文件及質(zhì)量記錄控制程序文件及質(zhì)量記錄控制程序 1 1 目的 目的 為便于本組織圖面 文件制 修訂 更改及分發(fā) 收回 廢止 銷(xiāo)毀等管理 避免文件未 經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行 或過(guò)期 失效文件被誤用 以確保系統(tǒng)內(nèi)使用文件的有效性 2 2 范圍 范圍 包括本公司質(zhì)量管理體系文件 組織為資料圖紙 標(biāo)準(zhǔn)外來(lái)資料及顧客提供的圖紙 標(biāo)準(zhǔn) 3 3 職責(zé) 職責(zé) 3 1 文件之制 修訂及廢止提出 審查 核準(zhǔn) 分發(fā) 收回 銷(xiāo)毀等管理權(quán)責(zé) 如下表 作業(yè)區(qū)分文件制 修訂權(quán)責(zé)分發(fā)收回 銷(xiāo)毀 文件階層制修訂審查確認(rèn)廢止 第一階文件質(zhì)量手冊(cè) 管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文管文管 第二階文件程序文件主辦單位管理者代表總經(jīng)理文管文管 第三階文件 作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 主辦單位主辦單位主管 主管部門(mén)主管文管文管 第四階文件表單記錄主辦單位主辦單位主管 主管部門(mén)主管文管各部門(mén) 3 2 各部門(mén) 負(fù)責(zé)各階文件的編制 保存 銷(xiāo)毀 并保證其正確性 文管中心 負(fù)責(zé)各階文件 圖面的分發(fā) 收回 作廢及前三階文件的廢止并保證其版本之 正確性 4 4 內(nèi)容 內(nèi)容 4 1 文件管制總則 4 1 1 質(zhì)量體系文件之編寫(xiě) 審核 與批準(zhǔn) 當(dāng)各單位依需要制 修訂相應(yīng)階層之文件時(shí) 依電子版 質(zhì)量手冊(cè)格式 程序文件格式 或 作 業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式 格式進(jìn)行編寫(xiě) 待填妥 文件制 修訂申請(qǐng)單 后隨附文件原件 依 3 1 要求依次進(jìn)行審核 批準(zhǔn)并會(huì)簽各相關(guān)部門(mén) 批示后交于文管中心 由文管中心統(tǒng)一分發(fā) 4 1 2 文件及單據(jù)編碼 依 文件格式及編碼作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 及 單據(jù)編碼作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 執(zhí)行 4 1 3 質(zhì)量記錄要求 填寫(xiě)必須真實(shí) 準(zhǔn)確 保持清晰 整潔 記錄人必須簽全名及日期或蓋 章 4 2 文件接收及分發(fā) 4 2 1 文管中心接到各部門(mén)制訂或修訂文件后 將接收之文件登錄于 文件接收管制登記表 依 文件制 修訂申請(qǐng)單 會(huì)簽單位影印相應(yīng)份數(shù) 于影印件蓋紅色 發(fā)行章 并登錄于 文 件 分發(fā)簽收記錄表 發(fā)放至各單位 各單位文件接收人員于 文件分發(fā)簽收記錄表 中簽收 文管人員將文件版本 生效日期及分發(fā)份數(shù)等列入 文件總覽表 4 2 2 如 商品用料結(jié)構(gòu)表 QIP 量測(cè)標(biāo)準(zhǔn) 包裝規(guī)格書(shū) QC 工程表 等資料視同文件 管 制 但無(wú)需建立 文件總覽表 待相關(guān)單位制 修訂完畢后 原件交文管中心存盤(pán) 文管 人員 依使所需單位影印相應(yīng)份數(shù)分發(fā)至使用單位 4 2 3 文件補(bǔ)發(fā) 文件如有破損 缺頁(yè) 字跡模糊 或份數(shù)不夠須補(bǔ)發(fā)時(shí) 使用單位不得私自影印 需填具 圖面 文件申請(qǐng)單 依 3 1 規(guī)定之權(quán)限人員批準(zhǔn)后 交文管中心予以補(bǔ)發(fā) 4 2 4 本公司四階文件作為前三階文件之附件 文管中心保存最新版本 建立 質(zhì)量記錄總覽 表 并分發(fā)至使用單位以控制窗體一致性 各部門(mén)應(yīng)對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔以便于查閱 經(jīng)歸檔 后的質(zhì)量記錄嚴(yán)禁更改 4 2 5 文件修訂 更改 A 當(dāng)文件或資料需要修改時(shí) 