行政辦公管理規范化操作全案周燦輝等編著目錄12行政辦公人員崗位職責5121行政總監5122辦公室主任5123行政部經理6124后勤部經理6125接待主管7126行政主管7127安全主管8128保潔主管923行政接待管理工具9231行政接待申請表9232貴賓接待信息表10233接待費用預算表11234前臺來訪登記表1224行政接待管理模板12241行政接待管理制度1233會議組織與管理圖表15331會議申請表15332會議議程表16333會議簽到表16334會議記錄表1734會議組織與管理制度17341會議管理制度1743活動策劃與組織管理工具21434活動執行計劃表21435員工活動調查表2244活動策劃與組織管理模板23441員工活動管理制度2353員工出差管理工具25531出差申請表25532出差借款單26533出差報告表27534出差費用報銷單2754員工出差管理模板28541員工出差管理制度28542出差費用管理辦法3163行政公文管理工具33631發文稿紙33632發文登記表34633收文登記表34634收文處理單34635公文催辦單35636文件傳閱表3664行政公文管理模板36641行政公文管理制度3673合同檔案管理工具40731合同管理臺賬40732合同移交清單40733文件歸檔登記表41734歸檔文件目錄41735檔案借閱登記表4274合同檔案管理模板42741合同登記保管制度42742檔案管理制度4483印信與證照管理工具47831印章刻制申請表47832印章使用登記表48833介紹信登記表48834證照管理臺賬49835證照借用登記表4984印信與證照管理模板49841印章管理制度4993員工提案管理工具52931員工提案建議表52932員工提案評審表53933員工提案登記表54934年度提案總結表5594員工提案管理模板55941員工提案管理制度55103公關與危機管理工具581031公關活動推進表581032發布會媒體跟蹤表591033展會參展申請表591034公關費用差異表60104公關與危機管理模板601041公共關系管理制度60113辦公用品與設備管理工具631131辦公用品申購表631132辦公用品領用登記表641133辦公用品庫存清單641134辦公設備維修記錄表65114辦公用品與設備管理模板651141辦公用品管理制度65123企業知識產權管理工具681231知識產權匯總表681232專利申請表691233專利實施情況表691234商標情況登記表69124企業知識產權管理模板701241知識產權管理制度70133信息管理與信息保密工具731331信息接收登記表731332信息分類記錄表731333機密信息借閱申請表73134信息管理與信息保密模板741341企業信息管理制度74143計算機與網絡管理工具771431計算機硬件請購單771432計算機硬件報修表771433計算機軟件維護表78144計算機與網絡管理模板781441計算機管理制度78153車輛管理工具811531車輛信息登記卡811532車輛使用申請單811533車輛行駛記錄表821534車輛維修申請單821535車輛保養記錄表83154車輛管理模板831541車輛使用管理規定831542車輛維修保養制度85163安全管理工具871631安全隱患排查表871633消防設施一覽表881634門衛值班記錄表881632安全演練記錄表89164安全管理模板891631門衛值班管理制度89173環境衛生與綠化管理工具911731企業綠化規劃表911732綠化養護檢查記錄表921733衛生檢查記錄表92174環境衛生與綠化管理模板921741綠化管理制度92183食堂宿舍管理工具941821食堂衛生檢查表941823員工宿舍登記表951824宿舍物品登記表95184食堂宿舍管理模板961841食堂管理制度9612行政辦公人員崗位職責121行政總監行政總監崗位職責如表11所示。表11行政總監崗位職責崗位名稱行政總監直屬上級總經理崗位概述全面統籌規劃企業行政辦公管理流程，不斷完善行政管理體系，控制行政辦公費用支出，提升行政辦公管理效率崗位職責1根據企業整體發展規劃，擬定行政辦公管理發展規劃2負責行政辦公、后勤規范化管理體系建設，提升管理效率3負責行政辦公費用預算的審核與監督，控制費用支出4負責行政管理組織架構設計，不斷優化組織內部各項資源的配置5負責監督行政辦公、后勤管理工作的運行，并做出相應的指示6負責企業公關危機的管理，及時處理各類突發事件7完成領導臨時交辦的其他工作122辦公室主任辦公室主任崗位職責如表12所示。表12辦公室主任崗位職責崗位名稱辦公室主任直屬上級行政總監崗位概述協調企業高層與各部門、外部單位之間關系，做好高層領導日程安排、行政資源調度、行政公文處理以及總務后勤事務管理等工作崗位職責1根據企業高層領導的安排，負責企業日常行政事務管理工作2根據領導的指示，具體負責領導日程安排以及重要活動安排等工作3負責代表公司做好外部單位、政府以及其他社會團體的接待工作4負責公司各類行政辦公管理制度、規范的編制工作5根據領導的授權，為其起草講稿、處理各類來往公文6負責企業公關危機的管理，及時處理各類突發事件7完成領導臨時交辦的其他工作123行政部經理行政部經理崗位職責如表13所示。