1、合同管理制度1. 總則1.1 為規范合同管理工作， 避免和減少因合同管理不當造成的損失， 根據國家有關法律、 法規，結合公司實際情況，特制訂本制度。1.2 本制度所稱合同是指公司與其他法人、 其他組織、 個人之間簽訂的經濟合同、 技術合同。1.3 本辦法適用于公司及所屬部門、分公司、項目部。1.4 合同管理實行分級管理原則和歸口管理原則，并實行承辦人制度、審核會簽制度和重大合同專題會審制度。2. 簽訂合同的法律依據主要有： 中華人民共和國合同法 、最高人民法院關于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋 、 中華人民共和國產品質量法等。3. 合同管理部門及職責3.1 公司的設備、物資、材料合同歸

2、口管理部門為采購部門，買賣合同的歸口管理部門為銷售經辦部門。 各承辦部兼職合同管理； 公司所屬職能部門負責本部門分工范圍內的合同管理工作?？偨涋k對合同管理工作進行規范、指導、監督、檢查。3.2 合同管理工作的主要內容包括：（ 1）建立健全公司合同管理制度；（ 2）保管公司的法定代表人身份證明書 、 法定代表人授權委托書 ；（ 3）監督公司的合同依法、依程序簽訂；（ 4）建立合同檔案，對合同進行登錄、統計、保管及例行報表；（ 5）監督檢查合同的履行；（ 6）其他合同管理工作。3.3 各承辦部門應對自簽約起至合同履行完畢全過程負責， 期間出現的任何與合同有關的問題須及時與有關部門進行協商，并以承辦

3、部門為主進行解決。4. 合同審查與簽訂4.1 合同審查開始前，先由合同承辦部門會同法務起草合同文件，合同文件有標準文本的應優先采用標準合同文本， 如無合同標準文本， 則可結合實際情況起草或與合同對方共同起草合同文本，語言應嚴謹、簡練、準確。合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。4.2 在合同簽訂前，承辦部門應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查：（ 1 ）主體資格合法：具有經年檢合格的營業執照，其核載的內容與實際相符；（ 2） 欲簽合同標的應符合當事人經營范圍， 涉及專營許可的， 應具備相應的許可、 等級、資質證書；（ 3 ）由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人

4、身份證明書、授權委托書、代理人身份證明；（ 4 ）具有相應的履約能力：具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件；（ 5）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。 合同承辦人應根據審查結果在請示單上注明自己的審查意見。合同對方當事人履約能力或資信狀況有問題的， 不應與其簽訂合同； 必須簽訂合同時， 應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中，以保證形式提出的擔保，其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體， 并應對擔保人適用前款規定進行審查。 上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件，其文本

5、為復印本時，須加注 “與原件核對無誤”字樣，并由核對人簽字。4.4 凡公司所屬職能部門認為重要的或標的額較大的合同談判， 應有公司法務和技術等專業人員參加。4.5 合同除即時清結者外，一律采用書面形式。凡國家、行業或公司有標準或示范文本的，應當適用。當事人協商一致的修改、補充合同的文書、電傳、圖表計劃單、調撥單、任務單、預算單、訂單等是合同的組成部分。4.6 合同的審批權限應嚴格遵守公司財務及其運營交易審批授權權限的規定。4.6 合同應當包括以下內容：（ 1）合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話，法定代表人姓名、職務，代理人姓名、職務、聯系方式、代理人的授權委托書；（ 2）簽約的目的和依據

6、；（ 3）標的；（ 4）數量和質量，包括檢測標準和方式；（ 5）價款或酬金，包括支付方式；（ 6）履行的地點、期限和方式；（ 7）爭議解決方式；（ 8）違約責任；（ 9）變更或解除條件；（ 10）根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；（ 11）正副本份數、存放地點；（ 12）生效的時間和條件；（ 13）約定的聯系方式；（ 14）附件名稱；（ 15）簽約的地點、日期；（ 16）簽約各方開戶銀行及賬號；（ 17）簽約各方公章或合同專用章；（ 18）法定代表人或代理人簽章。涉外合同的內容按照有關法律規定確立。4.7 法定代表人授權委托代理人簽訂合同時，一事一授權并須事先

