1、 第6講編輯商務(wù)郵件 學習目標 在本講中將學習在 Word2007中如何進行郵件合并以及如何制作信封，并通過制作一份 商務(wù)郵件來鞏固前面學習的知識。 主要內(nèi)容 郵件合并 制作信封 應(yīng)用實踐一一印制商務(wù)郵件 6.1郵件合并 我們在工作中可能遇到過這樣的情況：需要向一群人發(fā)送內(nèi)容相同的文檔，但每份文 檔的稱謂等各不相同。例如，要打印請貼、邀請函或信封之類。這類文檔的特點是文檔中 的主要內(nèi)容相同，只有個別部分內(nèi)容不同。傳統(tǒng)做法則是每打印一張修改一次。雖然這樣 也可以完成任務(wù)，但卻非常浪費時間，如果使用郵件合并功能，則可以非常輕松的做好這 項工作。下面就為大家介紹如何使用郵件合并。 6.1.1設(shè)置主文

2、檔 在創(chuàng)建郵件合并之前，首先需要建立一個主文檔，并在文檔中編排郵件的共性內(nèi)容。 例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。設(shè)置主文檔的操作方法如下： （1）啟動Word2007軟件，單擊 郵件”選項卡在開始郵件合并”工具組中單擊 開 始郵件合并”按鈕在打開的菜單中選擇 信函”選項。 （2）隨后，即可將當前文檔設(shè)置成主文檔。 6.1.2將文檔連接到數(shù)據(jù)源 將郵件不同的部分，例如多個收件人的姓名、地址等保存成另一個文檔，稱為數(shù)據(jù)源。 將文檔連接到數(shù)據(jù)源的操作方法如下： （1） 在 開始郵件合并”工具組中單擊 選擇收件人”按鈕在打開的菜單中選擇 鍵 入新列表”選項。 （2）隨后，打開 新建地址列表”對話

3、框，在列表框中將對應(yīng)項目的信息輸入完整。 （3）單擊 新建條目”按鈕新建一個條目并將信息輸入完整。 （4）按照這樣的方法在新建地址列表”對話框中建立多個條目 單擊確定”按鈕。 （5） 打開 保存通訊錄”對話框，在文件名欄輸入文件名單擊 確定”按鈕，即可將 文檔連接到數(shù)據(jù)源。 如果用戶已經(jīng)建立了通訊地址列表文件，則可以省去前面的操作，直接單擊選擇收件 人”按鈕，在打開的菜單中選擇使用現(xiàn)有列表”選項，在打開 選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇需 要的通訊地址列表文件，然后單擊 確定”按鈕即可。 6.1.3插入合并域 要制作邀請函，數(shù)據(jù)源中應(yīng)該包括收件人的姓名和職務(wù)，姓名和職務(wù)就是郵件合并域。 也就是說，在制

4、作主文檔時，在邀請函的抬頭處只需寫上尊敬的：”即可，然后在冒號前 面增加姓名和職務(wù)的郵件合并域。插入合并域的操作方法如下： （1）將光標定位到文檔中：”的前面在 編寫和插入域”工具組中單擊 插入合并域”按鈕在打開的菜單中選擇 姓氏”選項。 （2）隨后，在文檔中插入 姓氏”域。 （3） 將光標定位到 姓氏域后面單擊 插入合并域按鈕在打開的菜單中選 擇姓氏”選項，這樣就可以 姓氏”域后面插入 名字”域。 （4）按照這樣的方法將其他需要插入的域插入到文檔中。 6.1.4設(shè)置域和主體內(nèi)容的格式 在文檔中插入完成各類不同的域后，可以為域設(shè)置合適的文本格式，比如設(shè)置字體, 字號，段落等。然后就可以文檔中輸

