1、照片檔案管理規范一、修訂的時間中華人民共和國國家標準照片檔案管理規范于2002年12月4日發布，2003年5月1日起實施。GB/T118212002代替GB/T118211989二、范圍本標準規定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求，整理程序和保管條件。本標準適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。三、照片檔案的收集概念1、定義：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。2、傳統照片檔案的載體是感光材料。感光材料是攝影中所使用的膠片、膠卷和相紙等材料的總稱。3、傳統照片利用攝影的方法記錄影像信息。4、傳統照片檔案是有價值的歷史記錄。照片檔

2、案同其他門類的檔案一樣，原始記錄性也是它的主要特點和根本屬性。照片檔案的種類1、從成像原理與載體上區分傳統照片檔案和數碼照片檔案。2、從形成上區分原版照片檔案原版照片：就是用傳統相機或數碼相機拍攝面成的未經任何修改的原始照片。原版照片中原始的歷史記錄，是特定形成者在當時當地直接拍攝形成的照片，不是事后復制的照片。原版照片檔案是伴隨著社會活動的開展而同步形成的，其圖像真實記錄了某個單位或個人特定活動的場景。因而原版照片檔案具有更強的原始性和記錄性。復制照片檔案復制照片又稱翻版照片，是對原版照片進行了重新印制、翻拍，或在修復的基礎上進行翻拍而形成的照片。復制照片一方面是由于原版照片只有一份，為了便

3、于對照片檔案的多方面的利用，實現照片圖像信息資源的共享；另一方面也是為了更好地保護原版照片，特別是隨著時間的流逝，許多原版照片開始發黃、褪色、損毀甚至面目全非，為了保護這些珍品、孤品，延長它們的使用壽命，需要對原版照片進行復制。3、從形式上區分記錄照片檔案：是以真實記錄歷史為目的，是為形象地記載和反映國家機關、社會組織和個人的工作、生活的歷史真實面貌而拍攝的社會或個人活動的整個發展過程中的某些重要場面。記錄照片以強調時間概念為主，以反映人物事事件為中心，力求及時、準確、真實、生動、一目了然。記錄照片是內容決定形式，必須紀實，力戒虛構。記錄照片檔案按其內容及形成領域，可以分為公務照片檔案和科技照

4、片檔案。公務照片檔案是國家機關和社會組織在公務活動中所產生的照片檔案，科技照片檔案是記錄和反映自然界中某種現象和某個過程的照片。藝術照片檔案：是從不同角度、不同方面去表現人們豐富多彩的生活，借物借景抒情，激發人們對美好生活的熱愛，具有積極的宣傳功效。藝術照片包括人像照片、風景照片、花卉照片、動物照片以及歷史人物照片等。收集范圍1、黨和國家領導人，國家各部委、自治區領導及區級機關領導在伊犁州直的重要公務活動；2、本地區主要領導參加的重要公務活動；3、本單位的主要職能活動；4、各級黨委、人大、政府、政協、紀委召開的重要會議； 5、自治州范圍內重大的政治、經濟、科學、文化、教育、體育、民族、宗教等活

5、動;6、重點建設項目和重大科學技術研究項目;7、各界知名人士、專家學者和模范人物在本地區的重大活動;8、重要涉外活動;9、重大事件、重大事故及自然災害;10、城市建設過程中市容市貌發生的變化（如：建筑物拆建，街道、道路改建等）；11、我州改革開放和現代化建設取得的重大進展、重要成就及成果;12、歷史文物、名勝古跡、風土人情、旅游勝地、名優產品和土特產品；13、其他具有保存價值的照片。收集要求1、對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據為己有。2、對存有真偽疑義的照片應采取必要措施進行鑒定。3、對反映同一內容的若干張照片，應選擇

6、其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。4、底片、照片、說明應齊全。5、底片與照片影像應一致。6、對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。7、照片檔案的移交和征集應符合有關標準的要求。收集時間1、對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一般不應跨年度。2、依照中華人民共和國檔案法實施辦法的規定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下，經同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。3、檔案館應按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。四、照片檔案的整理照片按成像原理的不

