1、照片檔案的整理歸檔一、照片檔案收集照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和文字說明三部分。（一）照片檔案歸檔范圍1、 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片2、 領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動照片3、 本單位組織或個人參加的重要外事活動的照片4、 記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片5、 記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片6、其他具有保存價值的照

2、片（二）收集辦法1、從源頭入手，檔案工作人員平時要注意調查了解本機關各項工作活動，掌握形成照片的準確信息，與照片形成部門和個人進行充分的溝通，督促他們及時歸檔。2、堅持“以我為主”的原則，既要以本單位形成并反映本單位職能活動的內容為拍攝、收集、歸檔的重點，做到“你無我有，你有我精”，獨具特色3、照片檔案歸檔時間定期歸檔(平常活動)隨時歸檔(重大活動)4、照片檔案歸檔要求由本單位檔案室集中保管凡是本單位組織宣傳教育、重大紀念活動，由電視臺等新聞媒體參與錄制的，應及時聯系，復制一套歸檔保存參與各項活動的攝影者要自覺按照照片歸檔制度的要求，在活動結束后及時將手中的照片加注文字說明，向本單位檔案室移交

3、，任何個人不得據為已有。對存有真偽疑義的照片應采取措施進行鑒定二、照片檔案整理（一） 規范整理照片目地是為了便于保管和提供利用按照GBT118212002照片檔案管理規范（二）照片的分類1、應在全宗內按保管期限年度問題分類 ，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限問題年度分類 。 （三）照片的排列1、在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間例：保管期限年度問題永久2006年福建省檔案工作會議(1-12)、 福建省重點工程檔案工作會議 (13-25)保管期限問題年度永久-案件2006年(1-10張) 、2007年(11-29

4、張)2、照片檔案的編號照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼格式一：全宗號-保管期限代碼-冊號-張號格式二：全宗號保管期限代碼張號3、 底片的編號（1）、與照片分別編號法(2）、與照片合一編號法4、底片編號格式：全宗號保管期限代碼張號 （1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代碼 ；2、保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、 C、D”對應代表“永久、 長期、短期”；3、 張號： 格式一中的張號是指在冊內的排列從“1”開始的順序編號 格式二中是指在保管期限內照片的排列從“1”開始的順序編號5、

5、單張照片說明的填寫（1）、說明格式題名：照片號：底片號：參見號：時 間：攝影者：文字說明：（2）、 說明的內容題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、地點、事由底片號：全宗號-保管期限代碼-張號若采用照片與底片合一編號法，可不填寫底片號參見號：是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號 ，如文書檔案101-4-12攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位文字說明 ：綜合運用事由、時間、地點、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內容作出補充。6、大幅照片說明可另紙書寫。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在

6、冊內編號，填寫單張照片說明，并注明存放位置對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中7、編組聯符號組聯符號：同組中的每一張照片均應在單張照片的左或右上角標出組聯符號組聯符號按組依次采用“”、“”例：1-、2-、3-、4、 5、 6-、7-、8-組聯符號不宜越冊8、組合照片說明一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡組合照片說明 ：組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項 ； 應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量 ； 組合照

7、片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前 。 三、數碼照片檔案管理（一）概述 1、數碼照片 ：用掃描、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件2、數碼照片檔案： 國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。3、數碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢 （1） 成像快、處理快、編輯快、查閱快、連接快；（2）應用廣泛。數碼照片可以在自己的數碼相機和計算機上

8、顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相鏈接，通過網上發布，從而大大擴展了應用范圍。4、數碼照片的特點 ：（1）對軟硬件的依賴性； （2） 信息的易改性； （3）信息與載體的可分離性5、按照數碼照片采集渠道可以分為： （1）數碼件：指利用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態圖像文件。 （2）掃描件：指利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態圖像文件（二）如何確保數碼照片的真實性、完整性、有效性前端控制從照片的形成開始就要從制度上和技術上保證其真實、完整、有效檔案工

9、作人員要根據數碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導，保證這一新型載體檔案的完整與安全。數碼照片形成部門要指定專人負責數碼照片檔案的管理。在每次拍攝工作完成后，三日內將數碼相機存儲卡上的數據轉存到本部門指定的專用計算機內。通過篩選，對確定屬于歸檔范圍的數碼照片，進行分類、整理、編號，并保存在特定文件夾或數據庫中。注意采集并保存在拍攝時由數碼相機自動生成的EIXF文件（照片元數據）。對數字照片進行復制、遷移時，不應將EIXF文件與數字照片相分離。檔案員要在數碼照片形成三個月內將數碼照片檔案數據載入供檔案管理專用的計算機中，建立專題文件夾或數據庫予以保存。并進行備份，存儲于能

10、夠脫機保存的載體上，以防數據丟失。利用OA（辦公自動化系統軟件）內部發文的模塊，讓照片及時歸檔既保存了數碼照片形成的背景信息，原數據信息，而且也使相關部門不得不對歸檔照片的質量和真實性負責（三）數碼照片歸檔要求形成部門負責對應歸檔的數碼照片進行收集，按規范要求編寫文字說明，自形成之日起三個月內向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(1).移交、接收檢驗數字照片移交時，交接雙方應對移交的照片載體及照片內容進行檢驗，其內容包括硬件環境、軟件環境版本的有效性、記錄格式、注釋說明、編號等內容是否齊全，合格率應達到100。(2).移交手續交接雙方驗收合格后，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表。登記表一式

