1、;.用戶名稱：美容院秘級：解決方案，僅限內部以及客戶使用項 目 名 稱名稱： 美容院客戶資源管理系統Name： BEAUTY CRM需求規格說明書 文檔編號：JY-XQ-2003-09項目名稱：BEAUTY CRM編 寫：Ken編寫日期：2003-09-30審 核：王德廣審核日期：2003-10-18大連建園軟件系統有限公司文檔修訂記錄序 號修改時間修 改 人審 核 人備 注12003-09-30Ken新建文檔234567891011121314151617181920目 錄第一章 系統概述第一節 系統設計目標第二節 系統設計原則第二章 開發平臺與運行環境第一節 開發平臺第二節 運行環境第三章

2、 產品總體介紹第一節界面風格介紹第二節具體功能清單第四章 業務功能介紹第一節 系統設置第二節 顧客管理第三節 員工管理第四節 產品管理第五節 財務管理第六節 基本設置第七節 幫助信息第五章 系統實施步驟第六章 工程報價第七章 其它說明第一章 系統概述第一節 系統設計目標系統設計目標分為總體設計目標和技術設計目標，說明如下：總體設計目標：l 將XX美容院（以下簡稱美容院）的客戶資源管理（以下簡稱CRM）工作實現計算機網絡管理，從而大幅度提高工作效率，提高實施管理的準確性、科學性。l 使擔負管理的工作人員從繁雜的手工勞作中解脫出來，有更多的精力從事深層次的工作。技術設計目標：l 信息全面，計算、統

3、計方式靈活，使系統可以很好地滿足收管理的各種業務需求。l 系統操作界面友好、操作直觀方便。l 具有功能強大的信息查詢、統計總覽以及報表自定義功能。l 對各類數據進行匯總、分析，輔助決策。第二節 系統設計原則本系統設計原則如下：集成性充分考慮到企業目前的業務需求和今后較長時間內業務發展的需要，系統應能方便地升級，通過采用先進的技術來保證系統的開放性和很強的集成功能，為更多的應用系統提供標準化的接口，達到與將來所需系統的無縫集成。擴展性在系統設計采用的語言和技術選擇上充分考慮了將來系統的擴展能力，提供預留的、可方便再開發的接口設計，以便將來系統能與其它網絡規劃中的應用系統集成。高可靠性選擇高可靠性

4、系統，不僅在一般情況下能正常運行，而且要求系統在超負荷情況下仍能保證正常運行。保證所有數據的一致性及可靠性。高安全性系統有安全管理，可防止無關人員存取或破壞信息。為此系統提供嚴密的保護：數據庫提供的權限保護，對于訪問數據庫的用戶，首先通過人員代碼和口令確認人員所屬部門及人員的職責所擁有的權限，根據人員的權限對相應的數據進行操作，與其無關的部分，就禁止此人員訪問或禁止修改只能查看。系統對所有的添加，修改，刪除均有詳細記錄，以明確責任，防止非系統人員的非法操作。此外，系統的日志管理自動記錄所有用戶在本系統中的操作，對于錯誤的操作可追加責任到個人。而且自動數據備份和故障排除后的數據恢復功能使所有的業

5、務數據更加安全可靠。易使用性采用Windows 95/98/2000作為統一的客戶端操作系統，創造性的友好界面設計，操作簡單、方便，無需多少培訓即可熟練使用。第二章 開發平臺及運行環境第一節 開發平臺本系統體系結構主要為內部收銀管理系統。采用目前世界上流行的C/S工作方式。l 前端開發工具Delphi、VB或者是PBl 后臺數據庫：根據用戶的實際應用選擇MS SQL Server 7，2000等大型數據庫第二節 運行環境本系統的硬件和軟件要求如下l 硬件平臺：PC-586以上微機，64兆以上內存，其中打印機和IC卡讀卡器為任選件。l 軟件平臺：1. 服務器端: Windows NT Serve