表13行政部經理崗位職責崗位名稱行政部經理直屬上級行政總監崗位概述全面統籌規劃公司的行政辦公管理事務，通過對行政、后勤等事務的監督管理，為企業正常生產運營提供支持崗位職責1根據企業年度工作計劃，確定行政工作重點及工作計劃2負責編制行政費用預算，合理控制企業行政費用支出3負責安排集中采購辦公用品、辦公設備等，并指派專人進行日常管理4負責公司重要會議、活動的組織管理工作5負責企業公關危機的管理，及時處理各類突發事件6負責安排專人集中調度車輛，合理利用資源7完成領導臨時交辦的其他工作124后勤部經理后勤部經理崗位職責如表14所示。表14后勤部經理崗位職責崗位名稱后勤部經理直屬上級行政總監崗位概述全面負責公司后勤事務管理與規劃，在不斷提升后勤服務質量的前提下，盡量控制管理費用支出崗位職責1根據企業年度工作計劃，確定后勤工作重點及工作計劃2負責編制后勤費用預算，合理控制后勤管理費用支出3負責合理規劃后勤服務設施，提升服務質量4負責企業內部環境規劃，不斷美化、凈化企業環境5負責監督企業綠化、衛生、安全等工作，確保企業生產經營活動的順利進行6負責監督食堂宿舍日常管理工作，為企業員工提供良好的服務7完成領導臨時交辦的其他工作125接待主管接待主任崗位職責如表15所示。表15接待主管崗位職責崗位名稱接待主管直屬上級行政部經理崗位概述根據公司領導的指示，全面負責安排來賓或訪客的接待工作崗位職責1根據高層領導的指示，負責制定重要來賓的接待計劃2負責具體安排來賓接待、來賓參觀、來賓洽談等事宜3根據領導的意見，安排來賓主陪以及其他陪同人員4負責安排來賓就餐、住宿、旅行等相關事宜5負責接待人員商務禮儀的培訓工作，以提升企業形象6負責參與企業公關危機處理，并提出可供參考意見7完成領導臨時交辦的其他工作126行政主管行政主管崗位職責如表16所示。表16行政主管崗位職責崗位名稱行政主管直屬上級行政部經理崗位概述在部門經理的領導下，通過與各部門的協調與溝通，及時處理各項行政事務，保證企業生產經營活動的正常開展崗位職責1負責組織策劃各類公務接待，體現本公司的良好形象2負責辦公用品申請的審批以及辦公用品集中購買3負責公司各類會議、活動的組織，并指定專人進行會議記錄4負責公司車輛的統一調度、維護與保養等管理工作5負責對公司印信、公文等進行統一管理，防止核心信息外泄6負責對公司辦公設備等進行統一管理，做好辦公設備維護與保養工作7負責對各類突發事件進行處理，并及時上報相關領導8完成領導臨時交辦的工作127安全主管安全主管崗位職責如表17所示。表17安全主管崗位職責崗位名稱安全主管直屬上級后勤部經理崗位概述在部門經理的領導下，負責公司區域內的安全管理工作，通過建設安全防護設施和組織安全巡查，確保企業財產安全崗位職責1負責制定公司安全管理工作計劃，并落實計劃內容2負責建設與維護公司內部的安全防護設施、設備，杜絕安全隱患3負責組織保安員定時巡查，防止各類安全事件的發生4負責制定保安員培訓計劃，提升保安員的業務水平5落實安全責任制，及時處理突發性安全事故，并向主管領導匯報6負責定期召開安全工作例會，檢討工作中的問題和不足7完成領導臨時交辦的工作128保潔主管保潔主管崗位職責如表18所示。表18保潔主管崗位職責崗位名稱保潔主管直屬上級后勤部經理崗位概述在部門經理的領導下，具體負責公司區域內的衛生保潔管理工作，監督保潔人員認真工作，為公司員工營造良好的工作環境崗位職責1按照公司的建筑布局，為下屬保潔員設定專屬責任區2負責制定各項保潔指標與標準，確保公司衛生狀況達標3負責監督、指導保潔人員進行保潔作業4負責定期檢查保潔設備，確保其能夠正常工作5負責保潔工具、材料的發放、保管，合理控制保潔工具、材料的消耗6完成領導臨時交辦的工作23行政接待管理工具231行政接待申請表申請部門申請人申請日期來訪單位聯系人來訪事由來訪日期姓名職務性別備注主要來訪人員名單主要接待領導參與接待人員接待服務人員備注接待人員日期時間活動安排地點主要日程準備事項1車輛（車型）2歡迎條幅內容3會議室準備4用餐5住宿部門經理意見行政部經理意見主管副總意見總經理意見232貴賓接待信息表來訪貴賓信息英文姓名中文姓名國籍性別出生年月來訪時間單位職務姓名職務備注隨行人員信息來訪目的接待安排信息接待負責人接待規格下榻賓館航班信息接機人指定聯絡人陪同、翻譯人員經費預算開支項目清單及金額行程安排用車安排總經理意見簽字日期年月日董事長意見簽字日期年月日233接待費用預算表接待對象接待日期接待級別接待人數接待部門接待負責人接待費用預算類別費用預算明細合計金額備注住宿餐飲場地租賃現場參觀旅游觀光禮品其他合計金額制表日期部門負責人日期行政經理日期財務經理日期主管副總日期總經理日期234前臺來訪登記表序號日期姓名單位來訪人數被訪對象來訪事由聯系電話備注1234524行政接待管理模板241行政接待管理制度受控狀態制度名稱公司行政接待管理制度編號第一章總則第一條為進一步加強和提高公司行政接待工作水平，規范各類行政接待活動，充分展現公司良好企業形象，特制訂本制度。第二條本制度所稱行政接待，是指公司在日常工作中發生的、為開展各類經營業務需要而發生的接待、會務、應酬等活動。第三條原則1歸口接待，統一管理；2厲行節約、確保安全；3文明禮貌、熱情周到。第二章責任分工第四條行政部是接待工作的統一管理部門，主要有以下職責1制定和實施行政接待管理制度；2編制公司接待費用總額預算；3受理各部門的接待申請；4制定各類行政接待方案；5負責接待前期準備工作；6負責來賓到訪接待的實施工作，包括迎接、正式接待、送行等。7負責對接待工作的總結、匯報工作。第五條各業務部門是接待工作的歸口部門，主要有以下職責1根據本部門業務實際需要，適時提出接待申請；2向行政部提供有關來賓的準確信息；3負責接待活動中業務方面的溝通；4協助行政部實施接待工作。