1、電子文件管理系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）開發(fā)及通用功能要求開發(fā)及通用功能要求王艷明王艷明國家檔案局繼續(xù)教育電子檔案管理專題研討班對于檔案工作部門來說，當前的日常性 業(yè)務活動就是接受各自工作范疇內的電子文 件歸檔移交及其后的長期或者永久管理，而 這項業(yè)務活動的主要支撐平臺必然是電子文 件管理系統(tǒng)。而對于企業(yè)數字檔案館（室）建設、或 者企業(yè)電子文件（檔案）管理來說，電子文 件管理系統(tǒng)的研發(fā)尤其重要，它是體現對電 子文件實施超前控制（如文控）、全程管理 的技術平臺，也是電子文件（檔案）實現科 學管理的必由之路。在檔案信息化建設中，“存量檔案數字化”主要依靠檔案數字化系統(tǒng)將數字副本掛接導入至（數字

2、檔案館）的資源系統(tǒng)或者檔案管理系統(tǒng)中， 而“增量檔案電子化”則主要依賴電子文件管理 系統(tǒng)（ERMS）實現在線受控歸檔，從而傳輸至（數字檔案館）的資源系統(tǒng)或者檔案管理系統(tǒng)中。電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)，不單是一個軟件開發(fā)的問題，也是對檔案工作者關于電 子文件（檔案）知識全面檢驗的一個過程， 電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)水平的高低，很大程 度上取決于檔案工作者的電子文件管理、數 字檔案管理的能力和水平及與其他職能部門 協(xié)調溝通能力。一、電子文件管理系一、電子文件管理系統(tǒng)及其開發(fā)綜述統(tǒng)及其開發(fā)綜述1、電子文件管電子文件管理理系系統(tǒng)統(tǒng)（ERMS）的概的概念念與特與特點點電子文件管電子文件管理理系系統(tǒng)統(tǒng)（Elect

3、ronic Records Management System）是包括所有）是包括所有與電與電子子文文件件 管管理有關理有關的的技術、技術、管管理、法理、法律律、標準、標準、人員人員等等 相相關因素關因素在在內，以內，以保保證電子證電子文文件的行件的行政政有效有效性性 和和法律證法律證據據性，保性，保證證電子文電子文件件的科學的科學管管理和理和高高 效效利用為利用為目目的信息的信息管管理系統(tǒng)理系統(tǒng)。電電子子文文件管理件管理系系統(tǒng)的主統(tǒng)的主體體是電子是電子文文件管件管理理 軟軟件，由件，由一一組軟件組軟件程程序組成序組成的的，共同，共同對對機構機構產產 生生的電子的電子文文件和基件和基層層檔案室

4、檔案室保保存的電存的電子子檔案檔案進進 行行管理，管理，是是機構內機構內電電子文件子文件的的“聚集聚集地地”，是，是 數數字檔字檔案館案館（室）（室）的的核心應核心應用用系系統(tǒng)統(tǒng)。電電子子文件管文件管理理系統(tǒng)通系統(tǒng)通用用功能要功能要求求（G GB B/ /T2T29 91 19 94420201 12 2）、電電子子文件管文件管理理系統(tǒng)系統(tǒng)建建 設設指指南南（GB/GB/T T 3 31 19 91 14 4- -2 20 01 15 5）這樣定這樣定義義電子電子文文 件件管理系管理系統(tǒng)統(tǒng)：機機關關、團體、團體、企企事業(yè)單事業(yè)單位位和其他和其他組組織用織用來來 對對電子文電子文件件的識別的識別

5、、捕獲、捕獲、存存儲、維儲、維護護、利、利用用 和和處置等處置等進進行管理行管理和和控制的控制的信信息系統(tǒng)息系統(tǒng)。電電子子文文件管理件管理系系統(tǒng)通用統(tǒng)通用功功能要能要求求還定義還定義 了了事務系事務系統(tǒng)統(tǒng)（BSBS）、電子文電子文件件管理系管理系統(tǒng)統(tǒng)（E ER RM MS S）、電子文電子文件件長期保長期保存存系統(tǒng)（系統(tǒng)（檔檔案管案管理理系系統(tǒng)統(tǒng)DAMDAMS S）的關系的關系。如下圖如下圖。BS、ERMS、DAMS關系圖 ERMS系統(tǒng)的核心紐帶作用及其重要性2、電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)的原則、電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)的原則（1 1）業(yè)務業(yè)務需需求驅求驅動動原原則則機機構構開發(fā)開發(fā)ERMERMS S系

