XXXXXX公司財務報銷和付款制度及辦理流程財務部2014年1月1日目錄第一部分總則1第二部分借支管理規定及借支流程1第三部份費用報銷基本制度及基本流程2第四部分原材料、低值易耗品報銷管理及付款流程14第五部分工程支付管理及流程15第六部分固定資產支付管理及流程18附表19財務報銷、付款制度及流程第一部分總則第一條為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,堅持以業務為重的原則，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條本制度根據本公司當前的實際情況，將報銷分為辦公費、住宿費、招待費、交通費、差旅費、通訊費、會議費、車輛費、材料費、低值易耗品、伙食費、教育經費及培訓費、職工日常生活用品等非貨幣福利費等、工程相關支出以及專項資金支出等，以下分別說明有關借款的流程及各項支出具體的財務報銷制度及相關流程。第三條本制度適用于公司全體員工。第二部分借支管理規定及借支流程第四條借款管理規定一當公司員工因業務需求、生產備用、出差而發生借款行為時，必須完整填寫借款單并經相關領導批準后方可借款。二各項借款金額超過10000元應提前一天通知財務部備款。三除特殊情況外，借款單須有部門領導、主管領導、單位負責人審批后方可借款。四借款銷賬規定1借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳。（2）借領支票者原則上應在3個工作日內辦理銷帳手續。（五臨時工及試用人員不得借款，若因特殊情況，需主管領導擔保后方可借款。（六）員工因個人原因原則上一律不得借款。（七）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資、獎金中扣回。第五條借款流程一借款人按規定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）。二審批流程經辦人簽字本門領導審批主管領導審批財務部復核單位負責人審批。三財務付款借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續，并在現金付訖單上簽字。第三部分費用報銷基本制度及基本流程第六條報銷人必須取得合法有效的報銷單據發票。第七條費用報銷單填寫及票據粘貼要求（一）報銷單據填寫應力求整潔、美觀，不得隨意涂改；報銷單各項目應填寫完整，報銷內容名稱合理、大小寫金額一致，后附單據張數正確，報銷事項說明清楚。（二）報銷單與后面的發票、清單等必須大小一致，各票據不得突出于報銷單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）。（三）各票據應均勻貼在報銷單后，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致。（四）若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列粘貼。（五）報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列。（六）報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。（七）報銷單據一律用黑色、藍色鋼筆或簽字筆填寫。（八）特別強調有實物的報銷單據須由驗收人在報銷單上填寫，需入庫的實物單據應附入庫單，否則財務有權拒絕報銷。第八條單筆報銷總額超過10000元，需要提前一天通知財務備款。第九條費用報銷基本流程經辦人簽字部門領導簽字財務部審核主管領導簽字經辦人簽字領款單位負責簽字人財務部復審出納清查、付款第10條辦公費用報銷管理規定（一）內容辦公費主要包括單位日常所必需的辦公用品、文具的購買，報刊、雜志、專業書籍及資料的訂購費用，領用辦公設備配件（含維修費），易耗材料（紙張、硒鼓、色帶）費用，文件郵寄、電話通話、網絡及維護費等。