1、    檔案管理電子化建設的探討    邱常宇【摘要】加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的自動化，是實現檔案工作現代化，提高檔案信息管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。【關鍵詞】檔案管理；電子化一、檔案信息電子化的作用在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在

2、信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：（1）檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。（2）檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。（3）檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。二、加強檔案管理電子化、信息化建設的對策1.思

3、想上高度重視檔案管理的電子化、信息化建設檔案管理工作是學校現代化建設的重要組成部分，中小學從上到下都要充分認識檔案工作對促進學校發展的重要作用，切實增強做好檔案管理電子化、信息化建設工作的使命感和責任感，學校領導要明確檔案工作是自己必須抓好的重要工作之一，讓檔案管理工作在電子化、信息的建設中，完整記錄好廣大師生的成績和真實足跡及學校的發展歷程，讓學校教職工都認識到檔案是學校的寶貴財富。2.加強領導，完善檔案管理電子化、信息化建設的網絡體系學校都要建立校長負責制的檔案建設與管理領導小組，一把手要親自掛帥，建立以校長、中層干部、年級組長、專職檔案管理員為網絡的檔案管理電子化、信息化建設領導小組，明

4、確責任，常抓不懈，定期進行總結檢查，及時把學校發生的大事記、取得的成績、各類師生信息情況進行分類匯總整理，按類輸入微機進行電子化儲存，能作為公共資源公開查詢的教學檔案，可放進學校內網作為信息資源使用。3.健全制度，規范管理檔案管理工作涉及面廣，工作瑣碎繁雜，涉及互每位教職工的職評、升級及評優評先等，如果沒有統一的規章制度制約，就會無章可循無法管理。為此學校要建立健全學校的檔案管理制度，對檔案的接收，傳遞、查閱、保管要作出明確的規定，同時要做好檔案的保密工作，堅決杜絕檔案泄密及隨意修改現象的發生。對違反檔案管理制度的人員要嚴肅處罰，對在檔案建設上作出貢獻的管理人員要給予獎勵。4.加強業務能力培養

5、，提高管理人員的電子化、信息化的技術水平檔案管理電子化、信息化建設水平的高低，關鍵在檔案管理人員的業務素質。平時除了加強對檔案管理人員進行愛崗敬業方面的思想教育和職業道德教育外，更要加強對檔案員的業務培訓和進修，讓檔案員定期去縣級以上檔案館接受頂崗業務培訓或送進大學進行短期業務培訓。上級檔案管理部門開展的檔案管理員上崗培訓班，是檔案員接受繼續教育的好機會，一定要珍惜學習的機會，做好“充電”工作。檔案員平時自學電腦應用及檔案管理知識，也是提高檔案管理現代水平的重要手段。5.增強服務意識，提高檔案的創新管理水平加強檔案電子化、信息化管理的目的，也是為了與時俱進，適應時代發展的需要更好的為教育教學服

6、務，為學生的德育教育服務，為教職工服務。檔案管理人員在增強服務意識的前提下，要不斷鉆研業務，提高創新能力，發掘檔案資源的信息功能和價值，做好校領導的參謀，及時為學校發展提供有價值的信息資源。力爭使中小學檔案建設管理工作跨上新臺階，把學檔案室建設成為學校現代化的信息資源中心。三、檔案管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢目前，所有的檔案管理全部是實行無紙化的辦公，這樣就促使檔案的生成方式發生了非常大的變化，例如：文件的起草、簽發、歸檔等、過程都可以在計算機和通訊的線路中進行，也就是說，電子檔案信息存儲密度高與計算機聯機能力強，影像還原效果好，便于大量復制拷貝，節省存貯空間，利用率極大提高。因此

7、我們應利用現代的科技手段，加大對檔案資料的收藏力度，延長檔案資料的壽命，利用現代暢通的網絡技術，實現檔案信息資源共享，因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。四、檔案管理工作的發展路徑一方面必須做好歸檔電子檔案文件的技術處理，實行電子文件的管理目標，也就是說新型材料的歸檔是勢在必行的，同時也就對檔案的管理人員提出了更高的要求，就是必須要深入現行的工作領域來，并對產生大量電子文件的接受、存儲、進行學習，要學會保護原始的電子文件，了解相關重新組合的來龍去脈，另一方面解決好電子檔案文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。因此，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。結束語：總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案