第三章接待分類與規格第六條公司行政接待活動分為以下幾種類型1公務接待；2會議接待；3視察與檢查接待；4參觀接待；5經營活動接待；6技術考察接待。第七條公司行政接待規格由高到低分為A、B、C、D四個等級。具體如表24所示表24行政接待等級接待等級等級描述來賓接待負責人A級對公司有重要影響或與公司有重大國家部委、省市級各主要董事長關系的接待部門領導B級與公司有密切關系、或有戰略合作意向且在行業內知名的來賓或單位企業負責人、核心高管人員總經理C級普通一級的接待，主要是一般客戶或業務有關人員來公司參觀企業副總、相關高管人員、社會名流主管副總D級主要是指一些臨時性的接待，因業務需要臨時決定來公司參觀企業經理級人員業務部門經理或行政部經理第八條行政部根據行政接待申請、公司領導指示、來賓與公司往來關系、影響等確定行政接待的等級。第四章行政接待程序第九條接待申請1各歸口部門根據業務需求，提出行政接待申請，填寫行政接待申請表，經本部門經理審批后提交至公司行政部；2行政部經理結合行政接待費用預算情況，審核行政接待申請表，填寫行政部門意見，逐級報主管副總、總經理審批。接待規格為A級的，還應報董事長審批。3各歸口部門申請行政接待，有下列情形之一的，應及時告知行政部，以便順利完成接待工作。（1）需要公司領導出面接待陪同的；（2）需要預訂返程車船、飛機票的；（3）需要安排住宿、宴會的；（4）需要照相、攝像、禮品以及安排車輛的。第十條接待準備1行政部根據經審批的接待申請和歸口部門提供的來賓信息，制定接待方案，編制接待經費預算；2行政部根據接待方案安排專人負責以下細節的準備工作（1）預訂酒店食宿；（2）接機、接站；（3）會議場所布置；（4）相關物資采購。第十一條接待實施1一般情況下，接待按照以下程序展開（1）迎接來賓；（2）雙方業務負責人的會晤及技術交流活動；（3）介紹、參觀本公司的各項情況；（4）宴請來賓；（5）陪同外地來賓游覽本地名勝古跡。2行政部可根據接待方案對接待程序進行適度變更。第十二條接待完成1接待活動結束后，行政部應妥當安排送行；2可準備具有公司或地方特色的紀念品贈送來賓。第十三條接待總結每次接待活動結束后，行政部應對接待活動進行全面認真總結，總結報告報主管副總審核批示。第五章附則第十四條本制度由行政部制定、修訂和解釋。第十五條本制度報總經理審批通過后實施。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期33會議組織與管理圖表331會議申請表申請部門申請人會議時間會議地點主持人記錄人會議主題與會人員會議準備部門負責人意見行政部意見主管副總意見332會議議程表會議主題會議時間會議地點會議主持會議記錄與會人員會議議程序號時間議題發言人發言時間12345下次會議時間地點其他信息333會議簽到表會議主題會議時間地點與會人員簽到序號部門姓名簽字備注12345334會議記錄表會議記錄會議時間會議地點主持人記錄人應到人數實到人數缺席人員遲到人員主要議題發言內容會議結論主持人簽字日期記錄人簽字日期34會議組織與管理制度341會議管理制度受控狀態制度名稱公司會議管理制度編號第一章總則第一條為進一步規范公司各類會議內容和程序，提高會議效率，健全決策機制，提升公司管理水平，特制訂本制度。第二條原則1有效溝通，充分協調；2注重質量，提高效率；3認真準備，講求實效；4遵守紀律，準時與會。第三條本制度適用于公司及各部門組織召開的各類會議。第二章會議類型第四條會議按類別、內容的不同分別由相關部門召集和主持，行政部負責做好會議組織、服務及管理工作。第五條公司組織召開的各類會議包括但不局限于以下會議1總經理辦公會主要對公司經營發展和管理中的重大事項進行研究與決策。2生產經營協調會匯報生產經營有關工作，協調解決各車間、部門提出的問題，討論研究并提出下期生產經營工作計劃。3各類專項會議研究公司近期成本管理、質量管理、安全管理、預算管理等專項工作存在的突出問題，提出解決辦法，明確相關部門責任，并責成各部門按照會議要求保質保量完成任務。4各部門管理例會了解本部門本期工作完成情況，總結存在問題，確定改進辦法，提出處理意見，制定下期工作計劃。5總結計劃會議總結公司及各部門月度/季度/年度工作情況，評定全體人員工作績效，確定公司及各部門月度/季度/年度計劃，分析存在問題，制定應變措施和落實辦法第六條公司各類會議簡要說明如表32表32公司各類會議說明會議類別主持人主辦部門與會人員周期總經理辦公會總經理行政部各副總經理及其他高每半月生產經營協調會生產副總生產部各部門經理每月專項會議主管副總各歸口部門各部門經理每月部門管理例會部門經理各部門各部門所屬人員每月總結計劃會議總經理行政部全體員工每月/季/年第三章會議組織第七條涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議歸口部門主辦，行政部協辦。第八條會議主辦部門主要負責以下工作1確定會議目標和主題；2制定會議方案和議題；3確定會議主持人及與會人員；4準備會議議題相關資料、文件；5控制會議進程，維持會議秩序。第九條行政部主要負責以下工作1擬定和發布會議通知；2會場安排和布置；3會議用品準備；4進行會議記錄；5會議照相、錄像；6撰寫和印發會議紀要。第十條會議通知1召開會議需提前通知，一般會議應提前2個工作日以電話、短信或EMAIL方式通知，大型會議需至少提前5個工作日下發正式書面通知。2一般情況下，會議通知由行政部擬定和發布，但部門內部會議除外。3會議通知應至少包括但不限于以下內容（1）會議時間和地點；（2）參會人員；（3）會議主題和內容；（4）參會要求和準備。