單證流程2015-5-7一. 出貨前：1. 發票號：業務員向單證處領取發票號, 號碼結尾為4, 7, 9的都跳過(如BJ08133,BJ08135)大部分業務用的發票號是BJ開頭，U1和WM出貨的例外，以YBP開頭。代理報關的，寧電南方的用NF開頭，中基用AU開頭，寧電國貿用RY開頭，潤泉自己報關的發票號以RQ開頭。2. 出貨清單: 業務員通過郵件將電子稿出貨清單發給對應的單證。3. 訂艙：與業務員確認好貨好時間, 馬上打訂艙托單給貨代,向其訂艙。一般沒有特別原因不配預提柜。預提柜需要業務員向許靜姐提出申請，并郵件告知單證，單證才能去配。4. 訂單：客人PO，PI和PI回簽，需要在得到出貨清單的時候，一并向業務員索要。工廠訂單和工廠回簽，在出貨前要向跟單員索取。5. 商檢：看哪些產品要做商檢，如需要，馬上安排。目前我們經常出貨的，要做商檢的貨：木制品, 絲瓜，劍麻，香皂，沐浴露，潤膚露，浴鹽。請注意沐浴露，潤膚露做商檢需要10個工作日，必須提前15天安排商檢。商檢金額一般控制在USD5000，退17%的USD10000左右。 6. 確認船期: 一般訂艙單傳過去的第二天,貨代會和國外確認好船期. 問貨代是幾號的船,幾號截關,幾號幾點前截數據.如進倉,問貨代最晚的進倉時間。如商檢未做的, 報關有問題的, 請在出貨清單上注明裝柜順序并電話通知徐主任.商檢做不出來的貨物要裝在集裝箱最里面。A. 江北工廠: 船期確認后, 當天必須傳出貨清單給江北工廠的徐主任并注明拖柜的時間。B如果是到其他工廠拖柜請事先與工廠負責人商量好工廠所要承擔拖柜費用，并在訂單注明扣除金額，確認好費用后，待船期確認后, 當天必須傳出貨清單給生產工廠，出貨清單中注明拖柜的時間。整柜: 與業務員確認準確的貨好時間和徐主任（或其他生產工廠負責人）確認好拖柜時間,告知貨代裝箱時間, 地址和聯系人. 在截數據之前, 必須拖柜, 否則會來不及出運，造成不可估量的損失。7.拼箱-進倉單: 貨代傳進倉單給我們, 我們按照進倉單上的地址安排生產工廠進倉。-進倉: 1.一般情況如果是A單盡可能讓生產工廠直接進倉，2.我司江北工廠包裝的, 傳進倉單給徐主任并填寫國內運輸單(附上進倉單,需業務員簽字)給周經理,告知進倉時間,周經理會安排運輸8.報關數據: 報關數據請提前做好準備工作，在截數據之前,做報關資料給貨代(報關發票,裝箱單,合同,報關單,申報要素,核銷單和報關委托書). 請注意: 此數據必須和出貨的數據一致,因此做數據前,必須與業務員確認好最終正確的出貨數據9.確認提單: 貨代發提單確認件給我們, 提單上總的箱數, 毛重,體積和品名必須和報關數據上的一致.請務必注意,否則會導致提單簽不出來, 如更改, 會產生改單費，公司不允許有改單費產生，請事先仔細核對。二. 出貨后1. 如整柜, 讓工廠將拖柜清單傳給我們, 再次與業務員的出貨清單核對下,如不符, 讓業務員修改直至正確為止。2. 產地證: 部分客人需要做產地證, 拖柜后或進倉后的1個工作日內安排做產地證3. 預錄單: 報關后,馬上向貨代索取預錄單以備開票和記錄作業(請見第9條)用.收到預錄單后,須和報關資料核對是否正確,如有誤, 請馬上聯系貨代更改.4. 提單: 船開后, 馬上向貨代索取提單COPY件,收到后第一時間自行核對好后馬上發給客戶核對。5. 進倉或拖柜后第3個工作日必須發給客人的單據: 發票, 裝箱單, 提單COPY件, 產地證COPY件并同時催收匯。6. 催款: 貨到中途還未收到客人匯款，請馬上催款并同時通知對應業務員一起催，貨到目的港前10天仍未收匯, 馬上催客人付款直至客人有回復為止。7. 收匯: 一旦收到客人的貨款, 2天內根據客戶需要寄正本提單, 發票,裝箱單, 產地證或者電放(E123都是做電放的)。8. 每票貨物出運后，檔案袋中應留以下資料：1. 出運清單2. 托單3. 進倉單4. 裝柜清單5. 報關資料（發票、裝箱單、報關單、預錄單）6. 提單COPY件，確認件7. 產地證COPY件，確認件8 發給客人的 invoice、packing list 及其他所需的文件。備注: 1. E1裝柜3個工作日后交齊訂單2. E1每周一發未出貨清單給對應的業務員及跟單員, 如長時間未出的, 請在清單上有顏色標記并郵件通知3. 一個訂單有50%出掉了, 就要交齊訂單4. 一個訂單不能分3次以上出運10. 單證一周作業要求: 每周一統一發催款郵件給各自負責的客戶。（1）.郵件主題為：RE: Outstanding Payment（2）.郵件內容參考如下：Dear XXX, How are you. Pls kindly arrange the payment as below.INV No. ETD ETATotal USDRemarks 該列可以備注客人的PO號之類的信息 BJ09566Apr.4May.133005.8 Have a nice day.（3）.另外附上附件。單子少的話，附上發票箱單。單子多的話，附上一張excel清單，清單的內容就是郵件里面的表格。每周四將已出貨的訂單上交給我。已出貨的單子，是指報關OK，已拿到預錄入單的單子。上交給我的訂單要包含一下內容：1. 預錄入單2. PI，PI回簽，客戶PO（這些文件，業務在讓你安排訂艙的時候，會和出貨清單一起給你）3. 工廠訂單以及回簽 （這個需要在出貨前向跟單索要。）4. 包裝清單預錄入單，要在報關當天下午或者第二天上午就開始向貨代索要。及時拿到預錄入單和完整的工廠回簽，很重要。關系到我們能否及時付款給工廠。如果預錄入單本周四沒有拿到，就延至下周四再給我。每周五發一份下周工作計劃給許靜姐。11. 退退稅聯: 退稅聯超過90天無法退稅, 自出口日期計算.請切記!非常重要!隔段時間要關注一下退單的情況, 以免因為沒有退而錯過退稅時間,造成沒有退稅款. 一般, 出貨后1個月內, 核銷單可以退下來了.當核銷單退下后, 按每個代理公司不同規定, 將退稅單證裝訂好交于我。1. 寧電/中基: 所需的退稅單證1) 寧電是報關發票