6、系統(tǒng)來自統(tǒng)來自于于自身文自身文檔檔管理業(yè)管理業(yè)務務 的的需要，需要，開開發(fā)團隊發(fā)團隊應應該具體該具體分分析業(yè)務析業(yè)務及及管理目管理目標標， 形形成業(yè)務成業(yè)務功功能需求能需求。（2 2）標標準準化化原則原則電子文件歸檔與電子檔案管電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范理規(guī)范（GB/T188942016）電子文件管理系統(tǒng)通用功能電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求要求（GB/T291942012）;電子文件管理系統(tǒng)建設電子文件管理系統(tǒng)建設指指南南（GB/T31914-2015）;文書類電子文件元數據文書類電子文件元數據方方案案（DA/T46-2009）；）； 電子文件管理暫行辦電子文件管理暫行辦法法（中中辦辦國國

7、辦廳辦廳字字 2009 39 號號）。）。（3）合作協(xié)作原則）合作協(xié)作原則各職能部門、業(yè)務部門密切各職能部門、業(yè)務部門密切合合作作、協(xié)作。協(xié)作。（4）開放性原則）開放性原則接口、數據、協(xié)議采用開放標接口、數據、協(xié)議采用開放標準準；技；技術術中中立立；對；對軟硬件依賴性較弱；利于信息軟硬件依賴性較弱；利于信息資資源共源共建建共共享享。（5）可擴展性原則）可擴展性原則采用松耦合、模塊化設計原采用松耦合、模塊化設計原則則。（6 6）全程性）全程性、前控前控性性原則原則從業(yè)務系統(tǒng)的從業(yè)務系統(tǒng)的研研發(fā)、功能設發(fā)、功能設計計到到電子電子 文件的利用與技術維文件的利用與技術維護實行護實行前前端端控制控制、

8、全過程管全過程管理理。（7）利利于于實實施、施、操操作和作和維維護原則護原則（8）安全安全性性原則原則嚴密的安全管嚴密的安全管理：理：系系統(tǒng)與統(tǒng)與數數據安據安全全、 身份認證、身份認證、權限權限分分配、配、跟跟蹤審蹤審計計等安全等安全 技技術手段，保證系統(tǒng)無故障、數據安術手段，保證系統(tǒng)無故障、數據安全全。3 3、電子文件管理電子文件管理系系統(tǒng)開發(fā)過程統(tǒng)開發(fā)過程4、ERMS開發(fā)的方式及特點二二、電電子文子文件件管理系管理系統(tǒng)統(tǒng)功功能能需需求分求分析析電子電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)通文件管理系統(tǒng)開發(fā)通常常劃分為系統(tǒng)分劃分為系統(tǒng)分 析、析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施施和系統(tǒng)運行維護四和系統(tǒng)運行維護

9、四 個階個階段，其核心就是系段，其核心就是系統(tǒng)統(tǒng)功能需求分析。功能需求分析。系統(tǒng)系統(tǒng)需求分需求分析析就是就是要要明確明確電電子文子文件件管理系管理系統(tǒng)究統(tǒng)究竟竟要要“干什干什么么”和和“怎樣怎樣干干”。1 1、 確認確認系統(tǒng)系統(tǒng)功功能需能需求求分析分析的的承擔承擔者者檔檔案案管理管理部門部門2、制定系統(tǒng)總體目標與功能、制定系統(tǒng)總體目標與功能 明明確確電電子文件子文件管管理系統(tǒng)理系統(tǒng)的的總體目總體目標標及其與及其與其其 他他技術系技術系統(tǒng)統(tǒng)的關的關系系系統(tǒng)需系統(tǒng)需求分析求分析首首先需要先需要明明確電子確電子文文件管理件管理系系統(tǒng)要達到統(tǒng)要達到 的總體的總體目標和具備的基本功能，從而讓系統(tǒng)研發(fā)人員

