1、第一部分：檔案安全管理概述 檔案安全管理： 是指立檔單位、檔案館對館（室）藏檔案實體和信息 內(nèi)容采取有效保護措施， 避免受到自然災(zāi)害或人為侵害， 并使其處于 安全狀態(tài)的管理工作。檔案安全管理的目的： 加強檔案安全管理工作， 杜絕各類危害檔案安 全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。檔案安全管理的原則： 檔案安全管理工作遵循 嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、 防治結(jié)合、確保安全 的原則。檔案安全管理內(nèi)容： 包括檔案安全管理職責(zé)、檔案實體安全管理、檔 案信息安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理。第二部分：檔案安全管理的基本內(nèi)容一、檔案安全管理職責(zé)1加強領(lǐng)導(dǎo)：切實加強對檔案（室）安全管理

2、工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案安全 責(zé)任制， 要求責(zé)任到人， 將檔案安全工作列入本單位的議事日程和工作計劃， 及時研究和解 決存在的問題，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實。 2做好檔案安全的宣傳教育工作：各單位應(yīng)加強檔案安全宣傳教育，要采用多種形式開展 教育活動，增強全員檔案安全意識，并使檔案安全教育經(jīng)常化、制度化。3健全制度，確保資金投入：建立健全檔案安全管理制度，每年計劃預(yù)算中應(yīng)確保合理的 經(jīng)費投入，保證檔案安全管理工作的需要，做到每年有計劃，有檢查，有總結(jié)。4制定完善檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案： 各檔案館 （室） 應(yīng)根據(jù)本單位實際情況制定周密細致、 便于操作、切實有效的突發(fā)性災(zāi)害、事故應(yīng)急處

3、置預(yù)案（包括：應(yīng)對火警、防汛、地震、信 息管理系統(tǒng)受侵害、意外事故等） ，不斷完善應(yīng)急措施，隨時應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事 件，確保檔案實體和檔案信息的安全。5檔案管理員的要求：檔案管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查， 做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題或安全隱患應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的處理措施。6事故發(fā)生后的應(yīng)對措施：發(fā)生檔案安全事故的單位應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)報告， 同時組織在第一時間進行搶救恢復(fù)，嚴(yán)禁瞞報遲報。二、檔案實體安全管理 1收集和歸檔：檔案的歸檔和收集也是檔案安全管理的一個環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)確保在工作活 動過程中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、

4、準(zhǔn)確，并及時歸檔（包括 電子版本）。2及時移交：各單位應(yīng)依法定期將具有長遠保存價值的檔案向市檔案館移交。a、撤并單位的檔案需要全部移交。b由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致檔案不安全的，可以提前申請向檔案館移交或寄存。 3規(guī)范制度：建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登 記和及時歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案安全萬無一失。 4定期核查：檔案室工作人員每年應(yīng)對室藏檔案進行一次清點核對，做到登記臺帳與檔案 實體相符。5檔案修復(fù)完善：對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔 案保護技術(shù)要求進行修復(fù)或復(fù)制。6檔案的存放：不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分

5、類存放、規(guī)范保存。對特殊載體檔案的存放，按 其特性和要求，使用規(guī)范、合理的裝具加以保管和保存。7珍貴檔案的保管：檔案館（室）對珍貴、重要的檔案應(yīng)進行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件 提供利用， 其中特別珍貴、重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、 對保管條件有特殊要求的 檔案，可建特藏室專門管理。三、檔案信息安全管理 1認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的保密制度，制定檔案信息安全管理制度，確保檔案信息的 安全。2做好檔案的鑒定工作，科學(xué)、準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。 3檔案室對所保存的涉密檔案和控制使用檔案，在管理和利用時應(yīng)當(dāng)依照國家有關(guān)法規(guī)并 根據(jù)實際工作需要，制定審批手續(xù)并嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自開放或

6、擴大利用范圍。4加強對計算機及其它信息設(shè)備的使用管理，凡涉及保密檔案的電子設(shè)備、通信和辦公自 動化系統(tǒng)均應(yīng)符合保密要求。涉密計算機信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離， 嚴(yán)禁用處理國家秘密信息的計算機上互聯(lián) 網(wǎng)。與互聯(lián)網(wǎng)相連的計算機或其它電子信息設(shè)備不得存儲、處理和傳遞涉密檔案信息。 5計算機信息系統(tǒng)打印輸出的涉密檔案信息，應(yīng)當(dāng)按相應(yīng)密級的文件進行管理。計算機信 息系統(tǒng)存儲、處理、 傳遞、 輸出的涉密檔案信息要有相應(yīng)的密級標(biāo)識，密級標(biāo)識不能與正文 分離。6用介質(zhì)交換檔案信息或數(shù)據(jù)必須進行病毒預(yù)檢，防止病毒破壞系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。存儲過涉密 檔案信息的載體的維修，應(yīng)保證所存儲涉密檔案信息不被泄漏。參數(shù)和其他

