中國3000萬經理人首選培訓網站原始記錄填寫制度目 的：建立原始記錄填寫制度，促使大家認真填寫原始記錄，真實記載當時情況。二、適用范圍：適用于每個工作崗位。三、責 任 者：公司各部門負責人，當班員工。四、制 度：1生產管理、質量管理的各項記錄包括：1.1 廠房、設施和設備的使用、維護、保養、檢修等記錄。1.2 物料驗收、生產操作、檢驗 、發放、成品銷售和用戶投訴乖記錄。1.3 不保格呂管理、物料退庫和報廢、緊急情況處理等記錄。1.4 環境、廠房、設備、人員等衛生管理等記錄。1.5 GMP和專業技術培訓等記錄。2填寫記錄必須真實、簡明、完整、無缺頁損角，有檢驗數據、計算式，有檢驗者、復核者簽字或簽章（應寫全名），字跡清晰，色調一，采用鋼筆或特種圓珠筆書寫，書寫正確（如 月 日不可寫成/），無涂改，若有寫錯時，劃上單線或雙線，在旁邊改正并簽字或簽章，有判定和依據，無漏項記錄本可記錄紙填寫完及時存入質量檔案備查。3中間體、成品檢驗結果分析數據和計算結果要求保留四位有效數字，用四舍六入五成雙規則棄去過多的數字。4檢驗結果的寫法應與藥典規定相一致。5檢驗記錄完成后，應由第二人對記錄內容、計算結果進行復核，復核后的記錄，屬內容、計算錯誤，復核人要負責；屬檢驗錯誤復核人無責任。產品管理辦法 總則第一條 本公司為求倉庫作業合理化，特制定本辦法，凡本公司有關商品的管理事項，悉依本辦法辦理。第二條 本辦法所稱商品，系指為應銷售需要而儲存的各型商品及其供應品。第三條 本辦法所稱商品管理，包括存量計劃與控制、進貨、出貨、試用、調貨、保管、商品帳務作業與作業流程及商品運輸等。 存貨計劃與控制第一條 本公司各項商品的存量，應由倉庫部妥為控制，以避免資金呆滯或存量不足影響銷貨，期以達成適貨、適量、適時的商品供應目標。第二條 銷路較廣的商品，倉庫部應于每月10日(或隨時)會同各有關部門，參照以往銷售記錄、市場狀況及營業計劃等因素，分別機動制訂最合適的訂購點、訂購量以及安全存量。第三條 訂有訂購點、訂購量及安全存量的商品，應由倉庫部確實據以控制，存量到達訂購點時，應及時申請購貨補充。 進貨第一條 所有商品，不論購入、銷貨退回、舊貨估回或試用、表演收回等，均應經倉管單位檢驗后始得入庫。第二條 倉管單位應將每項進庫的商品，限于翌日清晨以前詳加驗收后，列記商品型號入帳，俾憑以控制每件商品的性能。第三條 商品的驗收，應依有關的訂購單、提貨單、驗收單等所列的品名、型號或規格辦理驗收。如發覺型號、規格不符或外箱破損等情形時，應即通知進貨或采購單位辦理。 第四條 因試用、表演、更換、銷貨退回、調貨等而重新入庫的商品，于交回時應保持領用時的狀況，若有損壞，應由倉庫部會同服務部鑒定修護費用后，由領貨人照價賠償，若附件遺失或不全時，則應由領貨人依據商品價格賠償。第五條 進貨單位收貨時，如發覺附件短少、數量不符或商品破損、性能變質時，最遲應于收貨次日通知發貨單位，否則概以完整論。第六條 各單位不得于銷貨退回時未經倉管單位簽認而自行于銷貨報告上予以銷退。 出 貨第一條 倉管單位應在下列六種情況下出貨：1.交貨。2.交客戶試用。3.示范表演。4.本公司同仁之職前或在職訓練使用。5.展示中心陳列。6.本公司各單位因業務需要而借用。第二條 除上述各項出貨外，總公司倉庫部可隨時視實際情形的需要對分公司出貨。 