（二）購買規定（1）辦公用品、相關辦公設備及配件、易耗材料應由行政部門進行統計，填寫相關用品申購單，經領導批準后安排專人進行購買。（2）電話、網絡及維護費用應有行政部門統一進行結算，并安排專人負責（四）借款規定因辦公費用發生需要借款的應帶上經領導審批的申購單和借款單，到財務部辦理領款手續；對公賬戶走賬的應填寫企業申請付款單。（五）報銷規定（1）日常辦公費用的報銷在取得正規發票后，在報銷單后附辦公用品采購申請單（原件或復印件），附實際購買辦公用品、配件、維修清單（必須加蓋發票專用章）。（2）電話、網絡及維護費按月或者是按季度進行結算報賬，并在報銷單上寫明月份。（六）報銷及沖賬期限辦公費用實際發生以后，應在3個工作日內進行報銷或者沖賬處理，電話、網絡及維護費用原則上不得跨月報銷。第11條業務招待費報銷管理規定（一）支出范圍（1）招待客人、客戶用的煙、酒、茶、飲料等費用。（2）宴請客人、客戶用的用餐、食品、酒水等費用。（3）贈送客人、客戶的禮品等費用。（2）原則（1）節約經費開支，提高經濟效益，減少非生產性及不合理支出，公司對業務招待費進行統一管理。公司以厲行節約、合理開支、嚴格控制、超標自負為原則。（2）由于目前公司正處于籌建期以及業務招待費的特殊性，公司嚴格控制業務招待費的支出，尤其是大額招待費的發生應事先經過公司領導人的批準后方可支出，做到預算控制、逐筆報批。（3）公司級招待費用原則上由行政部統一安排，統一結算。（4）部門因公需招待時，應事先申請，經總經理、主管領導批準后方可招待。（5）堅決控制非業務接待，適當控制業務接待。（6）政府部門、上級機關、兄弟單位因公來訪，一律由辦公室和對口部門協同接待。經營活動中業務單位的往來，由各經濟實體負責接待，費用歸口，列入所在單位或分管負責人名下。（7）公司因公出差人員、野外工作人員已享受伙食補貼和野外津貼的，不再報銷路途餐費。（8）各部門外出工作期間需發生招待費時，必須經主管負責人批準后，方可進行招待，但業務招待費力求節儉。（9）因工作關系外單位來的一般人員，一律用工作餐招待。（10）各類業務招待，接待部門應當從嚴控制陪同人員，陪同人員一般不應超過需接待人員的2倍。（11）不得報銷與公務活動無關的費用；不得在公務招待費上弄虛作假；不得無正當理由或者違反有關規定，造成招待費超過控制總額或規定標準；不得以招待為名請客送禮、旅游觀光以及組織各種娛樂活動；不得以任何名義用公款互相吃請。違者按規定追究相關人員的責任，所有開支一律由責任人自付。（12）其它非公招待客人一律由個人承擔。（三）標準根據企業所得稅法實施條例第四十三條規定“企業發生的與生產經營活動有關的業務招待費支出，按照發生額的60扣除，但最高不得超過當年銷售（營業）收入的5”。公司業務招待費總額不得超過當年營業收入的5，其中各經營實體業務招待費總額不得超過當年本部門營業收入的4，公司管理部門業務招待費開支，本著節儉的原則，根據情況另行規定。（四）招待客人、客戶用的煙、酒、茶、飲料以及贈送的禮品原則上有行政部門統一采購，并委派專人驗收，安排專人管理、發放。如有特殊情況需要單獨購買的應提前向行政管理部門提前報備。（五）煙、酒、茶、水、禮品的購買不可超過公司招待標準，因特殊情況超過的，應在開發票項目上降低單價，增加數量來彌補；費用支出時一定要取得正規發票，并附明細單（加蓋發票專用章），明細單上詳細列明物品名稱、單價、數量、總金額。（六）當公司發生會議招待、集體聚會以及煙、酒、茶、水、禮品批量購買時，由行政部門安排專人負責，由部門領導、主管領導審批后方可執行。實際支付時原則上申請公司匯款或者支票等對公方式支付（填寫企業申請付款單），以控制大額現金的支出。（七）因業務招待而發生借款或者領取支票，應在業務發生后2日內進行報銷沖賬。因在外地或者其他特殊情況的，應在回到公司2日內進行報賬沖賬。（八）業務招待費發票管理（1）餐票等定額發票的印章（發票專用章）要清晰可識別，否則不予報銷；同次報銷必須為同一單位的發票，同面額的發票必須連號，不同次的發票不可連號，發票歸屬地與實際發生地必須一致。