控制篇 01 08 15 2 通俗地講 有效的管理者應該始終督促他人 以保證他人該做的事情已經在做 該達到的目標已經達到了 理論地講 管理的控制職能 是對組織的計劃 組織 領導管理活動及其效果進行衡量和校正 以確保組織的目標以及為此而擬訂的計劃得以實現 控制職能是每一位主管人員的主要職責 正確地和因地制宜地運用控制原理和方法 是使控制工作更加有效的重要保證 01 08 15 3 案例 歷時15年 耗資超過15億美元的美國Hubble太空望遠鏡 01 08 15 4 耗資超過15億美元的Hubble太空望遠鏡 經過15年的精心準備 終于在1990年4月發射升空 但是美國國家航天管理局事后卻發現望遠鏡的主鏡片存在缺陷 因此望遠鏡對遙遠的星體無法清晰地聚焦 導致成像模糊 致使一些實驗和觀察項目無法進行 事后美國國家航天管理局組成6人調查小組 發現 鏡片的粗磨在1978年就開始了 1981年才拋光完畢 由于 挑戰者號 航天飛機的失事 完工后的望遠鏡又在地上閑呆了2年 期間至少有三次發現該鏡片存在問題 而且也有足夠的時間去修正該誤差 但由于負責該項目的官員對鏡片制造過程中的細節根本就不關心 最終造成巨大損失 Hubble望遠鏡的例子告訴我們 在一個組織中 如果沒有控制將會發生什么 01 08 15 5 案例 我國重大煤礦事故 01 08 15 6 我國今年來連續發生重大井下煤礦事故 人員傷亡慘重 從上往下看 各地方行政管理部門對中小型煤礦的濫采濫挖行為沒能加強管理與控制 其次 各企業主追求自身利益 忽視安全生產管理控制 以致于釀成惡果 判刑坐牢 01 08 15 7 控制概述 什么是控制 控制 Control 是監視各項活動以保證它們按計劃進行并糾正各種重要偏差的過程 所有的管理者都應當承擔控制職責 即便他的部門是完全按照計劃運作著 因為管理者對已經完成的工作與計劃所應達到的標準進行比較之前 他并不知道他的部門工作是否進行得正常 控制系統越是完善 管理者實現組織的目標就越是容易 01 08 15 8 控制與計劃 計劃越完整 明確和全面 控制效果越好 預算 政策 程序 規則等本身就是控制與計劃的統一 控制使管理活動成為一個循環 控制的目的在于糾偏 使管理活動回到正常 計劃 組織 領導 控制 01 08 15 9 控制的重要性 有效地減輕環境的不確定性影響外部變化 內部職工的努力程度 理解能力 使復雜的管理活動能夠協調一致 避免和減少管理失誤造成的損失 01 08 15 10 控制過程 Controlprocess 衡量業績 糾正偏差 確定標準 下一頁 01 08 15 11 制定標準 標準來源于計劃 標準的種類 定量 目標管理方法中對目標的要求 定性 例如 服務質量 形象 態度等 應盡可能量化 01 08 15 12 返回 確定標準應注意 有明確的對象 經營活動的成果是控制的重點對象 資源 作業 信息 績效 員工 以實現組織目標為依據 關鍵控制點的選擇 控制也追求效益原則 具體 可行 可衡量 獲利能力 市場地位 生產率 產品領導地位 人員發展 員工態度 公共責任 短期目標與長期目標的平衡 01 08 15 13 衡量實際績效 如何衡量 確定適宜的頻度和管理信息系統 個人觀察 直接 深入 第一手資料 統計資料 提供關鍵數據 但忽略其他因素 口頭匯報 快速 迅捷 不宜保存和反復使用 書面報告 慢 但正式 精確 全面 衡量什么 實際工作與標準的偏差 01 08 15 14 實際工作與標準的比較 偏差是難以避免的 但偏差必須在可接受的范圍之內 兩種情況下我們應該注意 超出允許范圍 存在某種趨勢 返回 01 08 15 15 采取行動 不行動 有偏差 但不行動 