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文檔簡介
1、XX有限責任公司采購流程審計方案1、 審計目的:根據集團公司的采購管理制度,對現階段公司有限責任公司(以下簡稱“公司”)采購部門的采購管理工作及內部控制狀況進行審計檢查,做出客觀評價,揭示其中存在的控制風險,并提出可行的建議和改善措施。2、 審計內容:1、 采購管理制度是否有效和完善。2、 采購計劃、采購預算、實際采購是否得到良好的遵循。3、 公司對采購主要業務環節(采購預算、供應商的選擇、合同的簽訂、請購與訂單、貨物驗收、貨物倉儲、付款等)的管理、控制是否完善。4、 對本次審計發現的問題繼續后續追蹤審計。3、 審計范圍:20XX年X月20XX年X月期間的采購管理工作。4、 審計人員及配合部門
2、:審計人員:集團監審部(董飛、楊杉)配合部門:生產部、采購部、財務部、行政部5、 審計時間:6、 審計重點與程序:(1) 采購預算(計劃)業務獲取采購政策、采購預算、生產預算、銷售預算1、 預算編制的審計:(1) 采購預算的編制是否與生產預算、銷售預算、資金預算等相協調;是否考慮存貨政策和采購政策;是否考慮存量管理制度,并制定安全存量、最低最高存量及請購點,經濟批量等因素。(2) 預算編制是否分類分品種規格列明數量、金額、單位及供應商等資料。2、 采購預算是否按審批流程審批,是否經董事會授權。3、 實際請購是否與采購預算相配合,并嚴格控制;是否機動配合生產和管理制度及庫存而作出適當調整。4、
3、實際采購與預算產生的量差和價差有誤查明原因,并作出適當的記錄和調整。(2) 供應商的選擇獲取合格供應商名錄,采購招投標管理辦法,招標過程有關文件1、 供應商管理審計:(1) 應重點審查組織對定點供貨商選擇的合理性,包括供貨商選擇評價程序是否規范;有無明確的供貨商選擇目標和評價標準;有無建立供貨商評價小組,小組人員組成是否合理;(2) 有無完整、真實的供貨商資料;供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式;(3) 有無對供貨商檔案進行規范管理,建立合格供貨方目錄,定期組織對供貨商調查和復審;修改供貨商檔案是否經過特定授權并進行有效信息溝通等。 2、 對供應商選擇的審計:由于電器公司主要材料供應商均由
4、招投標方式產生,應重點審查招如下內容:(1)審閱有關記錄,檢查招標過程和招標標準是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則,確定在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規定程序情況。(2)審查有關招標文書的內容是否完整、嚴密,有關條款規定是否得到切實遵守。 (3)審查招標采購的價格是否合理。復驗標底價格,對編制標底的工作底稿所載明的物資數量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算;審查最高采購限價的合理性和公允性;(3) 合同的簽訂抽查部分大額采購合同、合同審批記錄1、審查合同內訂購的商品貨物及品質、規格、數量、質量、交貨期及價格是否符合采購預算要求。2、審查訂購貨物的價格是否合
5、理,交貨方式和結算方式是否恰當,如由招投標方式產生,是否與投標書一致。3、審查、評價合同是否依據經濟合同法簽訂,主要包括供應商資格,是否為合格供應商、手續是否完備、有無雙方主要領導審查批準、是否按照合同審批流程執行,副本有無交財會部門及監審部門備查。4、了解談判流程及有關談判記錄,查看合同及其相關談判記錄,對比采購合同的內容及條款,確保談判內容與合同內容一致;了解主管領導是否適度參與談判。追溯與供應商簽訂合同商談的詳細內容記錄,了解合同起草過程,是否對所列條款進行研究、審定、或咨詢公司法律顧問;并根據相應的法律法規分析各具體條款的合理、公平、公正性。(4) 請購與訂單獲取請購申請、訂單、訂單臺
6、賬1、 各種類別原材料是否由負責請購的部門和專人開立請購申請,并依授權核準后辦理采購事宜;請購申請內容是否詳實,并經授權主管人員簽批;緊急采購是否經常發生,其原因是否充分恰當;請購是否與采購預算相符合。2、 采購訂單是否在采購合同的框架內執行,調閱采購檔案,審查其中詢價報價單、訂購單是否辦理齊全,前后一致。3、 訂單的內容,采購貨物飛名稱、規格、單位、數量、單價、金額、交貨期、裝卸地點、包裝、運輸方法、運費、付款結算辦法、驗收、保險等是否規定完備,內容是否符合相關合同法規定。4、 訂單是否由專人進行檔案管理,是否建立合同及訂單臺賬,以以便查閱。(5) 貨物驗收獲取請購單、驗收單、送貨單、發票等
