1、制度名稱原材料供應管理制度制度編號WNJT/ZD-GY-201106撰寫人文字校對部門審核制度頁碼數(shù)總經理簽發(fā)原材料采購管理制度1.原材料采購合同管理制度物資采購合同管理制度 第一章總則第一條目的。為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效， 降低采購風險，最大限度維護公 司利益，特制定本管理制度。第二條適用范圍。本制度適用于生產所需的各種原材料、外協(xié)加工、設備及備件、辦公用品等采購。第三條權責劃分。1. 采購部負責合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。2. 生產總管、質量管理人員、技術負責人、財務部、庫管和班組參與合同條款的公審。3. 總經理或其授權人負責合同簽訂的批準。4. 財務部負責

2、合同資金的準備與結算5、資料員負責合同原件的保管。第二章合同擬定、審批和簽署第四條合同擬訂。1 .合同擬訂必須在進行供應商調查和詢價、比價的基礎上進行。2.采購合同部門主管應根據(jù)對方資信情況,起草符合本制度規(guī)定的采購合同。3、采購合同應本著先 A級后B級，特出情況下經批準才能啟動C級供應商。第五條合同必要條款。1. 交貨地點、方式。2. 交貨期。3. 產品包裝要求。4規(guī)格、特性指標含量。對于有特殊品質要求或內在性能較為復雜的原料和設備，如設備、非標準件、原料的特殊性要求等，應做詳細要求，必要時簽訂技術指標含量必備協(xié)議 書。5驗收。1）供應商應嚴格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質于指定地點交貨。2

3、）供應商供應的貨品必須為完好合格品并符合合同要求。對長期合作的供應商可3）驗收工作由工地總負責、技術負責、材料員和庫管聯(lián)合進行，供應商可提供必要的技術支持， 但對工程工地聯(lián)合驗收小組的最終判決不得持有異議。將抽樣方式、樣品試驗、判定基準與對方溝通清楚。并且可以邀請供應商參加抽樣和檢驗。6標識要求。對不同批號混用可能導致品質問題或帶來生產不便的貨品如鋼筋或易于混淆的貨品如 加氣塊應要求明確標識，以便進行區(qū)分管理。7不合格品處理。不合格品應由供應商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。鑒別不合格品時所產生的人工費用由供應商承擔。降低驗收水準接受供應商的貨品時，貨款應酌情折讓。具體標準見附件）4）因貨品不合格

4、所產生的一切損失及費用由供應商負擔。不合格產品應及時通知供應商，通知發(fā)出后在規(guī)定時間內公司不收取保存費用，超出通知時間的倉儲部門應按照每噸每天 20 元的費用收取保存費。此項費用應交財務部門 另立財務科目歸帳。8保密條款。供應商不得泄露訂購物品或估價的材料規(guī)格、設備型號、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務機密。9付款方式。1）貨款支付結算采用貨到后每月按特定時間段按比例付款的方式； 2）按雙方協(xié)商確定的合同執(zhí)行。3）款到發(fā)貨的方式應盡量避免，不得已時也應以此為條件爭取折扣。第六條 合同審批。1針對大的供應合同或資金較高的供應合同，材料部將擬訂的合同初稿交相關部門審核并使之提出建議。2公司財務部主要負責對合同

5、價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。3公司法律顧問主要對合同內容條款的合法性進行審查并提出審查意見。4授權負責人對合同所涉內容進行全面審查并提出審查意見。5公司總經理根據(jù)相關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內容對合同進行審閱并簽署意見。也可以授權審核簽發(fā)。6材料部根據(jù)公司總經理或授權人的審查意見修改合同文本，并將審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查后， 由公司總經理或受總經理委托授權的的合同簽署代理人 正式簽署合同。第七條 長期合同。，此后以每一采購單1對于長期、穩(wěn)定的供應商，可采取簽訂一份總合同（如一年期）作為合同附件的方式進行交易。2采購

