1、企業(yè)郵件歸檔銷售工具白皮書Messagesolution.一、 為什么要進(jìn)行郵件歸檔電子郵件已誕生三十幾年。隨著互聯(lián)網(wǎng)普及和飛速發(fā)展，電子郵件已經(jīng)成為信息交流和溝通的重要工具，電子郵件管理的信息近年來呈爆炸式的增長，包含的內(nèi)容涉及企業(yè)諸多商業(yè)機(jī)密，海量的郵件和大量的附件占據(jù)了用戶和郵件服務(wù)器的大量空間，導(dǎo)致郵件系統(tǒng)性能不斷下降。怎樣保證重要的郵件信息管理的安全性？ 怎樣保障郵件在其有效的信息生命周期內(nèi)被充分利用？特別是公司面臨重大決策、總結(jié)和涉及法律糾紛的時候，郵件信息被快速地，完整地、提供出來顯得至關(guān)重要！這一切還必須都附合法律法規(guī)中對郵件信息的防篡改規(guī)定。 如何防止郵件被惡意或無意地刪除？

2、郵件審計可以為管理層提供什么幫助，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的信息時代，時間就是效益，在有限的時間，以有限的人員，利用有效的工具，做更多服務(wù)于企業(yè)的有效的事，互聯(lián)網(wǎng)的問世，使一切變?yōu)榭赡埽《]件歸檔軟件，即是在郵件管理領(lǐng)域，使用戶感受到這些變化。1、 法規(guī)遵從、數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)需求美國是世界上最先應(yīng)用email歸檔的國家，也是最早提出郵件歸檔概念的國家，可以說郵件歸檔的最初需求起源于監(jiān)管部門對信息的審核要求。電子郵件歸檔和法律發(fā)現(xiàn)市場彼此融合，這并不僅僅是一種巧合。律師們將炮火集中在電子郵件上，并不僅僅是因為它是執(zhí)行官們和員工溝通的主要工具，能夠為企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)流程提供相關(guān)的信息記錄。而且寫電子郵件的人通常沒有防備，說

3、話也比較隨意，這在法庭上很可能會成為非常有力的證據(jù)。在許多國家的高等法院，法律允許辯護(hù)中出示郵件作為證據(jù)。郵件歸檔軟件成為了企業(yè)信息合規(guī)的必經(jīng)之路。在這種背景下，快速發(fā)現(xiàn)的意義被突顯出來。在沒有歸檔的情況下，如果需要查找相關(guān)的郵件，IT部門就不得不去檢索備份系統(tǒng)以及用戶的硬盤驅(qū)動器。如果之前的郵件是存放在磁帶上的話，那么要檢索這些郵件的話，就必須先將它們重新存放回郵件服務(wù)器內(nèi)。歸檔同時避免了這兩個問題的出現(xiàn)，因為先前的郵件都是存放在磁盤內(nèi)，它們完全是可供檢索的。歸檔不可以替代存儲，卻能大大節(jié)省IT人員在存儲整理方面所花費(fèi)的時間。許多企業(yè)的郵件信息不是集團(tuán)統(tǒng)一管理的，工作人員將信息存儲在本地，這

4、樣一來，要檢索以及收集相關(guān)資料就需要手工完成，信息搜索工作影響大，幾乎動用所有部門和人力，耗時耗力。由于越來越嚴(yán)格的法規(guī)要求，上市公司都在尋求email歸檔的解決方案。尤其在美國，金融機(jī)構(gòu)先被要求必須服從薩班斯奧克利法案及SEC 證監(jiān)會的規(guī)則要求。以下是歐美及中國的針對郵件信息管理規(guī)定的相關(guān)法規(guī)：我們來看一組調(diào)查數(shù)據(jù)：l 企業(yè)中每個員工平均一天要收發(fā)100封左右的電子郵件。據(jù)Gartner統(tǒng)計，郵件數(shù)量每年還在以40%的速度在增長。l 2004年，一份由ePolicy Institute聯(lián)合發(fā)起的對美國840家公司的調(diào)查顯示，21%的公司向其員工索要郵件及即時消息，高于2003年的14%。這種

