類檔案整理辦法）。系統在附加或鏈接電子文件時，需要知道附加或鏈接的電子文件的存儲位置，因此要在此設置電子文件掃描路徑，計算機會先到用戶設置的電子文件掃描路徑，去找相應的電子文件，并將其附加到數據庫中，或者將電子文件的鏈接路徑存放到數據庫中。如圖2-2-3所示。不同的路徑用分號區分電子文件存儲的路徑 （圖2-2-3）注意：1.電子文件掃描路徑必須用半角輸入；2.兩個電子文件掃描路徑必須寫全，最好第一個路徑填寫計算機硬盤的電子文件存放位置，第二個路徑填寫電子文件刻錄光盤后的位置。四、關閉窗口前提示：

8、該項目如果選擇“提示”，則關閉一個檔案門類的窗口時系統會向您確認是否關閉窗口，如果選擇“不提示”，則關閉一個檔案門類的窗口時不會向您確認是否關閉窗口。五、刪除數據前提示：該項目如果選擇“提示”，則每刪除一條檔案記錄時系統會向您確認是否確定刪除。有時候用戶可能要一次刪除很多記錄，這樣每一條都確定很麻煩，這樣的話您可以選擇“不提示”，這時系統就不會向您確認是否真的刪除記錄。第三章 各門類檔案庫維護操作第一節 概述系統為您提供文書、科技、會計、實物、照片、錄音錄像和其他門類檔案的管理，您要打開某一個門類檔案的數據庫，需要進入“文件”主菜單下的“打開”，在“打開”菜單中包含了系統所有的檔案門類，您只需

9、單擊檔案門類就可以進入到相應門類的數據庫中，如圖3-1-1所示。（圖3-1-1）系統還設置了主工具欄，如圖3-1-2所示。主工具欄對應了主菜單的常用功能，鼠標在主工具欄按鈕上稍停就會出現該按鈕的功能提示。新照片檔案庫錄音錄像文件庫實物檔案庫文書檔案主庫其他門類檔案案卷庫會計檔案庫照片檔案案卷庫文書檔案年度庫幫助頁面設置照片檔案文件庫錄音錄像案卷庫實物檔案庫科技檔案案卷庫其他門類檔案文件庫科技檔案文件庫實物檔案庫（圖3-1-2）打開某一種門類的檔案庫窗口后，系統菜單變成該門類檔案專用的菜單（窗口菜單），同時在主工具欄下方又增加了一排新的工具欄（窗口工具欄），窗口工具欄同樣對應了窗口菜單的常用功能

10、，鼠標在工具欄按鈕上稍停就會出現該按鈕的功能提示。窗口工具欄按鈕功能從左至右分別是保存、插入、復制、刪除、導入、導出、檢索、排序、批處理、歸檔、上移、下移、跳轉、附加電子文件管理、鏈接電子文件管理、打印、打印預覽、關閉。例如：單擊主菜單“文件”“打開”“文書檔案年度庫”或單擊主工具欄按鈕，系統打開文書檔案年度庫窗口，如圖3-1-3所示。注意：打開某一種門類的檔案庫后，此種門類的菜單項和工具欄按鈕都變成灰色，不能再用。直到您關閉了該門類的檔案庫后，該門類的菜單項和工具欄按鈕才能夠再次使用。打開文書檔案年度庫后，其相應的菜單和快捷按鈕變為灰色（圖3-1-3）第二節 文書檔案文書檔案分為文書檔案年度

11、庫和文書檔案主庫。檔案整理工作一般按年度進行，用戶可以在文書檔案年度庫中完成當年度的文書檔案整理的工作，待整理完畢檢查核對無誤時，將當年度的數據轉到文書檔案主庫中，文書檔案年度庫被清空，可以進行下一年度的文書檔案整理工作。一、 新建新建一條記錄（這里指一件檔案的目錄），可以點擊菜單中的“記錄”選項，選擇“插入”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會自動為用戶生成一條新的記錄，插入的新記錄只能是當前最后一條記錄。注意：1、用戶可以在菜單“系統維護”中的“選項”窗口中將用戶的默認地區、默認全宗號、全宗名稱預先設定好，用戶在新建一條記錄時，會自動帶出默認的地區、全宗號內容，避免了用戶的重復錄入，節省了