應(yīng)由制訂部門(mén)填寫(xiě) 文件制 修訂申請(qǐng)單 隨附修改后的 文件經(jīng)原審批部門(mén)批準(zhǔn)后 交文管中心重新發(fā)行 修改后的文件或資料版次需依次上升 B 文件修改發(fā)行后 文管人員須于 文件總覽表 注明更改后的版次及生效日期 C 文件如僅為文字 符號(hào)等小的錯(cuò)誤出現(xiàn) 制訂單位人員可于文件直接劃改 并簽全名 和日期 無(wú)需填寫(xiě) 文件制 修訂申請(qǐng)單 及更換版本 D 如文件修訂過(guò)程中有文件廢止現(xiàn)象發(fā)生 則廢止文件之原編號(hào)不得再使用 4 2 5 文件 質(zhì)量記錄收回及銷(xiāo)毀 A 文件資料收回 當(dāng)文件及資料經(jīng)修改發(fā)行的同時(shí) 收回發(fā)行的舊版文件 失效文件不得遺留于使用單位 文管人員應(yīng)將收回之舊版文件即刻銷(xiāo)毀并于前一次收發(fā)記錄中注明回收情形 同時(shí)文管人員應(yīng) 將新版之前一版原件加蓋 作廢 章予以保存 并與有效文件分開(kāi)存放 B 質(zhì)量記錄的銷(xiāo)毀 依 質(zhì)量記錄總覽表 的保存期限 對(duì)存期已滿 并經(jīng)核實(shí)確無(wú)需存留之質(zhì)量記錄 質(zhì)量記錄 保存單位需按期將過(guò)期記錄及時(shí)登錄于 質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀記錄表 經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀 4 3 圖面及技術(shù)資料管制 4 3 1 圖面及技術(shù)資料接收 A 公司圖面及技術(shù)資料由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)提供并交文管中心備案 當(dāng)文管人員接到圖紙或 技術(shù)資 料時(shí) 應(yīng)及時(shí)于圖面或技術(shù)資料右下角處加蓋個(gè)人接收章 B 經(jīng)蓋章接收的圖面或技術(shù)資料 文管人員應(yīng)依客戶類(lèi)別登錄于 圖面接收管制登記表 或 技術(shù)資料接收登記表 注明圖面或技術(shù)資料接收日期 料號(hào) 版本及圖面類(lèi)型 接收人 等項(xiàng)目 同時(shí)將圖面或技術(shù)資料依客戶類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)并于 圖面 文件目錄 中登錄建文件 4 3 2 圖面或技術(shù)資料發(fā)行 A 估價(jià)圖發(fā)行 當(dāng)文管中心接到由業(yè)務(wù)提供的客戶圖面且需要對(duì)外估價(jià)時(shí) 文管人員則應(yīng) 主動(dòng) 將所需估價(jià)圖及時(shí)發(fā)行給工程部 于圖面加蓋紅色 發(fā)行章 及 影印無(wú)效 章并登錄 于 圖面分發(fā)管制登記表 工程部于該表簽收 B 轉(zhuǎn)換圖發(fā)行 a 當(dāng)文管中心接到由臺(tái)灣總公司提供的移轉(zhuǎn)圖面或相關(guān)資料時(shí) 文管人員應(yīng)及時(shí)將所需轉(zhuǎn) 換圖面或資料發(fā)行給工程部 所發(fā)行圖面無(wú)需加蓋印章 但需將發(fā)行狀況登錄于 圖面分發(fā)管 制登記 表 或 技術(shù)資料分發(fā)登記表 工程部人員簽收 b 當(dāng)圖面或資料經(jīng)工程部轉(zhuǎn)換完畢 原件交文管中心存盤(pán) 文管人員應(yīng)將轉(zhuǎn)換后的成熟產(chǎn) 品圖 包裝圖 半成品圖及相關(guān)資料及時(shí)發(fā)行至質(zhì)量部及生產(chǎn)部 所發(fā)行圖面或文件需加蓋 紅色 發(fā) 行章 圖面需加蓋 影印無(wú)效 章 接收者于 圖面分發(fā)管制登記表 或 技術(shù) 資料分發(fā)登記表 中簽收 4 3 3 圖面申請(qǐng) a 當(dāng)新產(chǎn)品估價(jià)通過(guò)且結(jié)案 有需發(fā)行圖面給供貨商 或廠內(nèi)圖面 資料使用單位因現(xiàn)有 份數(shù)不足而另有所需 或因已有圖面 資料破損 字跡不清時(shí) 則由需求部門(mén)填寫(xiě) 圖面 文件 申請(qǐng)單 相關(guān)項(xiàng)目 視所需文件性質(zhì)經(jīng)有關(guān)權(quán)限主管批準(zhǔn)后 持 圖面 文件申請(qǐng)單 方可到 文管中心領(lǐng)取所需資料 