1、論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net0A0A電子文件歸檔管理論文摘要：信息化時(shí)代的到來促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單 位在日常管理也開始積極引進(jìn)辦公自動(dòng)化模式，通過借助于計(jì)算機(jī) 設(shè)備及相關(guān)系統(tǒng)來提升日常辦公的效率。在科學(xué)技術(shù)改革的推動(dòng) 下，oaoa 系統(tǒng)在事業(yè)單位計(jì)算機(jī)中的運(yùn)用更加廣泛， 這也是新時(shí)期事 業(yè)單位規(guī)劃管理需要引進(jìn)的新技術(shù)。針對這一點(diǎn)，探討如何做好 oaoa 電子文件的歸檔管理工作，以更好的發(fā)揮 oaoa 系統(tǒng)的作用。關(guān)鍵詞：oaoa;電子文件；歸檔管理；技術(shù)運(yùn)用1 1 oaoa 電子文件歸檔管理概述1.11.1 電子文件

2、的特點(diǎn)早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，我國采用的文件均是手工 制作的紙張文件。傳統(tǒng)文件在使用過程中容易受損且保存時(shí)間較 短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易 保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價(jià)值 的發(fā)揮。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，我國事業(yè)單位的規(guī)劃管理開始偏 向于電子文件管理。經(jīng)過最近幾年的推廣運(yùn)用，事業(yè)單位開始意識(shí) 到電子文件的便捷性、安全性、可靠性，文檔管理人員只需在電腦 上操作則可自動(dòng)生成表格。然而，在事業(yè)單位規(guī)劃管理升級(jí)的過程 中，電子文件也逐漸暴露了其不足的特點(diǎn)。電子文件必須經(jīng)過相應(yīng) 的設(shè)備讀取才能讓人們識(shí)別；可以在不同的載體上進(jìn)行轉(zhuǎn)換并可同

3、 時(shí)存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)信息 共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net載體的不 穩(wěn)定性難以保證其長期的保存。1.21.2 歸檔的原則就事業(yè)單位日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料， 每種文件涉及到的內(nèi)容也是各不一樣的口：工程文件、財(cái)務(wù)文件 等等，若不及時(shí)分類處理則會(huì)給事業(yè)單位的文件管理帶來很大的困 難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文 件與紙質(zhì)文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時(shí)可以 參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來確定電子文件歸

4、檔范圍，并根據(jù)單位的 具體情況和電子文件的特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵 守相應(yīng)的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價(jià)值。一般情況 下，歸檔需要堅(jiān)持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到 系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前段控制；在電子文件的歸檔時(shí)保證文件信息保持不 變，保證文件信息的真實(shí)性；歸檔時(shí)保證電子文件沒有缺損，其相 關(guān)文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能 夠可讀。2 2 oaoa 電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀自新型的文件形式推廣運(yùn)用后，事業(yè)單位對 oaoa 電子文件的運(yùn)用 更為普及，也給事業(yè)單位內(nèi)部日常管理工作創(chuàng)造了有利的條件。而 為了讓 o oa a電子文件發(fā)揮更好的作用，

5、規(guī)劃管理人員必須要深入分 析這種電子文件使用存在的問題，及時(shí)改進(jìn)調(diào)整后讓電子文檔發(fā)揮出更大的功能作用。雖然各事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化水平不斷提高， 但在電子文件的歸檔管理方面還普遍存在著一些不足。目前我國 oaoa論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net電子文件歸檔管理工作存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：（1 1）缺乏對歸檔工作的認(rèn)識(shí)。雖然 oaoa 系統(tǒng)在各單位得到了普及應(yīng)用，但是很多單位缺乏對歸 檔管理工作的認(rèn)識(shí)。電子文件的制作直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)管理都比 較混亂，有的是職責(zé)沒有明確，個(gè)別檔案人員認(rèn)為歸檔工作應(yīng)該是 信息部門負(fù)責(zé)，因而不愿接受文秘人員

6、遞交的電子文件；有的是工 作人員缺乏重視，覺得沒必要?dú)w檔，或是沒必要重視歸檔管理，使 得電子文件歸檔工作不規(guī)范，導(dǎo)致文件丟失、損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。（2 2）檔案管理和 oaoa 系統(tǒng)不兼容。oaoa 系統(tǒng)僅僅是計(jì)算機(jī)軟件上的配置構(gòu)成，其必須要符合計(jì)算機(jī)硬 件設(shè)備的要求才能發(fā)揮操作性能。檔案管理和oaoa 系統(tǒng)的不兼容表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，硬件設(shè)備上，事業(yè)單位采用的計(jì)算機(jī)及其外 圍設(shè)備難以滿足 oaoa 系統(tǒng)運(yùn)行的要求，如：信息處理速度、主機(jī)運(yùn) 行速率等，這些都阻礙了 oaoa 系統(tǒng)的正常運(yùn)行；其次，軟件設(shè)備上， 還有很多單位的檔案管理系統(tǒng)不能夠與 oaoa 系統(tǒng)兼容，而且二者分 屬不同的部門正