10、了解目標和具備的基本功能，從而讓系統(tǒng)研發(fā)人員了解 系統(tǒng)研系統(tǒng)研發(fā)的發(fā)的 深度和難度深度和難度 ，以利于系統(tǒng)研發(fā)人員有針對性地，以利于系統(tǒng)研發(fā)人員有針對性地 制定系制定系統(tǒng)總體規(guī)劃，為實現總體目標和基本功能尋找最為統(tǒng)總體規(guī)劃，為實現總體目標和基本功能尋找最為 科學的科學的技術路線。技術路線。電子文件管理系統(tǒng)的總體目標體現了了系統(tǒng)對電子文電子文件管理系統(tǒng)的總體目標體現了了系統(tǒng)對電子文 件的總體管理水平。檔案管理人員必須明確所要開發(fā)的電件的總體管理水平。檔案管理人員必須明確所要開發(fā)的電 子文件管理系統(tǒng)期望達到的總體技術水準。是全程管理還子文件管理系統(tǒng)期望達到的總體技術水準。是全程管理還 是部分代替手

11、工管理；是對電子文件予以超前控制還是僅是部分代替手工管理；是對電子文件予以超前控制還是僅 僅要求實現歸檔管理；是采用文檔一體化管理模式還是依僅要求實現歸檔管理；是采用文檔一體化管理模式還是依 然套用傳統(tǒng)的文件、檔案兩段式管理模式。然套用傳統(tǒng)的文件、檔案兩段式管理模式。檔案管檔案管理理人人員在員在進進行系行系統(tǒng)統(tǒng)需求需求分分析析時須在系統(tǒng)時須在系統(tǒng)目標目標中中說明說明電電子文子文件件管理管理系系 統(tǒng)與本單位統(tǒng)與本單位辦公辦公、管理管理、設計設計及及其其生產生產 管理系統(tǒng)的管理系統(tǒng)的依存依存關關系，系，即即確定確定電電子文件子文件 管理系統(tǒng)的管理系統(tǒng)的實現實現方方式。式。此外，系此外，系統(tǒng)統(tǒng)需需求

12、分求分析析時還時還要要明確明確電電子子 文件管文件管理系理系統(tǒng)與統(tǒng)與本本單位單位其其他的他的信信息管息管理理系系 統(tǒng)的關系，統(tǒng)的關系，從而從而確確保實保實現現單位單位內內部信部信息息資資 源實現優(yōu)化源實現優(yōu)化配置配置與與高度高度共共享，享，為為信息信息一一體體 化管理創(chuàng)造化管理創(chuàng)造條件。條件。 研究電研究電子文件管子文件管理理系統(tǒng)要系統(tǒng)要實現的實現的基本功能基本功能檔案管理部門檔案管理部門作為作為用用戶要戶要研研究將究將要要研發(fā)研發(fā)的的電子文電子文 件系統(tǒng)具備件系統(tǒng)具備哪些哪些功功能，能，把把它作它作為為系統(tǒng)系統(tǒng)需需求分求分析析的重要的重要 內容明確傳內容明確傳達給達給研研發(fā)人發(fā)人員員。一般而

13、言，盡一般而言，盡管管每每個單個單位位的電的電子子文文件件管理管理系系統(tǒng)統(tǒng)所所 要要實現的實現的功功能會有能會有所所差異，差異，但但作為電作為電子子文件管文件管理理的的基基 本本功能卻功能卻有有著共同著共同性性，比如，比如電電子文件子文件的的采集功采集功能能、電電 子子文件的文件的積積累與預累與預立立卷功能卷功能、電子文電子文件件的邏輯的邏輯與與物物理理 歸歸檔功能檔功能、電子文電子文件件的鑒定的鑒定功功能、電能、電子子文件的文件的備備份份功功 能能、電子、電子文文件自動件自動編編目、電目、電子子文件自文件自動動統(tǒng)計、統(tǒng)計、電電子子文文 件件檢索利檢索利用用與上網與上網發(fā)發(fā)布功能布功能、電子文

