高校文秘專業學生說話能力培養初探摘要高校文秘專業培養的學生是社會秘書人員的后備軍。在專業的培養和教育中，一般比較重視“筆桿子”的寫作能力培養，忽視了“嘴皮子”上能說會道的過硬功夫。文章從培養文秘專業學生說話能力的重要性、培養體系、方法和提高學生說話藝術水平等方面進行了初步探討。 關鍵詞秘書專業 學生 說話能力培養 作者簡介孫天波（1964- ），男，重慶人，重慶三峽學院講師，主要從事秘書學及寫作教學。（重慶 404000） 中圖分類號G642文獻標識碼A文章編號1004-3985（2008）12-0179-02 說話是一門科學，有其規律和要求；說話更是一門藝術，不僅要把話說明白，還要說得巧妙。劉勰在文心雕龍論說篇中對語言表達的重要性作出了闡釋：“一人之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強于百萬之師。”可見，在社會生活中，語言表達的藝術效力是何等巨大。 秘書是掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的人員，在任何一個社會組織中，秘書處于領導近身，要緊緊圍繞領導活動的目標和需求開展直接而全面的服務工作。因此，秘書不但要“筆桿子”過硬，而且“嘴皮子”也要巧妙。隨著社會的發展與進步，人們的交往日益密切，傳統的“納言慎行”觀念受到挑戰，“善言敏行”等意識逐漸在人們頭腦中形成。尤其是在秘書工作中，秘書人員要與組織內外、上下、左右的人員互相傳遞信息、交流思想、協調關系，沒有一定的說話能力、不掌握一定的說話藝術顯然不能適應現實工作的要求。高校文秘專業學生是社會秘書人員的后備軍，在專業的培養和教育中，一般比較重視“筆桿子”的寫作能力培養，忽視了“嘴皮子”上能說會道的過硬功夫。走出校門后在實際工作中，往往“納言慎行”，不能“善言敏行”，難以適應工作需要。因此，培養秘書專業學生運用語言的能力，提高其說話的藝術技巧，為他們走出校門后盡快適應工作環境大有裨益。 一、充分認識說話能力在秘書工作中的重要作用 1.在組織機構中的溝通樞紐方面。秘書處在一個組織上下溝通、左右協調、內外聯絡的重要位置，是領導管理的中介環節和中樞機構。上級指令的下達，下級意見的上報，本單位與外界的信息周轉和吞吐都要通過秘書部門實現。秘書沒有良好的溝通、協調能力，想要充當好上下、左右信息的接收者、傳遞者和表達者是困難的。這樣一個多元溝通的環境，必然要求秘書具有說話藝術，即要找準角色定位，以適合溝通對象和表達目的。 2.在組織機構中的參謀職能方面。新時期秘書工作要從“偏重辦文辦事”轉變為“既辦文辦事，又出謀獻策”。領導者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持，進一步肯定了秘書工作的參謀作用。處于這一重要地位的秘書人員，如何規勸和提醒領導更要講究藝術。只有在適當的時間、恰當的場合，說出恰當的、有分量的話語，才能有效。另外，秘書在給領導提建議時，千萬不要忘了自己只是起輔助作用的，不能錯位地把自己當成某一問題的決策者，因此說話得體現秘書的身份。領導不是“弱智”，因而秘書在提建議時，最好是以淺喻深，言在此而意在彼。對于一些事情的看法、建議，點到為止。 3.在組織機構中的助手信息方面。秘書的工作總是圍繞著領導行蹤而開展的，是為領導的工作服務的。因此，秘書應與領導建立起有效的工作“對接”語言，實現與領導之間的有效的溝通。一是聽懂并能準確把握和理解領導的意圖和思想；二是要能夠及時向領導提供他最關心的信息。在“聽”與“答”的過程中，秘書必須簡潔明確，講求效率，使自己講出的話一語中的，邏輯嚴密，詞約意豐。 4.在組織機構中的門面形象方面。秘書在組織內部代表的可能是領導的形象，在組織外可能代表的是整個組織形象，他所表現出的言行舉止、精神風貌都會給領導、組織帶來聲譽影響。因此，秘書的語言運用應顯得文雅、干練、機智。主要表現在以下五個方面：一是禮貌性用語；二是贊美性用語；三是幽默性用語；四是委婉性用語；五是含蓄性用語。 二、建立提高說話能力的培養體系 合格人才的培養是在明確的培養目標指導下，通過科學合理的培養體系的有效運轉，讓學生在教學和社會實踐中積累知識，增長才干。高校培養文秘專業學生說話能力，也應在學校人才培養目標的規范下，建立起提高學生說話藝術水平的有效體系，方能收到較為理想的效果。 1.設立明確的文秘專業學生說話能力培養標準。確立培養標準是培養學生說話能力的起點，它既為教育培養指明了方向，又為檢驗人才培養質量提供了依據。高校確立文秘專業學生說話能力標準可以從說話的科學性、規范性、職業性和藝術性等幾方面加以考慮。 2.在教學計劃中加大說話類課程的比重。課程是為實現培養目標服務的，課堂教學是培養學生的主要陣地。然而，從目前文秘專業課程設置的現狀來看，往往重理論而輕技能，尤其缺少能培養學生交際、協調、公關能力的說話類課程，有相當多的課程不適用，未能體現文秘專業作為應用性學科的特點。