（2）因特殊原因取得的手工發票，必須如實填寫，填寫規范、完整；不得虛開、套開發票。（3）堅決杜絕用餐票代替其他發票。第12條差旅費和交通費報銷管理規定（一）原則（1）差旅及交通費管理本著“勤儉節約、互惠互利”的原則，嚴格控制出差規模，對必須出差的，應盡量縮短出差時間、人數和次數，充分利用現代辦公手段，提高工作效率減少支出。（2）堅持“費用雙控”的原則，既控制差旅費的各項標準，又控制部門費用總額。（二）標準（1）各級別出差乘坐交通工具標準級別及交通工具火車、動車輪船（不包括旅游船）飛機其他交通工具（不包括出租小汽車）公司領導軟席（軟座、軟臥）動車一等座三等艙普通艙（經濟艙）憑據報銷中層硬席（硬座、硬臥）動車二等座三等艙普通艙（經濟艙）憑據報銷其余人員硬席（硬座、硬臥）動車二等座三等艙普通艙（經濟艙）憑據報銷（2）各級別出差分地區住宿費標準類別直轄市省會城市區外地級市區內地級市區外縣級市區內縣級以下公司領導450360320200中層320260200140其余人員220200180140備注首晚難以尋找合適住宿條件的，其住宿標準可提高30。（3）市內交通費執行標準出差辦理公務人員自帶交通工具的一律不得報銷市內交通費，不自帶交通工具的，不分區內區外，按實際出差天數每人每天憑票報銷30元市內公共交通費。赴外地參加會議或學習以及到公司相關聯單位，只能憑票據報銷兩天的市內交通費，即60元。在市內辦事，盡可能的使用公司統一管理的自有車輛，如果因急事或特殊情況，經公司領導同意可乘坐城市公用交通工具，并憑有效票據報銷市內交通費。各管理部門的市內出租車費要從嚴控制，嚴格執行此標準。（4）伙食補助（報銷）標準辦理公務人員出差到阿旗以外地區不分途中（需有效憑據），區內每人每天補助標準為80元、區外每人每天補助標準為100元、境外出差補助標準由公司領導審議決定。參加會議或學習已集中安排食宿的，按標準只發給途中實有天數補助費；沒有集中安排食宿的，每人每天補助標準為80元，超過7天以上部分每人每天補助標準為50元。因公負傷人員及陪護人員，在外地等待住院和住院治療期間每人每天發給伙食補助費50元；在本地區住院治療期間（憑住院證明）每人每天發給伙食補助費30元。特別說明目前公司正處于籌辦階段，公司出差人員暫且只能以上標準，持合法票據進行報銷，不再給予補貼。（四）各項費用具體說明（1）員工應選擇合適的出行路線，減少途中的行程和時間；在出行過程中需要改變線路的應事先征得主管領導同意，否則多出旅程發生的費用不得報銷。（2）員工根據工作的需要，原則上選擇輪船、火車、長途汽車、高鐵等交通工具，但因特殊原因乘坐飛機、火車商務席、軟臥等應事先征求公司領導的同意，時候由領導審批報銷。（3）住宿費用實行“限額控制、據實報銷”原則，根據員工實際出差天數和分類標準，在限額內據實報銷。實際金額少于標準金額的不對其進行補貼。（4）出差人員應當在職務級別對應的住宿費標準限額內，選擇安全、經濟、便捷的賓館住宿。（5）因工作需求而在外地發生宴請客人、客戶等產生的業務招待費用，應事先經過公司領導的批準，并取得正規票據后方可報銷。（6）員工到外地參加會議、培訓，通過合法有效的證明在限額內據實報銷相關費用；由主辦方提供住宿和就餐的，不得報銷住宿費和伙食費。（7）市內交通費通過當地有效乘車票據據實報銷，自行帶車的不予以報銷。（8）公司所有員工原則上不得報銷出租車票，因特殊原因需要報銷的，經公司領導審批后方可報銷。（9）員工出差有本公司同行人員時，費用報銷需同行人員一同簽字方可報銷。（10）工作人員趁出差辦理公務之便回家省親、探友或辦私事，其發生的車、船、機費只報銷其出差往返地最近車、船、機費，多開支的部分由個人自理，繞道省親、探友或辦私事期間發生的住宿費、伙食費、市內交通費等一律不予報銷。第十三條通訊費報銷管理規定（一）本公司員工的手機通訊補助已經通過工資進行發放，不在報銷任何手機通訊費。（二）凡由公司委托銀行代扣手機費的，由經辦人按照實際金額填寫費用報銷單據實報銷。