1、檔案管理系統軟件功能需求分析檔案管理系統軟件功能需求分析目錄2功能和性能要求XXX X1檔案數據采集與加工模塊X XXXX1檔案接收系統XXXXX數據移植XXX X X館藏歷史檔案數字化X XxX2檔案數據存儲及管理模塊X XXXXI檔案信息標準化管理X XXXX2檔案分類XXXXX檔案數據著錄XXXXX檔案信息鑒定XXXXX存儲管理XXXXX目錄管理XXXXX信息統計XXX X X報表打印X XXXX實物條碼管理XXX X檔案數據查詢利用模塊X XXXX1檔案信息開發XXXXX2綜合智能查詢XXXXX3檔案借閱管理XXX X X支持網站信息發布X XX X系統維護模塊X XXXXI系統維護主

2、要要求X XXXX2基礎數據維護XXXXX3權限管理系統XXXXX4用戶管理XXXXX4數據備份與恢復XXXXX信息加密XXXXX版權保護XXxxxEI志管理xxXXX檔案綜合管理XXXX系統幫助模塊XX1主要功能描述檔案管理系統應具備檔案的綜合管理功能。系統涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動 中需要用計算機進行管理或處理的所有環節，包括對檔案數字化工作中的掃描、 數據轉換、修版、文字識別（ocr） 正文錄入、校對、著錄、審核等處理環節的 管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數據釆集、類目設置、分類排序、數據 校檢、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能實現根據主題詞（或關 鍵詞）及分類號自動

3、標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研； 輔助實體管理（包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相 應的管理或處理）。主要功能一是通過與公文管理子系統的連接實現綜合辦公系統的收、發文在流轉 結束后進行預歸檔，通過系統提供的數據接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管 理系統。二是通過對己有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片 檔案、人事檔案和實物檔案等的數字化，實現檔案的全面自動化管理和提供不受 用戶站點限制的網絡查詢利用服務。根據當前it技術在檔案行業的應用潮流，參照國內數字化檔案館的應用需求， 檔案管理系統應包括以下幾個方面的模塊：檔案數據采集與加工模塊

4、檔案數據存儲及管理模塊檔案數據查詢利用模塊系統維護模塊系統幫助模塊2功能和性能要求檔案管理系統按照信息流的過程應分為五個功能模塊：檔案數 據釆集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據的查詢利用、系統維護管理和系 統幫助。其功能涵蓋對非數字化檔案的數字化轉化、數字檔案信息的釆集、處理、 存儲，應用程序的維護和對轉化后的所有數字檔案的歸檔、組織、發布、利用等 過程。X XI檔案數據采集與加工模塊檔案數據釆集與加工模塊承擔各類數字檔案的 釆集并發出存儲指令。數字檔案的來源包括館藏檔案數字化、接收直屬各單位檔 案部門檔案(或目錄)以及面向社會征集的檔案和其它檔案信息。能實現多種方式 文件的輸入采集。XX

5、XI檔案接收系統把oa系統中形成的檔案文件的條目信息和原文一同轉入 檔案管理系統，經過檔案人員整理，形成電子檔案以供查詢、利用，實現文檔一 體化。1檔案人員可以利用系統提供的立檔單位已整理的卷內文件和待編目的案卷功 能中的添加、編輯、刪除、加入當前卷、撤出當前卷、拆卷和編目等操作，對立 檔單位提交的文件、檔案、資料進行存儲和歸檔(分類組卷)。1對于跨年度而尚未辦結的檔案，可通過手工設置自動轉入下一年度進行歸檔。檔案員對己錄入檔案目錄、從其它系統自動導入檔案的各類目錄信息的進行整 理。整理完畢的檔案目錄根據檔號組成原則自動生成檔號、館號，入相應的檔案目錄 庫。生成各種統計報表。(2) 面向社會或

