機關收付款管理制度一、總則（一）目的為加強公司機關收付款管理，規(guī)范收付款流程，確保公司資金安全、高效運作，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關各部門及所屬分支機構涉及的收付款業(yè)務。（三）基本原則1.合法性原則收付款業(yè)務必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保每一筆款項的收支都有合法依據(jù)。2.準確性原則收付款信息要準確無誤，包括收款方或付款方名稱、賬號、金額、用途等，避免因信息錯誤導致資金損失或業(yè)務延誤。3.及時性原則收付款業(yè)務應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時辦理，不得拖延，以保證公司資金的正常周轉和業(yè)務的順利進行。4.安全性原則加強收付款過程中的安全防范措施，保障資金安全，防止出現(xiàn)資金被盜、挪用等風險。二、收款管理（一）收款渠道1.銀行賬戶收款公司應按照規(guī)定在銀行開立收款賬戶，明確各賬戶的用途，并確保賬戶信息的安全。銀行賬戶收款包括支票、匯票、本票、電匯、網(wǎng)銀轉賬等方式。2.現(xiàn)金收款對于符合現(xiàn)金管理規(guī)定的小額收款業(yè)務，可采用現(xiàn)金收款方式。現(xiàn)金收款應嚴格按照現(xiàn)金管理相關規(guī)定執(zhí)行，確保現(xiàn)金安全。3.其他收款方式如第三方支付平臺收款等，應根據(jù)業(yè)務實際情況選擇合適的收款方式，并按照相關平臺的規(guī)定進行操作。（二）收款流程1.業(yè)務部門發(fā)起業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成業(yè)務合作意向后，應及時將收款相關信息傳遞給財務部門。收款信息包括客戶名稱、收款金額、收款方式、預計收款日期等。2.財務部門審核財務部門收到業(yè)務部門傳遞的收款信息后，應進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、收款依據(jù)、客戶信用狀況等。對于不符合規(guī)定或存在風險的收款業(yè)務，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，提出整改意見。3.開具收款憑證經(jīng)審核無誤后，財務部門根據(jù)收款方式開具相應的收款憑證。對于銀行賬戶收款，應開具收款收據(jù)或發(fā)票；對于現(xiàn)金收款，應開具現(xiàn)金收款收據(jù)。收款憑證應注明收款日期、收款金額、收款方式、收款事由等信息，并加蓋公司財務專用章。4.收款確認業(yè)務部門負責跟蹤收款情況，及時與客戶溝通確認收款事宜。對于已收到的款項，業(yè)務部門應在規(guī)定時間內(nèi)將收款情況反饋給財務部門。財務部門在收到款項后，應及時進行核對，確保收款金額與收款憑證一致。5.賬務處理財務部門根據(jù)收款確認情況，及時進行賬務處理。將收款金額錄入財務系統(tǒng)，更新相關賬戶余額，并按照會計核算要求進行分類記賬。（三）應收賬款管理1.建立應收賬款臺賬財務部門應建立應收賬款臺賬，詳細記錄每一筆應收賬款的客戶信息、合同金額、收款期限、已收款金額、未收款金額等信息。應收賬款臺賬應定期更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.賬齡分析財務部門應定期對應收賬款進行賬齡分析，按照賬齡長短將應收賬款分為不同類別。對于賬齡較長的應收賬款，應重點關注，及時與業(yè)務部門溝通，采取有效措施進行催收。3.催收管理業(yè)務部門負責應收賬款的催收工作。對于逾期未收款的客戶，業(yè)務部門應制定催收計劃，明確催收責任人、催收方式和催收時間節(jié)點。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收等。對于催收無效的客戶，應及時啟動法律程序，維護公司的合法權益。4.壞賬處理對于確實無法收回的應收賬款，財務部門應按照公司相關規(guī)定進行壞賬處理。壞賬處理應經(jīng)過嚴格的審批程序，確保處理過程的合規(guī)性和合理性。三、付款管理（一）付款審批流程1.業(yè)務部門申請業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫付款申請單。付款申請單應注明付款日期、付款方名稱、付款金額、付款用途、付款方式等信息，并附上相關的合同、發(fā)票、審批文件等證明材料。2.部門負責人審核業(yè)務部門負責人對付款申請進行審核，重點審核付款事項的真實性、合理性和必要性。