1、評析一篇基層單位的指示性通知1【內容摘要】不同的文種有不同的寫作要求，這是因為不同的文種有不同的作用，例文特別突出的一個優點，選擇文種是公文寫作的一個重要環節，如果文種選用不當將大大減弱公文的效力，進而給相關工作帶來不良影響，從內容上看，例文開頭部分的主要特點，除批轉、轉發性通知和任免通知外，一般通知的開頭部分都要寫通知緣由，即交代發布通知的原因、目的、依據和意義，例文主體部分的突出特點，指示性通知的主體部分要寫通知事項，主要是布置工作任務，闡述工作意見、措施、辦法以及應注意的問題，一般是分段或分條列項寫，一、主旨明確，二、具體可行，三、條理清楚，四、措施周密，上述特點決定了這個通知是一個實用

2、性很強的文件，必能對校的網上傳遞文字信息工作切實起到指揮作用，*學校關于做好網上傳遞文字信息工作的通知，各部門、各教研室。不同的文種有不同的寫作要求，這是因為不同的文種有不同的作用。同一公文文種雖然有共性的寫作要求，但各篇公文會表現出不同的形態，這是因為它們所針對的具體情況不同，所要解決的具體問題不同。因此，寫作公文首先要考慮的是它應產生的作用，在行文對象已定的情況下，選用什么文種、采用什么寫法，都應據此確定，而不應拋開這個根本去選擇文種，去考慮某文種的寫作要求。這篇例文的優點就在于它處處體現力求解決實際問題的基本原則，因而也就符合該文體的具體寫作要求。例文特別突出的一個優點是：文種選用正確。

3、選擇文種是公文寫作的一個重要環節，如果文種選用不當將大大減弱公文的效力，進而給相關工作帶來不良影響。例文的制文單位*學校（以下簡稱“校”）創建了校內辦公信息網，要在網上傳遞文字信息，這是一項全新的工作，必須認真布置。學校為此下發公文，這個文種應該是指揮性的。而指揮性文種不只一個，究竟應該用哪一文種呢?芽有一個指揮性文種是指示性通知，又稱指揮性通知，是上級機關向下級機關布置工作，做出指示，而又不適宜用其他指揮性文種時使用的。我們分別用“上級機關”和“下級機關”來稱呼指示性通知的發文單位和受文單位，這是就國家行政機關而言。基層企事業單位內部并不存在上級機關和下級機關，但是，這些單位內有自己機構，機

4、構中有上下級之分，上級組織也需要傳達要求其下級組織辦理或執行的事項，所以，基層企事業單位有時也需要使用指示性通知。校就是一個基層單位，它要向校內的各科室、各教研室布置工作，作出指示，而又不適宜用“命令”、“決定”等其他指揮性文種，那么選用指示性通知就是最合適、最有效的了。從內容上看，例文開頭部分的主要特點是：說明緣由簡明扼要。除批轉、轉發性通知和任免通知外，一般通知的開頭部分都要寫通知緣由，即交代發布通知的原因、目的、依據和意義。指示性通知的緣由是較為復雜的。它一般不用“為了”、“根據”這樣的慣用語開端，而是先說明發布通知所針對的情況，再由此引出發布通知的目的，最后寫慣用的過渡語。這就是說，要

5、比其他通知多寫一段說明當前情況的文字。這段文字雖然是必不可少的，但也必須簡明扼要，因為后面的通知事項才是文章的主體，當前情況寫得太多，就會喧賓奪主。例文中這一部分的文字只有兩句，前一句說明了辦公信息網正式啟用的具體時間，后一句說明了該網啟用后學校文字信息傳遞工作的變化。這兩點正是所說明情況的關鍵，因為這兩點最能體現下文所提一系列要求的必要性。接著，例文用一句話概括說明了發文目的，寫出了通知緣由的另一方面內容，再用過渡句收束本段。盡管例文針對的是一項全新的技術性很強的工作，但通知緣由還是寫得簡明扼要、干凈利落，可見作者能分清主次，牢牢把握住了力求實效的原則。例文主體部分的突出特點是：指揮性表現充