6、個人接收的檔案信息：它們主要是社會上個人通過某種方式移交 的檔案信息，可以是目錄和文件，也可以只是目錄。XXX數據移植從舊檔案管理系統中移植檔案資料數據信息。通過數據轉換功能可以自動讀出老數據庫中的字段結構，讓管理人員自己選擇老 字段對應新庫中的那一個字段，從而一一建立其字段間的對應關系。根據設定的 轉換條件將記錄自動轉換到新的檔案管理系統中。XX X館藏歷史檔案數字化館藏資源數字化是指對檔案資料，包括紙質檔案資 料、視頻資料和音頻資料，對它們進行數字化加工。(1)紙質公文檔案的。cr與原件影像掃描、采集、著錄 紙質文件的掃描需要考慮速度、識別率和影像的清晰度，同時在原文件的影像信 息入庫前，

7、需要對信息進行防偽處理，如加入水印等。(2) 照片的整理與掃描、釆集、著錄a、標準：圖片采集工具支持多種圖片格式，包括bmp、tiff、gif、jpeg、tga、 eps、psd、pic等格式，自動生成縮略圖。并具有校正、去黑邊、去斑等圖像處 理功能。b、要求：對圖片的著錄項目(包括照片內容)要全面，檢索和使用要方便，在轉 入轉出數據庫的過程中，照片同其著錄信息不能分離。(3) 多媒體影像檔案釆集與著錄a、標準：視頻文件釆集應支持高低碼率同時輸出，釆集過程支持自動關鍵幀提 取，生成影像高無損壓縮。b、要求：提供數字流媒體的采集、非線性編輯平臺，對于數字流媒體可以輕松 實現瀏覽、檢索和自動播放。

8、(4) 其他檔案類型數據庫的轉入a、標準：支持各種主流數據庫的轉入轉出，能實現跨平臺的操作。b、要求：適應性強，可以借鑒第三方程序，完成不同種類數據庫的轉入或數據 字段的抽取工作，可以靈活設置數據庫中字段，便于接受數據庫相同但字段結構 不同的數據庫。XX2檔案數據存儲及管理模塊檔案數據存儲及管理主要是對釆集過來的信息 進行整編、分類、維護等處理，將大量無序的檔案信息有序化。要兼容新、老歸 檔文件整理規則。可以自由適應分散整編、集中整編和混合整編的整編方式。主要包括：檔案信息標準化、分類及主題詞標引、元數據錄入、鑒定、存儲管理、 目錄管理、信息統計、報表制作、信息備份。XXX1檔案信息標準化管理

9、保證檔案的真實和完整，可讀性，要符合國家和國 際的有關技術標準。對檔案著錄信息符合中華人民共和國檔案著錄規則。XXX2檔案分類根據現有館藏和有關規定對檔案、圖書資料可進行自動分類和 手工分類，分別建立目錄庫。XX X檔案數據著錄檔案員可對己錄入檔案和從其它系統自動導入檔案的各類 信息的進行整編，包括按有關著錄規定進行自動獲取著錄和手工補充著錄。對移 交過來的檔案進行驗收，合格的給予簽收，不合格的由移交人重新整理。整理完畢的檔案根據檔號組成原則自動生成檔號入庫。XX X檔案信息鑒定電子檔案的鑒定，包括內容鑒定和技術鑒定兩方面。內容鑒定包括價值鑒定、開放鑒定、真偽鑒定和銷毀鑒定。技術鑒定的任務是對

10、電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查，包括對文件信息 真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。XX X存儲管理釆用足夠容量的存儲介質，保證系統運行的速度。加強數字檔案信息的安全，選擇安全存儲的數據庫，保證數字檔案的原始性和真 實性。XXX目錄管理目錄是文件信息的分類方式，目錄管理包括目錄完整性維護、目 錄權限設置、目錄清單維護。XX X信息統計信息統計是對系統中的基本數據進行匯總，要求能按規定的時 間、型式自動生成各種統計報表。XXX報表打印功能：1）能夠，按規定的時間、型式自動生成、打印各種規定的統計報表、目錄。X X X實物條碼管理傳統手工模式下調閱檔案，需要借助檔號找到檔案在