12、錄入時間，減輕了錄入的工作量。 2、每一條記錄都有一個記錄號，是系統自動生成的，用來標記記錄的條數，用戶不能對其進行編輯操作。 3、系統會根據用戶的錄入情況，自動生成“件號”，用戶也可以自行編輯，錄入時“件號”自動補位。 4、如果一件檔案有兩份文件，則采用“件內序號”來區分。例如請示和批復可作為一件，錄入時，“件號”相同，批復的“件內序號”為01，請示的“件內序號”為02。 5、其他固定字段（如責任者、文號代字、經辦部門）可以通過代碼維護操作進行設置，用戶錄入時采用下拉框選擇即可，不必重復錄入。二、 復制如果兩條記錄的內容相差不大，可以采用復制一條記錄的方法。點擊菜單中的“記錄”選項，選擇“復

13、制”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會自動復制當前最后一條記錄。三、 刪除刪除一條記錄，點擊菜單中的“記錄”選項，選擇“刪除”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會自動為用戶生成一條新的記錄，刪除的記錄只能是當前最后一條記錄。四、檢索檢索用戶需要查詢的記錄，點擊菜單中的“工具”選項，選擇“檢索”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會彈出“文書檔案年度庫檢索”窗口，如圖3-2-1所示，用戶在有下拉框的欄位中選擇查詢條件的字段，在其右側填寫查詢條件的具體內容。本檢索支持多條件查詢和模糊查詢，多個條件之間的邏輯關系可選擇“并且”或“或者”，系統默認為模糊查詢，若需要精確查詢，用戶只需將模糊檢索前的對勾

14、點掉。查詢條件編輯框查詢條件字段查詢條件具體內容（圖3-2-1）編輯好查詢條件后，點擊按鈕，條件加入到條件編輯框中，用戶也可以在此編輯框中直接修改查詢條件，點擊按鈕，系統根據檢索條件自動查詢符合條件的記錄，點擊按鈕，系統檢索出所有記錄。五、排序用戶可以通過關鍵字段對所有的記錄進行排序，點擊菜單中的“工具”選項，選擇“排序”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會彈出“文書檔案年度庫排序”窗口，如圖3-2-2所示。（圖3-2-2）在左邊的方框內選擇排序的字段，雙擊字段名稱，系統自動將選擇的字段添加到右邊的排序方框內，或者選中排序字段，點擊按鈕，添加到右邊的方框中。在右邊的方框中雙擊字段名稱可以進行升

15、序（）或降序（）的轉換，選中排序字段，點擊按鈕，移除所選的排序字段。用戶選擇好排序的關鍵字段后，點擊按鈕，系統自動對記錄進行排序。點擊按鈕，退出排序操作。六、批處理進行批處理操作以前，首先要選中需要進行處理的數據行。單擊一條記錄行首的記錄號部分，整個一行數據變成藍色即是選中，再次單擊則取消當前記錄的選擇。如果要取消所有選擇的記錄行，一種方法是運行菜單“記錄”中的“取消選擇”選項，另一種方法是在當前數據庫界面中單擊鼠標右鍵。對記錄某一字段進行批量修改，點擊菜單中的“工具”選項，選擇“批處理”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會彈出“批處理”窗口，如圖3-2-3所示。 （圖3-2-3）對話框左邊是

16、當前數據庫界面的字段名稱，右邊的輸入框輸入替換后的值。如果選擇“處理選中記錄”，則批處理操作時只對選中的記錄進行替換；如果選擇“處理全部記錄”，則批處理操作時對當前數據庫界面顯示的全部記錄進行替換。單擊按鈕，開始替換操作，單擊按鈕，關閉批處理對話框。七、文書檔案年度庫與文書檔案主庫之間的數據移轉在一個年度的文書檔案整理完成后，需要將該年度的文書檔案轉到主庫中，點擊菜單中的“工具”選項，選擇“轉主庫回年度庫”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會彈出“年度庫轉主庫主庫回年度庫”窗口，如圖3-2-4，圖3-2-5所示。（圖3-2-4）（圖3-2-5）輸入字段：全總號：移轉的記錄的全宗號，若用戶在“選

