1、 克拉瑪依建設項目文件歸檔要求第一節 建設項目文件歸檔要求一、文件編制與歸檔質量要求（一）歸檔的建設項目文件應由歸檔部門經過系統整理并組成保管單位后向檔案部門移交，裝訂成卷的應該使用規定卷皮裝訂。（二）案卷裝訂的具體要求案卷裝訂前應當去除金屬物，表格文件一律表頭向上或向左。凡裝訂的文件要按照案卷外封面-案卷內封面-卷內目錄-文字材料頁（圖紙頁）-卷內備考表的順序排列。案卷裝訂時圖紙卷左右兩邊不平時，可在左邊加硬紙條墊平，將案卷內封面至卷內備考表之間的文字材料采用三孔一線的方法裝訂起來。裝訂好的案卷要求做到牢固、整齊、美觀，卷內文件無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和利用。（三）歸檔的建設

2、項目文件材料必須符合下列要求1、歸檔的建設項目文件應為原件。2、歸檔的建設項目文件內容必須真實、準確，與工程實際相符合。3、歸檔的建設項目文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。4、歸檔的建設項目文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備。文件簽署內容必須完整（如：意見、日期、結論、人名、公章、等級章等）。5、竣工資料案卷封皮右上角加蓋“正本”、“副本”圖章。6、錄音、錄像、電子文件應保證載體的有效性，竣工文件（竣工圖）掃描分辨率應不低于200dpi，掃描的圖像宜采用PDF或JPEG文件格式，掃描后

3、的圖像文件保存在相應案卷或文件的檔號命名的文件夾中。二、歸檔時間要求除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目完成后3個月內將建設項目文件向建設單位歸檔，有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。三、歸檔移交手續歸檔單位應編制檔案交接文據及企業檔案目錄一式兩份（有特殊要求可以增加份數），交接雙方分別在檔案交接文據上簽字、蓋章，檔案交接文據各留一份以備查考。檔案交接文據及企業檔案目錄通過檔案管理系統或離線客戶端打印，不需要手工填寫。第二節 建設項目文件整理建設項目檔案以項目為單位組卷進行整理，采取裝訂或不裝訂的形式組卷。建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求

4、，由文件形成單位進行整理。項目檔案應當按照科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008）及國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）進行整理。歸檔圖紙應當按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。一、建設項目文件的組卷原則1、組卷應按照項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工驗收及項目后評估等階段分別組卷。2、管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。3、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷。4、監理文件按單位工程組卷。5、竣工驗收文件按單項工程、專業等組卷；項目竣工

5、圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等專業順序組卷。6、設備文件按專業、臺件等組卷。7、案卷不宜過厚，一般不超過30mm。二、卷內文件材料排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。4、竣工圖按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。三、卷內頁號編寫1、卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號，每卷單獨編號，頁號從1開始。2、頁號編寫位置：單面書寫的文件

6、材料，在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號；圖紙一律在標題欄正面右下角編寫頁號。3、印刷成冊的科技文件材料并自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。4、案卷封面、內封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。四、卷內目錄的編制1、序號：以一份文件為單位，應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一份文件一個號。2、文件編號：應填寫工程文件原有的文號或圖號。3、責任者：填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4、文件題名：應填寫文件標題全稱。5、日期：應填寫文件形成日期。6、頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的

7、頁號，最后一份文件填寫起止頁號。詳見附表6-2。附表6-2卷內目錄檔號：第頁序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1××公司開工報告2014-04-2012××公司施工組織設計2014-04-1512-80五、卷內備考表的編制1、卷內備考表要填寫卷內文件的件數、頁數，并由立卷人、審核人簽名和注明日期。2、說明項填寫整理、保管過程中出現的頁號編錯、文件缺損、字跡褪色、紙張變質、修改、應歸檔文件材料另行保管單位的檔號等問題，說明的內容經辦人要簽名并注明日期。3、卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。詳見附表6-3。附表6-3卷內備考表本卷共有文件材料 2