7、同，可分為感光成像照片與數碼照片。感光成像的照片種類很多，主要以常規照片檔案為主。傳統照片檔案一般包括底片、紙質照片和說明三部份。整理原則。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。1、要保持同一類、同一組照片間的聯系，把相同或相近的照片組為一卷，把不同的照片分開；2、要保持照片與其他文字材料的聯系，主要是通過參見號說明，保持照片與其反映的會議、活動、自然景觀、舞臺藝術、工程項目、設備儀器等文書、科技、專業文件材料的有機聯系。照片檔案的底片、照片應分開存放。底片的整理。1、底片的編號底片號是固定和反映底片在全宗內排列順序的一組字符代碼。在同一全宗內排列

8、（不同全宗的照片檔案不能放一起）。編號：全宗號保管期限代碼張號。代碼：為“1、2、3”或“Y、C、D”；張號：同一全宗、同一保管期限內排大流水。底片的入冊。將底片裝入底片冊。底片裝袋。底片應放入底片袋內保管，一張一袋。在底片袋的右上方應標明底片號。對翻拍底片（根據照片翻拍的底片），應在底片袋的左上方標明“F”字樣；對拷貝底片（根據底片復制的底片），應在底片袋的左上方標明“K”字樣。底片袋上裝冊。底片冊由若干芯頁和封面、封底組成。一般的底片應按底片號順序將裝有底片的底片袋依次插入底片冊。對大幅底片，應在郛劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的底片袋或底片盒中，按底片號順序排列。若同一活動中形

9、成的底片有常規底片和部分大幅底片，應將大底片編號所在的芯頁上相應的位置空出，注明“大幅底片”及其編號，并將大幅底片另盒或袋存放。冊內備考表的填寫 （附表A）底片冊的編目（附表B）底片是同一保管期限下編大流水號。例：永久底片冊的第1冊起止張號為130，第2冊應從31號開始。底片冊冊脊 全宗號保管期限起止張號冊號底片冊的排列、編號及上架底片冊一經上架，一般不要經常取出來看，因為底片見光（包括可見光）后減少底片的壽命。常規照片（紙質照片）的整理常規照片及數碼照片沖洗成的紙質照片均按以下方法整理。1、分類：保管期限年度問題。跨年度同一問題且不可分的照片，可采用保管期限問題年度分類。2、排列。分類方案的

10、最低一級類目內，按“問題時間”、“問題重要程度”等方法進行排列，即照片分類后，先將同一問題的照片集中，再按時間先后順序或照片的重要程度排列。入冊時考慮保密照片的排列，便于提供利用。3、編號：全宗號保管期限代碼冊號張號。在冊內編小流水號。全宗號保管期限代碼張號。與底片號的編法相同。4、入冊。對于照片冊放置不下的大幅照片，一般不應將照片卷起，而應平放，或者可將大幅照片放入專用的檔案袋或檔案盒中，按順序排列。5、單張照片的填寫照片必須填寫文字說明，否則不利于利用。注意主要人物在題名中交待位置每張照片應填寫參見號。紅頭文件、大事記、信息（簡報）均可作為照片對應的文字載體。時間用8位阿拉伯數字表示。如：

11、20090130文字說明為題名中未及內容的補充或表述其他需要說明的事項。密級在照片周圍空白處標明。大幅照片的說明。另紙書寫，與照片一同保存。7、組合照片說明的填寫有組合照片說明的，單張照片說明從簡。說明的內容。組聯符號的標示。組合照片說明的位置。8、冊內備考表9、照片冊的封面編目10、照片冊的冊脊照片冊冊脊全宗號保管期限冊號起止張號11、照片冊的排列、編號、上架照片一經排列上架后，不要經常取出來看，因為照片見光（包括可見光）后會減少照片壽命。12、照片檔案目錄的編制1、目錄種類。照片檔案目錄包括冊內目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影目錄等。基本目錄必須編制，其余為選擇性目錄。冊內目錄應該