11、兩份，交接雙方各保存一份。 歸檔的數碼照片、文字說明二者應齊全。文字說明要充分體現時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照片的內容1、數碼照片歸檔要求（1）、 歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG 格式。（2）、對于采用非通用文件格式的數碼照片，收集時應將其在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。（3）、如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。（4）、 拍攝數碼照片的像素數應在500萬以上（5）、 掃描照片的線數應不低于600dpi。（6）、用底片掃描儀對感光膠片進行掃描時，其掃描的分辨率應達到1

12、2002400dpi。（ 7）、 數字圖像的歸檔可分兩步進行，對實時歸檔的先做邏輯歸檔（8）、然后再定期完成物理歸檔，刻錄到光盤（9）、對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質照片，按雙套制要求保存。紙質照片的檔案管理參照國家標準GB/Tl 18212002照片檔案管理規范執行。歸檔時應標明互見號，格式為：全宗號光盤號照片號（標注于紙質照片的文字說明中）或全宗號冊號張號（標注于數碼照片的文字說明中）。2、數碼照片整理（ 1）、 鑒定：歸檔的數碼照片原則上應為原件，以確保其原始性。照片經過修改的不能作為檔案歸檔。鑒定： 

13、對于沒有歸檔價值的或重復的照片必須剔除。 反映同一場景的數碼照片重要的可多保留，一般的只保留一張 ；照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點（2）、分 類將數碼照片按其形成年度分類。不同年度的數碼照片應分別整理在同年度下同一主題活動的照片分類在一起如本單位形成的數字照片數量較多，可根據需要設置二級類目。可按年度問題進行分類跨年度且不可分的照片，應按事件結束年度歸檔。建設項目工程、科研課題等專門數碼照片檔案按分部分項進行分類不同項目的照片應分別整理（3）、排 列每一個年度建立一個文件夾每個文件夾賦予一個文件名數碼照片文件按時間先后排列，一

14、組聯系密切的數碼照片應排列在一起。 在排列組合照片時，可先將組與組之間形成時間順序進行排列，再對組內照片進行排列文件夾命名：每個文件夾賦予一個文件名文件夾名必須具有惟一性以年度或項目代號作為文件夾名文件夾命名：例一2006年照片例二HC.621HC 海滄大橋項目檔案621 工程科研實驗類文件夾內的每張照片要有簡單的文字（4）、說明在文件夾內添加“文本文檔”，在“文本文檔”內填寫照片檔案總說明利用MicrosoftofficePowerPoint軟件(幻燈片)將數碼相機拍攝的影像分類后創建和編輯成幻燈片，添加上相關事由、時間、地點、人物、等文字說明（5）然后再刻錄成

15、光盤此方法包含照片、文字說明，與實體照片檔案整理的排序一致編輯的幻燈片能利用計算機實現快速檢索（只要在編輯工具欄“查找內容”項輸入關鍵詞就能找到所需的照片檔案）（6）直接采用圖像軟件進行著錄軟件直接提供文件屬性的編寫，包括文字說明、拍攝者、拍攝時間等，還可以直接將原數據信息，如什么相機拍攝的、拍攝時間、照片大小、像素、更改信息等顯示并打印出來。提高工作效率保證著錄信息的準確性有檢索功能，查找利用方便（7）、編號：文件夾內每一張數碼照片按其排列順序編號。照片號格式為：全宗號年度保管期限代碼-張號例：0131-2007-Y-0008（8）、編目：數碼照片檔案應編制光盤文件級目錄 ：

16、60;盤內照片目錄以張為單位編制，對所有照片檔案進行著錄、管理，以便建立統一的照片檔案數據庫，實現統一管理與檢索。數碼照片檔案文件級著錄項包括 ： 全宗號、光盤號、照片號、照片題名、參見號、拍攝時間、攝影者、保管期限、采集渠道、備注等項。編目（光盤文件級）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制 的代號光盤號：按形成時間從“1”開始編制 流水號照片號：一張光盤內保存的數碼照片從“1”開始編制照片號 編目（光盤文件級）照片題名：題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、地點、事由等要素盡可能齊全參見號：與本張數碼照片有聯系的其他檔案的檔號采集渠道：根

17、據數碼圖像文件來源標注“數碼件”、“掃描件”。備注：其他需要補充和說明的內容。（9）、光盤封面存儲數碼照片檔案的光盤盤面及包裝盒應刻制或貼有識別光盤的統一規格的標簽。編制光盤封面，填寫相關內容說明(應包括：全宗號、光盤號、套別、全宗名稱、形成時間、張數、制作單位、制作日期、保管期限、審核人、光盤種類等)光盤封面內容與盤內內容要保持一致全宗號：同級檔案館給立檔單位編制 的代號套別：用大寫英文字母A、B、C表示。A表示查閱利用；B表示封存保管；C表示異地保存全宗名稱：本單位全稱或規范性簡稱形成時間：光盤內數碼照片檔案的起始年月和終止年月，用6位阿拉伯數字表示，第14位表示年，第56位表示

18、月，起始年月和終止年月中間用“”分隔，如：200701200712張數：盤內數碼照片的總數制作單位：光盤制作單位的全稱或通用簡稱光盤封面制作日期：數碼照片檔案刻錄到光盤上的日期。包括年月日，用阿拉伯數字八位數標識。如：20080709保管期限：光盤內存儲的數碼照片檔案的保存時間。審核人：負責檢查光盤存儲質量的人員姓名光盤種類：光盤的類型 ，如CD-R、DVD-R等（三）存 儲1、整理好的數碼照片檔案應脫機保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體2、同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張或多張光盤中 ；不同年度的數碼照片檔案不應存儲在同一張光盤中。3、數碼照片檔案光盤應一式三套，一套提供利用，一套封存保