5、趨勢也擴(kuò)展到美國以外的國家和地區(qū)。2005年6月，新加坡高等法院允許在法律辯護(hù)中出示郵件作為證據(jù)。 l Gartner調(diào)查顯示，多數(shù)大企業(yè)在任一給定時間內(nèi)會平均處理86件訴訟，每個案件的費(fèi)用在120萬至140萬美元之間，而且是在做出判決或清算之前。l Osterman調(diào)查顯示，單個用戶平均每年發(fā)送和接收近25,000封郵件。郵件的使用繼續(xù)高速增加，將不可避免地帶來更多的郵件查尋需求。l 許多法律查尋請求要求在72小時內(nèi)執(zhí)行。在沒有合適的工具及策略的情況下，一個郵件法律查尋事件會耗費(fèi)150,000美元到250,000美元以上。Gartner指出，大型企業(yè)一個電子查尋事件的平均花費(fèi)是150萬美元。

6、l 2006年5月，美國證監(jiān)會（SEC）周三對摩根士丹利課以1500萬美元的罰款，原因是在過去幾年內(nèi)摩根士丹利未按照監(jiān)管要求保存并提交電子郵件信息。有關(guān)人士表示,企業(yè)若要避免與摩根士丹利類似的問題,就必須盡快學(xué)聰明。現(xiàn)在,以電子形式創(chuàng)建和儲存的商業(yè)信息約占90%,其中多達(dá)70%的信息從不打印出來。2、自動化管理需求在北美、歐洲、亞洲等許多地區(qū)，由于郵件的使用以及數(shù)量增長過快，IT經(jīng)理與管理員們不得不應(yīng)付越來越復(fù)雜的郵箱存儲的管理，而email歸檔應(yīng)用則不僅僅可以被用于幫助進(jìn)行管理，還可以當(dāng)作自動備份工具使用。郵件歸檔與郵件備份的主要區(qū)別備份歸檔主要目的數(shù)據(jù)恢復(fù)可立即訪問歷史數(shù)據(jù)法規(guī)遵從不滿足法

7、規(guī)對信息的管理要求完全遵從各行業(yè)法規(guī)對政府及上市公司對電子信息的保存規(guī)定。數(shù)據(jù)災(zāi)備被刪除的可能永久丟失被刪除的仍被歸檔，即使郵件服務(wù)器當(dāng)機(jī)，數(shù)據(jù)也可以被快速恢復(fù)回去。數(shù)據(jù)處理拷貝數(shù)據(jù)內(nèi)容索引，分類，深度檢索，模糊檢索，電子發(fā)現(xiàn)要求查找困難，耗時長實(shí)時在線查詢郵件服務(wù)器壓力不能做到減輕服務(wù)器的壓力大大降低郵件服務(wù)器的數(shù)據(jù)壓力存儲壓力全部備份重復(fù)數(shù)據(jù)刪除，數(shù)據(jù)壓縮郵件監(jiān)管備份數(shù)據(jù)不能被靈活利用利用歸檔信息對進(jìn)出郵件的操作記錄進(jìn)行信息監(jiān)管，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險。審計、統(tǒng)計、稽核不能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析日志管理，統(tǒng)計報表為統(tǒng)計、審計、法務(wù)、業(yè)務(wù)等重要職能部門提供郵件數(shù)據(jù)的進(jìn)一步分析業(yè)務(wù)。備份工作量人為手動備份設(shè)置

8、存儲路徑及報警機(jī)制，執(zhí)行自動備份。權(quán)限管理權(quán)限設(shè)計，建立多級角色，多級權(quán)限 3、數(shù)據(jù)安全需求郵件安全方面的需求分幾點(diǎn)：1） 靈活的歸檔管理方式：高通事件、安然事件、911事件、印度洋海嘯。這些災(zāi)難事件促使企業(yè)產(chǎn)生對email歸檔管理的大量需求，而迅速增長的email，也要求企業(yè)必須歸檔形式的相應(yīng)的解決方案以應(yīng)對多地域性的復(fù)雜的存儲管理。2） 個人用戶管理的失誤：所以很多公司為了分散服務(wù)壓力，都讓用戶各自保存自己的郵件。據(jù)調(diào)研郵件中70%以上的內(nèi)容包含企業(yè)關(guān)鍵信息，散落在客戶端的PST文件，其實(shí)是無價之寶，個人用戶的管理機(jī)制和保密意識都有欠缺，與專業(yè)的IT人員居安思危的意識不同，他們經(jīng)常會忽視數(shù)

