1、企業郵件歸檔銷售工具白皮書Messagesolution.一、 為什么要進行郵件歸檔電子郵件已誕生三十幾年。隨著互聯網普及和飛速發展，電子郵件已經成為信息交流和溝通的重要工具，電子郵件管理的信息近年來呈爆炸式的增長，包含的內容涉及企業諸多商業機密，海量的郵件和大量的附件占據了用戶和郵件服務器的大量空間，導致郵件系統性能不斷下降。怎樣保證重要的郵件信息管理的安全性？ 怎樣保障郵件在其有效的信息生命周期內被充分利用？特別是公司面臨重大決策、總結和涉及法律糾紛的時候，郵件信息被快速地，完整地、提供出來顯得至關重要！這一切還必須都附合法律法規中對郵件信息的防篡改規定。 如何防止郵件被惡意或無意地刪除？

2、郵件審計可以為管理層提供什么幫助，在高速運轉的信息時代，時間就是效益，在有限的時間，以有限的人員，利用有效的工具，做更多服務于企業的有效的事，互聯網的問世，使一切變為可能！而郵件歸檔軟件，即是在郵件管理領域，使用戶感受到這些變化。1、 法規遵從、數據發現需求美國是世界上最先應用email歸檔的國家，也是最早提出郵件歸檔概念的國家，可以說郵件歸檔的最初需求起源于監管部門對信息的審核要求。電子郵件歸檔和法律發現市場彼此融合，這并不僅僅是一種巧合。律師們將炮火集中在電子郵件上，并不僅僅是因為它是執行官們和員工溝通的主要工具，能夠為企業內的業務流程提供相關的信息記錄。而且寫電子郵件的人通常沒有防備，說

3、話也比較隨意，這在法庭上很可能會成為非常有力的證據。在許多國家的高等法院，法律允許辯護中出示郵件作為證據。郵件歸檔軟件成為了企業信息合規的必經之路。在這種背景下，快速發現的意義被突顯出來。在沒有歸檔的情況下，如果需要查找相關的郵件，IT部門就不得不去檢索備份系統以及用戶的硬盤驅動器。如果之前的郵件是存放在磁帶上的話，那么要檢索這些郵件的話，就必須先將它們重新存放回郵件服務器內。歸檔同時避免了這兩個問題的出現，因為先前的郵件都是存放在磁盤內，它們完全是可供檢索的。歸檔不可以替代存儲，卻能大大節省IT人員在存儲整理方面所花費的時間。許多企業的郵件信息不是集團統一管理的，工作人員將信息存儲在本地，這

4、樣一來，要檢索以及收集相關資料就需要手工完成，信息搜索工作影響大，幾乎動用所有部門和人力，耗時耗力。由于越來越嚴格的法規要求，上市公司都在尋求email歸檔的解決方案。尤其在美國，金融機構先被要求必須服從薩班斯奧克利法案及SEC 證監會的規則要求。以下是歐美及中國的針對郵件信息管理規定的相關法規：我們來看一組調查數據：l 企業中每個員工平均一天要收發100封左右的電子郵件。據Gartner統計，郵件數量每年還在以40%的速度在增長。l 2004年，一份由ePolicy Institute聯合發起的對美國840家公司的調查顯示，21%的公司向其員工索要郵件及即時消息，高于2003年的14%。這種

5、趨勢也擴展到美國以外的國家和地區。2005年6月，新加坡高等法院允許在法律辯護中出示郵件作為證據。 l Gartner調查顯示，多數大企業在任一給定時間內會平均處理86件訴訟，每個案件的費用在120萬至140萬美元之間，而且是在做出判決或清算之前。l Osterman調查顯示，單個用戶平均每年發送和接收近25,000封郵件。郵件的使用繼續高速增加，將不可避免地帶來更多的郵件查尋需求。l 許多法律查尋請求要求在72小時內執行。在沒有合適的工具及策略的情況下，一個郵件法律查尋事件會耗費150,000美元到250,000美元以上。Gartner指出，大型企業一個電子查尋事件的平均花費是150萬美元。