6、r 4.0或者Windows2000 Server 2. 后臺數據庫: 根據用戶的實際應用選擇MS SQL Server等大型數據庫3. 客戶端:Windows 95/98/2000,Windows NT第三章 產品總體介紹第一節 界面風格介紹本工資管理軟件系統在一定程度上沿用了Microsoft公司產品風格，并準備導入了當前應用軟件流行操作窗口：導航條。從而形成個性的操作界面，使操作人員經過簡單的培訓就可以靈活的使用本系統。第二節 具體功能清單1系統設置：l 用戶修改口令。l 用戶重新登錄。l 人員權限管理。l 上機日志查詢。l 數據庫的初始化工作。2顧客管理：l 顧客資料登記l 顧客資料查

7、詢l 顧客皮膚檢測l 護理前后膚質比較l 美容院對顧客提出護理建議l 顧客皮膚狀況分析l 顧客會員卡(IC卡)管理l 顧客包月卡消費管理l 顧客護理設計l 顧客護理進度管理l 顧客預約管理l 顧客紀念日生日提醒l 顧客護理排行榜l 顧客護理記錄查詢l 顧客購買產品排行榜l 顧客購買產品查詢3員工管理：l 登記員工檔案l 員工基本工資設置l 員工工資項目設置l 員工護理提成設置l 銷售產品提成設置l 賣卡提成設置l 員工工資表生成l 員工工資統計l 打印工資條l 員工護理排行榜l 員工護理業績統計l 員工銷售產品排行榜l 員工銷售產品業績統計l 員工賣卡排行榜l 員工賣卡業績統計l 員工考勤管理

8、l 員工排班管理l 員工調班管理l 員工被指名次數排行榜4產品管理：l 添加產品資料l 產品入庫-進貨單l 進貨訂單l 進貨退貨單l 進貨管理l 產品銷售銷售單l 銷售退貨單l 銷售訂單l 銷售管理l 領用出庫單l 產品贈送登記單l 缺貨報警l 滯銷產品報警l 損壞產品登記報損單l 多出來的產品報溢單l 庫存管理l 每月銷售情況分析l 每月銷售情況分析l 產品銷售排行榜l 產品銷售統計l 產品銷售利潤表l 產品展示改單。5財務管理：l 前臺收銀系統l 收款單l 其他收入單l 支出單l 其他支出單l 日報表l 月報表l 任一時間段的經營報表l 顧客欠款查詢l 銷售單統計l 進貨單統計l 護理單統

9、計l 報損單統計l 報溢單統計l 自用出庫單統計6基本設置：l 常用參數及基本資料設置。l 分類項目代碼（服務類代碼、信用卡類代碼、優惠卡類代碼等）l 服務項目及定價。l 顧問服務項目設定（顧問設定，服務項目設定等）。l 固定資源設定（按摩床椅設定，其他美容設備等）。7幫助信息：幫助內容，關于。顯示區功能提示系統菜單工具條第四章 業務功能介紹第一節 系統設置系統管理主要分為用戶修改口令；用戶重新登錄；人員權限管理；上機日志查詢；數據庫初始化工作。l 用戶修改口令：功能：為了保障系統的安全性，以及數據的完整性。為每一個可以操作此系統的用戶分配了一個密碼。用戶可以通過此模塊定期的修改自己的口令。如

10、圖：l 用戶重新登錄：用戶重新登錄是用戶使用完本系統后退出，或者是在不重新啟動本系統的情況下，在次進入本系統的方法。其操作流程和最初的用戶登錄完全一樣。l 人員權限管理：在窗口中可以添加、刪除操作本系統的用戶，也可以修改用戶的權限。點擊權限管理菜單，給不同的用戶分配權限。限制其使用特定的功能。l 上機日志查詢：本系統對每個用戶的操作都有記錄，用戶可以清晰的了解各個操作者所進行的操作。本系統還可以按照上機日期、時間、用戶名稱和所進行的操作進行分類查詢排序。l 數據庫的初始化：只有系統管理員才具有這樣的權限。其功能是清除數據庫中的信息，您可以通過選擇“保留基本信息”或“清除所有信息”來清除數據庫。

