1、第1 章 Excel2003 基礎知識目前，隨著社會經濟的發展，企業的經濟環境也在不斷地發生變化，因此，各個企業對 會計的職能要求， 已從單純的核算型發展成為能充分利用財務信息準確地分析現狀和預測未 來的管理型。 為了提高企業的財務管理工作效率， 每個財務管理人員都應該掌握計算機軟件 工具，對財務會計信息進行進一步的定量分析。Microsoft Excel 2003 是美國微軟公司開發的一個功能強大、 技術先進、 使用方便的表格 式數據綜合管理與分析系統，是財會管理人員公認的強有力的數據管理與分析軟件工具。 Excel 2003 憑借其自身豐富的計算工具、精密分析工具以及靈活多樣的表達形式，

2、使企業財 務管理更加容易， 而且財務管理人員能夠根據企業多變的經濟環境， 建立各種管理分析模型， 高效、準確地進行財務管理分析工作。本章主要介紹 Excel 2003( 以下簡稱 Excel)的一些基本知識， 包括它的財務功能、 工作界 面、基本元素、常用工具及獲取幫助的一些方法等。通過本章的學習，讀者可以在短時間內 掌握 Excel 的一些基本知識，為以后的學習打下基礎。本章重點與難點：(1) Excel 的財務功能(2) 了解 Excel 的工作界面(3) 快捷菜單與對話框(4) Excel 的基本元素(5) Excel 中的工具(6) Excel 的向導和幫助1.1 Excel 的財務功

3、能Excel 作為一款優秀的電子表格軟件工具，除具有強大的表格數據計算與分析功能外， 還可以把表格中的數據用各種統計圖形象地表示出來。利用 Excel 來進行財務數據處理， 可 使得數據的收集、 處理和分析更為科學、 便捷， 同時更有利于管理理論和管理實踐的緊密結 合，使企業的管理水平日益提高。1.1.1 為什么要學習財務管理軟件財務管理軟件的主要功能是利用計算機來管理公司、企業財務中的資料， 它是將計算機技術和財務管理理論相結合，為財務中的定量分析提供一些技術支持的方法和技術。目前， 我國企業解決會計核算問題一般都是利用電算化軟件進行的。 然而利用電算化軟件解決會計 核算問題時雖簡單、方便，

4、但有其一定的局限性。首先，由于企業的業務種類繁多，有時會 出現電算化軟件解決不了的問題； 其次， 由于電算化軟件的功能有限， 也使其不能滿足企業 管理的需要。 因此， 隨著計算機應用的不斷普及與深入和會計人員素質的不斷提高，會計人員應該掌握多種處理會計數據的工具， 而不應該僅僅局限于電算化軟件。 只有這樣在工作中 遇到問題時 ,思路才會廣，解決的辦法才會多，工作效率才會高。1. 信息時代發展的要求將計算機技術運用于財會管理， 推進財會管理的現代化， 是信息時代管理創新的重要內 容之一，而且將計算機技術運用于財務管理工作中也將是一個國家財務管理水平現代化的重 要標志。 現在西方許多先進國家的計算

5、機財務管理已經相當普及， 并在公司和企業財務管理 中明顯地帶來了經濟效益， 如同對整個企業的影響一樣， 信息技術也正在改變著財務主管這 一職業。在我國，已有越來越多的企業家、財務主管以及財務管理工作者意識到了：要使企 業的財務管理工作更加有成效， 財務管理人員除了應該具備現代財務管理的理論和方法， 還 必須掌握計算機軟件的使用， 特別是財務軟件， 并且能夠根據企業多變的經濟環境， 建立各 種分析和決策模型。 只有這樣， 財務管理人員才能有效地利用企業核算信息與外部信息， 提 高財務管理水平，為提高經濟效益服務。2. 財務管理發展的要求在以往，在進行財務分析時，多數都是利用手工計算財務指標，其計

6、算工作量較大。另 外，企業一般都是按照上級要求計算財務指標，企業很少自行設計，因而很難更全面、系統 地進行財務分析， 難以充分發揮本身的積極性和主動性， 不利于管理水平的提高。 而隨著計 算機技術和國際互聯網的不斷發展， 全球網絡計算機技術也被廣泛應用， 這就為企業擴大經 營規模提供了便利條件。 而隨著信息技術的發展， 財務管理也將向現代化發展， 這就要求財 務管理者必須加強計算機技術在財務管理中的應用知識， 以推動集管理、 預測、 分析工具為 一體的管理軟件的使用， 并使得先進的財務管理模型發揮實際作用， 同時要求財務管理者在 計算機環境中不斷開創適應社會發展要求的新分析、新預測、新決策方法