7、常歸檔工作復(fù)雜化，而各類軟件安裝使用不到位也 阻礙了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。（3 3）缺乏健全的歸檔管理制度。良好的管理制度是事業(yè)單位日常經(jīng)營有序進(jìn)行的保證，也是事業(yè) 單位擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模的基本條件。對于 oaoa 系統(tǒng)及其相關(guān)文件的運(yùn)用， 事業(yè)單位要采取綜合性的歸檔管理制度，引導(dǎo)內(nèi)部職員開展歸檔管 理工作。雖然國家已經(jīng)頒布了相關(guān)的制度規(guī)范，但很多單位還是沒 有建立規(guī)范、完善的管理制度，也沒有先進(jìn)的管理方法，使得歸檔 管理工作比較混亂。難以控制的混亂局面使得檔案管理效率降低，這導(dǎo)致歸檔信息的完整性、論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net準(zhǔn)確性難以得到有

8、效的保障，而且影響 了電子文件的使用。（4 4）缺乏檔案工作的專業(yè)人才。人才是事業(yè)單位長期發(fā)展的推動(dòng)力，也是一項(xiàng)新經(jīng)營模式順利運(yùn) 行的后備力量。由于 oaoa 系統(tǒng)是事業(yè)單位檔案管理的新模式，原先 的管理人員很難適應(yīng)這種新管理方式的工作要求。這就要求事業(yè)單 位及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案人員要具備檔案知識(shí)、oaoa系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)。而從事業(yè)單位當(dāng)前的經(jīng)營狀況 看，事業(yè)單位在人才引進(jìn)工作上還存在不足，有很多檔案工作人員 都缺乏相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)，而我國不少高校的相關(guān)專業(yè)還缺乏實(shí)踐 性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得相關(guān)人員的實(shí)際工作能力不足。（5 5）歸檔信息的安全問題。信息安全是歸檔管理中必須

9、要考慮的問題，這是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò) 自身存在的漏洞容易造成信息資料受損、丟失、被盜，若信息安全 保證不了將給事業(yè)單位造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。經(jīng)營者過于考慮經(jīng)營 成本，在歸檔信息建設(shè)上的投資較少，不利于歸檔信息的安全運(yùn)行。隨著網(wǎng)絡(luò)開放性的不斷增強(qiáng)，歸檔信息也更容易受到攻擊和破壞； 信息系統(tǒng)容易受到某個(gè)硬件或軟件的問題而導(dǎo)致歸檔信息的丟失 或是損壞；由于電子文件自身的特性，出現(xiàn)人為疏忽或是被惡意的 修改、竊取也難以察覺和及時(shí)修正。3 3 加強(qiáng) oaoa 電子文件歸檔管理的措施鑒于 oaoa 系統(tǒng)下電子文件的諸多性能優(yōu)勢，事業(yè)單位必須要長期 堅(jiān)持論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netw

10、ww.qikanwang,net使用 oaoa 電子文件，不斷提升內(nèi)部辦公管理的效率。因而，針 對電子文件管理存在的諸多問題，搞好電子文件的歸檔管理工作成 為了事業(yè)單位經(jīng)營的一個(gè)重點(diǎn)。加強(qiáng) oaoa 文件管理，不僅需要單位 領(lǐng)導(dǎo)到基層工作人員的重視，還要做好檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)、檔 案安全管理等等工作。結(jié)合自身的工作經(jīng)營，筆者認(rèn)為歸檔管理要 做好以下幾點(diǎn)：（1 1）加強(qiáng)對歸檔工作的重視。電子文件作為新生事物，不僅有著便捷等種種優(yōu)勢，也由于其易 修改、易丟失等特點(diǎn)需要工作人員特別的加以重視。首先，各單位 的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到歸檔工作的重要性，只有妥善的做好電子 文件歸檔管理工作才能保證電子文件

11、的完整、準(zhǔn)確、安全，才能及 時(shí)、便捷的為單位的日常工作提供信息的支持；其次，各單位的檔 案工作人員要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，做好檔案工作不僅是檔案 人員的責(zé)任，更是為單位做貢獻(xiàn)的基本方式，是體現(xiàn)自身價(jià)值的根 本途徑。只有單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員真正認(rèn)識(shí)到歸檔工作的重 要性，才能在日常工作中有效的開展歸檔管理工作。（2 2）解決管理系統(tǒng)的兼容問題。oaoa 系統(tǒng)的兼容性問題是需要處理的重點(diǎn)，這關(guān)系著電子文件的使 用效率。事業(yè)單位在引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備或管理系統(tǒng)之后，要正確處理 好 oaoa 管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)之間的兼容性問題，避免文件使用沖突 引起文件受損。由于有些單位的兩個(gè)系統(tǒng)軟件不兼容，給電子文件