14、電子文件件元數據元數據捕捕獲獲與與 更更新功能新功能、電子文電子文件件安全技安全技術術維護方維護方案案等等。檔案管理人檔案管理人員必員必須須認真認真研研究本究本單單位電位電子子文件文件的的形形 成規(guī)律與特成規(guī)律與特點、研究本點、研究本單單位對電子文位對電子文件件管理所要達到管理所要達到 的目標，從的目標，從而在而在系系統(tǒng)需統(tǒng)需求求分析分析中中落實落實下下來。來。電子文件管理系統(tǒng)通用功能電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求要求將將系統(tǒng)系統(tǒng)功功能能劃劃分為基本功能和可選功能，具分為基本功能和可選功能，具體體內容內容如如下圖下圖3、構建工作構建工作流流程程依據總體目標依據總體目標和基和基本本功能功能的的要要

15、求求，接，接下下來需來需求求 分分析的重析的重心心應該體應該體現現為電子為電子文文件管理件管理流流程的設程的設計計， 也也就是將就是將總總體目標體目標和和基本功基本功能能以工作以工作流流程模塊程模塊的的方方 式式抽象出抽象出來來。電子文件電子文件的管理流的管理流程程的設計最終的設計最終要要以系統(tǒng)的以系統(tǒng)的操操作界面或操作界面或操作菜作菜單單模塊模塊的的形式形式表表現出現出來來，并，并通通過它過它 實現操作和實現操作和人機人機交交互。互。由由于每于每個個單位單位的的工作工作性性質、質、管理模式和管理模式和文件流轉的文件流轉的程程序不同，所序不同，所以以電子文件管電子文件管 理流程也不理流程也不盡

16、相盡相同同。流。流程程的設的設計計既要既要考考慮本慮本單單位電位電 子文件的流子文件的流轉規(guī)轉規(guī)律律、工、工作作需要需要、利用利用特特點，點，也也要符要符合電子文件合電子文件管理的基本管理的基本理理論和基本原論和基本原則則。流程設計不流程設計不是簡單的傳是簡單的傳統(tǒng)統(tǒng)的文件管理的文件管理過過程程 加上檔案管加上檔案管理過理過程程，要，要在在全程全程管管理原理原則則、超超 前控制理論前控制理論的指的指導導下，下，把把歸檔歸檔前前后的后的電電子子文文 件作為一個件作為一個文件連續(xù)體文件連續(xù)體來來設計流程模設計流程模塊塊，要要 突出體現邏突出體現邏輯歸輯歸檔檔、提、提前前鑒定鑒定、提前提前著著錄、錄

17、、 同步分類、同步分類、元數元數據據驗證驗證的的新理新理念念，讓，讓全全部流部流 程構成一個程構成一個自然自然而而無縫無縫的的管理管理系系統(tǒng)。統(tǒng)。電子文件的電子文件的流轉流轉不不是像是像傳傳統(tǒng)文統(tǒng)文件件那樣表那樣表 現為簡單線現為簡單線性的性的。在電在電子子文件文件管管理系理系統(tǒng)統(tǒng)上，上， 因為工作的因為工作的特殊需要、特殊需要、文文件格式與類件格式與類型型的差的差 異、來源環(huán)異、來源環(huán)節(jié)的節(jié)的不不同可同可以以隨時隨時在在不同不同的的流程流程 之間跳轉。之間跳轉。因此因此，電子電子文文件管件管理理流程流程是是網狀網狀 的、非線性的、非線性鏈接的，任鏈接的，任何何一個環(huán)節(jié)均一個環(huán)節(jié)均可可以實以實

