1、    探析電子會計檔案管理中存在的問題及對策    ?韓萍摘 要：電子會計檔案是通過數(shù)字設(shè)備和環(huán)境形成，并使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱讀、處理、傳輸和存儲于磁帶、磁盤及光盤等設(shè)備的，有保存和利用價值的會計數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、讀取平臺等會計材料。我國新的會計檔案管理辦法中對電子會計檔案的法律地位及管理有了明確的要求及規(guī)定。本文將針對電子會計檔案的特征及存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，以及提出相對應(yīng)的對策。關(guān)鍵詞：電子會計檔案;檔案管理;風(fēng)險評估doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.115電子會計檔案主要包括電子賬單、電子賬簿、電子憑證

2、、會計軟件和操作程序，以及銀行對賬單和其他電子會計材料。電子會計檔案是歷史數(shù)據(jù)，是反映和記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。關(guān)于電子會計檔案的法律地位和管理，這在新的會計檔案管理辦法中得到了證實，并提出了明確的要求，指出了實際工作的方向。考慮到電子會計檔案的特點，本文積極討論如何管理電子會計檔案，以利于國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，是也目前檔案行業(yè)的急需討論的話題。1 電子會計檔案的管理特征1）管理對象載體的不耐久性。電子會計檔案的載體主要是磁光介質(zhì)。磁盤載體本身不是耐用的材料，不能永久存儲。在儲存和使用過程中，外部因素（如外部磁場、強(qiáng)摩擦沖擊、不適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取⒐廨椛洌┑挠绊憰?dǎo)致載體材料的內(nèi)部結(jié)構(gòu)（如剩磁丟失、

3、磁層霉變、底基老化）的變化，導(dǎo)致磁性材料的耐久性降低。目前，磁體的保質(zhì)期是5到10年。光盤載體的壽命主要取決于存儲在光盤上的信息的穩(wěn)定性和光盤的耐久性。由于環(huán)境條件，如空氣污染、不適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取⒆x取設(shè)備和不適當(dāng)?shù)氖褂茫獗P記錄層的材料會氧化，造成機(jī)械損壞等。磁盤盤基在存儲和使用過程中會退化和變形，導(dǎo)致磁盤信息將無法播放。目前，光盤載體檔案的保質(zhì)期通常為10-20年。2）電子會計檔案信息是數(shù)字化的，安全性要求高。電子會計檔案是由計算機(jī)會計系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)字信息的處理、存儲和使用在很大程度上取決于軟件和硬件的系統(tǒng)環(huán)境，電子會計數(shù)據(jù)很容易被破壞且修復(fù)比較困難。根據(jù)電子會計檔案的數(shù)字管理

4、特性，不同的財務(wù)軟件和不同的電子會計檔案分析電子會計檔案管理問題，并采取有效的管理措施確保電子會計檔案的安全和憑證的作用。3）高效的共享性。電子會計檔案信息數(shù)字化，其傳輸速度快，存檔過程便捷高效。通過對組織流程、業(yè)務(wù)活動、歸檔格式、管理流程、存儲計劃等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的集中管理及共享，不受時間和空間的限制，方便快捷地實現(xiàn)會計信息的訪問和使用;也可以促進(jìn)電子會計檔案的開發(fā)及挖掘，相關(guān)人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)對電子會計檔案信息進(jìn)行分析，建立決策數(shù)據(jù)模型和決策計劃，充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用。2 電子會計檔案管理存在的問題1）電子會計檔案收集不完整。電子會計檔案包括存儲在光磁介質(zhì)上的

5、計算機(jī)系統(tǒng)軟件、財務(wù)軟件和開發(fā)文件，以及其他機(jī)讀會計檔案。許多部門一般都實現(xiàn)了會計電算化，但尚未掌握電子會計檔案的歸檔范圍，只注意電子會計系統(tǒng)形成的電子會計數(shù)據(jù)的打印和保存，卻對電子會計文檔的關(guān)鍵性文件沒有及時的歸檔并保存，導(dǎo)致一些檔案信息收集保存不完整，企業(yè)電子會計檔案的完整性不能保證。2）電子會計檔案管理安全隱患多。電子會計檔案的存儲和使用離不開網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、存儲和信息系統(tǒng)，但是這些設(shè)備也有特定的安全風(fēng)險。電子會計檔案存儲介質(zhì)如果收到了保存環(huán)境（受潮、高溫、消磁、灰塵）的影響，就會影響會計信息的真實可靠性。如果網(wǎng)絡(luò)安全防范措施不到位，會計信息也會很容易到改動和泄露。當(dāng)前很多企業(yè)對于電子會計

