1、項目信息管理1 項目信息管理1.1 流程說明編寫部門信息處部門編號流程編碼主責部門總承包項目實施部門配合部門詳見流程中的責任部門主責崗位使用范圍適用于院總承包項目相關的主責部門和配合部門關聯制度總承包項目信息管理規定 、總承包項目信息溝通管理計劃管理辦法 、總承包項目外部信息溝通管理辦法 、總承包項目內部信息溝 通管理辦法 、總承包項目文件編號管理辦法 、總承包項目檔案管理規定 、總承包項目現場檔案管理辦法 、總承包項目文件資料管 理辦法、總承包項目電子檔案管理辦法 、總承包項目項目檔案竣工移交管理辦法流程簡介項目信息管理的關鍵步驟、內容和要求，分為一個二級流程和五個三級流程。輸出文檔收文記錄

2、聯系單 、發文記錄聯系單 、項目文件借閱單 、會議紀要 、項目部工程聯系單 、移交清單 。編制審核批準版本制定（修訂）原因發布時間編制部門編制人1.2 二級流程圖項目信息管理流程項目部綜合辦公室院其他部門院級管理層相關文檔項目經理室開始項目對內信息 發送子流程項目對外信息 發送子流程、見 項目信息 借閱子流程見 項目檔案信息 移交、歸檔 子流程見 項目外部信息接 收子流程、NY信息收集信息提供N信息識別參與審核NY審批NY整理匯總N信息流轉參與審核N審批NY信息存檔Y查詢分析信息更新歸檔Y結束編制項目信息 管理計劃是否需要院 級審批審核N 是否完工審核審核1.3 三級流程圖1.3.1 項目外部

3、信息接收子流程1.3.2 項目對外信息發送子流程1.3.3 項目對內信息發送子流程1.3.4 項目信息借閱子流程1.3.5 項目檔案信息移交、歸檔子流程1.4 流程描述序 號流程步驟責任部門流程步驟描述輸出文檔相關制 度項目信息管理流程1編制項目信息 計劃項目部綜合辦公 室項目經理組織項目部綜合辦公室編 寫項目信息計劃。項目 信息管 理制度2審核項目經理室項目信息計劃編寫完成后呈交項目經理審核。3信息提供其他部門項目其他部室將信息提供給項目部 綜合辦公室， 由項目部綜合辦公室統 一收集。4信息收集項目部綜合辦公 室在工程建設過程中形成的各種信息 資料，包括來往文件、信函、會議紀 要、委托書、標

4、書、合同、協議、保 函、設計文件、 設計圖紙、 施工文件、 現場記錄等，統一收發，分工管理。5信息識別項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室對信息進行分析， 判斷信息的全面性、準確性、有效性 和安全性， 將信息報告給項目相關人 員審批。6審核項目經理室項目經理室相關人員審批完成后安 排人員實施或者根據信息的重要性、 安全性，選擇是否還需要其他部門人 員進行會簽。7參與審核其他部門參與會簽。8是否需要院級 審批項目經理室項目經理判斷是否需要院級審批。9審批院級管理層院領導對重要信息進行審批， 批準后 項目相關人員實施。10整理匯總項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室整理已經批復完 成的信息，將信息歸類

5、整理。11信息流轉項目部綜合辦公 室根據領導批復，通知相關人員，如需 要外發則將外發文件發給項目相關 責任人審批。12審核項目經理室項目經理室相關人員審批完成后安 排人員實施或者根據信息的重要性、 安全性，選擇其他部門審批人員。13參與審核其他部門部門收到信息后， 安排人員實施或者 根據安全性、 重要性選擇院級審批人 員。14是否需要院級項目經理室項目經理判斷是否需要院級審批。序 號流程步驟責任部門流程步驟描述輸出文檔相關制 度審批15審批院級管理層院領導對重要信息進行審批， 批準后 項目相關人員實施。16信息存檔項目部綜合辦公 室將信息備份，并將原件保存入庫。17查詢分析項目部綜合辦公 室信

6、息存檔后，如需借閱、查閱，需要相關流程。18信息更新項目部綜合辦公 室為了保證信息的及時、準確、有效， 相關責任人需要對相關信息進行及 時更新。19是否最終版項目部綜合辦公 室信息更新時判斷工程是否是最終版。20歸檔檔案接收部門或者單位項目部綜合辦公室在工程完工后， 整 理工程資料，在檔案出版處的協助 下，將有效信息整理成檔案，交由業 主簽字后將檔案交給相關部門存檔。項目外部信息接收子流程1接收確認有效 性項目部綜合辦公 室接收到的外部信息由項目部綜合辦 公室接收并確認其有效性，進行編 碼。來文登 記表項目 信息管 理制度2整理信息項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室根據信息類別進 行登記，登記

7、過的信息由項目部綜合 辦公室呈交事件責任人。收文記 錄聯系單3事件責任人項目經理室責任人根據實際情況進行審閱、批 辦、轉批或者分發。4查閱、辦理項目部其他部室各部門相關人員查看信息并處理。5是否反饋項目部其他部室判斷信息是否需要反饋，如需要反 饋，則將反饋信息提供給項目部綜合 辦公室統一回復。6反饋項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室將反饋信息發送給發文單位。7信息存檔項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室將信息備份， 并將 原件保存入庫。項目對外信息發送子流程1擬稿項目部綜合辦公 室發往外部的所有報批文件、信函、傳 真、會議紀要等應報備項目部綜合辦 公室，由項目部綜合辦公室制訂的統 一文件格式和文