18、 現文件的交現文件的交互，互，且且均具均具有有反饋反饋與與回溯回溯能能力。力。4、研制電子、研制電子文件文件管管理標理標準準與與規(guī)規(guī)范范如如果果說說系統(tǒng)需系統(tǒng)需求求分析中分析中明明確系統(tǒng)確系統(tǒng)總總體目標體目標和和功能、功能、 設計工作流設計工作流程是解決程是解決“干干什么什么”的話的話，那么制定電那么制定電 子子文件管理文件管理標準標準與與規(guī)范規(guī)范就就是要是要告告訴系訴系統(tǒng)統(tǒng)研發(fā)研發(fā)人人員員 “ “如何如何做才做才正確正確”或者或者“怎樣怎樣做做才科才科學學”。標準與規(guī)范的制定可以依據設計標準與規(guī)范的制定可以依據設計好好的工的工作作流流程程， 遵照電子文件管理的理論與原遵照電子文件管理的理論與

19、原則則，參，參照照電電子文子文件件 歸歸檔與管理規(guī)檔與管理規(guī)范范等國家標準等國家標準及及其行其行業(yè)業(yè)規(guī)規(guī)范范、參、參考考 本單本單位或者同行業(yè)兄弟單位編位或者同行業(yè)兄弟單位編制制的電的電子子文文件件管理實管理實 施細則施細則逐逐個工作個工作模模塊予以塊予以完完成，主成，主要要包括名包括名詞詞術語術語、 工作要工作要求、業(yè)務標準、管理制求、業(yè)務標準、管理制度度等，等，具具體體包包括以下括以下 內容：內容：（各類（各類）電子文件模板標準與存檔格式；）電子文件模板標準與存檔格式； 電電子子文件登記的著錄原則文件登記的著錄原則與與方法；方法； 電子電子文件流轉流程及其數據采集規(guī)范；文件流轉流程及其數據

20、采集規(guī)范； 電子電子文件預立卷或預歸檔規(guī)范；文件預立卷或預歸檔規(guī)范； 電子文件歸電子文件歸檔制度（歸檔單元、形式、方檔制度（歸檔單元、形式、方法、時間、范圍、手續(xù)）的制定；法、時間、范圍、手續(xù)）的制定；歸檔電子文件（電子檔案）的分類分類方歸檔電子文件（電子檔案）的分類分類方 案；案；文件文件級級、案、案卷卷級、級、數數據庫據庫級級元數元數據據集的集的研研制制、 元數據采集與保存標準；元元數據采集與保存標準；元數數據的據的語語法與法與 語義規(guī)范；語義規(guī)范；檔案檔案信信息數息數據據庫的庫的選選型、型、更更新及新及備備份手份手段；段； 電子電子文件雙套制歸檔及文件雙套制歸檔及其其管理規(guī)范；管理規(guī)范；

21、 電子電子文文檔備檔備份份的原的原則則及其及其方方式與式與方方法法；脫機脫機載體選擇與保存等；載體選擇與保存等；電子電子文檔價值鑒定的原文檔價值鑒定的原則則、方法；、方法；電子電子檔案真實性、有效檔案真實性、有效性性、完整性、安全性、完整性、安全性 維護維護方案；方案；電子電子檔案檔案編編研與研與利利用規(guī)用規(guī)范范。5、制定每個工作環(huán)節(jié)的工、制定每個工作環(huán)節(jié)的工作作內容、內容、方方式及技式及技術路線術路線明確了總體目標及功能、設計明確了總體目標及功能、設計了了工作工作模模塊塊、制定制定 了標準規(guī)范，需求分析依然沒了標準規(guī)范，需求分析依然沒有有結束結束，還還要要告訴系告訴系 統(tǒng)研發(fā)人員電子文件管理

22、系統(tǒng)統(tǒng)研發(fā)人員電子文件管理系統(tǒng)每每一個一個工工作作模模塊內部塊內部 以及模塊之間運行的方式、實以及模塊之間運行的方式、實現現模塊模塊功功能能的的技術路技術路 線，即更進一步說明線，即更進一步說明“怎樣做怎樣做”。比如電子文件的采集與積累比如電子文件的采集與積累，需需求求分析分析要要說明說明 哪些電子文件可以由系統(tǒng)自動哪些電子文件可以由系統(tǒng)自動實實現，現，哪哪些些文文件則需件則需 要人工要人工積積累，積累，積累累的模式的模式是是采用文采用文件件夾還是夾還是數數據庫據庫， 在電子文件采集時需要同步捕在電子文件采集時需要同步捕獲獲元數元數據據。再如再如在在電電子文子文件件歸檔歸檔模模塊中，塊中， 需