6、l 2006年5月，美國證監會（SEC）周三對摩根士丹利課以1500萬美元的罰款，原因是在過去幾年內摩根士丹利未按照監管要求保存并提交電子郵件信息。有關人士表示,企業若要避免與摩根士丹利類似的問題,就必須盡快學聰明。現在,以電子形式創建和儲存的商業信息約占90%,其中多達70%的信息從不打印出來。2、自動化管理需求在北美、歐洲、亞洲等許多地區，由于郵件的使用以及數量增長過快，IT經理與管理員們不得不應付越來越復雜的郵箱存儲的管理，而email歸檔應用則不僅僅可以被用于幫助進行管理，還可以當作自動備份工具使用。郵件歸檔與郵件備份的主要區別備份歸檔主要目的數據恢復可立即訪問歷史數據法規遵從不滿足法

7、規對信息的管理要求完全遵從各行業法規對政府及上市公司對電子信息的保存規定。數據災備被刪除的可能永久丟失被刪除的仍被歸檔，即使郵件服務器當機，數據也可以被快速恢復回去。數據處理拷貝數據內容索引，分類，深度檢索，模糊檢索，電子發現要求查找困難，耗時長實時在線查詢郵件服務器壓力不能做到減輕服務器的壓力大大降低郵件服務器的數據壓力存儲壓力全部備份重復數據刪除，數據壓縮郵件監管備份數據不能被靈活利用利用歸檔信息對進出郵件的操作記錄進行信息監管，降低企業運營風險。審計、統計、稽核不能進行數據分析日志管理，統計報表為統計、審計、法務、業務等重要職能部門提供郵件數據的進一步分析業務。備份工作量人為手動備份設置

8、存儲路徑及報警機制，執行自動備份。權限管理權限設計，建立多級角色，多級權限 3、數據安全需求郵件安全方面的需求分幾點：1） 靈活的歸檔管理方式：高通事件、安然事件、911事件、印度洋海嘯。這些災難事件促使企業產生對email歸檔管理的大量需求，而迅速增長的email，也要求企業必須歸檔形式的相應的解決方案以應對多地域性的復雜的存儲管理。2） 個人用戶管理的失誤：所以很多公司為了分散服務壓力，都讓用戶各自保存自己的郵件。據調研郵件中70%以上的內容包含企業關鍵信息，散落在客戶端的PST文件，其實是無價之寶，個人用戶的管理機制和保密意識都有欠缺，與專業的IT人員居安思危的意識不同，他們經常會忽視數

9、據管理工作，極少人才會應用專業IT人員的數據管理模式，沒有足夠時間和精力去處理郵件的歸檔保存工作，保存不當，客戶端設備損壞，誤刪除等，發生致使郵件丟失無法尋回的情況再所難免。但這種情況企業卻很難控制，很難得知，也很難去約束。丟失了郵件就等于在丟失公司的無形資產，對郵件的集中化管理工作刻不容緩！3） 惡意盜取企業信息。針對此種形式，企業常會升級到法律層面上去理解和分析。郵件被EEA歸檔系統處理之后，被拿到企業以外去的郵件，將不會被打開，即使被打開，也只會呈現亂碼。4） 基于郵件服務器和存儲方面的安全考慮：郵件服務器設計的初衷，就像一個高速公路，郵件好比是汽車，郵件服務器提供一個通道使分布在不同地

10、域的人可以收到對方的郵件信息，天長日久，郵件服務器的功能慢慢從一個通道變成了停車廠，用戶的郵件數據都很重要，都想留在服務器上以備隨時查詢，但郵件服務器怎堪重負？道路癱瘓后的冗機再所難免！在卸載了歷史數據后，郵件服務器運行更加迅速，備份也得以改善，IT部門也可以更好地招待保持與部署的相關政策5） 審計、監督：審計部門和管理部門可以利用各種報表數據在各種總結性工作中發揮重要作用。用戶發送了帶有企業敏感信息的關鍵字郵件時，歸檔系統自動通知管理員，管理員可對用戶所發送的郵件進行審核，按情況上報領導及時進行事件處理。每一位在歸檔系統中的用戶所做的任何操作將被記錄到數據庫中，如搜索、查看、刪除、轉發、修改