審核通過后，在付款申請單上簽字確認。3.財務部門審核財務部門收到付款申請單及相關證明材料后，進行財務審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否與合同約定一致、發(fā)票是否合規(guī)、資金是否充足等。對于不符合財務規(guī)定的付款申請，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，提出修改意見。4.分管領導審批經(jīng)財務部門審核通過的付款申請，提交分管領導審批。分管領導根據(jù)公司相關規(guī)定和業(yè)務實際情況，對付款申請進行審批。審批通過后，在付款申請單上簽字確認。5.總經(jīng)理審批對于重大付款事項或超過一定金額的付款申請，需提交總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，付款申請方可進入付款執(zhí)行環(huán)節(jié)。（二）付款方式1.銀行轉賬銀行轉賬是公司最主要的付款方式，包括支票、匯票、本票、電匯、網(wǎng)銀轉賬等。銀行轉賬應確保收款方信息準確無誤，避免因信息錯誤導致付款失敗或資金損失。2.現(xiàn)金付款對于符合現(xiàn)金管理規(guī)定的小額付款業(yè)務，可采用現(xiàn)金付款方式。現(xiàn)金付款應嚴格按照現(xiàn)金管理相關規(guī)定執(zhí)行，確保現(xiàn)金安全。3.其他付款方式如承兌匯票、信用證等，應根據(jù)業(yè)務實際情況選擇合適的付款方式，并按照相關規(guī)定進行操作。（三）付款執(zhí)行1.財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，安排資金進行付款。對于銀行轉賬付款，財務部門應及時填寫付款憑證，辦理相關手續(xù)，確保款項及時、準確地支付到收款方賬戶。2.對于現(xiàn)金付款，財務部門應按照現(xiàn)金管理規(guī)定，提取現(xiàn)金，并在付款時要求收款方簽字確認。3.在付款執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)付款信息有誤或存在其他問題，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，暫停付款操作，并采取相應的措施進行處理。（四）預付款管理1.預付款申請業(yè)務部門因業(yè)務需要申請預付款時，應填寫預付款申請單，并附上相關的合同、協(xié)議等證明材料。預付款申請單應注明預付款金額、預付款用途、預計付款日期、預計到貨日期等信息。2.審批流程預付款申請的審批流程與一般付款申請相同，需經(jīng)過業(yè)務部門負責人、財務部門、分管領導和總經(jīng)理的審批。3.預付款跟蹤業(yè)務部門負責跟蹤預付款的使用情況，及時與供應商溝通，確保預付款按照合同約定用于指定用途。財務部門應定期對預付款進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與業(yè)務部門溝通解決。4.預付款核銷當預付款對應的業(yè)務完成后，業(yè)務部門應及時辦理預付款核銷手續(xù)。核銷時，應提供相關的發(fā)票、驗收報告等證明材料，經(jīng)財務部門審核無誤后，進行預付款核銷賬務處理。四、票據(jù)管理（一）票據(jù)種類公司涉及的票據(jù)主要包括發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、本票等。（二）發(fā)票管理1.發(fā)票領購財務部門指定專人負責發(fā)票領購工作。發(fā)票領購人員應按照稅務機關的規(guī)定，定期到稅務機關領購發(fā)票，并確保發(fā)票的安全。2.發(fā)票開具業(yè)務部門在發(fā)生應稅業(yè)務時，應及時向財務部門申請開具發(fā)票。財務部門根據(jù)業(yè)務實際情況，按照發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票開具應注明開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，并加蓋發(fā)票專用章。3.發(fā)票保管財務部門應建立發(fā)票保管制度，對發(fā)票進行妥善保管。發(fā)票保管人員應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票數(shù)量與賬面記錄一致。對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應按照稅務機關的規(guī)定保存一定期限。