11、如果選擇保留基本信息，則會保留住類似參數設置這樣的基本信息。如果選擇清除所有信息，則本系統中的所有信息都會丟失，點擊開始清除按鈕，開始清除數據庫操作。第二節 顧客管理顧客管理是本系統的一個重要的組成部分，主要分為顧客資料登記；顧客資料查詢；顧客皮膚檢測；護理前后膚質比較；美容院對顧客提出護理建議；顧客皮膚狀況分析；顧客會員卡(IC卡)管理；顧客護理設計；顧客護理進度管理；顧客預約管理；顧客紀念日生日提醒；顧客護理排行榜；顧客記錄查詢；顧客購買產品排行榜；顧客購買產品查詢。l 顧客資料登記全面記錄并保存所有顧客資料，如姓名、皮膚類型、身高、體重、出生日期、血型、郵編等，像血型、健康情況、運動習慣

12、等項。顧客相片可通過數碼設備攝入。這樣詳細的顧客資料可讓美容院完全掌握住顧客的個性，以便今后進行個性化的顧客營銷服務。l 顧客資料查詢可以根據顧客資料的全部選項快速查詢相關顧客資料，為美容院的營銷、策劃提供一系列數據。l 顧客皮膚檢測含顧客皮膚檢測及歷史檢測結果的查詢功能；含皮膚狀況與護理療程的自動掛接的設置功能-可根據皮膚特性，自動顯示問題皮膚產生的原因、建議使用的護理療程和護膚品。；（需要美容院事先設置好本院經營的護理療程和產品）l 護理前后膚質比較顧客使用產品及護理療程的前后對比l 美容院對顧客提出護理建議進行皮膚分析后，診斷出顧客急需解決的問題后，電腦即馬上找出要向顧客推薦的產品和推薦

13、的護理。l 顧客皮膚狀況分析皮膚檢測結果的詳細分析以及顧客期望改善的效果分析，l 顧客會員卡(IC卡)管理持卡消費是時尚，美容院應給你的顧客發幾個卡，或者多搞幾次促銷多賣幾張卡，對于會員卡的管理就是充值和取現。顧客刷卡系統的管理，顧客在消費時直接刷卡，不必攜帶現金，并可提前享受高消費積分帶來的折扣優惠；季節性優惠卡（例如包月卡）和其它次數卡，都可以通過IC卡管理系統來實現科學管理和輕松管理。l 顧客包月卡消費管理一、添加包月卡項目，即包月卡是做什么用的。二、對包月卡進行管理，如某包月卡5000元做30次，從2月12日到6月12日。l 顧客護理設計含專業的療程設計和護理療程介紹；將護理療程與產品

14、銷售有機結合起來，并自動進行產品圖片的展示，依據顧客消費心理，引導顧客消費，l 顧客護理進度管理用來登記顧客的每一次護理的完成日期和美容師的編號，對于流動顧客，可以實現多人一次買單，美容師分別提成的功能 。l 顧客預約管理用來記錄顧客預約的詳細情況，并設置預約時間提醒功能。l 顧客紀念日生日提醒一旦將顧客的資料輸入電腦后，然后再設定生日提醒的時間長度，電腦便可自動提示在某一天后您的某位顧客生日。l 顧客護理排行榜對顧客在美容院的護理，美容院經營者要對顧客進行分類，對多次到美容院消費的和消費金額比較多的顧客要特別的注意做好顧客服務，因此，對顧客護理進行排行榜就顯得非常重要了。這一工作交給電腦來做

15、就很簡單。l 顧客護理記錄查詢顧客什么時候來我們美容院做護理，也許很多美容院老板不怎么關心，主要原因是要找出這些記錄很花時間，其實如果您交給電腦來處理，就只需點一下鼠標就可以了，選中護理排行榜上您想知道的顧客，單擊明細按鈕就可知道該顧客什么時候來過我們的美容院，不管是幾年前的今天我都能找到記錄有多少顧客到過美容院，她們消費額是多少，是誰給她做的護理，做的是什么護理，一清二楚。l 顧客購買產品排行榜同樣，顧客在美容院購買產品，作為美容院經營者也要對她們進行分析，誰消費產品的多和少，她消費什么產品最多，什么產品最少，也要拿出科學的數據來，這樣就對我們的經營決策起很大作用。如圖:l 顧客購買產品查詢