6、經辦人與供應商談妥合同條款后，應擬訂合同，將合同評審表提請公司合同審核辦公室審核，后報總經理總經理或授權人審核、批準。第三章 合同履行第八條 合同履行。1合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。2在合同履行過程中， 合同承辦單位應對合同的履行情況以履約管理臺賬形式做詳細、如合同履行困難， 必須及全面的書面記錄， 并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。時向相關參與合同管理的部門通報和報告相關公司領導。第九條 合同變更。嚴格按照合同約定維護公司權利和履行相關義務。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一的，

7、執(zhí)行機構應及時報告公司， 并按照國家法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié) 商變更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規(guī)定的義務。3因情況變更， 致使我方無法按約定履行合同， 或雖能履行但會導致我方重大損失的。4其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第十條 合同發(fā)生糾紛時， 會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決， 協(xié)商不成需進行仲裁或 訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。第四章 合同保管第十一條 材料部簽署合同后，應將合同原件送檔案室和財務部進行分別保管。第十二條 材料部留存采購合同的復印件備查， 同時將合同復印件送工地總管、 質量管理部、預決

8、算部、技術部各一份。2原材料采購作業(yè)實施辦法原材料采購實施辦法 第一章 總則第一條 目的。 為加強本公司的采購工作管理， 規(guī)范物資采購作業(yè)事務， 提高物資采購 效率，特制定本辦法。第二條 采購基本要求。1采購對象。采購前對廠方材料質量、性能、供應商報價水平、交貨期限、售后服務等作出評價，以供選擇時參考。2價格、質量。以合理價格采購較高品質的材料。3時限。配合使用部門需要日期及需要量，聯(lián)絡廠方即時供應。第三條 采購方式。材料部門應根據(jù)材料使用狀況、 用量低、 采購頻率、 市場供需狀況、 交易習慣及價格穩(wěn) 定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。1定期合同采購：對于經常使用且生產過程中不

9、可或缺的或經常使用且市場價格穩(wěn)定的材料，應選用本方式辦理。2特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由材料部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應送材料部門審核。3一般采購：材料部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。第二章 確定采購需求第四條 請購單。1請購應按照存量管制基準和用料預算，并參考庫存情形開立請購單，在請購單上逐項注明材料名稱、規(guī)格、 數(shù)量、 需求日期及注意事項，經本工程主管審核后按規(guī)定逐級呈核 并編號，最后送材料部門。2來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。3特殊情況需按緊急請購辦理時，可在請購單

10、備注”欄注明原因，以急件遞送。4公務用品由財務部按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填請購單辦理請購。5以下物品可免開清單，而以辦公用品申請單委托材料部門辦理，例如招待用品、書報、名片、文具、報表，以及小額采購的材料等。第五條 期限。1材料部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當采購時機， 材料部門應根據(jù)工程實際情況， 按項目部進度大綱， 以預算測算為依據(jù)進行合理 采購，杜絕資金壓貨、浪費及損壞。2原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，呈總經理核準后，通知各有關單位，以利于存量管制及適時提出請購。第三章 實施采購第六條 權限。特約廠家或 A 類原材料

11、采購項目合同書需申報給總經理核批，辦公用品涉及資金超過2000 元的采購，需呈總經理審批。第七條 供應商選擇。1各項材料的供應商至少應有三家 （獨家供應或總代理等特殊情況下除外） ，各家背景 及交易資料應記載于 供應廠商資料卡 上存檔備用。對于未達本公司標準的材料，材料部 門應開發(fā)新供應商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。2新供應商的開發(fā)， 由技術部、 工地總管、質量管理部會同材料部實地考察生產設備、若由于采購時效而由采工藝流程、生產能力、產品質量等以后，填制供應廠商資料卡 購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制）呈總經理核準后，列為備選廠商。3對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商應予撤銷設

12、定。屆時由材料部門以簽呈方式說明原因，送工地總管復查，并呈總經理核準后，通知對方。第八條 詢價。1材料部收件人員收到請購單或外購單時，即加蓋收件章，轉采購經辦人員辦理詢價作業(yè)，原則上誰詢價誰負責的辦事原則進行考核。2各采購經辦人員收到請購單或外購單 ，應先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求 日期、數(shù)量等是否填寫明確， 有無供應廠商報價。 對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者， 注明“填 單異常，說明欠詳”等字樣后退請材料部修訂。3詢價程序。1）由采購經辦人員參考過去采購記錄或供應廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊，并填寫在原因如獨家制造，獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經主管核準者除外）請購單上。2）對