但圖面申請(qǐng)則必須經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上人員批準(zhǔn)方可至文管領(lǐng)取 b 如圖面或技術(shù)資料原件有字跡不清 破損 遺失等情況出現(xiàn) 文管人員應(yīng)及時(shí)向主管報(bào) 告并 填寫(xiě) 圖面 文件申請(qǐng)單 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由權(quán)限人員向顧客或總公司再次申請(qǐng) 4 3 4 圖面或外來(lái)資料借閱 當(dāng)相關(guān)單位有圖面或外來(lái)文件使用需求而又無(wú)需保留必要時(shí) 應(yīng)由使用單位填寫(xiě) 圖面 文件申請(qǐng)單 相關(guān)項(xiàng)目 視所需資料重要性經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后交由文管中心 待文 管人員將 所需圖面或文件核對(duì)無(wú)誤 由借閱人員于 圖面 資料借閱登記表 簽收登錄后方可領(lǐng)取其所 需圖面或資料 待使用完畢 應(yīng)將借閱資料及時(shí)歸還 同時(shí)文管人員應(yīng)于 圖面 資料借閱登 記表 注明歸還日期 4 3 5 圖面或外來(lái)資料更新 當(dāng)圖面或技術(shù)資料版本更新時(shí) 提供單位應(yīng)及時(shí)將新版圖面或技術(shù)資料交文管中心并提供 變更 原因 文管人員應(yīng)將舊版圖面或技術(shù)資料及時(shí)更換 于舊版原件加蓋紅色 作廢 章并 注明作 廢日期后 與有效版本分開(kāi)保存 同時(shí)將新版圖面或資料依 4 3 2 發(fā)行至相關(guān)部門(mén) 分發(fā)圖面或技術(shù)資料的同時(shí)收回舊版圖面或或技術(shù)資料并即刻銷(xiāo)毀 以免誤用 對(duì)外失效或作 廢圖面 文件 則由負(fù)責(zé)申請(qǐng)單位予以收回且交于文管人員 文管人員應(yīng)于 圖面分發(fā)管制登 記表 中注明回收狀況 4 3 6 圖面或技術(shù)資料標(biāo)識(shí) 圖面或技術(shù)資料應(yīng)依客戶別對(duì)其分類(lèi)歸檔 應(yīng)于活頁(yè)夾外標(biāo)明客戶別及圖面或文件類(lèi)型 文件 夾內(nèi) 圖面 文件目錄 編號(hào) 版本及建檔日期等應(yīng)與實(shí)際存盤(pán)之圖面或文件相對(duì)應(yīng) 4 4 圖面 文件及質(zhì)量記錄之保存 4 4 1 圖面 文件 技術(shù)資料及質(zhì)量記錄應(yīng)貯存于方便查閱的地方 避免潮濕 蛀蟲(chóng)等損壞 以保存文文件之完好 接收單位亦應(yīng)將文件分類(lèi)建立檔案陳示于現(xiàn)場(chǎng) 以便作業(yè)需要隨時(shí)取閱 4 4 2 除質(zhì)量體系四階文件外 其它各階文件 圖面及相關(guān)資料 使用單位個(gè)人均不得私自影 印 4 4 3 公司內(nèi)控文件原版由文管中心負(fù)責(zé)保存 書(shū)面正式文件一份 計(jì)算機(jī)存盤(pán)一份 公司網(wǎng) 絡(luò)服務(wù)器備份一份 以免遺失 4 4 4 當(dāng)文件 資料有修訂變更時(shí) 必須將計(jì)算機(jī)及軟盤(pán)文件資料及時(shí)更新 如為質(zhì)量體系文 件 應(yīng)將 文件總覽表 中相關(guān)項(xiàng)目及時(shí)予以修訂 5 5 評(píng)審評(píng)審 依據(jù) 過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量控制程序 定期對(duì)文件之管制過(guò)程的適宜性 有效性 靈活性 進(jìn)行評(píng)審 6 6 記錄 記錄 質(zhì)量手冊(cè)文件格式 QR4 2 01 0001 質(zhì)量管理體系程序文件格式 QR4 2 01 0002 質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式 QR4 2 01 0003 文件制 修訂申請(qǐng)單 QR4 2 01 0004 文件總覽表 QR4 2 01 0005 文件分發(fā)簽收記錄表 QR4 2 01 0006 圖面 文件申請(qǐng)單 QR4 2 01 0007 質(zhì)量記錄總覽表 QR4 2 01 0008 圖面分發(fā)管制登記表 QR4 2 01 0009 圖面接收管制登記表 QR4 2 01 0010 圖面 文件目錄 QR4 2