7、1、 審查是否設置獨立的質量檢驗部門組織物資驗收,有無采取適當措施防止采購人員、質檢人員與保管人員串通舞弊;2、 審查物資驗收是否根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行;3、 審查物資驗收是否簽署順序編號的驗收報告;4、 審查超過采購合同的進貨數量和提前到貨的采購是否經過適當批準; 5、 審查短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明了原因,有無根據不同情況及時組織索賠,是否每月編制退貨報告,以供采購和質檢部門進行審查、分析和考核供貨商表現等;6、 審查對逾期未交貨者,有無按合同規定給予罰款或沒收違約金;7、 審查對大型或數額較大的物資采購,有無取得供貨商合格的檢驗
8、證明,合同中是否規定了必要的質保內容;物資驗收是否嚴格,有無存在由于驗收不嚴造成以次充好、以劣充優、不合格物資入庫等問題。(6) 貨物倉儲獲取驗收單、領發貨單、貨物管制卡、安全檢查日報表等1、 貨物的儲存,是否依類別分存各庫或分檔保存,各庫是否分設,個庫是否設分區貨架并分分格編號,編號是否清晰有系統規則,收貨及發貨是否便捷。2、 庫房安全措施是否完善。3、 供應商交運商品貨物時,應該對送貨單。發票,裝箱單等單據,與請購單內容核對無誤后辦理驗貨手續。4、 交貨入庫數量超過或未達到訂購量部分,是否作妥當處理。5、 供應商送貨時是否均適時開立驗收單并實施品質檢驗,以確保貨物品質。6、 所以領貨,是否
9、均根據正式核準的領貨單辦理。7、 領貨量異常時,有否查明原因,對于已領貨未辦手續的,或已辦手續未提領的,有無追蹤控制。(7) 付款獲取請購單、驗收單、供應商發票、記賬憑證、應付賬款明細賬等1、 審查負債的確認是否正確。審查采購部門是否在物資采購申請單、驗收單、供應商發票等核對無誤的基礎上出具付款申請單,并及時通知財會部門;財會部門是否在進一步審核的基礎上,編制記賬憑證,登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬,確認負債。2、 國內采購是否辦妥驗收手續,備齊有關憑證送財務部門審核后,編制記賬憑證后再付款。3、 國外進口采購是否根據報關資料辦理結匯手續。4、 交貨期延誤或者品質、數量不符的采購,是否按合
10、約規定執行扣款或罰款手續。5、 審查應付賬款的登記是否正確。審查應付賬款登記和管理是否由獨立于請購、采購、驗收、付款以外的職員執行;是否根據不同供貨商設置明細賬進行明細分類核算;是否根據審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄,有無遺漏、隱瞞負債情況;是否定期將應付賬款明細賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對,與應付賬款總賬相核對,與采購部門臺賬相核對,對存在的差異是否及時妥善處理;對享有折扣的交易,是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應付賬款,以防止在付款時貪污折扣。6、 審查預付賬款處理是否合規。審查預付賬款是否經過申請、審批;收到采購物資后,是否根據供應商發票及時沖減預付賬款;是否與供貨商定期
11、對賬。 7、 審查應付賬款余額的整體合理性。審查財會部門是否定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發票未到情況匯總表;是否每月計算主要業績指標據以監控應付賬款狀況;采用分析性復核方法,通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關比率和相關費用賬戶金額,確定應付賬款有無異常變動。8、 審查付款處理是否合規。審查付款是否符合資金結算制度的要求;付款是否在會計審核的基礎上,經過授權人審批;是否按確定的付款方式付給指定的收款人;核實付款金額和收款人是否正確;有無使用空白支票;已付貨款是否在發票上加蓋“付訖”戳記等。7、 審計的分工與計劃(一)分工XXX:負責XXX:負責XXX:負責1、 審計準備工作:
12、(1) 收集、分析、評價采購管理制度。(2) 財務系統內導出截至差何日的采購費用明細賬。(3) 了解公司審計年度內采購預算、實際采購情況以及兩者的差異。(4) 了解公司的招投標管理現狀,包括:招投標方式、評標方式。(5) 了解非招投標物資采購的現狀:詢價、議價、比價。(6) 查閱外部審計的審計報告及工作底稿,必要時可利用外部審計的工作成果。2、現場審計工作時間安排(1)首次進場會議-(2)制度評估-(3)采購、合同管理、驗收、付款審計測試-(4)現場溝通會議-(5)審計問題的改善后續追蹤審計-(6)出具審計報告及管理建議書-8、 采購審計所需資料清單(1) 前期資料1、 物資采購預算2、 財務會計資料3、 相關制度規定:例如采購政策、采購程序制度授權審批制度、供應商管理制度、貨物倉儲制度、合同簽訂制度、憑證管理制度等。4、 外部信息資料:例如同行業相關資料、物價水平和編號幅度、技術變化程度和供應商資料等(2) 采購預算制度及審批階段1、 采購政策2、 采購預算3、 銷售計劃4、 產品產量計劃5、 生產作業計劃(3) 合同及訂單管理階段1、
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