第三條 各項出貨除倉庫部對分公司的出貨應憑分公司填具的“商品(供應品)訂貨單”出貨外，其余各項出貨應由出貨人出示業經其單位主管親筆簽準的“商品(供應品)領貨單”及“商品(附件)領貨記錄卡”向倉管人員出貨。第四條 倉庫部于接到分公司的訂貨單時，應即于當日發貨，如缺貨而須調撥供應時，亦應于當日回復預定供貨的日期。第五條 倉庫部庫存充足時，應依據過去的銷售資料統計及各分公司市場需要的預測，隨時注意分公司庫存情形，將庫存商品依比例分配給各分公司。第六條 任何出貨，倉管人員均應于出貨當日將有關資料入帳，以利存貨的控制。第七條 各單位人員向倉管單位領貨時，應在倉庫的柜臺辦理，不得隨意自行進入倉庫內部，各倉管人員得拒絕任何人擅自入內。第八條 出貨人于商品領出時，應同時要求倉管人員詳予檢查商品的性能、品質及附件是否優良或齊全，否則概以完整論。第九條 商品領出后，嚴禁出貨人擅自將所領出的商品移轉給其他同仁或其他單位或任意更換商品予客戶。第十條 庫存商品經出貨后(除陳列展示外)一律限于當天還倉或開立發票交貨，如當天未能交貨而必須交予客戶試用者，則應按規定辦理。 試 用第一條 為推廣市場及服務顧客起見，本公司部分商品可應顧客的要求，作短期的試用。第二條 為保持商品的流通，各型商品均應依試用規定期限歸還，營業單位主管的試用期限核準權限最高為7日，若因特殊情形而需超過此期限者，則應事先以書面表明理由及希望延長天數，報請所屬副總經理核準，書面報告即日轉交倉管單位作為延長試用的憑證。 第三條 試用的規定：營業人員在外試用的商品最多不得超過3件，如超過3件，而欲再行出貨時，則“商品(供應品)領貨單”及“商品(附件)領貨記錄卡”須經倉庫單位主管加簽核準后始得出貨(分公司由單位主管加簽核準)。第四條 各單位主管應負隨時審查在外試用的商品有無未經核準而超越期限之責，若經倉庫部發覺各單位的試用商品有超越期限者，則該單位主管應即追回試用商品并繳還倉庫部。第五條 申請試用時，應取得經客戶蓋章及負責人簽字的“商品試用簽收單”并應填明客戶之詳細地址、電話號碼以及約定的試用天數，俾由倉管單位主管負責查證，若因特殊情形無法取得正式簽收單時，則應于試用當天將商品試用簽收單呈報單位主管簽核后，交倉管單位收存，倉管單位主管應根據該簽收單上所列資料派員予以查證。第六條 “試用簽收單”應于出貨的當日交倉管人員保管。第七條 試用簽收單的內容必須與事實相符，所有要項均應確實詳填，營業人員不得假借理由偽造“商品試用簽收單”。 調 貨第一條 為調節各地的需要，倉庫部應保有各分公司庫存情形的動態記錄，并可根據需要，隨時發出調貨通知。第二條 各分公司與總公司各營業部間的調貨，應由倉庫部以“商品(供應品)調撥單”統籌辦理，嚴禁各單位間擅自調撥。第三條 倉庫部的緊急調貨單應視為調貨命令，各單位對倉庫部所發出的“緊急調貨單”，除非該項商品將于三天內交貨，否則均不得對該項調貨的要求予以拒絕，并應依通知的內容，盡速于二日內(自通知發出之日起算)辦理完畢。第四條 若分公司以將在三天內開立發票銷貨為由，拒絕調貨，則倉庫部應得根據銷貨報告與存貨帳表查核該單位對調貨通知的答復是否確實。第五條 倉庫部的調貨通知以及各分公司對調貨的答復，均應以書面辦理，但緊急時得由主管以電話聯絡，唯應隨即補行書面通知并應在備注欄內加注電話聯絡的日期、時間等。 