12、編制。照片檔案基本目錄照片號題名時間攝影者底片號備注芯頁格式題名：國家檔案局副局長來我局調研照片號：128Y128底片號： 128Y168參見號：文書檔案永久20078時間：20070923 攝影者：XXX文字說明： 2007年9月23日， 國家檔案局副局長XXX（右一）在伊犁州黨委書記XXX（左一）陪同下來我局調研文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。事由：照片影像所反映事件，事物的情由；時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；地點：被攝物所在的具體地點；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝單位和拍攝

13、人。對于科學技術方面的照片檔案，還要注明工程項目、科研課題、設備、產品名稱及主要特點等。冊內照片目錄照片號題名時間頁號底片號備注數碼照片檔案一、數碼照片檔案的概念定義：數碼照片是用掃描儀掃描或數碼相機直接拍攝獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在網絡上傳送的靜態圖像文件。概念：1、數碼照片檔案是一定的單位或個人在其特定的社會活動中直接形成的。2、數碼照片檔案的載體是磁帶、磁盤、光盤等。3、數碼照片檔案是通過掃描儀或數碼相機拍攝而獲得的數字影像，且依賴計算機系統閱讀、處理，并可在網絡上傳送。4、數碼照片檔案是有價值的歷史記錄。二、數碼照片檔案的特點優點數

14、碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢。除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優點外，還有以下特點：1、存儲久，質量不變。數碼照片只要存到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不退色，不變形。2、連接快，應用廣泛。數碼照片可以在自己的數碼相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外聯設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相鏈接，通過網上發布，從而大大擴展了應用范圍。傳統照片與數碼照片可以互相轉換。傳統照片經掃描等可轉成數碼照片，方便管理和利用。對丟失底片的傳統照片，建議以掃描方式數字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原照片信息。數

15、碼照片可以沖印成紙質照片，也可以生成底片。由于數碼照片在拍攝、掃描和轉移過程中都要借助機器設備，并記錄或暫存在相應的載體上，因此，其存儲的載體形式是多種多樣的，如數碼相機的儲存卡、記憶卡、記憶棒；電腦硬盤；U盤（閃存盤）；移動硬盤、數碼伴侶；軟盤；MP3、MP4；光盤等。考慮到耐久性和安全性，作為照片檔案保存的載體形式一般選擇光盤，其他載體形式只能臨時性使用。缺點由于數碼產品的特性，數碼照片往往存在以下幾個方面的缺點：1、是對軟、硬件的依賴性；2、是信息的易改性；3、是缺乏數據標準，導致數據不能兼容共享，影響進一步的開發利用和移交進館工作；4、是數碼檔案信息與載體的可分離性。三、數碼照片檔案的

16、收集與歸檔1、數碼照片檔案的收集范圍和密級的確定按照照片檔案管理規定（GB/和11821-2002）執行。2、數碼照片檔案的保管期限按照照片的價值劃定，分為永久、長期、短期。3、對數碼照片進行收集，按規范要求編寫文字說明，實時或定期歸檔。4、數碼照片歸檔時，應由形成部門和檔案部門共同進行真實、完整、可用方面的鑒定和檢測。數碼照片可以存儲到符合要求的脫機載體上進行移交，也可以在單位內網上在線移交。5、歸檔的數碼照片應是用數字照相機直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進行修改，為提高畫面質量、增強畫面效果的后期處理除外。經過添加、合成、挖補等修改的數碼照片不能作為檔案歸檔。6、對反映同一內容的若干

17、張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選照片應該能夠反映該項項活動的全貌，同時應主題鮮明、影像清晰、畫面完整。7、歸檔的數碼照片應為JPEG或TIFF格式。對于采用其它格式的數碼照片，收集時應保證分辨率不變和EXIF信息（可交換圖像文件）不丟失的前提下，將其轉換成JPEG或TIFF格式。8、歸檔的數碼照片應附加文字說明，文字說明應包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等要素。四、數碼照片的整理1、鑒定：沒有保存價值的或重復的數碼照片不得歸檔。歸檔的每一張數碼照片都要確定保管期限。2、分類。在同一全宗內，數碼照片按“保管期限形成年度組”分類。組是指有密切聯系的若干張數碼照