第十一條重大會議會期較長的，行政部應準備茶水飲料，并指定專人提供會議服務。第條公司會議室由行政部負責統一日常管理，包括但不限于會議室的安排使用、環境保潔、設施管理、會議服務等。第十二條行政部應在會議開始前30分鐘，做好會場各項準備工作，會議結束后30分鐘，完成會議室清潔工作。第十三條行政部進行會議室管理時，應注意以下事項1會前、會后均應檢查各種試聽設備及用品；2清點與會人員借用的物品，確保所借物品的歸還；3會后及時清理會議室，使會議室恢復到備用狀態；4整理并回收所有剩余的、與會議有關的文件資料。第四章會議紀律管理第十四條會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應提前向會議主持人履行請假手續。第十五條杜絕遲到、早退，中間確有急事需離開會場的，應向會議主持人請假。第十六條會議期間應將移動通訊工具關閉或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。第十七條與會人員應注意傾聽他人發言，積極參與討論，充分尊重他人，不可隨便打斷他人發言，不可對他人進行人身攻擊。第十八條發言人員會前要做充分準備，要做到發言思路清晰、條理清楚、重點突出、表述明白。第十九條與會人員應聽從主持人的安排，減少與會議議題無關的爭辯和討論。第二十條與會人員應妥善保管會議材料，不得泄露會議機密。第四章會議資料管理第二十一條會議記錄1會議期間由會議主辦部門或行政部安排專人進行會議記錄。2會議記錄應包括但不限于以下內容（1）會議概況會議名稱、地點、時間、主持人、列席和出席情況、記錄人簽名等。（2）會議內容會議議題、發言人及發言內容、會議決議事項、表決方式和結果等。3會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，確保會議記錄的真實、準確、完整。第二十二條會議紀要1會議紀要由行政部在會議記錄的基礎上進行編寫，概括反映會議精神和會議成果。2會議紀要應包括但不限于以下內容（1）會議概況會議目的、時間、地點、與會人員、議題及成果等。（2）會議精神闡發具體闡述會議討論的問題、意見、結論和決定，以及對今后工作所提的要求，將會議的主要精神和成果全面、具體、詳盡地反映出來。3行政部根據會議的規模、性質及內容等情況確定是否編寫會議紀要，會議紀要報總經理審核、簽發后方可印發。第二十三條各類會議資料由行政部按季度分次存檔，部門內部會議資料由各歸口部門自行存檔。第二十四條公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片、會議記錄及會議紀要等。第七章附則第二十五條對會議決議和決定事項，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門和人員予以支持、配合。第二十六條行政部對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期向公司有關領導匯報。第二十七條本制度由行政部負責制定和修改。第二十八條本制度報總經理審批后自20年月日起執行。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期43活動策劃與組織管理工具434活動執行計劃表階段序號任務工作內容與要求負責人完成時間備注12前期準備3活動現場45678后期工作9435員工活動調查表各位同事好為豐富公司員工的業余文化活動，推進公司精神風貌建設，行政部開展本次調查。請您根據自己實際情況在對應的選項前劃勾，并提出寶貴意見。感謝您的支持和配合1您參加過公司組織的員工活動嗎經常一般很少沒有2您參加員工活動的主要原因是什么工作休閑平衡活動有意義符合自己的興趣、愛好同事都參加2您認為員工活動的重要作用是什么建立和諧關系提高團隊意識增強同事間交流公司核心價值觀交流分享3您認為公司應多長時間組織一次員工活動每月每季度每半年不定期4您認為公司應在什么時間段組織員工活動周末節假日工作時間無所謂5您認為員工活動的規模以多少為宜全體員工以部門為單位興趣相近的同事無所謂6您喜歡參加哪種類型的員工活動體育文藝旅游拓展訓練無所謂7如果公司組織體育方面的活動，您希望會是哪些活動運動會登山比賽球類比賽棋牌賽無所謂8如果公司組織文藝方面的活動，您希望會是哪些活動演講比賽知識競賽書畫攝影展觀看節目演出無所謂9如果公司組織員工旅游活動，你希望去哪些地方天然景觀人文景觀無所謂10您怎樣看待公司組織的大部分員工活動很喜歡會積極參加視活動內容而定視時間安排而定無所謂11關于員工活動的費用問題，您認為怎樣做比較合理公司全部承擔如果合理自己可以承擔一部分自己不會承擔12請您對行政部開展員工活動提供一些參考建議（包括時間安排、活動內容、活動形式、組織等各個方面）44活動策劃與組織管理模板441員工活動管理制度受控狀態制度名稱公司員工活動管理制度編號第一章總則第一條為豐富員工生活，保持員工身心健康，加強公司精神文明建設，規范公司員工活動的策劃、組織與實施，特制定本制度。第二條本制度所稱員工活動，是公司組織實施的體育活動、娛樂活動、旅游活動、體檢活動、聚餐活動、公司年會等各項活動的統稱。第三條原則1積極上進；2內容豐富；3覆蓋廣泛；4安全第一。第二章責任分工第四條行政部負責公司活動的組織實施，主要有以下職責1制定公司全年活動計劃；2活動經費預算的編制和報批；3員工活動的策劃、組織、執行與總結；第五條行政副總負責公司活動的指導及監控。