（三）固定電話實行定額制，由行政部門指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。第13條車輛費報銷管理規定（一）支出范圍本公司車輛費主要包括非經營生產小汽車所發生的燃油費、過路過橋費、停車費、維修費、保養費、裝飾費等相關費用。（二）車輛管理部門做好車輛油耗、歷程、外出、保養、維修以及上車用品購買的登記工作，做到月月核對，責任到人。（三）責任人嚴格按照公司定額標準控制費用支出，財務部門每月對每輛車的費用進行統計，對燃油費、保養維修費等超出標準的車輛上報公司領導，申請處理。（四）車輛飾品購買必須經過公司領導審批，并報車輛管理部門進行統計驗收后方可報銷。（車飾品購買報銷單驗收人必須填寫，否則財務不予以報銷）（五）公司員工因私事或者未經領導審批，擅自出車而發生的一切費用不得報銷。（六）發票管理規定（1）燃油費交款人一定準確、完整，并加蓋收款人發票專用章，做到清晰可識。（2）過路過橋票據加蓋收款人章，要求章、金額、時間清晰可識，否則不予報銷。（3）車輛維修、保養、車飾品購買發票要求準確、完整，并附加蓋發票專用章的費用明細單，兩者缺一不可。（4）杜絕用燃油票進行沖賬處理，如因特殊原因必須經過主管領導審批才可報銷。（5）當發生車輛保險索賠時，責任人應及時通知財務部收款；當公司收到索賠以后，責任人應持維修車輛的發票復印件辦理報銷手續；維修發票金額與索賠金額必須一致，否則財務拒絕報銷。（七）報銷期限車輛費原則上當月發生當月報銷，報銷單必須填寫完整，注明車牌號及費用所屬月份；因特殊原因跨月報銷的，應在下月五日內報銷，否則財務部有權拒絕報銷。第十四條教育經費及職工培訓費管理規定（一）支出范圍根據公司員工發展規劃和業務需要，參加培訓班、輔導班以及各種學習交流活動等產生的相關費用。（二）員工此類行為的發生盡量取得相關協議或者邀請函等文件，后經公司領導審批，未經審批而發生的相關費用不得予以報銷；經審批后需要借款的，應在借款說明上詳細列明本次行為情況。（三）員工參與期間產生的住宿費、招待費、交通費等參照公司有關報銷制度處理。（四）報銷管理員工需要取得有關費用的正規發票或者是財政廳監制的專用收據。同時在報銷單后附上本次活動的相關證明文件。第十五條日常生活用品及非貨幣福利報銷管理規定第四部分原材料、低值易耗品報銷管理及付款流程第十六條材料費、低值易耗品報銷管理規定（一）支出范圍在日常生產經營過程中購買的價值偏低又能重復使用的實物資產，包含生產工具（如鉗子、推車等）、生產材料（如鐵絲、塑料紙等）、辦公用具（如電話機、傳真機等）、辦公家具（如辦公桌椅等）。（二）為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部門統一管理，集中購置（填寫購貨申請單，經領導審批）并指定專人驗收、專人管理。（三）所購材料及易耗品需供貨單位開出送貨單，無送貨單的由收貨部門開具入庫單，單據上詳細標明單價、數量、金額；送貨單要由送貨單位加印章，送貨單或者入庫單要由送貨人、經辦人、收貨人簽名。（四）材料及易耗品出庫應歸結到個人，不能歸結到個人的應歸結到部門，并有相關責任人簽字方可領取。（五）支付管理經辦人持經領導審批的采購申請單到財務進行借款；當費用產生時，特別是數量多、金額大的付款原則上通過對公賬戶支付。（六）發票管理材料及低值易耗品發票原則上要求增值稅專用發票（含抵扣聯），沒有增值稅專用發票的必須有普通稅票；發票上沒有列明明細的，必須附有收款單位發票專用章的銷貨明細單。（七）報賬流程經辦人簽字后必須由驗收人簽字，然后部門領導簽字再到財務部審核，隨后請求主管領導和單位負責人簽字，最后經過出納審核統計后，辦理簽字領款。每個步驟缺一不可。（八）報賬期限經辦人在貨物驗收入庫后1個工作日內進行報賬處理。參照生產材料和低值易耗品報銷規定。第五部分工程支付管理及流程第十七條工程支付管理（一）支出范圍在項目實施期間發生的與工程項目有關的所有費用，其支付方式按合同付款和實際結算付款兩種方式辦理。