17、項”中預先設置好默認全總號，則系統會自動帶出此默認全總號。門類：移轉的記錄的門類，系統默認的歸檔門類為“文書檔案”，用戶也可以自行編輯此欄位。歸檔年度：移轉的記錄的年度。保管期限：移轉的記錄的保管期限，用戶需要在下拉框中選擇，一次只能歸檔一個保管期限的文件。單擊按鈕開始移轉操作，單擊按鈕關閉對話框。注意：1、轉到主庫中的文件將不能再進行件號的調整，在一個年度的歸檔文件沒有完全整理完畢以前，不要進行年度庫轉主庫操作。2、一般情況下，一年的文書檔案進行了歸檔操作以后不要再將數據轉回到年度庫中。在進行了歸檔操作后如果又出現零散文件，將零散文件直接在主庫中輸入，排列在該年度最后即可。如果確實在該年度歸

18、檔文件整理中出現重大問題，需要做大的調整才進行“回年度庫”操作。3、正常移轉的文件在操作后會被從文書檔案年度庫/文書檔案主庫中刪除，移轉時產生錯誤的文件仍然保留在年度庫/主庫中。八、電子文件管理系統提供了電子文件的兩種歸檔方式：附加和鏈接。點擊菜單中的“電子文件”選項，選擇“管理”，或者直接點擊工具欄中的按鈕，系統會彈出“電子文件管理器”窗口和電子文件管理工具欄，分別如圖3-2-6、圖3-2-7所示。附加的電子文件名稱，雙擊此欄位即可打開此電子文件。鏈接的電子文件的路徑，雙擊此欄位即可打開此電子文件（圖3-2-6）（圖3-2-7）1、附加將歸檔電子文件進行附加（只適用于單獨一條記錄的附加操作）

19、，首先點選需要附加電子文件的一條記錄，然后點擊工具欄中的按鈕，系統彈出“打開文件”對話框如圖3-2-8所示。（圖3-2-8） 在此對話框中選擇要附加的電子文件，單擊按鈕，系統自動將電子文件附加到選中的記錄上，若附加成功，此條記錄的底色變為粉紅色，如圖3-2-9所示。（圖3-2-9）2、查看要查看某一份檔案文件附加的電子文件，首先打開電子文件管理器，選擇想要查看的檔案文件所在的行，然后單擊工具欄中的按鈕，或者直接雙擊“附加文件”或者“連接文件”欄位中的電子文件名或電子文件連接路徑即可打開此電子文件。3、拆離附加的電子文件不允許在數據庫中進行修改，如果用戶要使用該電子文件，就要將該電子文件拆離出一

20、份拷貝。“拆離”操作不會刪除數據庫中的電子文件。單擊按鈕后，系統顯示保存文件對話框，用戶輸入要保存的文件名和位置，單擊“保存”即可將當前電子文件拆離出來。4、刪除單擊按鈕后，刪除當前電子文件或者電子文件連接路徑。5、自動附加將大批量的歸檔電子文件進行附加到多條記錄中，首先要將自動附加的電子文件存儲路徑在“選項”中的“電子文件掃描路徑”中設置好，例如用戶將自動附加的電子文件統一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”然后點擊按鈕，系統彈出提示是否繼續對話框，如圖3-2-10所示。（圖3-2-10）點擊“是”按鈕，彈出“自動附加”對話框，如圖3-2-

21、11所示。（圖3-2-11）用戶可根據文件的不同整理方式，選擇自動附加的匹配方式。附加完畢，系統會提示掃描完成，附加了電子文件的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中附加文件欄位里會有相應的電子文件名。通過匹配文號附加：用戶將電子文件用其相應的文號來命名。例如：要附加青檔字2002年度1號文件，格式為“青檔字20020001.doc”。如圖3-2-12所示。按照文號起好名字的電子文件電子文件的掃描路徑 （圖3-2-12）通過匹配題名附加：用戶將電子文件的用其相應的文件題名來命名，且名字必須與相應的記錄中的題名一致。例如：記錄中文件題名為“關于召開會議的通知”，則相應的電子文件也命名為“關于召