11、、下載等等，通過日志管理模塊可以查詢到用戶IP時間段等條件下進行的后臺系統操作。6） 企業內部的災備EEA建議您每天進行郵件電子郵件資料歸檔備份，當郵件歸檔服務器EEA損壞的時候，我們另外再安裝一臺歸檔服務器，并把數據從其他的存儲設備上面拷貝回來。歸檔管理系統提供的高效存儲技術，只需要拷貝幾個，最多不超過幾百個文件，即可把數據再拷貝回來，可見管理在線和離線的數據和備份恢復系統都非常簡便易行。通過部署今日的郵件歸檔及查詢軟件技術，將公司所有的郵件記錄安全地保存起來，便于每日業務應用。在響應電子查尋要求時，完善的解決方案也可使查詢及訪問變得快速、完整。總體而言企業郵件歸檔問題不僅僅是為了滿足法規遵

12、循，更是為了降低可能引起的各種風險管理問題，盡早做郵件歸檔準備是有其必要性的。歸檔服務器生成的歸檔數據為基本的文件數據，備份設備(如，磁帶機等)可以直接連接到歸檔服務器上對歸檔后生成數據進行備份。利用磁帶機一些備份設備或者企業內現有的災備中心，進行數據備份。(企業內部災備中心)如圖:4、減少存儲壓力需求用戶在不斷地升級與整合他們的消息服務器。Email歸檔可以減少存儲的信息量，從而使整合的工作變得更加快速與容易。在國內，郵件數據的管理對多數企業來說都是個很大的挑戰。 郵件及其附件的容量龐大，必須保證實時的并且長時間的在線歸檔，從而能達到安全保存的要求并可快速獲取。多數企業沒有適當的郵件歸檔方案

13、，因而使得電子郵件的數據管理行為更加復雜化。企業面臨一些亟待解決的問題： 從用戶角度來看，就像我們上面所提到的，大部分企業都對企業電子郵件歸檔解決方案的興趣很高。郵件歸檔系統在電子發現和法規遵從方面的明確規定，意味著企業必須很好地管理和保留企業所有的電子郵件，以應付未來的電子郵件查詢需求，不然很可能使企業處于風險中。所以無論在實現優化存儲、信息保存、快速搜索以及完善公司策略管理和法規遵從等諸多領域，電子郵件歸檔都勢在必行。5、防止郵箱爆滿：利用郵件削減技術，把郵件服務器上的內容和附件遷移，并嚴格保留郵件頭在郵件服務器上面，使郵件服務器的負荷大大得到改善，卻不用改變客戶端用戶的使用習慣。二、郵件

14、歸檔建議美國 Brockmann&Company 研究顧問公司在8月份進行了一次調查，據這個調查顯示，有近 36% 企業的 Email 曾經遺失或發生收發延遲，更發生了平均超過40次的郵件重新發送和誤刪除事件。自幾年前Google將免費郵箱的容量從數十MB提升到了GB級別，現在甚至已有廠商提供無限空間的電子郵件信箱，面對電子郵件從單純的信息傳遞，逐漸轉向各種商務應用發展，同時，也帶來了無法掌控的各種風險，包括郵件丟失、數據外泄、法規遵循、存儲成本等等的管理問題。為了降低郵件管理的風險，做好郵件歸檔是最基本的建設，但是郵件歸檔之后隱含了一個重要的問題：郵件的存儲是否合理？在成本與存儲空間

15、考慮下，企業如何決定郵件存儲策略是件很重要的工作。建議優先從歸檔策略方面著手規劃，如 : 郵件歸檔的目的（Why）、歸檔哪些郵件（What）、什么時間做歸檔（When）、郵件保存的位置（Where）、郵件資料讀取的權限（Who）、歸檔政策的落實（How）等等。（一）歸檔建議1、郵件歸檔的目的：ü 對郵件服務器上的所有數據進行集中化管理，整合公司郵件資源信息，制定數據存儲管理解決方案。遵從法規對上市公司信息保存的要求，幫助企業和機構降低風險和運營成本。ü 郵件檢索、數據快速發現ü 優化郵件服務器、優化存儲，簡化備份工作ü 建議郵件災備機制ü 建立