7、簽署授權委托書，授權委托書必須明確委托許可權限和期限，禁止使用“全權代理” “全權委托”一類的文字。4.8 合同簽訂之前， 承辦部門應將合同草案及與合同有關的證明材料提請各部門負責人簽署意見后，報總經辦法務審核。 總經辦法務在審核合同草案時，可根據需要，要求有關業務部門、 財務部門， 品質部門出具審核意見， 或要求承辦人提供與合同有關的補充證明材料。4.9 采購部門、 營銷部門對合同審核的職責包括：1 ) 負責收集信息與客戶溝通合作意項、 制作銷售報價、 負責起草合同前期說明性文件(比價說明、情況說明) 。2 )負責發起審批流程。3 )負責合同文件的制作及簽署。4 )負責在合同簽署后及時備案。

8、4.10 工程部、 品質部門、財務部的職責1) 工程部： 負責審核合同內約定的技術標準及圖紙是否滿足工程管理的需要，對技術要求進行確認； 負責審核合同交貨期限及進度計劃是否滿足工程管理的需要。 負責審核合同內供應商商應配合的技術服務工作是否滿足工程管理的需要。 其他技術性事項應由工程部審核的內容。2) 品質部： 根據合同的約定負責審核產品是否能滿足用戶的品質、 證書、 資料、 檢驗、試驗的要求；以及根據檢驗、檢測的結果取得的證書、資料是否符合要求。 審查質量保證及質量管理體系是否滿足要求。 負責審核出廠前按合同要求對產品品質、 數量、 資料進行全面查驗并進行確認。3) 財務部： 負責重點審核價

9、款、酬金及保險條款是否合法、合理、完備； 負責重點審核價款結算支付方式、 稅務要求是否合理可行， 收款方式 ( 時間， 比例 ) 是否符合價格政策和信用政策。 國內發票種類的選擇及相關稅金支付的約定； 產品質保中可能形成的負債 合同中有關的驗收條款導致的與權利義務、 風險和報酬的轉嫁對財務確認收入的影響當客戶逾期未付貨款超過貨款總額30%以上的需向業務部門及其他部門發出風險預警，由公司法務向客戶發送相關法律函件。5 .11法務對合同的審核內容包括：1)合法性：主體合法，簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力；內容合法，簽約各方意思表示真實、 有效，無悖法律、法規，無顯失公平內容;形式合法；簽約程

10、序合法。2)嚴密性：條款齊備、完整；文字清楚準確；設定的權利和義務具體、確切；相應手續完備；相關附件完備；附加條件適當、合法。涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施；無損本公司商譽、商業秘密及其他利益審查合同價款、結算方式等是否明確且符合公司要求和規定。審查違約責任、質量索賠條款。(3)可行性：資信可靠，有履約能力；擔保方式切實、可靠。(4)合同形式審核：承辦人無誤；符合規定程序；各審核部門審核意見齊備；合同文本文字無誤，正副本及附件份數齊備。(5)總經辦法務認為需審核的其他內容。4.12 公司實行重大合同專題會審制度：凡合同標的在人民幣伍百萬元以上的合同，承辦人應提請總經辦牽頭召開合同評審

11、專題會議，各審核部門參加，在專題會議上各審核部門充分深入地闡述各自對該合同的審核意見。4.13 總經辦法務根據其職責范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結果進行監督。4.14 承辦人向總經辦法務提交合同草案時，根據合同性質應預留合理時間供其審核。總經辦法務要求有關業務部門、財務部門、品質部門、技術部門在限定時限內出具審核意見的，或要求承辦人在限定時限內提供與合同有關的補充證明材料的，各審核部門和承辦人應按時完成。如遇特殊情況需延長審核時間時，總經辦法務應向承辦人申明理由并征得總經理同意，且審核時間最長不得超過 3 個完整工作日。4.15 各部門在審核合同草案時，發現重大錯誤、遺漏、風險點時，應在

12、審核意見中予以明確并提出修改意見?？偨涋k法務認為需要退改時，應連同全部文件退還承辦人。承辦人修改之后應重新申請審核，審核期限重新計算。4.16 法務結束審核后，負責將各部門審核意見匯總修改成合同修訂稿，并將合同修訂稿退還承辦人，由承辦人將合同修訂稿送合同對方當事人。對方當事人對合同修訂稿認可后，承辦人將用印審批單和對方當事人認可確認的合同經所屬部門領導、法務簽字確認后，再轉呈公司總經理簽字。4.17 總經理批準簽約后，承辦人持用印審批單和合同原件及相關至印章管理處加蓋蓋公司合同專用章，并加蓋騎縫章。蓋章應遵守公司印章管理制度的規定。4.19 對外簽訂的經營性合同（訂單除外 ）、協議一般一式五份