8、件編碼對外發送。發文記 錄聯系 單、會議 紀要、項 目工程聯項目 信息管 理制度序 號流程步驟責任部門流程步驟描述輸出文檔相關制 度系單2審核其他部室發件部門經理對信息進行審核， 不合 格就打回， 合格后呈交給項目經理審 批。3項目經理審批項目經理室項目經理審批，批準后，交給項目部 綜合辦公室統一發送， 不批準則打回 給擬稿人員重新編寫。4發送院外機構項目部綜合辦公 室項目部綜合辦公室將文件發往業主、 分包商等院外機構，并接收回復。5需要回復項目部綜合辦公 室如發送文件需要回復的， 由項目部綜 合辦公室統一接收后交由項目經理 審批；不需要回復的直接存檔。6項目經理審批項目經理室項目經理審批對外

9、發送信息的回復， 并將回復分發給相關人員查閱。7信息存檔項目部綜合辦公 室將信息備份，并將原件保存入庫。項目對內信息發送子流程1擬稿發起部門發起部門編寫需要發送的信息。發文記 錄聯系 單、會議 紀要項目 信息管 理制度2發起部門審批發起部門發起部門經理審批。3是否需要項目經理審批發起部門判斷是否需要項目經理審批， 需要則 發給項目經理審批， 不需要這直接分 發。4審批項目經理室項目經理審批5分發發起部門發起部門相關責任人將文件發給接 收方。6各部門接收接收部門各接收部門接收信息后進行處理。7需要回復發起部門如果需要回復的信息， 由發起部門相 關責任人收集回復信息后發給項目 部綜合辦公室存檔；如

10、不需要回復， 則直接發給項目部綜合辦公室存檔。8信息回復接收部門接收部門事件處理完成后回復信息。9信息存檔項目部綜合辦公 室將信息備份，并將原件保存入庫。序 號流程步驟責任部門流程步驟描述輸出文檔相關制 度項目信息檔案歸檔子流程1借閱申請需求部門借閱人提出申請。項目文 件借閱單2需求部門審批需求部門部門經理對借閱人提出的借閱申請 進行審批。3是否審批需求部門部門經理根據借閱資料的安全級別 等信息判斷是否需要項目經理審批。4項目經理審批項目經理室項目經理對申請進行審批。5借閱項目部綜合辦公 室借閱人將申請提交給項目部綜合辦 公室相關人員，并領取借閱資料。項目檔案信息移交、歸檔子流程1整理分析項目

11、部綜合辦公 室在工程完工以后項目經理組織項目 部綜合辦公室相關人員， 在檔案出版 處的協助下對整個工程的信息進行 整理分析。總承包 項目檔 案管理 歸檔2是否歸檔項目部綜合辦公 室整理出來的信息， 由項目部綜合辦公 室相關人員及檔案出版處相關人員 判斷信息是否需要歸檔。3短期保管檔案接收部門不需要歸檔的信息， 直接移交檔案出 版處進行短期保管。4規范性審查檔案接收部門檔案出版處相關人員對歸檔的檔案 進行規范性審查。5項目經理審批項目經理室項目經理審批。7檔案移交項目部綜合辦公 室填寫移交清單 ，將檔案移交給相 關部門。移交清 單8檔案接收檔案接收部門檔案接收部門進行檔案接收工作。8歸檔檔案接收

12、部門檔案出版處歸檔。1.5 管理制度項目信息管理辦法：包括 總承包項目信息管理規定 、總承包項目信息溝通管理計劃 管理辦法、總承包項目外部信息溝通管理辦法 、總承包項目內部信息溝通管理辦法 、總承 包項目文件編號管理辦法 、總承包項目檔案管理規定 、總承包項目現場檔案管理辦法 、總 承包項目文件資料管理辦法 、總承包項目電子檔案管理辦法 、總承包項目項目檔案竣工移交 管理辦法。1.6 配套表單1.6.1 收文記錄聯系單收文記錄聯系單編號：項目名稱發件方發件人收件方收件人文件名稱收文說明：錄入人 / 日期核稿人/ 日期簽發人/ 日期1.6.2 來文登記表來文登記表序號文號公文標題來文單位發文時間

13、收文時間收文人處理情況123451.6.3 會議紀要會議紀要中國能源建設集團湖南省電力設計院有限公司R02.02042015編號： 43005XXC -001會議名稱或主題組織單位會議時間會議地點主持人參加人會議主要內容 （結論或決定 ） ：紀要整編人紀要簽發人 簽發日期* 注：會議紀要需發往參會單位或其它單位時，可填寫文件和資料發放記錄表；對會議結論或決定的整改執行情況的反饋，可附表或附整改報告。1.6.4 發文記錄聯系單發文記錄聯系單編號：項目名稱收件方收件人發件方發件人文件名稱發文說明：錄入人 / 日 期核稿人/日簽發人/ 日期期1.6.5 項目部工程聯系單項目部工程聯系單簽發單位 :編號： 回復 不回復 緊急 特急主送單位抄送單位主題：內容：發出單位（章）中國能