1、一、會展開幕式現場管理：（1）展會現場布置：布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行， 時間長短依展覽會的不同規模和主題而定。我們根據珠寶展對于布展的要求在展前劃出十天作為布展時間。本公司將在此過程內應主辦方委托進一步對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開幕作好籌備工作。在舉辦開幕儀式之前， 首先要將開幕現場布置好， 以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準備。（ 2）VIP （very important person) 接待：對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃， 上報有關負責部門和相關人員審定后執行。（ 3）媒體的接待和管理 ：展會開幕前，辦

2、展機構要與有關媒體取得聯系， 為召開新聞發布會或邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪和新聞報道做準備。（ 4）展會開幕開幕時間和地點。開幕式講話稿和新聞通稿。開幕方式的確定。（ 5）開幕酒會服務策劃開幕式酒會是展會的一項重要的公關活動，它可以很好的促進辦展機構與參展商、行業領導和其他有關方面的關系。辦展機構要事先策劃安排好就會舉辦的地點、時間、酒會的方式、出席酒會的人員范圍、酒會的標準等。開幕酒會是展會聯絡各方感情， 與各方進行面對面溝通交流的一種非常好的方式，因此需要精心籌劃以達目的。二、會展布展與現場管理：（1）辦展機構現場管理1、展會現場布置2、展會注冊及入場管理3、展會證件與門

3、票管理4、展會設備設施管理5、展會現場的安全管理6、展會現場的知識產權保護工作7、展會現場的相關活動管理8、展會現場的其他服務9、應急處理小組（ 2）參展商的現場管理工作：展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業進行宣傳， 在廣泛派發邀請函以及簽約的網站上都添加部分參展企業的名冊； 編制含有參展企業名冊的會展快訊，派發給專業觀眾、專業市場；在展會的介紹網站上開辟了供求平臺，企業在展前、展中、展后都可以在網上注冊，發布產品供應信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。展中，主辦單位為展商提供增值服務，有專家現場答疑會和各類研討會，幫助企業解決生產管理中的難題；有產銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，

4、提升買賣雙方的貿易成功率；有新技術推介會，推介新技術工參展商學習引進；除此之外，還將舉行參展知識培訓會，對參展商進行“如何讓展位更吸引人” “如何更方便撤展”“參展手續”等方面知識培訓。同時，現場還安排專門人員協助展商進行報到、進館等各項服務。展后，主辦單位對參展企業即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務做得更完美， 同時進行企業展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業的知名度。1、布展2、配備展臺的工作人員3、展臺接待4、貿易洽談5、情況記錄6、其他相關宣傳推廣活動7、信息收集工作8、細節管理注意事項9、應急處理小組（ 3）觀眾登記和入場管理：觀眾登記處的主要任務之一就是維護展覽會入口的良好秩序，

5、 確保每一位專業觀眾都能暢通、便捷地進入展覽會現場。為了提高工作效率，我們將預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開，并進一步將現場注冊的觀眾分為兩類， 即有名片和無名片的， 前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡， 后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再登記處辦理手續。科學的觀眾登記， 不僅能保證觀眾迅速入場， 還有利于會展主辦單位日后建立營銷數據庫， 由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。 另外，我們在還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌， 這樣可以便于人們，尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。1、預登記2、現場登記3、信息收集4、導引與通道維護5、告

6、知觀眾展會日程6、現場服務管理（商務中心，問訊處，緊急事務處理等）7、應急處理小組（4）撤展管理1、展位的拆除2、參展商租用展具的退還3、參展商展品的處理和回運4、展品出館控制5、展場的清潔6、撤展安全保衛（5）參展觀眾的統計1、依據觀眾辦理登記手續的內容進行統計2、根據門票進行統計3、參展商的客戶統計三、會展現場風險與安全管理：（1）會展現場的風險類型：1、從是否可控的角度分類可分為自然威脅和人為威脅2、從風險的內容可分為物質損失風險、財務損失風險、法律責任風險、人員損失風險四類（2）會展風險管理：1、對場地進行安全分析2、同當地相關部門建立良好的工作關系。3、確定會展活動的利益相關者具有相

7、應的風險意識4、制作安全小冊子 /標牌以及其他交流方式5、制定一個媒體管理計劃6、預防“鬧展”（ 3）重大緊急事件管理：為應對在展會過程中可能發生的重大安全問題，我們與消防、公安、衛生等部分取得聯系， 以便在此類事件發生后的最短時間內解決問題。四.其它管理：（ 1）現場廣告管理在一次大型會展活動中， 主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。 即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。1、廣告載

8、體分類與統一管理2、廣告的規范與招標3、秉承公平公開的原則（ 2）交通、物流管理：對現場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的至關重要的部分。會展是一個龐大的系統工程，從組展到展品運輸、展臺搭建，知道撤展，任何一環脫節，會展都無法順利進行。在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關設備的運輸是一項重要工作，而且專業性很強。在本次展會中，我們委托 XX 運輸公司來負責展品運輸工作。 1、展品運輸（分為主辦方簽約物流公司與自行運輸）2、撤展運輸3、現場聯絡點4、線路規劃5、對展品抵達時間的掌握，6、撤展管理與撤展物品監控7、緊急事件處理（3）餐飲管理：會展現場的餐飲服務要根據會展主辦單位和場館

9、之間所簽訂的協議內容而定。1、指定餐飲服務商，提供現場餐飲服務。 （主辦方指定 XX 餐飲公司作為本次展會的餐飲供應商場館常設的餐飲服務設施也能提供一定的服務。）2、同時、我們推薦場館及周遍餐飲設施。 ，并詳細介紹和推薦場館及周邊的餐飲情況。（4）證件管理為了便于會展現場管理， 同時出于統計的需要， 我們對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認可的證件才能進入場館。在本次展會中，主辦方印制六種證件， 分別發放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員） 、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和講演嘉賓） 。另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位

10、，場館管理方還會使用停車證。主辦機構將加強對展覽會證件，尤其是門票的管理，以避免出現混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。由于本次展會出售門票， 主辦單位已事先向稅務部門報告， 并征得稅務部門同意。（5）新聞管理本次展會在現場設立新聞中心或新聞辦公室， 以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備請詳詢。（6）會展資料的采集與編寫印發宣傳資料。 印發宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分， 同時也是展臺貿易工作的組成部分， 對展出效果有直接影響。 宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發， 我們也將在展覽會期間在展臺上散發。參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料， 由我們統一整合刊印。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。資料編印。選產資料具有廣告作用， 為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質量。會議材料的印刷與制作。 我們印發了相關宣傳品及會議資料， 以告知展會信息、會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關資料。建議在會后留存建檔、參