13、，對方二份，其余業務部一份、印章管理人員一份、 財務部一份。如客戶主要以傳真、電子郵件的形式與公司開展業務活動的按本條4.20 、 4.21 、 4.22 的規定執行。4.20 客戶以傳真、電子郵件方式發送的合同書、協議、授權委托書、訂單、對賬單及其他商務文件， 業務人員必須要求客戶將其加蓋公章或業務章并簽名； 如客戶以傳真、 電子郵件發送的合同、協議、授權委托書、訂單、對賬單（對賬單應加蓋公司財務章）等其他商務文件未有簽字蓋章的，業務人員必須要求客戶補充商務函件做出說明。4.21 客戶以電子郵件方式對外發送相關合同文書等商務文件所使用的郵箱，如客戶郵箱不是以客戶公司網站域名作為電子郵箱后綴的

14、， 相關商務合同文書上需要標注客戶方對外開展經營活動中經常使用的郵箱，以及使用人的姓名，聯系方式等。4.22 業務人員與客戶以電子郵件開展的各種業務活動，必須使用公司網絡域名作為郵箱后綴的郵箱，未經批準不得使用其他郵箱與客戶開展業務活動?？蛻糁苯右噪娮余]件方式發送的各種商務文件，未經公司批準不得篡改、刪除。公司業務人員如有離職情況，在客戶未結清所欠公司貨款前（由該業務人員負責期間的產生的債務），網絡部門不得將該業務人員的電子郵箱注銷。5 緊急、特殊原因合同的評審5.1 因情況緊急或原因特殊，并得到總經理特別指示后，審核流程步驟可以進行特殊處理外，其他合同的管理必須嚴格按照規定執行。5.2 特殊

15、辦理的合同正稿在送達印章管理處要求蓋章時，主辦部門必須出具總經理特批的相關書面指示文件。5.3 緊急、特殊合同評審與遵照各自相應合同審查流程進行。5.合同過程管理5.1 建立合同實施保證體系5.1.1 合同管理的主要責任部門為各承辦部門,相應的部門和公司財務部、技術管理部門為管理配合部門。5.1.2 各承辦部門和協助部門有關人員對合同管理都負有職責。5.1.3 建立方便有效的文檔系統（合同臺賬），保證合同的跟蹤、監督和診斷工作正常進行，有利于合同正確執行，如果發生糾紛也可提供證據。5.2 及時做好合同跟蹤5.2.1 根據不同合同的有關規定，應由合作方提供預付款保函或履約保函（或保證金）的，應要

16、求合作方按合同及時提供。5.2.2 業務部門做好合同履行情況進度報量、催收貨款；如遇對方違約，要及時辦理違約簽證手續，按合同約定索賠延期付款之利息或造成我公司有關損失費用支付違約金。5.2.3 業務部門要及時了解、 檢查、監督合同的履行情況，并組織處理合同履行過程中發生的糾紛，重大問題及時向公司領導匯報。5.2.4 業務部門須及時了解合同履行的實際狀況，對與合同相關的文件資料進行分析整理，掌握合同履行狀況與合同或合同分析文件存在的差異和差異程度，分清責任及時采取措施加以解決。5.2.5 業務部門須及時分析合同履行中存在的問題，評價合同履行情況，提出分析報告。5.2.6 業務部門須做好有關合同的

17、各種來往信件、指示、指令、會議紀要、索賠文件、合同變更文件等的收集、審查、整理與控制，及時預防行為的法律后果，彌補自己的工作漏洞，尋找對方的工作漏洞，并及時提出索賠要求，并送交完整的索賠報告。5.2.7 業務部門須做好經常性的合同解釋，對特殊情況進行擴展分析， 及時收集、 整理、保存各種合同資料5.2.8 對于合作方的各項合同要求，在合同談判階段所提出的各項問題應妥善保管，特別是對提出問題沒有得到解決的相關條款，公司業務員在合同交底時應向業務負責人特別提醒，業務負責人在合同履行過程中要特別注意該部分會出現的問題，加強防范應盡可能避免該部分給公司造成損失。5.2.9 催促并檢查各物資、設備、材料