6、分。指示性通知的主體部分要寫通知事項，主要是布置工作任務，闡述工作意見、措施、辦法以及應注意的問題，一般是分段或分條列項寫。例文主體部分的內容和結構正是如此。值得注意的是，這一部分表現出分有利于此文指揮作用發揮的一系列特點。一、主旨明確。例文的主體部分共寫了八個事項，這八個事項都與全文的主旨即標題中的事由“做好網上傳遞文字信息工作”密切相關，沒有一個事項游離于這個中心。因此，文章的主旨并未因事項較多而變得模糊。二、具體可行。例文中的八個事項都是具體、明確的說明和要求，沒有任何抽象的說明、空泛的議論和缺乏可操作性的要求，因而便于受文單位貫徹執行。三、條理清楚。例文中的八個事項并不是隨意排列的。第

7、一個事項說明郵箱的使用方法，這是因為大家都會使用郵箱是做好網上文字信息工作的基礎條件。在此基礎上，第二個事項從保密角度對如何發送信息作出指示；發送要求明確了，接下來就是落實責任人的問題，因為學校無法保證每個教職員每天都能定時打開郵箱查看并不只是發給自己的郵件，同時也不能任由教職員們隨意發送郵件，于是第三個事項即對各部門、各教研室提出了指定兼職信息員的要求；信息員應該做那些具體工作呢?芽第四、五、六這三個事項，分別從計算機維護、打開郵箱時間、信息處理三個方面規定了信息員的職責；信息員開展工作，既應接受所在部門的領導，也應接受學校信息管理部門的領導，所以第七個事項提出了上報信息員名單的要求；上述事

8、項落實后，網上傳遞文字信息的工作便可以有序地進行了，但人們在工作中可能還會遇到某些問題，而一旦遇到問題應該知道找誰解決，所以第八個事項明確規定了負責解決這些問題的部門。可見這八個事項是針對網上傳遞信息工作開展過程中將要或可能出現的問題而逐一提出的，先后有序，不可隨意顛倒。四、措施周密。通過前面對八個事項排列順序的分析，我們已經可以看出例文所提措施之周密。如果我們深入到各事項內部做更細致的分析，就會進一步認識到這一點。例如：第一個事項的主要內容是說明郵箱的使用方法，隨后，例文又提醒用戶保護帳戶密碼，并以丟失密碼后果自負相警告。有了這樣的提醒和警告，并不能絕對保證用戶不丟失帳戶密碼，那么一旦丟失了

9、怎么辦?芽另一種情況是，用戶有保護密碼的意識，未丟失也要新建一個自己認為更可*的密碼，這又怎么辦?芽此段的最后一句說明解決這兩個問題的具體方式，可見其周密性。上述特點決定了這個通知是一個實用性很強的文件，必能對校的網上傳遞文字信息工作切實起到指揮作用。附： *學校關于做好網上傳遞文字信息工作的通知 各部門、各教研室： 學校決定從年月日起正式啟用辦公信息網。辦公信息網開通以后，學校的文件、校訊、事務通知等文字信息將通過該網發送，不再制成紙質材料。為保證這一工作的順利進行，現將有關事項通知如下： 一、學校服務器內為全校每位教職員設立了一個郵箱，并為教研室主任以上的干部開設了帳戶，每個郵箱都有自己的

10、用戶名和密碼（帳戶的用戶名和密碼同郵箱是共用的）。用戶名的命名規則是使用人的名字的漢語拼音全拼，如“楊光赤”的帳戶名為“”，該帳戶名是不可更改的。為了保證信息的安全，每個帳戶都有對應的密碼作為用戶口令，用戶要使用郵箱和帳戶必須知道自己帳戶的密碼，帳戶密碼可自行更改。用戶有責任保護自己帳戶密碼不被他人盜用，因帳戶密碼丟失造成的后果一律由本人負責。新建或丟失帳戶密碼的用戶可與計算機系*聯系（電話）。二、學校辦公信息網與國際互聯網連接。為做好保密工作，學校要求所有下發的文件必須直接發送到教研室主任以上干部郵箱中去，其它文字信息可網上發布。三、網上傳送有關文件等文字信息是一項要求標準高的全新工作。各部門要落實責任。學校要求各部門、各教研室都要指定一名兼職信息員具體負責此項工作，確保網上傳送的文字信息及時準確，萬無一失。四、各部門、各教研室的信息員應保證本部門的計算機隨時處于可用狀態，嚴禁用辦公用計算機進行與工作無關的操作，防止計算機病毒的感染與擴散。對因非工作原因造成系統或硬件損壞影響正常工作的，學校將追查當事人的責任。五、各部門、各教研室信息員每天至少打開郵箱兩次（上午點、下午點）。各部門發布開會通知，必須有一定提前量，避免誤事。六、