5、入批量信函的主體內(nèi)容。 為文檔中的域和批量信函的主體內(nèi)容設(shè)置好文本格式。 6.1.5預(yù)覽并完成合并 插入合并域后需要預(yù)覽將收件人信息導(dǎo)入文檔中的結(jié)果，以確保所有的內(nèi)容都依照自 己想要的方式排列，或則哪里需要修改，如果確認無誤后，可以完成合并郵件。預(yù)覽并完 成合并的操作方法如下： （1） 中的結(jié)果。 （2） 檔”選項。 （3） 在預(yù)覽結(jié)果”工具組中單擊預(yù)覽結(jié)果”按鈕，即可預(yù)覽到將收件人信息導(dǎo)入文檔 在 完成”工具組中單擊 完成并合并”按鈕在打開的菜單中選擇編輯單個文 按鈕。 （4） 打開 合并到新文檔”對話框，在打印記錄欄中選中 全部”單選項單擊 確定” 隨后，即可將主文檔與數(shù)據(jù)源合并，合并結(jié)果

6、將輸入到新文檔中。 6.2制作信封 word2007提供了制作中文信封的功能，用戶可以利用Word2007制作符合國家標準、且 含有郵政編碼、地址和收信人的信封。下面就為大家介紹如何在Word中制作信封。 6.2.1制作單個中文信封 新建一個 Word2007文檔，單擊 郵件”選項卡在 創(chuàng)建”工具組中單擊 信封” 制作單個中文信封的操作方法如下: 按鈕。 （2） （3） （1） 打開 信封制作向?qū)А睂υ捒颍瑔螕?下一步”按鈕。 進入選擇信封樣式”頁面，在信封樣式”欄中選擇符合國家標準的信封型號 單擊下一步”按鈕。 ”復(fù)選框，則只打印郵政編碼而不打印郵政編 打印書寫線”復(fù)選框, 打印右下角處，郵

7、政編碼？字樣”復(fù)選框，則只打印寄件人 （4） 進入選擇生成信封的方式和數(shù)量 ”頁面，選中 鍵入收信人信息”單選框單擊 下一步”按鈕。 如果取消勾選打印左上角處郵政編碼框 碼框；取消 打印右上角處貼郵票框”復(fù)選框，則不打印郵票框；取消 則不打印文字位置處的虛線；取消 的郵政編碼。 ”頁面，分別輸入收信人姓名、稱謂、單位、地址和郵編信 （5）進入輸入收信人信息 息單擊 下一步”按鈕。 ”頁面，分別輸入寄信人姓名、單位、地址和郵編信息 （6）進入輸入寄信人信息 單擊下一步”按鈕。 （7） 進入完成頁面，單擊 完成”按鈕。 （8）隨后，Word 2007會自動打開信封文檔。用戶可以根據(jù)實際需要設(shè)置信封

8、中文本 的字體顏色、字體和字號。 6.2.2批量制作多個信封 批量制作多個信封的操作方法與制作單個中文信封的操作方法大致相同，不同的是如 果要批量制作多個信封，必須事先制作有多個收信人的地址簿（地址簿可以在Excel 2007 批量制作多個信封的操作方法如下： 新建一個 Word 2007文檔，單擊 郵件”選項卡在 創(chuàng)建”工具組中單擊 中文信 中制作）。 （1） 封”按鈕。 打開 信封制作向?qū)А睂υ捒颍瑔螕?下一步”按鈕。 進入選擇信封樣式”頁面，在信封樣式”欄中選擇符合國家標準的信封型號 單擊下一步”按鈕。 （4）進入 選擇生成信封的方式和數(shù)量 ”頁面，選中 基于地址簿文件，生成批量信封 ”

9、 單選框單擊下一步”按鈕。 （2） （3） 單擊打開”按鈕。 ”頁面，在姓名”欄右 （5） 進入 從文件中獲取并匹配收信人信息”頁面，單擊 選擇地址簿”按鈕。 （6）打開打開”對話框，選擇用Excel軟件制作好的地址簿文件 （7）關(guān)閉 打開”對話框，返回 從文件中獲取并匹配收信人信息 側(cè)單擊-在打開的菜單中選擇地址簿中的對應(yīng)項。 下一步”按鈕。 （8） 按照前面的方法，將收件人的其他信息匹配完整單擊 （9）進入 輸入寄信人信息”頁面，分別輸入寄信人姓名、單位、地址和郵編信息 單擊下一步”按鈕。 （10） 進入完成頁面，單擊完成”按鈕。 （11）隨后，Word2007會自動打開信封文檔，在文檔中