8、件 ,共 80 頁。說 明： 本卷共80頁，其中第11頁為2頁，11-1,11-2。立卷人：（施工單位資料員）年月日檢查人：（施工單位技術負責人）年月日六、案卷封面的編制1、案卷題名擬寫：文字材料案卷題名由工程項目名稱、單項工程（單位工程）名稱、文件材料名稱組成。竣工圖案卷題名由工程項目名稱、單項工程（單位工程）名稱加圖紙名稱組成。2、編制單位：應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。工程準備階段文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設單位。施工文件的編制單位一般為施工單位。監理文件的編制單位為監理單位。3、起止日期：填寫案卷內文件形成的最早和最晚日期。4、保管期限：依據歸檔范圍填寫檔案劃定的存

9、留年限。5、密級：按照保密規定填寫。詳見附表6-4 。附表6-4案卷封面檔號XXXX放水轉油站土建工程質量評定立卷單位 XX工程公司起止日期 XXXXXXXX-XXXXXXX 保管期限 XX 密級 XX 七、案卷內封面的編制施工文件、竣工圖、監理文件組卷要有案卷內封面，案卷內封面排列在卷內目錄之前，并由案卷編制單位、監理單位和建設單位項目管理部門的責任人員審核、簽名。簽名不得他人代簽或以個人印章代替或打印。1、施工文件（包括竣工圖）、無損檢測、監理文件組卷必須有案卷內封面。2、竣工圖案卷內封面的格式將交工技術文件改為竣工圖。監理文件將交工技術文件改為監理文件。3、施工文件（包括竣工圖）的編制單

10、位是施工單位，監理文件的編制單位是監理單位。4、未實行監理的項目應將施工文件（包括竣工圖）案卷內封面的“監理單位、審查人、負責人及年月日”欄目去掉。詳見附表6-5。附表6-5案卷內封面_XXX_聯合站系統工程工程（施工、無損檢測或監理）交工技術文件單項工程名稱_ XXX聯合站系統工程單位工程名稱_站外系統編制單位 XXX 建設單位 XXX 監理單位 XXX 監督單位XXX編制人 XXX 審核人 XXX 審核人 XXX 審核人XXX負責人 XXX 負責人XXX 負責人 XXX 負責人XXX 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日第三節 建設項目竣工資料驗收一、驗收的基本要求1、建設項目竣

11、工驗收工作均應當進行項目檔案的驗收，未經檔案驗收和檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。2、凡是按批準的設計所規定的內容新建、擴建、改建的基本建設項目和技術改造項目均在驗收范圍之內。3、建設項目檔案是指從建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應當歸檔保存的文件資料，均在驗收范圍之內。二、驗收申請程序及條件1、項目建設單位（法人）應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報建設項目檔案驗收申請表（見附表6-6）。項目檔案驗收組織單位應在收到檔案驗收申請報告的10個工作日內作出答復。2、申請項目檔案驗收應具備下列條件（1）項目主

12、體工程和輔助設施已按照設計建成，能滿足生產或使用的需要。（2）項目試運行指標考核合格或者達到設計能力。（3）完成項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作。（4）基本完成項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。3、項目檔案驗收申請報告的主要內容（1）項目建設及項目檔案管理概況。（2）保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施。（3）項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量狀況。（4）檔案在項目建設、管理、試運行中的作用。（5）存在的問題及解決措施。附表6-6 建設項目檔案驗收申請表項 目 名 稱XXX聯合站改擴建工程 審批（核準）機 關XXXX立 項 日 期XXXX

13、XXXX投 資 規 模XX萬元建 設 時 間XXXXXXX建 設 單 位（法 人）XXXX設 計 單 位XXXX主 要 施 工 單 位XXXX主 要監 理 單 位XXXX計 劃 檔 案驗 收 日 期XXXXXXXX計 劃 竣 工驗 收 日 期XXXXXXX聯 系 人XXX聯 系 電 話XXXXXX地址/郵編XXXX電 子 信 箱XXXX申 請 單 位自 檢 意 見 （單位蓋章） XXXX 年 XX 月 XX 日驗 收 組 織單 位 意 見（單位蓋章） XXXX 年 XX 月 XX 日三、驗收方法1、檔案驗收應當與工程驗收的初步驗收和竣工驗收兩個階段同時進行，重點放在初步驗收階段，項目檔案專項驗