16、和顧客護理記錄查詢一樣，顧客到美容院來購買的產品也很容易用電腦來實現，這一功能作用非常大，因為顧客購買產品也有她的習慣性，如果我們能隨時跟蹤顧客在美容院的消費情況，對我們以后的決策就有很好的參考價值。能夠按多種條件對顧客的消費記錄進行查詢和統計，以幫助經營者對顧客的信息進行相關統計、處理，提供更詳細的經營、管理參考數據。第三節 員工管理員工管理是指管理本公司內部的人員。注意功能包括：登記員工檔案；員工基本工資設置；員工工資項目設置；員工護理提成設置；銷售產品提成設置；賣卡提成設置；員工工資表生成；員工工資統計；打印工資條；員工護理排行榜；員工護理業績統計；員工銷售產品排行榜；員工銷售產品業績統

17、計；員工賣卡排行榜；員工賣卡業績統計；員工考勤管理；員工排班管理；員工調班管理；員工被指名次數排行榜l 登記員工檔案提供所有員工基本資料的管理,實現員工檔案的電子化管理。l 員工基本工資設置很多企業在設計員工工資時都是底薪加提成，那么這底薪也就是基本工資，本系統提供了設計員工基本工資的平臺l 員工工資項目設置每個美容院發放工資的形式不同，雖然基本上都是基本工資+提成，但是，有許多美容院還設有手機補貼、住宿補貼、曠工罰款等，象這些，本系統提供了設置員工工資各種項目的管理。l 員工護理提成設置通過用戶自行設置的提成方式與提成比例，實現員工提成的自動化計算與管理；本系統提供了三種提成方式，第一，按營

18、業額一定的百分比來提成；第二，按不同護理項目設定不同的提成比率，如美白系列按20%提成，美體系列按30%提成；第三，按不同的項目設定固定的報酬，就像計件工資，如冼剪吹，不管收顧客多少，給員工就按X元付工資。l 銷售產品提成設置正如護理提成設置一樣，產品銷售的提成也有三種選擇，第一，按銷售額的百分比提成，并且可根據不同的銷售額階段設定不同的提成比率；第二，因為不同的產品利潤不同，銷售的難易程度也不同，因此，根據不同產品設置不同的提成比率，也是美容院常用的方法；第三，固定計件工資，只要賣掉，就給多少提成，如X元，Y元的。l 賣卡提成設置正如產品銷售提成設置一樣，賣卡的提成也有三種選擇，第一，按銷售

19、額的百分比提成，并且可根據不同的銷售額階段設定不同的提成比率；第二，因為不同的卡，如金卡、銀卡，利潤不同，銷售的難易程度也不同，因此，根據不同卡類設置不同的提成比率，也是美容院常用的方法；第三，固定計件工資，只要賣掉一張，就給多少提成，如XX元，YY元的。l 員工工資表生成l 員工工資統計l 打印工資條l 員工護理排行榜美容院要經常對員工業績進行考核，利用電腦自動化即科學又快捷，如您想了解某一段時間員工護理業績的排行情況，可以使用本模塊功能。l 員工護理業績統計統計出員工每個月的護理情況，每種護理所占的比率，同時也可從這一側面了解到我們美容院的真正強項是什么，就不會評經驗，評感覺認為我們的強項

20、，錯誤地認識自己，同時也就忽視了競爭對手的認識。l 員工銷售產品排行榜同樣，本系統對產品銷售的分析也是很快捷很科學，如您可以知道每個員工銷售產品的排行，也可以知道每一種產品在每個員工銷售的分布情況，從而可以得出為什么這位員工銷售這種產品這么好，銷售另一種產品怎么就不行，有什么經驗和體會，及時總結，提升團隊的作戰能力。l 員工銷售產品業績統計l 員工賣卡排行榜也和產品銷售一樣，本系統對員工賣卡的銷售分析也進行科學標準的設計。l 員工賣卡業績統計員工賣卡水平的高低，在某一種程度在決定了美容院的生意的好壞，卡銷售得多，就會有顧客經常不斷地觀顧，同時也會吸引其他顧客前來，這樣美容院就會進入良性的運作中