9、據(jù)管理工作，極少人才會應(yīng)用專業(yè)IT人員的數(shù)據(jù)管理模式，沒有足夠時間和精力去處理郵件的歸檔保存工作，保存不當(dāng)，客戶端設(shè)備損壞，誤刪除等，發(fā)生致使郵件丟失無法尋回的情況再所難免。但這種情況企業(yè)卻很難控制，很難得知，也很難去約束。丟失了郵件就等于在丟失公司的無形資產(chǎn)，對郵件的集中化管理工作刻不容緩！3） 惡意盜取企業(yè)信息。針對此種形式，企業(yè)常會升級到法律層面上去理解和分析。郵件被EEA歸檔系統(tǒng)處理之后，被拿到企業(yè)以外去的郵件，將不會被打開，即使被打開，也只會呈現(xiàn)亂碼。4） 基于郵件服務(wù)器和存儲方面的安全考慮：郵件服務(wù)器設(shè)計的初衷，就像一個高速公路，郵件好比是汽車，郵件服務(wù)器提供一個通道使分布在不同地

10、域的人可以收到對方的郵件信息，天長日久，郵件服務(wù)器的功能慢慢從一個通道變成了停車廠，用戶的郵件數(shù)據(jù)都很重要，都想留在服務(wù)器上以備隨時查詢，但郵件服務(wù)器怎堪重負(fù)？道路癱瘓后的冗機(jī)再所難免！在卸載了歷史數(shù)據(jù)后，郵件服務(wù)器運(yùn)行更加迅速，備份也得以改善，IT部門也可以更好地招待保持與部署的相關(guān)政策5） 審計、監(jiān)督：審計部門和管理部門可以利用各種報表數(shù)據(jù)在各種總結(jié)性工作中發(fā)揮重要作用。用戶發(fā)送了帶有企業(yè)敏感信息的關(guān)鍵字郵件時，歸檔系統(tǒng)自動通知管理員，管理員可對用戶所發(fā)送的郵件進(jìn)行審核，按情況上報領(lǐng)導(dǎo)及時進(jìn)行事件處理。每一位在歸檔系統(tǒng)中的用戶所做的任何操作將被記錄到數(shù)據(jù)庫中，如搜索、查看、刪除、轉(zhuǎn)發(fā)、修改

11、、下載等等，通過日志管理模塊可以查詢到用戶IP時間段等條件下進(jìn)行的后臺系統(tǒng)操作。6） 企業(yè)內(nèi)部的災(zāi)備EEA建議您每天進(jìn)行郵件電子郵件資料歸檔備份，當(dāng)郵件歸檔服務(wù)器EEA損壞的時候，我們另外再安裝一臺歸檔服務(wù)器，并把數(shù)據(jù)從其他的存儲設(shè)備上面拷貝回來。歸檔管理系統(tǒng)提供的高效存儲技術(shù)，只需要拷貝幾個，最多不超過幾百個文件，即可把數(shù)據(jù)再拷貝回來，可見管理在線和離線的數(shù)據(jù)和備份恢復(fù)系統(tǒng)都非常簡便易行。通過部署今日的郵件歸檔及查詢軟件技術(shù)，將公司所有的郵件記錄安全地保存起來，便于每日業(yè)務(wù)應(yīng)用。在響應(yīng)電子查尋要求時，完善的解決方案也可使查詢及訪問變得快速、完整。總體而言企業(yè)郵件歸檔問題不僅僅是為了滿足法規(guī)遵

12、循，更是為了降低可能引起的各種風(fēng)險管理問題，盡早做郵件歸檔準(zhǔn)備是有其必要性的。歸檔服務(wù)器生成的歸檔數(shù)據(jù)為基本的文件數(shù)據(jù)，備份設(shè)備(如，磁帶機(jī)等)可以直接連接到歸檔服務(wù)器上對歸檔后生成數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。利用磁帶機(jī)一些備份設(shè)備或者企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的災(zāi)備中心，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。(企業(yè)內(nèi)部災(zāi)備中心)如圖:4、減少存儲壓力需求用戶在不斷地升級與整合他們的消息服務(wù)器。Email歸檔可以減少存儲的信息量，從而使整合的工作變得更加快速與容易。在國內(nèi)，郵件數(shù)據(jù)的管理對多數(shù)企業(yè)來說都是個很大的挑戰(zhàn)。 郵件及其附件的容量龐大，必須保證實(shí)時的并且長時間的在線歸檔，從而能達(dá)到安全保存的要求并可快速獲取。多數(shù)企業(yè)沒有適當(dāng)?shù)泥]件歸檔方案