13、于加工合同采購項目，材料部門應要求廠商填具成本分析表連同報價單并送來，作為議價參考。3）采購經辦人員詢價時，應將詢價截止日期填注于請購單內以便通知供應廠商。4）采購經辦人員于通知廠商報價后，應緊跟催進度。4詢價完成后， 采購辦理人員應將詢價、 報價的全部資料整理報送材料部， 據(jù)以議價。5若報價材料規(guī)格較復雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購辦理人員可將全部資料填制 采 購事務征詢單 ，連同有關報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后，送交采購經辦人員 按請購部門意見處理，必要時重新詢價。第九條 議價。1采購經辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應結合會簽結果、各廠商報價，查閱前購記錄及供應商

14、資料卡 、市場行情，經成本分析后，擬訂議價對象、 議價策略及擬購底價（并報告有關主管） ，以供議價之用。2議價。1）議價時除注意質量、價格外，還應注意交貨期有無保證，并向廠商爭取最大限額的付款等。2）議價應采用多種形式進行。議價完成后，由采購經辦人員擬定合作對象，呈請有關領導核批。第十條 訂購。1由采購經辦人員于請購單上填寫訂購日及約定日，再交由采購辦理人員填制采購聯(lián)絡函，報送廠商。將請購單第二聯(lián)送材料倉庫以待收料。2預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經辦人員應先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存材料部門。一份存供應廠商；副本若干，分存請購 部門、材料倉庫、財務部門

15、及檔案室。第十一條第四章 采購進度控制采購經辦人員對于每一采購項目，均應根據(jù)實際情況確定作業(yè)進度管制點，預定作業(yè)進度，制定采購進度控制表 。第十二條第十三條預定作業(yè)進度應能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預定日期前完成。采購經辦人員未能按既定進度完成采購時， 應填制 采購交貨延遲情況表 并注明“異常原因”及“預定完成日期” ，經主管批示后轉送請購部門，與請購部門共同擬 定處理對策。第五章 特殊情況處理第十四條 請購項目撤銷處理。各采購經辦人員收到原請購部門送來撤銷請購單后按下列方式辦理。1若原請購項目尚未辦理，由采購經辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由材料部將原請購單與 撤銷請購單

16、第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存 檔方式處理。2若原請購項目已向廠商訂購，由采購經辦人員與供應廠商接洽撤銷訂購，經供應廠商同意撤銷后， 向供應廠商取回采購聯(lián)絡函， 然后依第 1 項方式辦理。 若供應廠商堅持不能 撤銷，采購經辦人員應于撤銷請購單上注明原因，呈總經理核簽后，由材料部將撤銷 請購單返回原請購部門。第十五條 緊急請購處理。采購經辦人員接到緊急請購通知后， 應立即查明請購材料名稱、規(guī)格、 數(shù)量、 請購單號 及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式的請購單時，補入詢議價結果，按 急件方式處理。第十六條 交貨質量異常處理。各采購經辦人員收到質量管理部驗收不合格的 材料

17、檢驗報告表 時， 應盡快與供應廠 商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結果記錄于材料檢驗報告表的“采購處理結 果”欄內，并呈總經理核簽后，送回材料庫。1對于需退料、換料或補交者，采購經辦人員應于材料檢驗報告表的“采購處理結果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。2因質量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應從采購經辦人員通知廠商換料之次日起計算。3采購經辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與廠商交涉結果記入采購處理結1 日、外埠廠商延交 3果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4交期延誤罰扣處理：采購人員收到交貨延誤（本地廠商延交日以內可不按延誤論） 或統(tǒng)一發(fā)票逾 7 天未送財務部的擬整理付款事務反饋時， 應按下列方式處理。1）計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5%。計扣，定有買賣合同的按合約所訂比例計扣，其余按每天 3%。計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。2）在供貨方同意扣款或補足發(fā)票時，由材料部在收料單及發(fā)票上填記實付金額或發(fā)票號碼，呈總經理核簽后，連同原請購單第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料送財務部整理付款。3）如廠方不同意按