1、員工檔案管理員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。為加快建立現代企業制度，規范員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制定本規定。本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進入公司前的人事檔案。以下資料納入公司人事檔案范圍內，進行員工檔案歸檔:應聘簡歷及面試評價表 身份證、學歷證書

2、（復印件） 入職登記表 體檢表 員工轉正工作總結、考核表 勞動合同 崗位變動記錄 薪資調整記錄 獎懲記錄 保險繳納記錄 與公司簽訂的其它合同、協議其它有必要納入檔案的資料辭職申請、培訓檔案單獨管理，不納入員工檔案范圍內。檔案建立及維護人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉正、崗位變動、薪酬調整等資料在調整后的一周內放入員 工檔案。為保證檔案的時效性，要求員工每年 3月份填寫一份最新的員工登記表并放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理, 并登記檔案存放登記表，建立員工檔案目錄，以便查詢。辭職、辭退員工的

3、檔案從原部門提出，單獨保管。員工檔案涉及員工個人及家庭信息等資料， 檔案管理人員應嚴格做好保密工作,不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容，HR經理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門經 理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經人事部門經理同意后方 可查詢員工檔案。以下是人事部門針對員工檔案歸檔管理:公司人事部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成材料要及時收集并進 行整理，保持檔案的完整。人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細填寫員工姓名及檔案資 料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收 集人的姓名。人力資源部檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統

4、一管理，并登記檔案 存放登記表，建立員工檔案目錄，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退 員工的檔案單獨保管。凡是歸檔的材料必須經各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、 手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字或蓋章后歸檔。按規定需要銷毀檔案材料時，必須經公司主管檔案工作的領導批準。檔案目錄和檔案袋的樣式、規格實行公司統一的制作標準。嚴禁任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規 定者，視情節輕重，嚴肅處理。人力資源部檔案管理人員做好檔案管理工作以免出現檔案丟失、損毀等情況, 對公司和員工個人造成損失。因工作需要查閱和借用檔案，須經過部門負責人的同意，并簽字或蓋

5、章。檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明 理由，經部門領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等） 的檔案。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔 案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以 批評教育甚至紀律處分。因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據計算，對超出保存期限的檔案進行統 一銷毀。轉遞檔案應遵循以下規定：通過專門渠道或專人送取，不準本人攜帶。對轉出的檔案，必須按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單的項目登記，并密 封包裝。對轉出的檔案不得扣留或分批轉出。接收單位收到檔案經核對無