對于簽訂了合同發生的工程費用，按合同費用付款方式辦理付款，對于一些特殊工程費用和日常行政管理費用的付款按實際結算付款方式辦理付款。一經選定付款方式，不得隨意改變，特殊情況除外。（二）財務部門需要原始單據內容及要求（1）項目驗收意見書項目驗收意見書是由項目相關部門出具的，對當前項目施工的審批意見。項目驗收意見書需有施工方和本公司共同蓋章（簽字）方可生效。項目意見書需由公司主管領導、單位負責人共同簽字方可生效。項目意見書一式兩份，項目管理部分和財務部各執一份。（2）項目結算單當項目管理部分出具項目驗收意見書后，由項目管理部門和財務部按照工程合同或者實際施工情況出具項目結算單。項目結算單結算流程施工方項目管理部門出具施工方或經辦人簽字確認項目管理部門復核部門領導審批主管領導審批單位負責人審批財務部復審付款特別提示項目結算單完整、清晰、明確；明確內容包含施工方名稱、結算內容、結算單價、結算金額（大小寫一致）、施工進度、扣款或者其他抵款內容、質保金（3）付款申請單付款申請單是由財務部特別指定的，施工方或者經辦人申請付款時必須填寫財務部統一的付款申請單，否則無效。付款申請單必須填寫完整，申請人、時間、附原始憑證數目、付款金額（大小寫必須一致）、收款人全稱、開戶行及賬號、申請付款方式、付款詳細說明（如付款目的、內容）。付款申請單須經相關部門進行審批驗收，經總經理簽字審批、經財務部復核通過以后方可有效。付款方及經辦人申請付款時，需在付款單后附相關付款手續，如合同書、施工方資質、申請人身份證復印件、項目驗收單、項目結算單及其他相關附件。（4）工程合同書參照合同法。（5）施工方提供的項目施工所需要的資質證明。（6）經辦人或者受委托人的身份證復印件。（7）施工方提供的正規發票施工方提供的發票原則上是由施工地當地稅務機關出具的，特殊情況的需進行說明情況經公司領導審批后方可接收。發票付款方與收款方必須與合同簽訂雙方名稱一致，如出現委托收款現象而導致名稱不一致的，需出具公司開出的法人授權書或者公司委托書。發票金額必須與公司實際付款金額相一致。發票上必須加蓋收款方的發票專用章，如有特殊情況可加蓋公章。發票上列出的項目名稱適合實際實際施工內容。（8）財務部嚴格審查以上列舉的相關手續，在收到以上符合要求的原始手續時方可進行付款，否則有權拒絕付款。（9）企業尾款支付企業尾款支付需由施工方或經辦人填寫付款申請單，經部門審批、主管領導審批、單位負責人審批后，到財務部辦理結算。財務部收到填寫完整的付款申請單后需與公司賬務、原始付款說明進行核對，檢查其付款金額是否正確或者超支、檢查施工發票是否欠缺、檢查前期付款手續是否齊全。第六部分固定資產支付管理及流程第十八條固定資產支付管理參照本制度第十七條工程支付管理規定。第十九條本管理制度由公司財務部負責解釋與修訂。第二十條本管理制度由公司總經理辦公會議審議通過，自公布之日起生效。附表付款申請單申請人填制日期附件張數付款金額（大寫）收款人全稱開戶銀行及帳號其他要求說明付款方式現金電匯現金支票轉帳支付其它火攻器材入庫驗收單接收單位XXXXXXXXXX公司接收部門炸藥庫供貨方到貨驗收明細單1項目規格數量23456驗收人年月日XXXXXXXXX公司設備安裝驗收單編號設備名稱規格型號供應商聯系人聯系電話1、質量情況付款說明財務部門核對部門審批主管領導審批單位負責審批2、運行效果3、運行效果4、隨機物品設備配件口工器具口說明書口保修單口序設備名稱規格型號數量備注123455、驗收結論優良口合格口不合格口需整改口6、參驗人員部門負責（簽字）年月日主管領導（簽字）年月日單位負責人（簽字）年月日備注此設備驗收單為設備結算、轉固重要依據之一，必須在認真驗收的基礎上填寫。設備到貨驗收單設備名稱發貨人接收部門總價款設備驗收情況1、數量與合同是否一致（一致、不一致）2、外包裝情況完好、損壞）3、設備外觀質量檢查完好、損壞）3、說明書、合格證、檢驗證、使用手冊、維護手冊、裝箱清單文檔檢查（有、無）4、隨箱附零配件、工具（是、否5