7、。1.1.2 Excel 的財務管理功能Excel 特別適合于處理財務管理中的大量數據信息，以及數字統計，而且能快速制定好 表格。總的說來， Excel 在財務管理中主要有以下一些功能特點。1. 強大的表格處理功能Excel 是一個以表格方式為主的處理數據的軟件，利用 Excel 的表格處理功能，用戶可 以非常簡便地對財務中的各種表格進行創建、編輯、訪問、檢索等。2. 豐富的函數在 Excel 中內置了大量的函數，涵蓋了統計、財務、 工程和數學等多個領域， 利用這些 函數可進行財務管理中的一些復雜的數學運算、 統計、 財務分析等， 而且表格中公式和函數 的利用可以確定一組單元格之間的邏輯關系，

8、可以根據數據之間的邏輯關系來進行數據跟 蹤，不但有利于對數據進行分解分析，而且還有利于發現數據異常的原因。3. 豐富的分析工具Excel 為財務的管理和分析提供了多種多樣的分析工具，可以幫助企業制定一些好的決 策。工作人員在將所有數據輸入到工作表、創建公式并設置了格式之后，可以使用 Excel 附 帶的高級分析工具來幫助對數據進行分析。 例如可以通過利用方案、 單變量求解或規劃求解 等工具來執行假設分析；可以 通過 數據透視表從各種數據源中提取數據，并將其組合新的 結果。4. 強大的繪圖功能利用 Excel 可以實現表、圖、文三者的完美結合，且其作圖過程也非常簡單，只需點擊 幾下鼠標即可完成。

9、在 Excel 中，系統提供了多種類型的圖表，用戶可以根據需要選擇柱形 圖、折線圖、 條形圖以及股價圖等， 也可以根據不常用的方式如氣泡圖或雷達圖來生成圖表。 將數據以圖表的形式呈現于管理者面前， 這種信息表達方式更為直觀， 有利于擴展管理者的 思維空間。5. 強大的宏功能Excel 可以利用宏來按自動方式執行一些日常任務，而且還可以按需要加入一些自定義 的操作和功能， 建立一個完整的財務管理應用程序。 在實現宏功能時， 可以通過記錄宏和編 輯宏兩種方式來實現宏功能。 利用錄制新宏功能可以記錄所有鼠標操作和鍵盤輸入內容， 并 可以通過按鍵或單擊工具欄中的自定義按鈕來激活宏。而編輯宏是使用 VB

10、A 開發系統來進 行編輯的，利用它可建立新宏或修改原有宏所對應記錄器創建的代碼。1.2 了解 Excel 的工作界面Excel 應用程序啟動后，在屏幕上即可顯示出其工作界面的主窗口，如圖 1-1 所示，它 主要包括標題欄、菜單欄、工具欄、任務窗格、編輯欄、滾動條、工作表標簽、狀態欄和分 割框等。工具欄編輯欄工作區任務窗格滾動條狀態欄分割框工作表標簽圖 1-1 Excel 的工作界面1.2.1 標題欄在窗口的最頂端是 Excel 的標題欄，在標題欄中顯示了應用程序名 Microsoft Excel ，以 及當前的工作簿名， 如 Microsoft Excel-Book1 ，其中 Book1 是當

11、前打開的工作簿文檔的名字。 該工作簿實際是一個獨立的窗口，由于工作簿窗口被最大化，所以將工作簿標題欄并入到Excel 的標題欄中。在標題欄的最右端包含了3 個按鈕，它們分別為“最小化”按鈕、“還原”按鈕 （或“最大化”按鈕 ）和“關閉”按鈕。如果單擊“最小化”按鈕，則可以將Excel 應用 程序窗口縮小成一個圖標顯示在任務欄中，當再次用鼠標單擊該圖標時可恢復為原來的大小；當窗口被最大化后，標題欄中的“還原”按鈕將取代標題欄中的“最大化”按鈕 單擊“還原”按鈕可以將窗口還原成最大化以前的窗口；單擊“關閉”按鈕，則可以關閉當 前窗口。在標題欄的最左端是一個控制菜單圖標 ，用鼠標單擊該圖標 （也可以