22、開會議的通知.doc”。通過匹配檔號文件夾附加：用戶需要建立與每條記錄相對應的文件夾，文件夾的名字為該條記錄的檔號。格式為：全總號（5位）+門類（文書檔案）+歸檔年度（4位）+保管期限（永久1，長期2，短期3）+件號（5位）+件內序號（2位）。例如：00066文書檔案200210000101 全總號 門類 歸檔年度 件號 件內序號 保管期限建立好的文件夾如圖3-2-13所示。按照檔號起好名字的存放電子文件的文件夾，用戶將相應的電子文件存儲在此文件夾內。 （圖3-2-13）6、自動連接將大批量的歸檔電子文件進行連接到多條記錄中，首先要建立對應于每條記錄的文件夾（建立文件夾同自動附加中的檔號文件夾

23、），且文件夾的名稱要用記錄的檔號來命名，將相應的電子文件保存到此文件夾中，然后要將文件夾的存儲路徑在“選項”中的“電子文件掃描路徑”中設置好，例如用戶將自動連接的文件夾統一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”，然后點擊按鈕，系統進行自動連接。連接完畢，系統會提示掃描完成，連接上電子文件的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中連接文件欄位里會有相應的路徑。注意：1、電子文件管理器顯示當前檔案文件中附加的電子文件名稱和鏈接的電子文件的路徑，如果“附加文件”或者“連接文件”欄目為空，表示該檔案文件中還沒有附加或連接的電子文件。2、電子文件管理不管

24、是采用附加還是連接，都需要將電子文件掃描的路徑設置正確，否則系統無法自動找到要附加或連接的電子文件。第三節 照片檔案新照片檔案庫的錄入操作基本上與文書檔案相同。這里只介紹一下照片檔案的連接方法。將大批量的歸檔數碼照片進行連接到多條記錄中，首先要將每張數碼照片的名稱用記錄的檔號來命名，然后要將文件夾的存儲路徑在“選項”中的“電子文件掃描路徑”中設置好，例如用戶將自動連接的數碼找片統一存放在D盤根目錄下的Data文件夾里，如圖2-3-1所示，則需要在電子文件掃描路徑欄位中填寫“D：data”。需要連接的數碼照片電子文件的掃描路徑（圖2-3-1）然后點擊按鈕，系統進行自動連接。連接完畢，系統會提示掃

25、描完成，連接上數碼照片的記錄，底色會變成粉紅色，電子文件管理器中連接文件欄位里會有相應的路徑。新數碼照片的命名格式為：門類（SP，2位）+歸檔年度（4位）+保管期限（統一設置為長久，1）+張號（5位）。與新照片檔案庫中的檔號相對應，如圖2-3-2所示。例如：SP2002100001 門類年度 張號 保管期限 （圖2-3-2）舊的數碼照片連接的方法與新的基本一致，只是連接時，數碼照片的命名格式不同。舊數碼照片的命名格式為：盤冊號（5位）+ 張號（4位）。與舊照片檔案文件庫中的檔號相對應，如圖2-3-3所示。例如： 000010001 盤冊號 張號 （圖2-3-3）第四節 其他門類檔案其他門類檔案庫的基本操作與文書檔案庫基本相同。第五節 數據備份導入和導出為用戶提供了數據的備份和匯入的功能。一、導出：將用戶在當前打開的數據庫界面上顯示的數據備份到磁盤上，點擊菜單“記錄”中的“導出”選項或直接點擊窗口工具欄的按鈕，運行導出功能后，打開選擇導出文件名對話框，如圖3-5-1所示。（圖3-5-1）如果您想要備份部分數據，先要利用檢索功能檢索出想要備份的數據，然后再用導出功能將數據導出到磁盤上。系統提供兩種導出文件各式dbf文件和xml文件。如果您想要導出dbf文件，在選擇文件對話框中的保存類型下拉列表框選擇“數據庫文件（*.dbf）”；如果您想要導出x