18、采購合同的履約情況，對合作單位在合同履行過程中發生的關于質量、安全、進度等的違約行為，品質部應及時收集相關證據，以書面形式報公司采購部和總法務，在收到項目的書面文件及證據后三天內向合作單位法定地址寄去我司的發函及相關證據，以 EM彤式寄出并向EM公司索要收到的相關確認依 據，作為合作單位違約的重要證據。5.3 實施有效的合同監督5.3.1 業務部門須按照合同有關條款對合作方進行相關監督與協調，使其更好地履行職責，追究其違約責任，進行合同索賠與反索賠，積極妥善處理合同糾紛。5.3.2 業務部門須參與各種檢查驗收，及時提出相應報告，為實施有效監督提供基礎。5.4 進行有效的合同診斷（ 1 ）當合同

19、執行過程中發現問題，應逐條分析問題產生的原因，以及內外部的各種影響 因素。（ 2 ）分析各種影響因素達到影響程度的大小。（ 3 ）分別確定各個影響因素的責任，以及按合同規定應該由誰承擔責任和責任大小，并 確定補救辦法。（ 4 ） 業務部門負責對合同履行過程中出現的問題進行匯總， 并在年中及年底組織一次合同案例分析會，總結經驗、吸取教訓，以便對合同管理加以改進、完善和提高。5.5 供貨合同 / 物資材料采購合同的變更、解除與糾紛處理5.5.1 供貨合同 / 物資材料采購合同在履行過程中碰到困難， 首先應盡力排除困難， 保障合同繼續履行，如確有不可克服的困難需要變更，應依法在合理期限內與對方協商。

20、5.5.2 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護公司合法權益出發，從嚴控制。5.5.3 變更、解除供貨、物資、材料、采購合同，必須符合合同法和相關法律規定，按程序履行完備的手續，且一律采用書面形式。5.5.4 變更、 解除合同時， 如雙方尚未達成協議或協議需經上級批準而未獲批準前， 原合同仍然有效，需繼續履行，但特殊情況時雙方一致同意中止或終止履行合同的除外。5.5.5 變更、 解除合同而使當事人的利益遭受損失的， 除法律允許免責的以外， 均應依法承擔相應的責任，并須在變更、解除合同的協議中明確規定。5.5.6 供貨合同 / 物資材料采購合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按合同法

21、等有關法規和公司相關規定妥善處理。5.5.7 處理合同糾紛的原則是：（ 1）以事實為依據、以法律為準繩，法律沒有明確規定的，以國家政策和合同條款為準。（ 2）以雙方協商解決為基本辦法。在協商過程中，要維護本公司合法權益，同時做到公平合理，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。（ 3）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，切實保障公司合法權益；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，同時盡量采取補救措施，盡量減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。（ 4）公司各部門和項目部在處理合同變更、解除或合同糾紛時，應加強聯系，及時溝通，積極主動地做好有關工作，不應互相推諉、指責、

22、埋怨，應統一意見，一致對外。（ 5）在處理合同變更、解除或糾紛時，嚴禁以權謀私，否則，一經發現，從嚴懲處。6合同的歸檔管理合同檔案是公司檔案的重要組成部分， 它是公司對外進行經營活動的有效憑證， 在維護公司合法權益方面發揮著不可替代的重要作用。 它反映了公司對外經營活動的情況， 是處理 經濟糾紛、切實維護自身合法權益的有效憑證，在公司的經營管理工作中發揮了重要作用。6.1 歸檔范圍：合同歸檔的主要類型有：供貨合同、物資采購合同、勞務合同等。各類補充合同、 補充協議也應該按照相應類別進行歸類。 在對歸檔的合同、 協議科學的劃分大類后，還可以按照單個項目、個人為單位進行細致的分類。最終做到“一事一檔案、一人一檔案”。6.2 建立合同歸檔登記簿， 對經過用印程序的每件合同、 協議都進行登記并由印章管理人員將其中一份原件留存。6.6 歸檔的合同必須是原件。檔案人