4.發(fā)票作廢與紅沖對于開具錯誤或因其他原因需要作廢的發(fā)票，應按照發(fā)票管理規(guī)定進行作廢處理。作廢發(fā)票應注明作廢字樣，并全聯(lián)次留存。對于發(fā)生銷售退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務機關的規(guī)定辦理相關手續(xù)后開具紅字發(fā)票。（三）收據(jù)管理1.收據(jù)領購財務部門指定專人負責收據(jù)領購工作。收據(jù)領購人員應按照公司相關規(guī)定，定期到公司內(nèi)部指定地點領購收據(jù)，并確保收據(jù)的安全。2.收據(jù)開具財務部門在收到款項時，應按照規(guī)定開具收據(jù)。收據(jù)開具應注明收款日期、收款金額、收款方式、收款事由等信息，并加蓋公司財務專用章。3.收據(jù)保管財務部門應建立收據(jù)保管制度，對收據(jù)進行妥善保管。收據(jù)保管人員應定期對收據(jù)進行盤點，確保收據(jù)數(shù)量與賬面記錄一致。對于已開具的收據(jù)存根聯(lián)，應按照公司相關規(guī)定保存一定期限。（四）支票、匯票、本票管理1.票據(jù)購買財務部門指定專人負責支票、匯票、本票的購買工作。票據(jù)購買人員應按照銀行規(guī)定，填寫相關申請表，購買票據(jù)，并確保票據(jù)的安全。2.票據(jù)保管財務部門應建立支票、匯票、本票保管制度，對票據(jù)進行妥善保管。票據(jù)保管人員應將票據(jù)存放在保險柜等安全設施內(nèi)，并設置專人負責保管保險柜鑰匙。3.票據(jù)使用業(yè)務部門因業(yè)務需要使用支票、匯票、本票時，應填寫票據(jù)使用申請表，并附上相關的合同、協(xié)議等證明材料。票據(jù)使用申請表應注明票據(jù)種類、票據(jù)號碼、收款方名稱、付款金額、付款用途等信息。經(jīng)業(yè)務部門負責人、財務部門、分管領導審批通過后，方可使用票據(jù)。4.票據(jù)背書對于需要背書轉讓的票據(jù)，財務部門應按照票據(jù)法的規(guī)定進行背書操作。背書應連續(xù)、清晰，注明被背書人名稱、背書日期等信息，并加蓋公司財務專用章。5.票據(jù)掛失與止付如發(fā)現(xiàn)支票、匯票、本票丟失或被盜，應立即向銀行辦理掛失止付手續(xù)，并按照法律規(guī)定向法院申請公示催告或提起訴訟。五、印章管理（一）印章種類公司涉及的印章主要包括公章、財務專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。（二）印章保管1.公司指定專人負責印章保管工作。印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章的安全。2.印章應存放在保險柜等安全設施內(nèi)，并設置專人負責保管保險柜鑰匙。印章保管人員不得將印章隨意帶出辦公室，如因工作需要帶出，應經(jīng)公司領導批準，并辦理相關登記手續(xù)。（三）印章使用1.用印申請業(yè)務部門因業(yè)務需要使用印章時，應填寫用印申請表。用印申請表應注明用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并附上相關的合同、協(xié)議、文件等證明材料。2.審批流程用印申請需經(jīng)過業(yè)務部門負責人、財務部門、分管領導和總經(jīng)理的審批。審批通過后，方可使用印章。3.印章使用印章保管人員應按照審批通過的用印申請表，在指定位置加蓋印章，并對用印情況進行登記。用印登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。（四）印章停用與銷毀1.當印章因損壞、遺失、變更等原因需要停用時，印章保管人員應及時將印章交回公司辦公室。辦公室應組織相關人員對停用印章進行清理，并辦理停用手續(xù)。2.對于需要銷毀的印章，辦公室應按照公司相關規(guī)定進行銷毀。銷毀印章時，應填寫印章銷毀申請表，經(jīng)公司領導批準后，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對機關收付款業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查收付款流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行、資金安全是否得到保障等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查財務