10、可以查看到批量創(chuàng)建的信封, 用戶可以根據(jù)實際需要設(shè)置信封文本的字體顏色、字體和字號。 6.3印制商務(wù)郵件 任務(wù)設(shè)計 本例在制作時，首先需要創(chuàng)建信件的主體文件，將地址、聯(lián)系人姓名等內(nèi)容著著。然 后導(dǎo)入客戶資料，將不同類別的數(shù)據(jù)插入到主體文件的相應(yīng)空白處，最后合并到打印機進 行打印。 完成任務(wù) 1.創(chuàng)建信件主體文件 首先制作信件的主體文件，具體的操作步驟如下。 1:新建一個 Word文檔，將其重命名為 印制商務(wù)郵件”。 2：在文檔中輸入郵件內(nèi)容。 3：選中郵件正文文字，單擊開始”選項卡，然后單擊 段落”右下角的小箭頭按鈕。 4：彈出 段落”對話框，設(shè)置段前和段后的間距都為1行，單擊 確定”按鈕關(guān)閉

11、窗口。 6：接下來在郵件底部插入一個剪貼畫進來裝飾點綴，單擊 插入”選項卡，然后單擊 插 圖”工具組中的 剪貼畫”按鈕。 7:在文檔右側(cè)顯示的 剪貼畫”窗格中輸入要搜索的關(guān)鍵詞，然后單擊搜索”按鈕。 &在搜索出的剪貼畫中選擇一張圖片，然后將其拖動到文檔中。 9：選中剪貼畫，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇設(shè)置圖片格式”選項。 10：在彈出的 設(shè)置圖片格式”對話框中單擊 版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式為浮于文字上方”，單擊 確定按鈕關(guān)閉窗口。 11：縮小剪貼畫的大小，將其拖動到文檔的底部正中位置。 12：到這里郵件的主體內(nèi)容就制作完成了，執(zhí)行文件/保存”命令，保存文檔。 2建立客戶資料數(shù)據(jù)庫文件

12、 信件撰寫完成后，先進行保存。然后新建一個Excel工作薄錄入客戶信息，具體的操作 步驟如下。 1:新建一個Excel文檔，將其重命名為客戶數(shù)據(jù)庫”。 2:在表格里輸入客戶資料，然后保存并關(guān)閉工作表。 3導(dǎo)入客戶資料數(shù)據(jù)庫文件 客戶數(shù)據(jù)輸入完成后，先保存并關(guān)閉Excel文件，接著再啟動 Word,將客戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入 到Word中，具體的操作步驟如下。 1:返回到 Word文檔，單擊 郵件”選項卡，然后單擊 開始郵件合并”工具組中的 開始 郵件合并”按鈕，。 2：在顯示的下拉列表中選擇信函”選項。 3：接著單擊 選擇收件人”按鈕。 4:在彈出的下拉列表中選擇使用現(xiàn)有列表”選項。 5:彈出 選取數(shù)據(jù)源

13、”對話框中，選擇前面制作的 客戶數(shù)據(jù)庫”工作表，然后單擊 打開” 按鈕。 6:接著系統(tǒng)會彈出 選擇表格”對話框，選中“Sheet1,”然后單擊 確定”按鈕。 7:單擊 編輯收件人列表”按鈕，彈出 郵件合并收件人”對話框，選擇要進行合并的客 戶數(shù)據(jù)，選擇完成后單擊 確定”按鈕。 4插入個別數(shù)據(jù) 雖然信件在第一階段已經(jīng)建立，但是尚未加入個性化的客戶數(shù)據(jù)。接下來將客戶數(shù)據(jù) 一一的導(dǎo)入到信件中，具體的操作步驟如下。 1:將光標定位到 收件人”后面，然后單擊 郵件”選項卡， 中的插入合并域”按鈕。 2:在彈出的下拉列表中選擇公司”選項。 3：將光標插入到文本 親愛的”后面，單擊 編寫和插入域 鈕，在彈出的下拉列表中選擇姓名選項。 5：接著使用同樣的方法，再插入職位”選項。 6：返回到文檔中，單擊 預(yù)覽結(jié)果”工具組中的 預(yù)覽結(jié)果 7:這時可以預(yù)覽到郵件合并完成后的效果。 &單擊下一條記錄”按鈕，可以依次預(yù)覽每封郵件。 5合