23、需求求分析分析要要說明說明電電子文子文件件歸檔歸檔是是使使 用用的的物理物理歸歸檔還檔還是是采用采用邏邏輯歸輯歸檔檔的的 方方法法。又如又如在在電子電子文文件備件備份份模塊模塊中中， 要說要說明備明備份份的手的手段段、備、備份份設備設備、備備 份保份保存方存方法法等。等。總總之，之，每每一個一個工工作作 模模塊塊均要均要指指出工出工作作方法方法，模塊模塊之之間間 要設要設計好計好銜銜接方接方式式。三、需求分析的結構三、需求分析的結構與內容與內容四、四、ERMS通用通用功功能能解讀解讀GB/T291942012 :ERMS功能架構圖功能架構圖標準標準規(guī)定規(guī)定ERMS 的基的基本本功功能和能和可可

24、選功選功能能。基基 本功本功能能是是指指必須必須具具備的備的核核心功心功能能。基基本本功能功能：文文件件管理管理配配置功置功能能、文文件件管理業(yè)管理業(yè)務功務功能能、安安全管全管理理功能、功能、 系統(tǒng)系統(tǒng)管理管理功功能。能。1 1、 文文件件管理配置功能管理配置功能文文件件管理配置管理配置功功能能是是 ERMS 中建中建立立和和維護維護 文文件件管理管理業(yè)業(yè)務標務標準準及及規(guī)規(guī)范范的功的功能能。包。包括括歸檔范歸檔范 圍、圍、歸歸檔檔文文件類件類型型及數及數據據格式格式、分分類類方方案、保案、保 管期管期限與限與處處置表置表、元元數數據據捕獲捕獲及及管理管理方方案案等等內內 容。容。這些業(yè)這些業(yè)

25、務標準及規(guī)范體現務標準及規(guī)范體現在在ERMS軟軟件系統(tǒng)件系統(tǒng)中，由系統(tǒng)來控制實現電子文件中，由系統(tǒng)來控制實現電子文件的的 科學管科學管理。理。（1）歸）歸檔范圍（歸檔文件清單）檔范圍（歸檔文件清單） 業(yè)務系業(yè)務系統(tǒng)中需要歸檔的文件列表，可統(tǒng)中需要歸檔的文件列表，可配置在配置在業(yè)務系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動依據文業(yè)務系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動依據文件件題名及題名及文件性質對文件進行篩查。文件性質對文件進行篩查。（2）歸歸檔文件類型及數據格式檔文件類型及數據格式（3 3）分類方案）分類方案為了保證分類方案的質量和穩(wěn)定性，對分類方案中的類目 進行增加、刪除、合并、拆分、復制等具體維護行為一般要 求由文件（檔案）管理

26、員執(zhí)行，部分情形中可由授權用戶執(zhí) 行。（4）保保管管期限與處置表期限與處置表標準根據電子文件管理特點標準根據電子文件管理特點，將將文文件保件保存存到期到期 后的處置行為與保管期限表整后的處置行為與保管期限表整合合稱為稱為保保管管期期限與處限與處 置表。置表。注意這里有個概念關系必須弄注意這里有個概念關系必須弄清清楚，楚，就就是文件是文件 在在ERMS系統(tǒng)中保存的時系統(tǒng)中保存的時間間和作和作為為檔檔案案的保的保管管期限期限 的的差異及其關系。差異及其關系。處置行為是處置行為是指指文件在文件在ERMS系統(tǒng)系統(tǒng)中中保保存存的的時時間間到期所到期所采采取的處取的處置置行為，行為，包包括移交括移交（檔案