18、片的集合，例如一次會議、一項活動、一個項目、反映同一問題或鬲等形成的若干張數碼照片為一組。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。不同年度的數碼照片應分別整理。3、排列。同一組內的數碼照片檔案按形成時間或重要程度先后排列。4、編號。數碼照片文件采用“保管期限形成年度組號張號”格式命名。保管期限：分別用“01、02”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。年度：為四位阿拉伯數字。組號：在同一年度內的組從“1”開始順序編號，為X位阿拉伯數字，不足X位的在前補“0”。張號：同一組內數碼照片從“1”開始順序編號，為X位阿拉伯數字，不足X位的在前補“0”。例：2010年XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議

19、的數碼照片為2010年第一組照片，保管期限定為“永久”，存儲格式為JPEG，該組第一張照片的文件名應為：01-2010-001-001.jpg。數碼照片檔案應在計算機中建立層級文件夾進行分類存儲。一般應在計算機硬盤建立“數碼照片檔案”總文件夾；在總文件夾內按不同保管期限或不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾；在同一年度文件夾內再按不同組分別建立文件夾，并以該組組號加數碼照片主要內容或者事由命名組文件夾，組號與內容或者事由之間加空格。例： XX局的數碼照片檔案統一存放在檔案室計算機硬盤的非系統分區D盤，2010年XX局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為2010年第一組照

20、片，保管期限定為“永久”，該組照片應存放在以下計算機路徑下：D：數碼照片檔案永久201001XX工作會議五、編制數碼照片光盤目錄數碼照片光盤目錄應逐張光盤編制。數碼照片光盤目錄項目包括：全宗號、光盤號、題名、起止年月、張數、保管期限、備注（數碼照片光盤目錄格式見附件1）。全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。光盤號：在同一全宗同一保管期限內，按形成時間從“0001”開始編制流水號。題名：全宗名稱+年度+內容+數碼照片文件；起止年月：指光盤內數碼照片的最早拍攝年月和最晚拍攝年月，用12位阿拉伯數字表示，如“201001-201012”；張數：光盤內數碼照片文件數；保管期限：根據劃定情況填寫“永

21、久”、“長期”、 “短期”；備注：注釋需要補充和說明的情況。六、編制盤內數碼照片文件目錄盤內數碼照片文件目錄應逐張照片編制。盤內數碼照片文件目錄包括：全宗號、保管期限、光盤號、數碼照片號、題名、拍攝時間、拍攝者、備注（盤內數碼照片文件目錄格式見附件2）。全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限：根據劃定情況填寫“永久”、“長期”、 “短期”；光盤號：在同一全宗同一保管期限內，按形成時間從“0001”開始編制流水號。數碼照片號：是指在同一保管期限同一年度內數碼照片的排列序號，由“形成年度+流水號”構成。題名：簡明概括地反映數碼照片的具體內容，包括時間、地點、人物（要標明主要人物的具體位置

22、）、事由、背景等因素；拍攝時間：數碼照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示，如20100116；拍攝者：一般填寫個人，必要時可加填單位；備注：注釋需要補充和說明的情況。七、填寫數碼照片光盤封面光盤刻制后應裝入光盤專用包裝盒，并在光盤的包裝盒上加貼數碼照片光盤封面。封面內容包括：全宗號、保管期限、光盤號、全宗名稱、題名、形成時間、照片張數、制作時間、制作人、套別、審核人等。（光盤封面格式見附件3）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限：根據劃定情況填寫“永久”、“長期”、 “短期”；光盤號：在同一全宗同一保管期限內，按形成時間從“0001”開始編制流水號。全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱；題名：全宗名稱+年度+內容+數碼照片文件；起止年月：指光