21、。l 員工考勤管理即時統計員工的考勤狀態，并能實現員工排班的自動化。l 員工排班管理可預先安排至少30天的工作計劃； 將員工排班數據輸入排班表后，員工考勤刷卡在不需要人工干預的情況下，能科學地計算出每次刷卡所表現的考勤狀態。l 員工調班管理需調整班次時，能快速對原有班次進行更改，并記錄調班信息以便日后查詢。l 員工被指名次數排行榜員工的點名率高，說明員工受顧客歡迎的程度高，對員工的點名率要進行排行，并給予一定的獎勵。第四節 收銀管理收銀管理是本系統最常用的功能。l 添加產品資料通過產品資料的添加，便可將產品的名稱、價格、品牌、規格、使用方法、內含成分、產品圖片等內容輸入電腦，即可建立了產品的基

22、本資料。以后進行產品進貨、產品銷售、產品調換等就只需直接調用了l 產品入庫-進貨單當您今天要進一些貨時，可由進貨單進行產品入庫登記。l 進貨訂單您可以在采購之前利用“進貨訂單”打印采購單，“進貨訂單”不會影響庫存量，不用擔心。l 進貨退貨單當您進貨入庫后，才發現進錯了產品，或者一段時間后，您要退貨，便可用“進貨退貨單”退貨。這一操作會影響庫存量。l 進貨管理利用電腦可以隨時查詢某一段時間的進貨量，并且可以查詢到所有的進貨單據，從而可以得知每一產品的來龍去脈l 產品銷售銷售單記錄每一種產品的銷售可用銷售單，銷售單的操作很簡單，只需點擊相應的內容，l 銷售退貨單對于銷售出去的產品，或者操作錯了銷售

23、單，即可進行銷售退貨單處理。l 銷售訂單如果有客戶要訂貨，但還未真正確定，即可先通過“銷售訂單”等顧客真正購買時，把“銷售訂單”調出即可成為銷售單而不重新輸出產品的情況。l 銷售管理對銷售的管理，本系統的功能是非常強的，她可以很快計算出某一時段的每種產品的銷售情況，并且可對產品的銷售排行，對客戶購買產品的情況排行，對每一職員的銷售情況進行排行，而且可以很快計算出每一種產品的銷售利潤以及所有產品某一時段的利潤，l 領用出庫單本系統設計了“自用產品出庫單”方便美容院用于服務客人的產品的消耗記錄。l 產品贈送登記單本系統還設計了產品贈送登記單，用來記錄贈送給客人或用來搞活動的產品，在贈送登記單上的產

24、品，在計算收入時為0，而庫存量即減少。l 缺貨報警只需單擊“庫存下限報警”，電腦即馬上找出需要進貨的產品列表。l 滯銷產品報警單擊“庫存產品上限報警”，電腦即可找出超過一定量的產品，即滯銷產品。l 損壞產品登記報損單有時產品會損壞或過期等某些原因而不能前產生效益，這時在“報損單”登記。l 多出來的產品報溢單盤點時可能會出現某些產品不知什么原因多了，為了做好利潤分析，應將這部分產品記錄在“報溢單”中，而不應在“進貨單”中登記。l 庫存管理庫存的管理非常重要，管理好，可以不積壓產品，不積壓資金。庫存的管理，主要是平時要做好數據的分析，如每天的庫存狀況，每月庫存的變化以及每種產品一段時間的變化情況都