保 管第一條 倉庫部及各分公司可就既有的倉庫場所，分別陳列各項商品并予保管。第二條 各倉的倉管人員應負責綜理該倉商品的出貨、儲存、保管、檢驗及帳務表報的登錄等業務。第三條 倉管人員對于所經管商品的排形以利于先進先出的作業原則分別決定儲存方式及位置。第四條 商品應考慮其忌光、忌熱、防潮等因素妥為存放，倉庫內部應嚴禁煙火，并定期實施安全檢查。第五條 庫存商品如有呆廢或損毀非倉管人員可自行克服，倉管人員應即填具“商品送修單”連同商品送交服務單位修護。第六條 各倉除倉管人員外，其他人員未經允許不得擅自進入。第七條 倉管人員對于所經管的庫存商品應予嚴密稽核清點，各倉并得隨時受單位主管或財務部稽核人員的抽點。第八條 每年年終，倉庫部應會同財務部、服務部等共同辦理總盤存，盤存時必須實地查點商品的規格、數量是否與帳面的記載相符。第九條 盤點后應由盤點人員填具盤存報告表，如有數量短少、品質不符或損毀情況，應詳加注明后由倉管人員簽名負責。第十條 盤點后如有盤盈或不可避免的虧損情形時，應由倉管單位主管呈現董事長核準調整，若為保管責任短少時，則由倉庫部經管人員負責賠償。第十一條 直接保管商品的倉管人員異動時，應由其所屬的單位主管查列庫存商品的移交清冊后，再由交接雙方會同監交人員實地盤存。 商品帳務作業與作業流程第一條 凡商品的進貨如系新購，則采購單位應負責于抵庫前三日內將有關的訂購單、提單、或驗收單等交倉管單位，才由倉管單位憑以驗收登帳；抵庫之商品如系商品類，則倉管人員應將其型號等詳列于“型號登記簿”上，如系供應品，則應將其規格、數量等詳細登入“存貨日記簿”上，倉管單位并應于進貨的怠日，根據實際進貨之規格、數量填制“商品(供應品)進庫單”，除第四聯自行留存外，余第一、二、三聯應即轉送財務部入帳。第二條 各分公司的進貨應憑“商品(供應品)訂貨單”向倉庫部訂貨。第三條 倉庫部對各分公司的訂貨，應于接到訂貨單的當日答復并出貨，出貨時應填制“商品(供應品)調撥單”，除第四聯自存外，第一、二、三聯應連同商品寄送進貨單位簽收進貨之。第四條 各分公司于收到倉庫部寄下的商品時，應即根據“貨品交運明細表”及“商品(供應品)調撥單”上所載的進貨內容辦理驗收進貨后，于“商品明細表”或“存貨日記簿”上入帳，“商品(供應品)調撥單”應于驗收無誤時簽收后，將其第二聯寄還倉庫部，第三聯連同“貨品交運明細表”第二聯寄送財務部，第一聯自行留存。第五條 倉管人員應就所保管的商品按型號或規格分別列記于“型號明細表”或“存貨日記簿”上。第六條 庫存任何商品的出貨，一律限由領貨人出示業經單位主管簽準的“商品(供應品)領貨單”，營業單位人員并應另填“商品(附件)領貨卡”等作為出貨的憑單。第七條 “商品(供應品)領貨單”一式兩聯，第一聯由領貨人交單位會計員存查，第二聯由倉管單位存查。“商品(附件)領貨卡”由倉管單位于每月月底當天將營業單位各月內所領出商品尚未還倉部分逐一依人員別過入新卡后，發文至各單位并由各單位會計員統一代為保管。第八條 庫存商品經出貨后，倉管人員應即于當日憑“商品(供應品)領貨單”上的記載登入“型號登記簿”中有關的記載欄內，作為該商品去向的追蹤，“商品(附件)領貨記錄卡”則應于出貨時，由倉管人員簽