14、收應在項目竣工驗收3個月之前完成。2、檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案數量比例不少于15%。重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。3、項目檔案驗收應重點檢查項目文件材料的質量及整理立卷是否符合完整性、準確性、系統性及規范性的要求，具體檢查內容如下：（1）檢查檔案資料的完整性。主要檢查工程項目建設全過程中形成的應歸檔的文件、資料是否全部歸檔；確保前期文件、監理文件、施工管理文件、竣工圖、竣工驗收文件全部收集歸檔，各種文件原件齊全。（2）檢查檔案資料的準確性。重點檢查檔案資料的內容是否真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，

15、圖物是否相符，技術數據是否準確可靠，各種簽字和蓋章手續是否完備，尤其注意重要的前期文件、工程的重要結構部分和隱蔽工程文件，重要的材料、設備檔案，確保準確。（3）檢查檔案資料的系統性。主要檢查檔案資料的編制是否按其形成規律，保持各部分之間的有機聯系，分類是否科學，組卷是否合理。（4）檢查竣工圖的編制情況。檢查歸檔的竣工圖是否圖面清晰整潔、折疊規范、裝訂整齊，是否加蓋竣工圖章且項目填寫齊全、規范。尤其要注意圖紙資料目錄與實際圖紙是否相符。（5）檢查檔案案卷的規范性。主要檢查卷內目錄、案卷封面、卷內備考表是否填寫齊全、規范；檢查文件材料字跡是否符合耐久性要求；檢查重要文件材料是否使用了復印件；檢查案

16、卷頁號的編寫是否符合檔案管理的要求等。四、驗收意見與驗收報告的編寫1、檔案驗收合格的項目，由項目檔案驗收組出具項目檔案驗收意見。驗收意見包括以下內容：（1）項目建設概況；（2）項目檔案管理情況，包括：項目檔案工作的基礎管理工作，項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況與質量，檔案的種類、數量，檔案的完整性、準確性、系統性及安全性評價，檔案驗收的結論性意見；（3）存在問題、整改要求與建議。項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不應進行竣工驗收。2、項目規模較大或形成項目

17、檔案在1000卷以上的（含1000卷），應當有檔案情況的項目竣工檔案驗收報告，形成檔案在1000卷以下的，則應當有竣工驗收報告中專章敘述竣工檔案的情況，其具體內容應當包括：（1）項目檔案資料概況；（2）項目檔案工作管理體制；（3）項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；（4）竣工圖的編制情況及質量；（5）項目檔案資料的接收、整理管理工作情況；（6）存在問題及解決措施；（7）檔案完整、準確、系統性評價及在施工、試生產中的作用；（8）附表。附表中包括的條目：單項、單位工程名稱、文字材料（卷、頁）、竣工圖（卷、頁）。在項目竣工驗收鑒定書中應有關于竣工檔案情況的評價。第四節 建設項目檔案信息化

18、管理歸檔單位在歸檔建設項目檔案時，在移交紙質檔案的同時，應將案卷信息錄入到中石油檔案管理系統，錄入的數據要與紙質檔案一同歸檔。不能使用中石油檔案管理系統的單位，可以使用中石油檔案管理系統配套軟件“離線客戶端”錄入數據，對所形成的數據打包處理后移交歸檔單位并導入中石油檔案管理系統。對于標有屬于國密和油商密兩星以上密級的檔案不得著錄到檔案管理系統中。一、案卷級內容著錄1、案卷題名、編制單位：依據案卷封面填寫的內容如實填寫。2、起日期、止日期：可按卷內文件最早日期和最晚日期填寫。3、保管期限：按照本單位確定的保管期限填寫。4、密級：按照保密部門的規定在對文件材料或案卷的保密級別作進一步的明確后填寫相應的商業密級。5、保密期限：按文件材料或案卷已經確定的保密期限填寫。6、件數：填寫卷內文件的總件數。7、頁數：填寫案卷的總頁數。8、載體類型：分為紙質、照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、其他。按照