摘 要:存貨管理是企業內部控制的重要環節,是企業實現經營目標,貫徹經營方針和決策,維護流動資產安全與完整,保證財務收支合法、會計信息真實性的一種內部自我協調、制約和監督的控制系統。存貨的管理不僅有助于防止存貨業務的錯誤記錄和舞弊行為的發生,還能使企業加強成本控制,實施低成本戰略。文章論述了我國企業存貨的管理在生產經營過程中所占的重要作用,指出了目前我國企業存貨管理中存在的問題及其解決的措施。 中國論文網 關鍵詞:企業 存貨管理 問題 措施 中圖分類號:F270 文獻標識碼:A 文章編號:1004-4914(2010)07-247-02 存貨管理是企業對在生產經營過程中所銷售或耗用而儲備的物資進行的管理,主要包括存貨的信息管理和在此基礎上的決策分析,最后進行有效控制,達到存貨管理的最終目的提高經濟效益。存貨管理的范圍包括原材料、燃料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、半成品、在成品和產成品的入出庫及庫存的管理。存貨管理一方面要保證企業生產經營的需要,防止存貨的不足;另一方面要加速存貨周轉,縮短存貨周轉時間,從而避免占用過多的資金。 一、存貨管理的重要性 為了保證生產經營過程的持續性,企業必須有計劃地購入、消耗和銷售存貨,它是生產經營過程中不可缺少的資產,也是保證生產經營活動連續順利進行的必要條件。企業對存貨管理的重視程度和管理的好壞,直接反映出企業存貨平均占用資金的差異是很大的。實踐證明,加強存貨控制和管理,會使瀕臨絕境的企業有起死回生的可能,反之,則會使充滿活力的企業逐步陷入困境。 實施存貨控制和管理關鍵在于控制存貨的占用總額是否合理,構成存貨總額的各項存貨所占比例是否恰當,分析查明企業存貨占用不合理和形成積壓的原因,以便采取措施控制存貨儲備,降低企業存貨的平均資金占用水平,提高存貨的流轉速度和總資產的周轉率,最終提高企業的經濟效益。加強存貨管理對于中、小企業顯得更為重要,由于中、小企業正處于創業和資金積累的發展階段,如何使中、小企業的存貨價值最大化,減少持有存貨的成本和風險是中、小企業發展中急需解決的重要問題,也是提高企業經營效率和贏利能力的重要途徑。 二、當前我國企業存貨管理存在的問題 1.存貨管理制度不夠完善。目前,一些公司存貨方面的管理制度存在以下問題:一是未認真制定存貨管理制度,或雖然有這方面的規定,但僅僅流于形式,而未予以認真執行;二是內部控制薄弱。存貨的內部控制是企業內控的重要環節,完善的內控制度可及時發現記賬錯誤,有利于防止舞弊。而很多企業或沒有良好的內部控制,或雖有但由于種種原因無法真正發揮作用,一旦出現紕漏,即實行罰款、降職、撤職,而不是去從根本上解決問題。例如,在材料采購,產品銷售環節往往由同一個人完成采購銷售,付款收款,入庫出庫等全過程,使采購銷售工作無章可依,還會提供暗箱操作的溫床,增加了營私舞弊的可能性。 2.存貨的收入、發出、結存記錄不夠真實。在存貨領用、歸集、結轉、記錄等過程中,人為因素較多,造成企業存貨的記錄不真實,不完整。尤其在部分集團化企業中,年末下級單位為完成集團公司年初下達的經營考核指標,將實際已經領用消耗的材料、配件做假退庫或延期結算又不按規定暫估入庫,人為降低成本費用,以達到虛增利潤的目的,同時也可為下一年度完成經營指標留有余地。 3.存貨的核算計量方面不夠準確。企業會計準則規定,存貨在會計期末應當按照成本與可變現凈值孰低計量。企業在確定存貨的可變現凈值時,應當以取得的可靠證據為基礎,并且考慮持有存貨的目的、資產負債表日后事項的影響等因素。企業每期都應當重新確定存貨的可變現凈值。這里所說的可變現凈值,是指在正常生產經營過程中,以存貨的估計售價減去至完工估計將要發生的成本、估計的銷售費用以及相關稅金后的金額。但是大多數企業,并未做到按照成本與可變現凈值孰低來準確體現存貨的期末價值。除人員方面的問題外,主要還有以下幾點原因。一是企業有意粉飾經營業績,不真實體現存貨的跌價損失;二是管理層在此方面未給予足夠的重視,對于存貨跌價損失準備可提可不提;三是有些存貨的當前市價不易確定,或已無可比性,無法確定可變現凈值。結果造成庫存存貨的實際價值未能得到準確體現。 4.存貨的積壓形成的直接損失。在存貨管理中,由于缺乏科學管理,沒有詳細的采購計劃,同時由于企業銷售人員對銷售預測不準確,致使企業存貨積壓過大,也成為部分企業存在的現象。它不但影響企業流動資金的正常周轉,造成資金的浪費,而且長期滯壓,容易發生貶值、毀損、失竊,從而直接形成損失。 5.未能充分利用第三方的物流管理。隨著市場經濟的不斷發展,經濟社會化和信息化程度不斷增強,企業組織形式和經營管理模式均有很大變化,傳統的存貨管理方法對企業的自身物資資源和第三方物流明顯利用不足。或者可以說傳統的存貨管理模式和方法已經不適合新的變化。具體來說,企業存貨傳統管理模式中存在以下問題:(1)存貨管理“小而全,大而全”,注重了內部物流系統的整和,忽視了企業外部物流資源的利用;企業負責計劃、采購、儲存、領用、出庫全過程的管理,占用了大量的人力、財力和物力,沒有充分利用和整和社會物流管理資源。(2)注重了存貨實物形態的管理,忽視了存貨價值形態的管理;存貨管理中,注重了存貨的收、發、存的管理和實物保全,但對存貨的價值管理重視不夠。