第六條總經理負責公司活動計劃、方案的審批。第七條各部門可根據自身情況自行開展部門活動，部門活動的組織和實施，包括經費申請、活動策劃和費用報銷等，均由各部門負責。第八條活動經費預算的審批權限1活動預算在元以內的，由部門經理審批；2活動預算在元元的，由行政副總審批；3活動預算超過元的，由總經理審批。第三章活動計劃與方案制定第九條行政部每年12月份對全體員工開展一次員工活動意向調查，并分析總結調查結果。第十條行政部根據員工活動調查結果，制定下一年度的員工活動計劃及經費預算，逐級報行政副總、總經理審批通過后方可實施。第十一條行政部組織員工活動，應提前2周編制具體的活動方案，但常規性的活動（如員工生日宴會，團隊建設聚餐等），活動內容不變且金額在的元以內的，可不必編制活動方案。第十二條活動方案應至少包含以下內容1活動目的和方式；2活動內容、時間、地點；3活動參與人員、組織人員；4活動設施、物品等采購需求；5活動進程安排及責任分工；6開展活動所需經費的預算；7活動注意事項及要求。第十三條員工活動方案經行政部經理簽字后逐級報行政副總、總經理審批通過后方可執行。第四章活動組織與開展第十四條行政部根據具體的活動方案召集相關部門及人員，進行活動分工，確定活動經費的落實情況及活動人員安排等。第十五條行政部應提前1周做好以下活動準備工作1活動前期的宣傳工作；2活動所需物品的采購工作；3組織人員責任分工準備；4以書面形式通知各部門。第十六條公司為參加旅游活動或比賽活動的所有員工統一購買意外傷害保險。第十七條凡外出活動，活動負責人應隨時清點人數，尤其是轉換活動場地、上下車時及時清點，確保所有員工統一行動。第十八條公司活動以集體組織形式進行，因特殊情況需要分組時，應強調分組活動的安全注意事項、關鍵時間點、集合地點等，并確立分組負責人。第十九條行政部應做好活動應急預案，以及時應對并妥善處理活動過程中的突發事件。第五章附則第二十條行政部應在每次活動結束后及時做好活動的總結工作，向公司領導匯報活動情況，找出存在的缺點與不足，并填寫活動評估記錄及活動總結報告。第二十一條行政部應將每次活動的所有資料進行整理、存檔，妥善保管。第二十二條本制度由行政部制定、修訂，報總經理審批通過后生效。第二十三條本制度解釋權歸行政部所有。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期53員工出差管理工具531出差申請表姓名部門出差事由出差日期年月日至年月日出差目的地出發時間月日時訂票信息飛機火車輪船返回時間月日時項目金額備注交通費住宿費費用預算通訊費其他合計預計借款金額元部門經理審核財務部審核總經理審批備注1凡境外出差，或出差時間持續一周以上的，須總經理批準；2出差期間不得隨意變更出差事項及路線，情況特殊的，須報直接上級批準；3本表作為出差期間的考勤依據，出差前應將其副本交至行政部作為考勤備案。532出差借款單資金性質年月日編號借款人部門出發日期出差事由返回日期借款金額人民幣（大寫）領導批示財務主管意見付款記錄年月日以第號支票或現金支出憑單付給出納簽字借款人簽字付款憑證聯編號姓名金額日期用途核銷金額交回金額尚欠金額會計出納領款人報銷憑證聯編號姓名金額日期用途核銷金額報銷回交回金額尚欠金額出納領款人執聯備注1付款憑證聯用于員工出差借款時財務做賬；2報銷憑證聯用于員工出差報銷時財務做賬；3報銷回執聯在員工報銷后交給員工個人，作為沖銷借款憑證。533出差報告表出差人員部門出差時間年月日至年月日出差地點出差事由出差經過出差總結附件報告人簽字日期部門負責人簽字日期主管副總簽字日期534出差費用報銷單申請日期年月日申請人部門出差事由出差起止時間自年月日時起至年月日時止共天時，附單據張序號項目單據張數金額備注1城際交通費用2市內交通費用3住宿費用4餐費5其他合計報銷總額人民幣（大寫）補領金額預借金額退還金額主管副總部門經理財務主管出納領款人54員工出差管理模板541員工出差管理制度受控狀態制度名稱公司員工出差管理制度編號第一章總則第一條目的為規范公司員工出差管理，嚴格控制企業管理費用開支，確保員工出差有章可循，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工。第三條定義員工出差，是指公司員工因公赴外地（公司所在地市以外的地區）執行與其工作有關的業務活動、培訓、考察、展覽、開會等，且單次持續時間在1日以上的，視為出差。第四條原則1遵循先申請原則，獲批后方可出差；2按照高效、經濟、安全原則選擇交通工具；3所有出差須提交書面出差報告。第二章出差申請及審批第五條員工出差應提前一周出差申請表，經具有審批權限的人員批準同意后，將其復印件發送至公司前臺處，以便進行考勤統計、預訂酒店及機票等。第六條員工出差有關審批權限如下所示1各部門經理負責所屬員工出差、出差費用的審批；2總經理負責各部門經理出差、出差費用的審批；3員工出差國外或港澳臺地區，一律由集團公司總裁審批。第七條財務部負責出差借款申請的審核、差旅費報銷的審核。第八條未事先申請或雖申請但未經核準的出差，其費用不得報支，其出勤考核按公司有關政策辦理。第九條出差人員憑出差申請表向財務部申請辦理差旅費預借手續。第三章出差費用及標準第十條員工出差期間的出差費用，主要包括以下費用1交通工具費包括乘坐飛機、輪船、火車、出租車等的長短途交通費用。2住宿費在出差地因過夜住宿發生的費用。3出差津貼按地區標準發放的包含膳食補助在內的出差津貼。4其它費用出差期間發生的與公務有關的其他費用。