6、檔案的安全管理意識都不強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)安全管理的技術(shù)水平也低，大多電子會計檔案的安全保密性系統(tǒng)都未建立好。3）電子會計檔案管理人員素質(zhì)低，缺乏指導(dǎo)與培訓(xùn)。要做好電子會計檔案管理的先決條件：檔案管理人員必須具備管理檔案的專業(yè)知識和技能，另一方面，他們還必須有軟件和硬件維護(hù)的技能，來支持財務(wù)和審計管理、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理和電算化會計工作。傳統(tǒng)的檔案存儲對管理員的計算機(jī)操作和維護(hù)級別要求不高，因此管理員的計算機(jī)操作和應(yīng)用程序維護(hù)功能不強(qiáng)，電子會計檔案的安全存儲難以滿足要求。目前，電子會計檔案存儲和管理方面的專業(yè)人士很少，而且缺少合格的管理人員。因此，很難保證電子檔案的完整性和完整性。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管

7、理工作意識性不強(qiáng)，沒有定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，隨著時代的變化，電子會計檔案管理人員不能滿足時代的變化要求。3 加強(qiáng)電子會計檔案管理的對策1）強(qiáng)化電子會計檔案的前端控制和全程管理，確保收集齊全。電子會計檔案主要包括主計算機(jī)硬盤上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以及獨(dú)立存儲的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、會計程序和其他電子記錄檔案。為了確保電子檔案的完整和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)電子檔案的外部控制。電子賬戶的來源和軟件系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)階段必須包含在電子檔案管理的目標(biāo)和要求中。明確收集和記錄有關(guān)電子會計檔案的責(zé)任范圍，并在整個過程中記錄電子會計檔案的形成、存儲和使用，以便在整個生命周期中嚴(yán)格控制電子會計檔案。2）加強(qiáng)電子會計檔案風(fēng)險評估，建立安全機(jī)

8、制。首先需要充分認(rèn)識到電子會計檔案的真實、完整性是質(zhì)量的安全標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化電子會計檔案管理的安全意識，始終把安全放在第一位。根據(jù)電子會計檔案管理的適當(dāng)特征，提高工作人員的安全意識，定期組織培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的檔案管理技能，全面提高工作人員的信息安全能力。第二，必須定期評估電子會計檔案信息安全風(fēng)險。電子記錄檔案的創(chuàng)建、傳播和保存是有風(fēng)險的，因此，從保護(hù)和電子記錄檔案的成本和價值來看，必須明確安全防護(hù)對象，利用安全風(fēng)險評估研究電子記錄檔案中的潛在問題，并確定保護(hù)、預(yù)防和監(jiān)測風(fēng)險所需的安全水平。最后，需要建立相關(guān)的電子會計檔案安全保障機(jī)制。在載體安全方面：選擇具有優(yōu)良品質(zhì)和高可靠性的載波，嚴(yán)格控制載波存儲的

9、環(huán)境條件，異地備份;對于硬件實體的方面：多機(jī)備份，磁盤鏡像，雙路專線供電，控制機(jī)房溫濕度等;針對網(wǎng)絡(luò)安全方面：加強(qiáng)訪問控制，包括使用反病毒軟件防止病毒，使用外部備份策略來管理數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，建立完善和強(qiáng)大的安全管理系統(tǒng)。3）加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，使得會計檔案人員跟上管理要求。首先，所有部門都必須加強(qiáng)內(nèi)部教育和培訓(xùn)。通過講座、在線學(xué)習(xí)等方式，加強(qiáng)計算機(jī)培訓(xùn)、會計軟件操作、信息安全技術(shù)和其他文件管理人員的知識和技能，將這一技能培訓(xùn)作為部門的一項基本任務(wù)，并對檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和提升。通過這種方式，可以從根本上實現(xiàn)電子會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。其次，配備專業(yè)電子會計檔案管理人員，不僅需要掌握基本理論、基本方法和處理檔案、會計和計算機(jī)信息技術(shù)，還需要注意根據(jù)電子會計檔案的特征采取措施和管理信息安全技術(shù)，特別是根據(jù)不同條件下的存儲介質(zhì)，定期檢查、分析會計電算化文件的存儲狀態(tài)，定期對會計電算化數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移、備份等工作。最后，建立適當(dāng)?shù)膭恿芾頇C(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格和定期的審查，明確晉升的條件，確保電子會計文件管理的效率和質(zhì)量。4 結(jié)論大數(shù)據(jù)時代的到來，對大型企業(yè)的發(fā)展和會計檔案的管理提出了更高的要求。為了更好地提高財務(wù)管理效率的大型企業(yè)，有必要充分認(rèn)識當(dāng)今時代的特點，與時俱進(jìn)，并實施電子會計檔案管理模式，以