12、按快捷鍵 Alt+ 空 格 ） 會出現一個下拉菜單，如圖 1-2 所示。其中包括對窗口進行還原、最大化、最小化以及 關閉等的命令。圖 1-2 快捷菜單1.2.2 菜單欄在標題欄的下方是菜單欄，其中包含了文檔的控制菜單與 Excel 各功能菜單。 菜單欄中包括了各種菜單 （例如“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、 “工具”、“數據”、“窗口”和“幫助”等 ）。用鼠標單擊不同的菜單名則可顯示出一個 下拉菜單，如單擊菜單欄中的“插入”菜單，則可彈出如圖 1-3 所示的下拉菜單，用戶可以 從中選擇對應的操作命令。利用菜單中的各種命令，用戶可以完成 Excel 中所有的操作。從圖 1-3

13、所示的“插入”菜單中可以看到，有的菜單命令右側會有一個右三角箭頭，表 明此菜單命令后還有子菜單， 用戶只要將鼠標指針移到該命令上， 則自動打開其子菜單， 如 圖 1-4 所示的“名稱”子菜單；而有的菜單后面會有一些省略號，則表示執行此命令后會打 開一個對話框，如選擇“特殊符號”命令后，會打開“插入特殊符號”對話框，如圖 1-5 所示。圖 1-3 “插入”菜單欄圖 1-4 自動打開的子菜單圖 1-5 “插入特殊符號”對話框另外，在 Excel 的下拉菜單最底端有一個 按鈕，利用此按鈕用戶可以動態顯示 ExcelExcel 就會自動顯示出全部的的菜單命令。只要將鼠標指針移到該三角按鈕上，無須單擊，

14、菜單命令，如圖 1-6 所示。圖 1-6將光標移到三角按鈕處后菜單變為完整顯示出“插入”菜單項目當然， 如果習慣了每次打開菜單時都列出所有的菜單項，還可使用下列操作方法來進行設置：(1) 選擇“工具” |“自定義”命令，打開“自定義”對話框。(2) 在彈出的對話框中選擇“選項”選項卡，如圖 1-7 所示。(3) 選中“始終顯示整個菜單”復選框。(4) 單擊“關閉”按鈕。圖 1-7 “自定義”對話框提示：(1) 在選擇菜單命令時，用戶除可利用鼠標單擊來選擇外，還可以用鍵盤操作的方式 來選擇。用戶可以首先按下 Alt 鍵以激活菜單欄，然后鍵入菜單名后帶下劃線的字母激活Alt 鍵后，按下字母 E 可

15、激活此下拉菜單，再鍵入菜單命令名中帶下劃線的字母。如按下 “編輯”菜單，然后按下 L 鍵可執行“ 全選” 命令。(2) 用戶也可以使用快捷鍵來進行操作，在下拉菜單中的一些常用命令之后都列出了 一些組合鍵名，這是為這些命令定義的快捷鍵。例如， Ctrl+N 對應“ 新建” 命令， Ctrl +O 對應“ 打開” 命令，這些具有快捷鍵的命令都可以在進入 Excel 程序后隨時按下快捷鍵來 執行。1.2.3 工具欄Excel 將功能相近的圖標集中到一起形成了工具欄，它是一些按鈕的集合，位于菜單欄 的下方。 工具欄中的每個按鈕都對應于菜單中相關的命令。 單擊工具欄中的按鈕， 就可以執 行相應的命令，

16、因此使用工具欄可使操作更加簡便快捷， 而且圖標也便于記憶， 節省了許多 工作時間。Excel 的工具欄有多種，一般情況下在工作窗口中只顯示了“常用”和“格式”兩個工 具欄，其他不常用的工具欄被隱藏起來了。1. “常用”及“格式”工具欄默認情況下，啟動 Excel 程序后，會顯示出“常用”和“格式”兩個工具欄。由于它們 被并排放置在一行中， 在應用時有的工具按鈕被隱藏起來， 不便于使用， 此時用戶可通過以 下兩種方法來改變工具欄的位置： 選擇“工具” |“自定義”命令，在彈出的“自定義”對話框中選擇“選項”選項卡， 并選中“分兩排顯示常用'工具欄和格式'工具欄”復選框，然后單擊“