第十一條出差費用除出差津貼直接以現金方式支付給出差人員外，其他費用須憑正式發票報銷。第十二條交通住宿標準根據出差人員級別及地區的不同，具體的交通住宿標準如表52所示表52出差交通住宿標準交通標準住宿標準（單位元）級別飛機火車輪船一類地區二類地區三類地區總經理級別商務艙軟臥一等艙部門經理經濟艙軟臥二等艙普通員工經濟艙硬臥三等艙備注一類地區是指北京、天津、上海、重慶、廣州、成都、深圳、廈門、珠海；二類地區是指鄭州、濟南、石家莊、合肥、太原、西安、長春、哈爾濱；三類地區是指除一類、二類城市之外的其他地區。第十三條出差津貼標準根據出差地所在國家及地區的不同，具體的出差津貼標注如表53所示表53出差津貼標準境內境外出地區大陸地區港澳臺地區德國美國韓國其他地區日出差津貼（元）備注出差津貼按照出差期間的工作日天數計算，不是一整天的，遵循以下計算規則6小時以內的，不計算當日出差津貼；6小時至12小時的，按日出差津貼的50計算；12小時以上的，按照日出差津貼的100計算。第四章出差報告及費用報銷第十四條出差結束后，出差人員應以書面形式提交出差報告，對當次出差的情況進行總結、匯報。第十五條出差報告采取上行匯報制度，即出差人員在申請出差時的授權審批人為出差報告的聽取人。第十六條出差報告應詳細說明出差目的、客戶名稱、出差結果、跟進事項等內容，報告聽取人應對報告進行評估，針對有關問題提出處理意見或安排相應的跟進措施。第十七條出差結束后，出差人員應填寫出差費用報銷單，附相關憑證及已核準的出差申請表，按照財務報銷程序辦理報銷手續。第十八條出差期間因業務需要而花費的業務公關費用，須另外填寫報銷申請，不能并入出差費用申請。第十九條原則上，出差人員應在返回公司后一周內辦理報銷手續，逾期1月未報銷的，財務部不再辦理報銷手續，一切費用自理。第二十條住宿費用審核以實際過夜天數和限額標準確定，并附與出差時間、出差地點一致的正式報銷憑證，超過限額標準的部分由出差人員自負。第二十一條所有報銷單據由出差人員粘貼整齊，粘附于出差費用報銷單的背面，保證原始單據整潔、清楚，報銷單據項目齊全。第二十二條出差人員在一人以上的，應由其中一人負責向財務辦理借款、報銷手續，減少財務對報銷費用的重復審核工作。第二十三條出差人員辦理完報銷費用后，由財務部核算出差津貼的具體數額，并于次月匯入員工的工資賬戶中，出差津貼與員工當月的工資收入合并計稅。第五章附則第二十四條本制度由行政部負責制定、解釋及修改。第二十五條本制度經總經理審批通過后生效。第二十六條本制度自發布之日起執行。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期542出差費用管理辦法受控狀態制度名稱公司出差費用管理辦法編號第一條目的為了加強公司出差費用的管理工作，統一各部門出差人員報銷程序，以合理、節約為原則，現結合公司的實際情況，特制定本制度。第二條出差費用1城際交通費；2住宿費；3出差地市內交通費；4出差補貼費。第三條出差申請員工出差前必須填寫出差申請表，注明出差地點、預計時間、出差目的，出差計劃經部門經理審核簽字，由總經理批準，未經批準其出差費用不予報銷。第四條出差借款1出差前借款遵循“前賬不清，后賬不借”原則，對于沒有還清前次出差借款的，財務有權不予借款；2出差借款須憑審批后的出差申請表，到財務部辦理借款預借差旅費，借款金額不得超過出差申請表總金額的。第五條出差人員在出差時取得有關原始單據時，應注意以下事項1發票必須為國家稅務部門或財政部門監制的正規發票；2發票項目必須填寫齊全，內容不得有任何涂改；3發票抬頭為公司全稱，即有限責任公司；4發票大小金額相符。第六條出差報銷程序1出差人員應于出差返回后個工作日內履行報銷手續；2出差人員申請報銷應首先填寫費用報銷單，并將在出差時取得的原始單據粘貼在費用報銷單后面，報具有審批權限的人員審批后方可報銷；3具體報銷程序如圖53所示1出差人員填寫費用報銷單，并粘貼原始單據2部門經理審核費用報銷單及原始單據并簽字3財務部對費用報銷單及原始單據進行復核4總經理審批費用報銷單及原始單據并簽字5出納辦理出差費用報銷手續圖53出差費用報銷程序第七條出差人員在申請報銷時，應著重檢查以下原始單據信息，確保其與費用報銷單上的填寫信息相一致1各次車、船、飛機票別、車次、席別、出發及到達地點、日期、金額等項目；2住宿費單據金額；3市內交通費單據單價、張數及金額；4郵電費、行李費、運輸搬運費、資料費、文具費、會議交通費和其他等項目第八條粘貼原始單據時，應注意以下事項1使用固體膠棒或液體膠粘貼原始單據，禁止使用訂書機將原始單據裝訂。2粘貼時應干凈整潔，不得折卷，不得超出費用報銷單封面的邊沿線；3原始單據的大小寫金額不得疊壓、不得遮蓋；4原始單據張數較多或較小時先將單據粘貼在空白粘貼單上，然后將空白粘貼單附在費用報銷單封面之后。第九條出差人員丟失車、船票原始單據的，應附有經總經理批準的個人書面情況檢查報告書方可報銷，丟失住宿費原始單據的，應附有取得原住宿單位補開的住宿費單據或住宿費收費證明書。第十條因公外派參加會議、學習、進修、培訓，由主辦單位統一安排食宿的，不再報銷各項補助；統一安排住宿，不安排伙食的，據實報銷住宿費。第十一條本辦法由財務部負責制定和解釋，未盡事宜遵循公司有關政策規定。第十二條本辦法自20年月日起執行。