27、管檔案管理理系統(tǒng)系統(tǒng)、 數字檔案館、公共檔案館、第數字檔案館、公共檔案館、第三三方保方保存存機機構構）、續(xù)）、續(xù) 存、銷毀、凍結、法律保留等存、銷毀、凍結、法律保留等業(yè)業(yè)務，務，依依據據相相關規(guī)范關規(guī)范 執(zhí)行。執(zhí)行。歸檔范圍、分類歸檔范圍、分類方方案、保管案、保管期期限與限與處處置置表表可可以以 整整合為一個合為一個“三合一三合一”表格。表格。（5 5）元數據捕獲、配置）元數據捕獲、配置及及管理方案管理方案元數據既元數據既是是 ERMS 重要的管理重要的管理對象對象，又又是是 ERMS 管理文件的管理文件的基基本本工具工具。元數元數據據形成形成、捕捕 獲和管理的獲和管理的整個過程貫整個過程貫穿

28、穿于電子文件于電子文件整整個生命個生命周周 期期。 ERMS 應支持使用應支持使用元元數數據來據來描描述文述文件件，以以 支持自動管支持自動管理程理程序序，并，并維維護電護電子子文件文件的的真實、真實、 完整、可用完整、可用和安和安全全。 為為ERMS設置通用設置通用元元數數據集據集，明確明確各各種類型種類型 電子文件的電子文件的個性個性化化元數元數據據； 參照參照GB/T 26163.1-2010（信息與文（信息與文獻獻 文件文件 管理過管理過程程 文件元數據文件元數據）定定義與義與標標識元識元數數據實體據實體（文件、責（文件、責任、任、業(yè)業(yè)務、務、法法規(guī)、規(guī)、關關系）；系）； 明確各實明確

29、各實體元數據元素；體元數據元素； 建建立立元數據賦值規(guī)則：明元數據賦值規(guī)則：明確確每一每一 個元數據元素的賦值范圍、賦值格式、個元數據元素的賦值范圍、賦值格式、 賦值方賦值方式（系統(tǒng)自動賦值、下拉菜單式（系統(tǒng)自動賦值、下拉菜單 選中、選中、人工錄入）。人工錄入）。 建立元數據管理規(guī)則：存取規(guī)則、建立元數據管理規(guī)則：存取規(guī)則、 導入導導入導出規(guī)則、修改規(guī)則。出規(guī)則、修改規(guī)則。2 2、文件管理文件管理業(yè)務業(yè)務功功能能電子電子文文件件管理管理業(yè)業(yè)務流務流程程，包，包括括（文件（文件 及及元元數據數據）捕捕獲獲登登記記、歸歸檔驗檔驗收收、分分類類 組組織織、鑒、鑒定定處置處置、統(tǒng)計統(tǒng)計管管理、存儲（備

30、理、存儲（備 份）份）保保管、管、檢檢索利索利用用、技、技術術維護維護等等內容。內容。安安全全管理管理功功能、能、 系統(tǒng)管系統(tǒng)管理理功能功能由由文件、文件、 檔案檔案管理管理人人員提員提出出專業(yè)專業(yè)安安全需全需求求，由系，由系 統(tǒng)統(tǒng)開開發(fā)及發(fā)及安安全技全技術術人員人員統(tǒng)統(tǒng)一設一設計計部署。部署。五五、電電子文件子文件 管管理理系統(tǒng)的設計系統(tǒng)的設計1、編程與建庫、編程與建庫2、擬定系統(tǒng)測試、擬定系統(tǒng)測試計計劃劃3、制定系統(tǒng)使用維護指南、制定系統(tǒng)使用維護指南六六、電電子子文文件件管管理理系統(tǒng)系統(tǒng)的實的實施施系統(tǒng)實施階段是將新的電系統(tǒng)實施階段是將新的電子子文件文件管管理理 系統(tǒng)，或者是經過完善的電系統(tǒng)，或者是經過完善的電子子文件文件管管理系理系 統(tǒng)和機構內部的其他各種信統(tǒng)和機構內部的其他各種信息息系統(tǒng)系統(tǒng)重重新安新安 裝，并在機構業(yè)務活動開始裝，并在機構業(yè)務活動開始使使用的用的過過程。程。 這是一件非常復雜而且風險這是一件非常復雜而且風險很很大的大的工工作。作。1、系系統(tǒng)統(tǒng)實實施的施的內內容容（1）將系