17、關閉” 按鈕，使“常用”工具欄和“格式”工具欄分兩排進行放置。 將鼠標移至工具欄的左側的拖動手柄 上，此時鼠標的形狀將變成雙十字箭頭 樣 式，按住鼠標左鍵并向下拖動到適當位置處釋放左鍵即可將工具欄進行移動。此時 如果將工具欄移動到了工作區中，則會顯示出工具欄的名稱，如圖 1-8 所示為拖動 工作區后的“常用”工具欄。圖 1-8 “常用”工具欄“常用”工具欄中包含了常用的命令按鈕， 利用這些按鈕用戶可以快速地完成各項工作， 如新建、打開、保存、打印工作表等。“格式” 工具欄中包含了一些可以快速改變文字外觀或改變文件編排的按鈕，如改變文本的字號、字形、字體樣式等。如圖 1-9 所示為移到工作區中的

18、“格式”工具欄樣式。2. 工具欄中按鈕的顯示與添加 用戶還可以根據需要在工作窗口中顯示出其他的工具欄，如圖表、繪圖和藝術字等，也 可以將不需要的工具欄隱藏起來。如果要顯示工具欄，用戶可選擇“視圖”|“工具欄”命令，打開“工具欄”子菜單，如圖 1-10 所示。然后根據需要在工具欄子菜單中選擇所需的 工具欄，則被選擇后顯示出來的工具欄前將出現“”符號。圖 1-10 “工具欄”子菜單另外，用戶還可以根據需要向工具欄中添加其他的命令按鈕，其操作方法如下：(1) 選擇“工具” |“自定義”命令。(2) 從彈出的“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，如圖 1-11 所示。(3) 在“類別”列表框中，選擇所

19、需要的命令類型。圖 1-11 “自定義”對話框中的“命令”窗口(4) 從“命令”列表框中選擇要添加到工具欄中的按鈕，此時出現一個虛線框，表示為 選中狀態。然后按住鼠標左鍵并將其拖動到工具欄中的某個位置，然后釋放鼠標左鍵即可。 如圖 1-12 所示。圖 1-12 向工具欄中添加其他命令按鈕(5) 單擊“關閉”按鈕，關閉“自定義”對話框。提示：如果不再需要某個工具欄， 用戶可以將其隱藏起來， 要隱藏某個工具欄， 只要單擊 “ 工1.2.4 編輯欄編輯欄是進行輸入和編輯單元格數據的地方，它位于“格式”工具欄的下面。用戶向單 元格中輸入或編輯數據時， 可首先單擊該單元格， 然后輸入或編輯的數據， 此時

20、在編輯欄中 也將顯示出所輸入或編輯的數據，按 Enter 鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕 ，輸入或編 輯的數據便插入到當前的單元格中。 另外在完成數據的輸入之前， 如果要取消對數據的輸入， 可單擊編輯欄中的“取消”按鈕或按 Esc 鍵。在編輯欄的左側是名稱框， 用來定義當前單元格或單元格區域的名字， 或者根據名字查 找單元格或區域。如果沒有定義名字，則在名稱框中顯示活動單元格的地址名稱。如在圖 1-13 中，當在單元格 A2 輸入“飛鷹公司”文本時，則在編輯欄中同時可顯示出所輸入數據 的內容，并在名稱框中顯示出活動單元格A2 。提示：當在單元格中鍵入內容時，除了可在單元格中顯示內容外，還在編輯

21、欄右側的編輯區中顯示。 當單元格的寬度不夠而不能顯示單元格的全部內容時， 則可在編輯區中進行編輯。另外， 當把鼠標指針移到編輯區中時， 在需要編輯的地方單擊鼠標， 選擇此處作為插入點，可以插入新的內容或者刪除字符。1.2.5 狀態欄狀態欄是用來顯示當前工作區的狀態，它位于工作窗口的最下端，在大多數情況下， 狀態欄只顯示“就緒”，表明工作表正準備接受新的信息，如在單元格中輸入數據時，狀態 欄顯示為“輸入”狀態。Excel 在默認狀態下顯示狀態欄，如果用戶要隱藏狀態欄，可取消選擇“視圖”|“狀態欄”命令。1.2.6 工作表標簽標簽位于工作簿窗口的底部， 如圖 1-14 所示。 系統在默認狀態下其名稱分別為Sheet1、Sheet2 等，它主要用來標識不同的工作表。圖 1-14 工作表標簽1.2.7 分割框分割框包括兩種， 一種是水平窗口分割框， 另一種是垂直分割框， 用戶可以利用這兩種 分割框來查看一張龐大的工作表。1. 水平分割框將鼠標移動到垂直滾動條的頂部， 當鼠標指針變為 形狀時， 拖動水平分割框到工作表 中的任一行， 則可將表格分為上下兩部分。 同時滾動條也分為上下兩個， 每部分表格中具有 一個滾動條，可以保持在上半部不動的情況下滾動下半