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期63行政公文管理工具631發文稿紙發文字號密級緩急簽發會簽主送抄送擬稿單位擬稿核稿單位核稿打字校對印發份數份附件主題詞標題注公文正文附后632發文登記表序號日期發文單位發文字號標題發往單位份數備注12345633收文登記表序號收文日期來文單位來文字號標題附件收件人辦復情況歸檔備注12345634收文處理單編號來文字號號來文單位收文日期年月日標題擬辦意見領導批示傳閱簽名辦理情況經辦人歸檔情況歸檔分類保管期限635公文催辦單文號催辦人交辦單位承辦單位公文標題領導批示完成時限年月日至年月日催辦內容與進度要求第一次第二次第三次催辦日期承辦部門反饋責任人年月日歸檔日期歸檔人636文件傳閱表文件標題發文編號發文時間傳閱批示閱文時間有無復印簽字備注傳閱情況64行政公文管理模板641行政公文管理制度受控狀態制度名稱公司行政公文管理制度編號第一章總則第一條為規范公司公文管理，推進公司各部門、各單位公文處理工作科學化、制度化、規范化，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、所屬子公司及分公司公文處理工作。第三條定義公文是公司實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，包括決定、意見、通知、通告、通報、請示、報告、批復、函、紀要等文件。第四條原則1實事求是；2準確規范；3精簡高效；4安全保密。第五條公文適用范圍1傳達貫徹公司的方針政策；2公布公司規章制度；3指導、布置和商洽工作；4請示和答復問題；5報告和交流情況。第二章管理責任第六條公司行政部是公文處理的管理機構，負責公司各部門、所屬子公司及分公司的公文管理工作，并進行業務指導和督促檢查。第七條行政部專設行政秘書負責公文處理工作，包括公文擬制、辦理、管理等一系列工作。第八條各部門負責本部門文件的編寫起草工作。第九條總經理或具有審批權限的有關人員負責公文的簽批。第三章格式規范第十條公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。第十一條版面格式1頁邊與版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為37MM1MM，公文用紙訂口（左白邊）為28MM1MM，版心尺寸為156MM225MM。2字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特定情況可以作適當調整。3行數和字數一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以作適當調整。4文字顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。第十二條用紙幅面公文用紙幅面采用國際標準A4型，特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。第十三條公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號，按照有關國家標準和規定執行。第四章行文規則第十四條公文行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。第十五條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。第十六條向上級單位行文，原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送其他相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。第十七條向上級單位請示，應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。第十八條向下級單位行文，原則上主送受理機關，根據需要抄送相關單位。第十九條涉及多個部門、單位職權范圍內的事務，部門、單位之間未協商一致的，不得行文。第二十條受雙重領導的單位向一個上級單位行文時，必要時應當抄送另一個上級單位。上級單位向受雙重領導的下級單位行文時，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。第五章公文擬制與審核第二十一條公文起草1涉及公司全局性、綜合性的文件，由行政部起草；2專業性、業務性文件，由各業務歸口部門起草；3主管副總負責主持、指導重要公文起草工作；4公文涉及其他部門或單位職權范圍事項的，起草時應征求相關部門或單位意見。第二十二條公文審核1公司行政部負責公文的審核工作；2公文審核重點包括但不局限于以下幾方面（1）行文理由是否充分；（2）行文依據是否準確。（3）內容是否符合國家法律法規和公司方針政策；（4）內容是否完整準確體現發文意圖；（5）涉及有關部門或單位職權范圍的事項是否經過充分協商并達成一致意見；（6）文種是否正確，格式是否規范；（7）人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；（8）文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否符合規定。第二十三條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。第二十四條公文簽批1以總公司名義發文的公文應當經總經理審批簽發。2以子公司、分公司名義發文的公文由公司負責人審批簽發。3簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。第六章收文發文辦理第二十五條發文辦理1發文辦理主要程序復核登記印制核發。2發文辦理注意事項（1）行政部對已經簽批的公文進行審批手續、內容、文種、格式等方面復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審；（2）對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細登記；（3）公文印制必須確保質量和時效，印制完畢后，對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。第二十六條收文辦理1收文辦理主要程序簽收登記初審承辦傳閱催辦答復。2收文辦理注意事項（1）初審主要由行政部負責，經初審不符合規定的公文，應及時退回來文部門或單位并說明理由；（2）對于批辦性的公文，行政部應提出擬辦意見報總經理批示或轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門；對于閱知性的公文，應根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或批示；（3）承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢；（4）公文催辦工作由行政部負責，屬于緊急公文或重要公文的，行政部應指定專人負責催辦。第七章附則第二十七條公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。第二十八條本公司的電子公文處理工作，可以參照本制度執行。第二十九條本制度由行政部負責解釋。第三十條本制度自20年月日起施行，之前發布的公司行政公文管理制度停止執行。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期73合同檔案管理工具731合同管理臺賬序號合同編號合同性質合同名稱簽訂日期合同期限合同標的合同金額合同對方對方聯系人聯系電話12345732合同移交清單序號合同名稱份數經辦人備注12345移交部門負責人年月日移交人年月日檔案部門負責人年月日接收人年月日733文件歸檔登記表文件名稱文件編號提交部門提交方式歸檔編號樓保密等級層歸檔時間室保管期限歸檔位置柜送交人欄接收人格734歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注735檔案借閱登記表方式日期檔號題名用途外借查閱借閱部門/單位借閱人簽字74合同檔案管理模板741合同登記保管制度受控狀態制度名稱合同登記保管制度編號第一章總則第一條目的為加強公司合同的登記和保管工作，確保公司所有合同檔案的保密性、完整性和安全性，提升合同規范化管理，特制定本制度。第二條定義1合同登記本制度所稱合同登記，是指公司利用信息化手段，定期登記合同的訂立、結算、補充或變更、解除等情況，以實行合同的全過程封閉管理。2合同保管本制度所稱合同保管，是指合同管理過程中形成的各種文件、文書、單據、憑證和其他相關材料等合同檔案的保管。第三條適用范圍本制度適用于公司及子公司所有經濟合同的登記和保管，勞動合同的管理暫不適用本制度。第二章合同登記第四條各合同承辦部門負責本部門合同登記管理工作，并設立合同登記員，專門負責本部門所有合同的統計、分類、付款申請等合同管理工作。第五條合同登記員須使用公司統一規定的格式對合同訂立和履行情況進行詳細登記。第六條合同登記應至少包含以下內容1登記編號；2合同名稱、合同編號；3合同對方名稱及聯系方式；4合同承辦部門及承辦人；5合同金額、首付款比例；6合同履行情況；7合同結算情況；8備注。第七條合同登記編號按照“部門簽訂時間序列號”（如銷售部2001號）填寫，所有合同應在訂立時開始登記，并根據履行情況及時更新，確保合同登記內容最近、最新。第八條合同登記員應定期向財務部匯報合同登記情況，由財務部匯總公司所有合同的登記，實時掌握合同的付款、預付款、欠款、收款等情況，以便及時執行合同結算業務。第九條合同履行完成后，合同登記員應在合同登記備注欄內注明合同已履行完成字樣，并將履行完成的合同及相關資料移交行政部。第三章合同保管第十條合同履行完成后，合同承辦部門應將合同資料移交給行政部統一歸檔保管。第十一條合同資料移交過程中，應附有移交資料清單一式兩份，由移交人和接收人簽字確認后，移交部門和接收部門各執一份。第十二條行政部設立合同管理員，專門負責公司所有合同檔案的管理。第十三條合同檔案一般包括以下內容1有關合同的項目計劃書、可行性研究報告及有關批復文件；2有關合同招標、投標及中標通知書等文件資料；3合同對方有關證照的復印件，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法人代表身份證明文件、授權委托書（原件）、代理人身份證等其他有關文件；4合同談判會議紀要；5簽字蓋章的正式合同書；6合同變更、解除協議書；7合同履約過程中的催款函、催貨函、違約通知書及往來函件；8合同糾紛處理的協議書、調解書、仲裁書、判決書；9其他相關材料。第十四條合同管理員應對合同檔案以組織、部門、合同種類及文件序號為索引進行編號、整理，統一保存。第十五條合同管理員按照公司檔案管理有關規定管理合同的外借。各部門如需借用或復印合同資料的，須填制合同資料借用單，注明借用用途、歸還時間等內容，由本部門負責人簽字確認后，方可借用。第十六條