7、相關(guān)數(shù)據(jù)。四、電子檔案安全管理 電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴 計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、（一）電子檔案運行環(huán)境的安全管理：1確保計算機系統(tǒng)的物理安全： （物理安全是指在物理介質(zhì)層次上對存貯和傳輸?shù)碾娮訖n案 安全保護。目前常見的不安全因素（安全威脅或安全風(fēng)險）有：自然災(zāi)害（如雷電、地震、 火災(zāi)、水災(zāi)等） ，物理損壞（如硬盤損壞、設(shè)備使用壽命到期、外力破損等） ，設(shè)備故障（如 停電、斷電、電磁干擾等） ，操作失誤（如刪除文件、格式化硬盤、線路拆除等） ，

8、意外疏漏 （如系統(tǒng)掉電、 “死機 ”等）。這些不安全因素都會使計算機上存貯和傳輸?shù)碾娮訖n案安全受 到威脅，所以一定要小心操作，避免威脅的發(fā)生。 ） 2確保操作系統(tǒng)及應(yīng)用服務(wù)的安全：現(xiàn)在主流的操作系統(tǒng)為windows 操作系統(tǒng)，該系統(tǒng)存在很多安全隱患。操作系統(tǒng)不安全是計算機不安全的重要原因。3避免計算機病毒對計算機系統(tǒng)的威脅：4.加強技術(shù)培訓(xùn)、安全教育和制度管理：a對計算機操作人員進行技術(shù)培訓(xùn)，提高計算機操作水平。b強化工作人員的安全教育和法制教育，使其真正認(rèn)識到計算機系統(tǒng)安全的重 要性。c制定較為完善的計算機管理制度，并通過制度使管理得到落實。（二）電子檔案整理、歸檔過程的安全管理 1要建立和

9、執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。2要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中， 必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容， 還原成人們能夠直接閱 讀的格式進行顯示。 因此， 為了以后讀取更加方便我們在保存電子檔案的同時， 將與電子檔 案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存， 并與電子檔案存儲在一起， 利用時， 使之按本來的 面目進行顯示。這種在技術(shù)和形式上 歸檔時要全面了解電3歸檔時要盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。電子檔案來自各個方面，往往 是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的， 且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致， 的差異，必然導(dǎo)致在以后還原時，所采用的技

10、術(shù)與方法的不同。所以， 子檔案的使用技術(shù)，在考慮連續(xù)性的前提下，選擇一種主流技術(shù)進行統(tǒng)一。4.電子檔案備份方面的要求：3 套，一套封存保管，a、把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性的載體上，一式 一套供查閱使用，第 3 套異地保存。b存儲數(shù)據(jù)的載體按優(yōu)先順序為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤和硬磁盤；在 刻錄時將刻錄參數(shù)設(shè)置為 “不可續(xù)刻 ”，同時將 “刻錄結(jié)束后檢驗數(shù)據(jù) ”項選中。（三）電子檔案保管和利用過程中的信息安全1要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光 介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。a、存放載體的柜、架應(yīng)達到的有

11、關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放。b庫房溫度應(yīng)控制在 17C20C之間，相對濕度應(yīng)在35%45%之間。C、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等要求。 良好的保存環(huán)境可以延緩載體自身的老化，減慢載體上所存信息的自然衰減。2要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。就是對電子檔案載體定期進行檢測和拷貝， 以確保電子檔案信息的可靠性。 磁性載體每滿 2年、光盤每滿 3年應(yīng)進行一次抽樣機讀檢驗， 抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。3要密切關(guān)注計算機技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況 進行記錄、 保存， 適時對電子檔案的格式進行轉(zhuǎn)換。 電子檔案在形成時所依賴的計算機軟硬 件技術(shù)，隨著科技進步必然會被新的技術(shù)所替代、 淘汰， 從計算機技術(shù)的發(fā)展歷史來看，舊 到新是一個漸變過程， 新版本通常與其最相近的舊版本向下兼容。 因此， 當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案室 （館） 中電子檔案所依存的軟件技