(3)在管理手段上,注重了運用數學模式和會計賬簿等手段,通過建立數學模型,確定最佳經濟批量和最佳進貨時間,但忽視了通過優化業務流程,加強信息系統的建設,有利于存貨管理。 三、提高企業存貨管理水平的途徑分析 1.建立科學高效的存貨管理制度。企業應建立起科學高效的存貨管理制度,并隨著企業的發展不斷完善。存貨的日常控制方法應采用存貨歸口分級管理責任制。制定指標部門應參照歷史數據,結合本期實際情況,分解存貨資金計劃指標給企業各有關職能部門進行管理。例如:各種材料物資歸公營部門管理,產品、半成品歸生產部門管理等,各歸口部門負責制定分管存貨的資金定額和具體的管理辦法。然后將各部門分管的指標層層分解下達到所屬各級單位和個人,實行存貨的分級管理。 2.完善企業內部控制制度,確保其行之有效。(1)在存貨的采購審批方面,首先,建立存貨業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責權限,確保存貨業務的不相容崗位相互分離、相互制約和監督,如采購、驗收與付款;保管與清查;銷售與收款;存貨處置的申請與審批;審批與執行等。其次,授權批準控制,明確審批人對存貨業務授權批準方式、程序和相關控制措施的權限責任,不得越權審批;明確經辦人員的職責范圍和工作要求,對于超越權限的業務有權拒絕辦理,并向上級報告;嚴禁未經授權的機構人員辦理存貨業務。再次,制定存貨業務流程,明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發出與處置等環節的控制要求,做好相應的記錄與憑證保管。(2)在存貨檢驗保管方面,外購存貨應符合內部采購與付款的有關規定;抵頂債務及其他原因入庫的存貨應有有關部門、人員的審批,其價值與質量狀況應符合雙方協議;嚴格驗收制度,重點是對取得存貨的品種、數量、規格、質量和其他相關內容進行驗收;設置存貨明細賬,加強對代管、代銷、暫存與委托加工存貨的管理。(3)在存貨的庫存管理方面,首先,根據銷售計劃、生產采購資金籌措等制定倉儲計劃,合理確定庫存存量的結構和數量。其次,加強日常管理,嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。再次,建立庫存存貨分類管理制度,對企業全部存貨按其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準,劃分出ABC類,分別管理;對貴重物品、生產用關鍵備件、精密儀器、危險品等重要存貨采取特別控制措施。第四,建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。最后,建立清查盤點制度,如有盤虧和盤盈,應分清責任,報告有關部門及時處理。(4)在存貨的發出方面,建立領用審批制度;銷售應符合內部的有關規定;處置時應明確范圍、標準、審批權限和責任;存貨取得、驗收、保管、領用發出、處置各環節憑證資料需妥善保管。(5)在存貨管理人員方面,定期檢查存貨業務的相關崗位和人員的設置情況;定期檢查存貨業務授權批準制度的執行情況;定期檢查存貨收發、保管制度的執行情況;定期檢查存貨處置制度的執行情況;定期檢查存貨會計制度的執行情況。 3.建立適合自身發展需要的計算機存貨管理系統。在手工處理方式下,企業對于存貨的管理面臨著較為復雜的局面,尤其是那些綜合性的制造企業,氣管理的存貨種類繁多,數量巨大,管理人員往往被每天大量的數據,臺賬淹沒,信息處理速度低而且容易出錯,在這種情況下,對市場的存貨供應和產成品需求的辯護反應遲鈍,更談不上決策的科學性。由此,我們引入決策型企業存貨管理信息系統,以解決企業在存貨管理中遇到的問題。把計算機用于企業存貨管理,不但可以發揮計算機信息處理速度快的優勢,從而得到節省人力,降低勞動強度的目的,而且由于存貨管理決策屬于半結構化的決策類型,建立科學的存貨決策模型,達到預期的輔助決策效果是完全有可能的。 4.存貨的規劃。存貨的規劃是控制存貨水平,降低資金占用,使存貨效益和成本達到最優化的存貨事前控制方法。做好存貨規劃,首先應制定經濟訂貨規劃,確定好經濟訂貨批量,再訂貨點,及時補貨,避免缺貨。其次,要確定存貨資金的占用額。通常可以采用以下三種方法:一是根據各種存貨平均每天的周轉額和其資金的周轉日數來確定存貨資金數額的周轉期法;二是以上年存貨資金占用額為基礎,分析計劃年度各項變動因素加以調整后確定資金數額的因素分析法;三是根據存貨資金與有關因素的比例關系來確定資金數額的比例法。 5.合理整合內部物流資源,充分利用第三方物流。企業內部物流資源是指有利于加強存貨管理的所有資源,如倉儲資源、人力資源、信息資源、管理資源、運輸資源等。企業內部的物流資源是否得到充分利用,直接影響著存貨的經濟采購量、倉儲量和存貨的成本。 在企業管理中,企業內部物流資源的整合已為大多數企業所重視,如僅利用內部物流資源,難以滿足企業降低成本和提高競爭力的要求,而利用第三方物流對加強存貨管理有重要作用。一是有利于降低倉儲費用,運輸費用,還可減少差旅費用等,從而降低企業成本,提高產品的競爭力;二是減少存貨儲存資金的占用,提高資金利用率;三是第三方物流企業專門從事物流工作,有豐富的專業知識和經驗,有利于提高企業的物流管理水平,加快企業產品的周轉速度,也有利于企業占領市場,提升產品服務形象;四是企業物流的外包,可減少物流設施的投資費用,物流人員的管理費用,減少流通環節,可以減少在產品質量和貨