13、，因而使得電子郵件的數(shù)據(jù)管理行為更加復(fù)雜化。企業(yè)面臨一些亟待解決的問題： 從用戶角度來看，就像我們上面所提到的，大部分企業(yè)都對企業(yè)電子郵件歸檔解決方案的興趣很高。郵件歸檔系統(tǒng)在電子發(fā)現(xiàn)和法規(guī)遵從方面的明確規(guī)定，意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件，以應(yīng)付未來的電子郵件查詢需求，不然很可能使企業(yè)處于風(fēng)險中。所以無論在實(shí)現(xiàn)優(yōu)化存儲、信息保存、快速搜索以及完善公司策略管理和法規(guī)遵從等諸多領(lǐng)域，電子郵件歸檔都勢在必行。5、防止郵箱爆滿：利用郵件削減技術(shù)，把郵件服務(wù)器上的內(nèi)容和附件遷移，并嚴(yán)格保留郵件頭在郵件服務(wù)器上面，使郵件服務(wù)器的負(fù)荷大大得到改善，卻不用改變客戶端用戶的使用習(xí)慣。二、郵件

14、歸檔建議美國 Brockmann&Company 研究顧問公司在8月份進(jìn)行了一次調(diào)查，據(jù)這個調(diào)查顯示，有近 36% 企業(yè)的 Email 曾經(jīng)遺失或發(fā)生收發(fā)延遲，更發(fā)生了平均超過40次的郵件重新發(fā)送和誤刪除事件。自幾年前Google將免費(fèi)郵箱的容量從數(shù)十MB提升到了GB級別，現(xiàn)在甚至已有廠商提供無限空間的電子郵件信箱，面對電子郵件從單純的信息傳遞，逐漸轉(zhuǎn)向各種商務(wù)應(yīng)用發(fā)展，同時，也帶來了無法掌控的各種風(fēng)險，包括郵件丟失、數(shù)據(jù)外泄、法規(guī)遵循、存儲成本等等的管理問題。為了降低郵件管理的風(fēng)險，做好郵件歸檔是最基本的建設(shè)，但是郵件歸檔之后隱含了一個重要的問題：郵件的存儲是否合理？在成本與存儲空間

15、考慮下，企業(yè)如何決定郵件存儲策略是件很重要的工作。建議優(yōu)先從歸檔策略方面著手規(guī)劃，如 : 郵件歸檔的目的（Why）、歸檔哪些郵件（What）、什么時間做歸檔（When）、郵件保存的位置（Where）、郵件資料讀取的權(quán)限（Who）、歸檔政策的落實(shí)（How）等等。（一）歸檔建議1、郵件歸檔的目的：ü 對郵件服務(wù)器上的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行集中化管理，整合公司郵件資源信息，制定數(shù)據(jù)存儲管理解決方案。遵從法規(guī)對上市公司信息保存的要求，幫助企業(yè)和機(jī)構(gòu)降低風(fēng)險和運(yùn)營成本。ü 郵件檢索、數(shù)據(jù)快速發(fā)現(xiàn)ü 優(yōu)化郵件服務(wù)器、優(yōu)化存儲，簡化備份工作ü 建議郵件災(zāi)備機(jī)制ü 建立

16、郵件審計，監(jiān)督管理機(jī)制ü 制定郵件信息安全機(jī)制ü 客戶端電子發(fā)現(xiàn)功能，不能影響到客戶端的日常使用，及不更改客戶端的郵件使用習(xí)慣。ü 與原環(huán)境中的存儲備份產(chǎn)品功能重復(fù)，亦不沖突。2、歸檔哪些郵件方式一：歸檔全部用戶所有郵件信息得以統(tǒng)一管理，集中保存，對公司歷史及現(xiàn)階段，以及未來的信息管理中可能出現(xiàn)的問題做出防范，及長期規(guī)劃，防患于未然。方式二：歸檔部分用戶。歸檔部分在集團(tuán)郵件系統(tǒng)中，郵件信息級別高、信息安全標(biāo)準(zhǔn)高、郵件量大的用戶，滿足他們對工作效率的高要求。服務(wù)器的配置推薦： n CPU  ：至強(qiáng)4核心 * 4CPUn 內(nèi)存 ：64Gn 網(wǎng)卡：100M/1