25、要了如指掌，才能對每天的經營信心在握，美容的產品種類不少，每一種類又有很多品牌，各種品牌又有很多系列，因此就需要用電腦做好分類管理，利用電腦其實就很容易做到，電腦化管理最大的優勢可能體現在庫存方面有著人腦無法比擬之處，因為電腦計算速度快，準確。同時，通過不同的條件對庫存中的產品數量進行查詢；方便、及時地了解庫存產品的相關數據，為美容院進行銷售分析或營銷策劃提供準確的、所需的數據支持。l 每月銷售情況分析本系統能很方便分析每個時間段各種產品的銷售情況，單擊“銷售分析”“月銷售狀況”，輸入所要查詢的時間段，單擊“確定”即可知道該時間段所有產品的銷售情況，如果您還想進一步了解銷售的每一步交易，即單擊

26、“明細帳目”即可得到每一筆交易的來龍去脈。l 產品銷售排行榜各種產品的銷售情況是不一樣的，美容院要能很快地隨時得到產品銷售的排行情況，哪些產品好銷，銷量能達到多少，要多少時間才能銷到這個量，這些問題都是經營者要思考的，利用本系統，單擊“產品銷售排行榜”即可得到。如果您還想知道該產品什么時間內暢銷，可以通過“明細帳目”查到暢銷的時間排列。l 產品銷售統計本系統“銷售統計”是將某一時間段所有銷售單匯總出來。l 產品銷售利潤表“產品銷售利潤表”可以很快地計算出每一種產品的利潤。l 產品展示。產品展示是將產品的圖片輸入電腦，展示產品圖片信息，以靈活、新穎的幻燈片展示方式，方便地向顧客介紹各種產品的具體

27、信息，激發顧客的購買欲望。第五節 財務管理l 前臺收銀系統準確、快速地完成顧客現金消費或持卡消費的折扣計算、找零等收銀工作；極具通用性和靈活性的IC磁卡消費功能，自動確定顧客身份、消費類型和折扣；只需簡單輸入顧客編號或刷卡動作，確定相關產品或護理療程即可輕松完成收銀工作。l 收款單每一次收款，本系統會自動形成收款單，如“銷售單”執行后必然產生收款單，“收銀系統”執行后也同樣會自動形成收款單，當然，除了銷售產品和護理所帶來的收入外，我們還會有其他與收入相關的活動，如培訓，房租或其他事項，這時我們便需要一個收款單來填寫了，就像給顧客開一個收據一樣，本系統讓每一個美容院擁有自己的收據。l 其他收入單

28、當然，美容院的除了產品的銷售和護理收入外的其他收入也可通過“其他收入”單，特別是經常有的項目，即由“其他收入”執行。l 支出單正如收入單一樣，美容院每一筆支出交易都自動生成“支出單”，同時“支出單”也可以用來記錄支出的款項。l 其他支出單美容院除了購買產品支出外，還有其他諸如培訓，買美容儀器等，這時，就可將這些支出記錄在支出單中，特別是常規的其他支出，都可由它來記錄。l 日報表美容院可通過“經營報表”輸入日期，即很快統計出指定日期的營業狀況，包含產品銷售、護理的現金交易金額、刷卡金額和卡銷售金額。l 月報表美容院可通過“經營報表”輸入日期段，其功能類似于日報表。l 任一時間段的經營報表同日報表

29、和月報表。l 顧客欠款查詢查出欠款的顧客列表。l 銷售單統計可以對所有的銷售單進行統計分析，如統計某顧客的銷售單，也可以統計某銷售員的銷售單，統計某顧客的銷售單時，只需要在“分析條件”的“往來單位”中輸入所要統計的顧客名稱即可。l 進貨單統計“進貨單統計”即可所有的進貨單情況，如果在統計前輸入統計的條件，如輸入統計的客戶名稱，即可統計出從某供貨商處進貨情況的統計；如果輸入采購人的姓名即統計該采購人所經手的進貨單的統計情況，l 護理單統計通過“護理單統計”可得出每種護理的次數和總金額，如果在統計之前輸入“顧客名稱”，即可以得出該顧客在該時間段到美容院來護理的次數和消費金額。如果輸入“員工名稱”的姓名，即可統計出該時間段該員工為顧客所做護理的次數和金額，如果輸入“護理名稱”，即可統計出該時間段該護理有多少顧客來做和總金額。l