11、庫房的 位置。通過計算機管理可以采用條碼掃描，條碼打印等設備，快速準確鑒別檔案 實物，實現一份檔案一個條碼。XX檔案數據查詢利用模塊檔案數據的查詢利用包括檔案信息開發、綜合智能查 詢、支持網站信息發布等系統.XX XI檔案信息開發檔案信息的開發是實現檔案資料充分利用的重要手段。在 信息開發過程中能提供規范化的編研模板和流程，以提高信息開發的效率和質 量。另外對館藏數字檔案或編研檔案可根據情況進行版權保護工作或加注版權信 息。專題庫管理：專題庫是對編研成果的匯總，對其管理的功能包括制作專題目錄， 管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態、創建者、參與者等信息，并 提供增加、修改、刪除、査詢專

12、題等功能。素材庫管理：根據編研需要，從系統目錄結構的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、 掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。xXX2綜合智能查詢查詢是檔案業務中最常見的服務方式。為了提高檔案的查 詢效率和查詢準確率，應具有以下功能。(1) 具有檔案查詢、全文檢索能力的授權功能。檔案管理員可以授權哪些人可以 使用查詢和全文檢索功能，可以查詢哪一級別的文件，經過授權的人員可以根據 權限査詢和檢索相應的文件。(2) 全文檢索功能要包括基于關鍵詞的全文檢索、自然語言檢索和相似性檢索的 全方位智能檢索，分別代表不同層次的檢索需求(詞、句、篇章)。XXX3檔案借閱管理檔案管理員

13、記錄用戶要借閱的檔案類型、是否己歸檔、借 閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領導的簽字等信息，檢索到用 戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。歸還管理歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統中所記錄的檔案所剩份 數，并提供續借功能。同時需要具有設置利用者填寫檔案利用效果表單后，才能 完成歸還手續辦理操作的功能。1催還管理由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統可以通過催還管理對過期未 還的檔案或己借出若干天的檔案進行統計、自動提醒和打印催還單。1借閱統計系統對檔案的借閱提供各種統計方式，并可隨時打印統計結果。1預約管理用于處理用戶在網上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續。

14、XX X支持網站信息發布檔案系統網站是檔案管理系統對外的門戶，用戶能夠通 a internet瀏覽器檢索閱讀、下載數據庫中的檔案目錄信息、內容信息以及相 關圖形圖像信息、語音視頻信息。XX系統維護模塊系統維護管理模塊是為了保證本系統在安全的環境下正常運 轉，并對各個模塊進行支持。XXXI系統維護主要要求1檔案類型可以自由定制。1檔案管理的層次可以自由定制。1檔案錄入的信息(數據庫結構)可以自由定制。1用戶的錄入及檢索界面可以自由定制。1錄入方式可以自由定制。1檔案的分類表可以自由定制。1統計報表設計自由定制。1用戶對檔案的操作和使用權限可以自由定制1數據轉換XXX2基礎數據維護基礎數據維護是維

15、護系統各業務模塊正常運行的基礎數 據。這些基礎數據包括輔助字典、實體分類表、主題詞表、檔案類別表、全宗表、 立檔單位名錄等。XXX3權限管理系統權限管理模塊和系統各業務模塊密切相關，下面說明系統 的權限功能要求。系統由用戶操作，用戶登陸時首先要進行身份認證。身份認證后，可確定用戶屬 于哪一種角色：1、從權限對象上系統管理員：權限。檔案管理員：權限。外部用戶：權限（如檢索和館外利用等）。領導：功能。2、從權限內容上分功能權限和數據權限。兩部分權限要相互獨立。3、從數據操作上在數據權限中，乂分查詢、修改和原文權限。XXX 4用戶管理系統的用戶應分為三類，分別是：管理員、普通用戶和賦權人。 只有在用戶管理中登記過用戶才能進入本檔案管理系統中。XXX4數據備份與恢復為保障網絡功能的安全實現和數據庫本身的安全，軟件 需要具備備份與恢復、遭遇異常情況報警等功能，能夠在較短時間內恢復正常運 行。具有對系統和數據定時自動備份的功能。光盤制作XX X信息加密具有對傳輸數據進行加密的功能。XXX版權保護為了維護立檔人的合法權益，對發布的圖片、文檔等資料加入圖 示等標志，以