17、000Mn 可以連接到郵件服務(wù)器n 系統(tǒng)硬盤 ：40G以上（根據(jù)存儲需求） n 存儲：按實(shí)際需求購買。鑒于存儲產(chǎn)品成本越來越低考慮，建議半年或者一年采購一次存儲。n Windows2000至2010 server 32位、64位，3、歸檔方式？歸檔方式有兩種供用戶選擇：一、定時歸檔，二、即時歸檔。定時歸檔適用于歸檔歷史數(shù)據(jù)，即時歸檔可進(jìn)行實(shí)時數(shù)據(jù)歸檔。兩種方式也可以同步進(jìn)行。郵件生命周期管理（E-mail Lifecycle Management, ELM or MLM）的概念是由原先國外存儲廠商提出的信息生命周期延伸而來的，根據(jù)數(shù)據(jù)利用的讀寫頻度、數(shù)據(jù)價值等元素，也區(qū)分為在線（Online）

18、、離線管理（Off-line）。對于 大型組織或跨國企業(yè)，每日郵件流量高于 5GB，需要完整的郵件長期保存的規(guī)劃。在性能與安全性考慮下，不論是郵件歸檔主機(jī)、軟件工具或相關(guān)存儲設(shè)備的規(guī)劃， IT 人員都必須有投入必要成本的心理準(zhǔn)備。可以采取：郵件在線歸檔（Online）+ 離線備份（Off-line）的方式，在此架構(gòu)下，企業(yè)可以將歸檔郵件，依歸檔時間區(qū)分成 2部份，例如 兩年內(nèi)的郵件放在在線歸檔主機(jī)，超過 2 年以上郵件，則存儲到離線設(shè)備上進(jìn)行保管。4、郵件保存的位置郵件將以文件格式保存在EEA數(shù)據(jù)庫中5、郵件資料讀取的權(quán)限不同用戶有不同的用戶權(quán)限。EEA歸檔系統(tǒng)下設(shè)超級管理員（權(quán)限最大，但所有

19、的動作也將被日志記錄，行為同樣受監(jiān)控），報表管理員（只能管理報表及本人的郵件權(quán)限），配置管理員（只能做歸檔配置工作，以及本人的郵件權(quán)限），個人用戶（只有本人郵箱的權(quán)限）。6、歸檔政策的落實(shí)用戶可選擇此歸檔系統(tǒng)對用戶開放使用，或者只用于集團(tuán)管理工具不對用戶開放。其他歸檔設(shè)置按頂新集團(tuán)的郵件管理規(guī)定設(shè)置。7、郵件歸檔的最終效果最終完全達(dá)到歸檔的所有目的，全部流程實(shí)現(xiàn)全自動化數(shù)據(jù)處理效果。大大減輕IT運(yùn)維部門工作壓力，提高使用歸檔系統(tǒng)的工作人員的工作效率。大大減少企業(yè)法律風(fēng)險，為企業(yè)的信息化管理做出前瞻性工作，為企業(yè)信息增添保障。（二）存儲設(shè)備建議歸檔應(yīng)該保證實(shí)時性。 在線歸檔的電子郵件資料可以存放在硬盤上。備份的歸檔數(shù)據(jù)可以存放在磁帶或虛擬帶庫，也可以存放在另外的硬盤上。硬盤：普通磁盤作為常規(guī)的存儲設(shè)備，其優(yōu)勢在于價格相對低廉，使用簡單。目前市場上主流磁盤吞吐速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于性能最快的磁帶的存取速度；而且，磁盤作為全密閉的電子設(shè)備，故障率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于磁帶設(shè)備，不但降低了維護(hù)成本，也減少了維護(hù)人員的工作壓力，是在線歸檔存儲設(shè)備的最佳選擇。磁帶庫：磁帶庫的存儲介質(zhì)是磁帶，磁帶介質(zhì)不是非常穩(wěn)定，容易受粉塵、濕度、磁粉、粘連、霉點(diǎn)等因素的影響，出現(xiàn)讀寫錯誤，另外對保存環(huán)境的要求也比較高；但是，磁帶的優(yōu)勢是可以集中保存、數(shù)據(jù)的移動比較方便。只有磁帶設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和讀寫設(shè)備的分離，才可以無