因為偏差在允許范圍之內 或糾偏行動的成本大于其帶來的收益 無偏差 當然也不行動 改進實際績效 如果偏差是由于績效不足產生的 管理者就應該采取糾偏行動 這些行動的具體方式可以是 管理策略 領導方式 組織結構 補救措施 人事調整等等 01 08 15 16 糾偏行動的實施 有兩種選擇 立即行動 徹底糾正 找出偏差的主要原因 臨時的還是永久性的 確定糾偏實施對象選擇糾偏措施 雙重優化 非零起點 消除顧慮 01 08 15 17 修訂標準 返回 01 08 15 18 控制的基本類型 輸入 過程 輸出 前饋控制 設計問題 現場控制 當問題發生時對其進行糾正 反饋控制 問題發生后加以糾正 圖 控制類型 01 08 15 19 反饋控制 屬于事后控制 由于存在時滯 所以在管理者采取行動時 損失已經發生 亡羊補牢 就是反饋控制的最好寫照 反饋控制的兩種形式 端部控制局部控制 01 08 15 20 反饋控制的作用 提供了關于計劃的效果如何的真實信息 為前饋控制提供了經驗信息 增加員工的積極性 員工獲得了關于他們績效的信息 01 08 15 21 反饋控制主要包括 財務分析成本分析質量分析員工績效評定 01 08 15 22 前饋控制 預先控制是在企業生產經營活動開始之前進行的控制 控制的內容包括檢查資源的籌備情況和預測其利用效果兩個方面 管理人員必須在經營開始以前就檢查企業是否已經或能夠籌措到在質和量上符合計劃要求的各類經營資源 利用預測方法對經營成果的事先描述 并使之與企業的需要相對照 也是事先預測的一個內容 01 08 15 23 現場控制 亦稱過程控制 是指企業經營過程開始以后 對活動中的人和事進行指導和監督 其作用有兩個 首先 可以指導下屬以正確的方法進行工作 其次 可以保證計劃的執行和計劃目標的實現 有效現場控制的要求 管理者有充足的時間 控制關鍵點有效標準具體 明確 管理者具有較高素質 01 08 15 24 有效控制 一 適時控制 企業經營活動中產生的偏差只有及時采取措施加以糾正 才能避免偏差的擴大 或防止偏差對企業不利影響的擴散 及時糾偏 要求管理人員及時掌握能夠反映偏差產生及其嚴重程度的信息 如果反映偏差的信息姍姍來遲 那么 即使這種信息是非常系統 絕對客觀 完全正確的 也不可能對糾正偏差帶來任何指導作用 什么叫 事后諸葛亮 01 08 15 25 糾正偏差的最理想方法應該是在偏差未產生以前 就注意到偏差產生的可能性 從而預先采取必要的防范措施 01 08 15 26 二 適度控制 一 防止控制過多或控制不足 有效的控制應該既能滿足對組織活動監督和檢查的需要 又要防止與組織成員發生強烈的沖突 一方面 要認識到 過多的控制會對組織中的人造成傷害 抑制他們的首創精神 從而影響個人能力的發展和工作熱情的提高 最終會影響企業的效率 另一方面 也要認識到 過少的控制 將不能使組織活動有序地進行 就不能保證各部門活動進度和比例的協調 將會造成資源的浪費 01 08 15 27 二 處理好全面控制與重點控制的關系 并不是所有成員的每一項工作都具有相同的發生偏差的概率 并不是所有可能發生的偏差都會對組織帶來相同程度的影響 適度的控制要求企業在建立控制系統時 利用 分析法和例外原則等工具 找出影響企業經營成果的關鍵環節和關鍵因素 并據此在相關環節上設立預警系統或控制點 進行重點控制 01 08 15 28 三 使花費一定費用的控制得到足夠的控制收益 一項控制 只有當它帶來的收益超出其所需成本時 才是值得的 01 08 15 29 三 專門的職能機構和部門 質檢科 人事處 教務處 組織部 紀檢部等 四 健全的信息反饋渠道 意見箱 座談會 調查表 mail 舉報