12、 歸檔工作帶來了很多麻煩。這需要各單位根據(jù)自身情況，積極尋找 二者的結(jié)合點(diǎn)，并使用統(tǒng)論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net一、規(guī)范的系統(tǒng)軟件，通過相關(guān)部門的配 合來實(shí)現(xiàn)二者的緊密連接，以提高歸檔管理工作的水平。（3 3）完善現(xiàn)有的歸檔管理制度。各單位需要根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身的情況完善歸檔管 理制度，進(jìn)一步明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要根據(jù)電子文件不同于紙質(zhì)文件的 特性來制定科學(xué)、可行的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括登記、命名、歸檔、鑒定、 收集、防護(hù)、安全等等標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的制定可以參考傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)， 更要注意標(biāo)準(zhǔn)的前瞻性。另外，標(biāo)準(zhǔn)的制定需要單位內(nèi)的檔案部門

13、和技術(shù)部門、使用部門等進(jìn)行協(xié)商，以保證標(biāo)準(zhǔn)能夠滿足電子文件 的制作、使用、歸檔管理、技術(shù)支持等方面都能夠滿足實(shí)際需要。（4 4）加強(qiáng)歸檔工作隊(duì)伍的建設(shè)。首先，因?yàn)闄n案人員要更為熟悉檔案工作，所以要建立以檔案人員為主的歸檔工作隊(duì)伍，并吸收一些責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)好并熱心檔案 工作的計(jì)算機(jī)、信息管理等方面人才，以保證歸檔工作的順利進(jìn)行； 其次，要提高檔案人員的素質(zhì)，檔案人員要在重視自身工作的基礎(chǔ) 上，積極學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的相關(guān)知識(shí)和技能，主動(dòng)的去學(xué)習(xí) 新的經(jīng)驗(yàn)和工作方法，檔案部門要根據(jù)實(shí)際情況積極開展培訓(xùn)工 作，鼓勵(lì)檔案人員不斷提高專業(yè)能力，幫助其盡快的熟悉、掌握 oaoa 系統(tǒng)，以切實(shí)做好歸檔工作

14、。（5 5）保證電子檔案的安全。首先，要做好日常歸檔管理工作，遵循按時(shí)歸檔、歸檔文件核對 鑒定等原則，積極采取有效的歸檔管理措施，防止出現(xiàn)電子文件錯(cuò) 亂或人為刪改等現(xiàn)象；其次，要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的實(shí)體安全， 每天對庫房溫論文發(fā)表專家一學(xué)朮友叢廚www.qikanwang,netwww.qikanwang,net濕度等環(huán)境因素進(jìn)行調(diào)控，保證系統(tǒng)設(shè)備的運(yùn)行安 全；再次，要保證系統(tǒng)軟件的安全，通過登錄權(quán)限等對人員操作進(jìn) 行限制，在計(jì)算機(jī)上安裝防火墻和殺毒軟件，并及時(shí)更新，不使用 外來的光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，以保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行；最后，要做好檔 案的備份工作，通過數(shù)據(jù)庫備份，并重視電子文件載體的質(zhì)量以提

15、高文件存儲(chǔ)的壽命等方式來保證文件的存儲(chǔ)安全。4 4 文件信息保護(hù)的安全技術(shù)（1 1）數(shù)據(jù)庫技術(shù)。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用是為了提前防范事業(yè)單位 網(wǎng)絡(luò)信息出現(xiàn)異常，如：被盜、丟失等，通過數(shù)據(jù)備份的方式將原 資料保存下來，以保證信息處于安全狀況。事業(yè)單位可以積極創(chuàng)建 數(shù)據(jù)備份中心，選擇優(yōu)越的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，遇到信息數(shù)據(jù)受損時(shí)可提前進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)充。（2 2）病毒防護(hù)技術(shù)。病毒是目前破壞事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的 最大病害，對于病毒問題的處理，事業(yè)單位要通過各種殺毒、防毒的方式加以處理，為信息系統(tǒng)營造穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。如：每臺(tái)pcpc機(jī)上安裝防病毒軟件客戶端，在服務(wù)器上安裝基于服務(wù)器的防病毒 軟件。（3 3）虛擬網(wǎng)技術(shù)

16、。對于網(wǎng)絡(luò)管理者來說，其掌握熟練的 vlanvlan 技術(shù)可為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行營造穩(wěn)定的環(huán)境，避免受到外界因素的干擾。如： 虛擬局域網(wǎng)技術(shù)下的廣播和單播流量都不會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)到其他vlanvlan 中，對于事業(yè)單位本身發(fā)揮著控制流量及廣播風(fēng)暴的效果，在方便信息 系統(tǒng)論文發(fā)表專家一管理的同時(shí)也維護(hù)了安全。（4 4）防火墻技術(shù)。這種技術(shù)能將信任網(wǎng)絡(luò)、非信任網(wǎng)絡(luò)相互隔 離開來，從而創(chuàng)建一個(gè)綜合性的安全檢查點(diǎn)，對一些異常信息流通 進(jìn)行過濾控制。如：防火墻中的強(qiáng)制實(shí)糟能進(jìn)行安全檢查，避免事 業(yè)單位信息遭到非法存取或攻擊，維持了各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的安全運(yùn) 行。（5 5）安全審核技術(shù)。對于系統(tǒng)上流通的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核，及 時(shí)攔截存在異常的數(shù)據(jù)信息，避免這類信息給網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成干擾。 如：審核技術(shù)中對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備日志、操作系統(tǒng)運(yùn)行日志、數(shù)據(jù)庫