16、郵件審計，監督管理機制ü 制定郵件信息安全機制ü 客戶端電子發現功能，不能影響到客戶端的日常使用，及不更改客戶端的郵件使用習慣。ü 與原環境中的存儲備份產品功能重復，亦不沖突。2、歸檔哪些郵件方式一：歸檔全部用戶所有郵件信息得以統一管理，集中保存，對公司歷史及現階段，以及未來的信息管理中可能出現的問題做出防范，及長期規劃，防患于未然。方式二：歸檔部分用戶。歸檔部分在集團郵件系統中，郵件信息級別高、信息安全標準高、郵件量大的用戶，滿足他們對工作效率的高要求。服務器的配置推薦： n CPU  ：至強4核心 * 4CPUn 內存 ：64Gn 網卡：100M/1

17、000Mn 可以連接到郵件服務器n 系統硬盤 ：40G以上（根據存儲需求） n 存儲：按實際需求購買。鑒于存儲產品成本越來越低考慮，建議半年或者一年采購一次存儲。n Windows2000至2010 server 32位、64位，3、歸檔方式？歸檔方式有兩種供用戶選擇：一、定時歸檔，二、即時歸檔。定時歸檔適用于歸檔歷史數據，即時歸檔可進行實時數據歸檔。兩種方式也可以同步進行。郵件生命周期管理（E-mail Lifecycle Management, ELM or MLM）的概念是由原先國外存儲廠商提出的信息生命周期延伸而來的，根據數據利用的讀寫頻度、數據價值等元素，也區分為在線（Online）

18、、離線管理（Off-line）。對于 大型組織或跨國企業，每日郵件流量高于 5GB，需要完整的郵件長期保存的規劃。在性能與安全性考慮下，不論是郵件歸檔主機、軟件工具或相關存儲設備的規劃， IT 人員都必須有投入必要成本的心理準備。可以采取：郵件在線歸檔（Online）+ 離線備份（Off-line）的方式，在此架構下，企業可以將歸檔郵件，依歸檔時間區分成 2部份，例如 兩年內的郵件放在在線歸檔主機，超過 2 年以上郵件，則存儲到離線設備上進行保管。4、郵件保存的位置郵件將以文件格式保存在EEA數據庫中5、郵件資料讀取的權限不同用戶有不同的用戶權限。EEA歸檔系統下設超級管理員（權限最大，但所有

19、的動作也將被日志記錄，行為同樣受監控），報表管理員（只能管理報表及本人的郵件權限），配置管理員（只能做歸檔配置工作，以及本人的郵件權限），個人用戶（只有本人郵箱的權限）。6、歸檔政策的落實用戶可選擇此歸檔系統對用戶開放使用，或者只用于集團管理工具不對用戶開放。其他歸檔設置按頂新集團的郵件管理規定設置。7、郵件歸檔的最終效果最終完全達到歸檔的所有目的，全部流程實現全自動化數據處理效果。大大減輕IT運維部門工作壓力，提高使用歸檔系統的工作人員的工作效率。大大減少企業法律風險，為企業的信息化管理做出前瞻性工作，為企業信息增添保障。（二）存儲設備建議歸檔應該保證實時性。 在線歸檔的電子郵件資料可以存放在硬盤上。備份的歸檔數據可以存放在磁帶或虛擬帶庫，也可以存放在另外的硬盤上。硬盤：普通磁盤作為常規的存儲設備，其優勢在于價格相對低廉，使用簡單。目前市場上主流磁盤吞吐速度遠遠高于性能最快的磁帶的存取速度；而且，磁盤作為全密閉的電子設備，故障率要遠遠低于磁帶設備，不但降低了維護成本，也減少了維護人員的工作壓力，是在線歸檔存儲設備的最佳選擇。磁帶庫：磁帶庫的存儲介質是磁帶，磁帶介質不是非常穩定，容易受粉塵、濕度、磁粉、粘連、霉點等因素的影響，出現讀寫錯誤，另外對保存環境的要求也比較高；但是，磁帶的優勢是可以集中保存、數據的移動比較方便。只有磁帶設備才能實現數據和讀寫設備的分離，才可以無