歸檔流程及管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔流程及管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)真實反映公司各項工作活動的全過程，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，滿足公司各項工作的需要。歸檔范圍文件材料1.公司頒發(fā)的各種正式文件、通知、通報、決定、決議等。2.公司與上級單位、其他單位往來的文件、信函、合同、協(xié)議等。3.公司各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。4.公司會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司重要活動的文件、資料、照片、音像等。人事檔案1.員工個人基本信息、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、職業(yè)資格證書等。2.員工勞動合同、聘用合同、離職證明等。3.員工績效考核記錄、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等。4.員工工資、福利、保險等資料。財務(wù)檔案1.會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。2.財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)分析等。3.稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等。業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等。3.技術(shù)研發(fā)業(yè)務(wù)檔案，包括研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗報告等。4.采購管理業(yè)務(wù)檔案，包括采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料等。歸檔流程文件材料收集1.各部門指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集，并進行登記。3.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交至綜合管理部門。文件材料整理1.綜合管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)及時進行整理。2.整理工作應(yīng)按照文件材料的分類標(biāo)準(zhǔn)進行，確保文件材料的分類準(zhǔn)確、合理。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。文件材料裝訂1.整理后的文件材料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.裝訂后的文件材料應(yīng)編目、編號，以便于查閱和管理。文件材料歸檔1.裝訂后的文件材料應(yīng)按照檔案管理的要求進行歸檔，存放在指定的檔案柜中。2.檔案應(yīng)建立索引，便于查找和利用。檔案保管檔案庫房管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，定期進行檢查和維護。檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的文件、合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司一般性的文件、資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司臨時性的文件、資料等，保管期限為[X]年。檔案鑒定與銷毀1.公司應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)監(jiān)銷。檔案查閱與利用查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.公司外部單位或個人查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱程序1.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進行，不得將檔案帶出庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度。2.對于涉及公司機密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案利用后，應(yīng)及時歸還綜合管理部門，由管理人員進行核對和簽收。檔案信息化管理檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保電子檔案的質(zhì)量。電子檔案管理1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。2.電子檔案應(yīng)進行分類、編號、存儲，確保電子檔案的安全、完整。3.電子檔案的利用應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進行，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司綜合管理部門負責(zé)對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。2.各部門應(yīng)配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供有關(guān)情況和資料。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的查閱和利用情況。4.檔案信息化管理情況。檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.對于違