因此，在教學計劃中應加大“演講與口才”“口才學”“秘書口語”“普通話”“時事評說”等課程比重。 3.給學生提供充足的鍛煉說話能力的機會。除在專業理論教學中傳授知識和訓練學生邏輯思維能力，在閱讀、寫作教學中鍛煉說話能力外，還應組織豐富多彩的課外活動，對學生進行說話訓練。如組織故事會、演講比賽、辯論會、話劇表演、現場情境描述、模擬法庭等活動。 三、讓學生掌握提高說話能力的方法，增強說話的藝術性 1.加強文化知識的積淀。“經營之神”松下幸之助曾說：“呂氏春秋六驗中的名言，曾經幫助我物色了很多人才。”在日本，訓練行政管理人員時，規定他們要熟讀三本中國古典名著，即孫子兵法三國演義和西游記，理由是：“從事企業管理的人一定要具備多方面的知識，尤其是軍事和哲學常識更不可少讀孫子兵法是吸收理論上的觀點，讀三國演義可以得到實踐上的事例，再加上西游記海闊天空式的幻想和創造性。”這說明，口卷蛟龍、舌底生花的口才，獨到的見解，酣暢的文筆，無不來自豐厚的文化知識。復旦大學教授俞吾金在講到口才時說過：“口才好比一片汪洋，表達是浪花，內涵是海水。所以我認為要用一種全面、完整的知識作為底蘊，作為源泉。有了知識，才使口才有口若懸河的根底。”秘書不一定要“口若懸河”，反而應是“謹開口，慢開言”。但是全面而完整的文化知識，可以充實秘書語言的內涵，訓練秘書的思維，從而使秘書在工作中運用語言時，做到文思敏捷、深刻有力、出口成章、令人信服。相反，知識缺乏或知識面窄，語言就會顯得干癟，蒼白無力，翻來覆去地重復那么幾句話，令人厭倦。所以，秘書必須要有豐富的文化知識為語言提供素材，將語言的藝術魅力完美展現。 2.加強對方針、政策、法規的理解。秘書每天要與不同的人接觸，面對各種各樣的問題，而要正確、妥善地處理好各種問題，秘書就要熟知國家的有關的方針、政策和法規，要掌握好政治、經濟、哲學、馬列主義、毛澤東思想等方面基本的理論原則。這是秘書用來分析矛盾、判斷是非、處理問題的基本武器，也是秘書理解和貫徹執行黨和國家各項政策、法規的工具。法律是社會行為的準繩，秘書工作中很多時候會涉及法律問題，秘書處理問題的基本原則是“以事實為基礎，以法律為準繩”。不懂法律的秘書是難以完成工作任務的。因此，秘書人員應當學習法律常識和原理。 3.培養良好的用語習慣。秘書在日常的工作中，要時刻牢記自己的工作職責，注意自己的言行，體現領導或組織的形象。因此培養良好的用語習慣，能增強工作的責任心。其具體要求是：常用禮貌用語；言辭要溫和，語調要自然，不要咄咄逼人；優雅大方，言辭不卑不亢，不驕不躁；謹言慎行，注意保守機密等。 4.引導學生把握說話藝術的原則。第一，說話要立誠。周易乾文言所說的“修辭以立誠”，禮記表記中的“情欲信，辭欲巧”，一直被引申為修辭、作文的一條原則，其實也應該作為語言應用藝術的一條基本原則。“立誠”中的“誠”，可以概括為“誠心誠意，誠情誠感”。說話的內容真實，態度誠懇，不虛情假意，則能叫人信服。“誠”是“信”的前提，而“信”則是“誠”的心理保證，唯有“誠”才能“信”。說話的魅力不在于說得多么流暢，多么滔滔不絕，而在于是否善于表達真誠，當用語得體，表達真誠時，就會贏得對方的信任，建立起人際信賴關系。 第二，說話要切境。切境的“境”，是指具體的語境。語境一般定義為語言符號（包括口頭的和書面的）在表達思想時特定的背景因素、時空條件。構成語境的因素既有客觀的因素，也有主觀的因素。客觀的因素是指語言交際的時間、地點、場合、對象等。陳望道先生在修辭學發凡一書中指出的“六何”，可以看成是對語境構成因素的精辟見解。他說：“第一個何故，是說寫說的目的”；“第二個何事，是說寫說的事項”；“第三個何人，是說認清誰對誰說的，也就是寫說者與聽、讀者的關系”；“第四個何地，是說認清寫說者當時在什么地方”；“第五個何時，是說認清寫說當時是什么時候”；“第六個何如，是說怎樣地寫說”。陳望道先生提出的“修辭以適應題旨情境為第一火”，是修辭的基本原則，也是語言藝術的基本原則。語言藝術以語境為基礎，語言藝術中的任何一種方法、技巧的使用，都要以切境為前提。秘書在工作實務中，不僅要考慮“說什么”，還要考慮“怎么說”，如果切境，就可斷定為“說得好”，而如果不切境，就可斷定為“說得不好”。秘書工作中的“說得好”與“說得不好”，自然會給工作帶來“好”與“不好”兩種結果。 第三，說話要有效。有效是指說話主體通過表達能收到預期的效果。“語言是說給人聽的”，這句話雖然通俗，但卻道出了說者與聽者的關系，也道出了表達與接受的內在聯系，揭示了語言表達是面向他人，旨在為他人所接受的深刻道理。作為秘書，上面對領導，下面對同事，在溝通上下的過程中，如果出現了領導意圖轉達得不明確或產生誤解、歧義，那么說的話就不能起到任何作用，反而給領導帶來額外的麻煩和困擾。這其實是語言沒有體現有效原則。這樣的秘書，不但沒能很好地為領導服務，當領導的好助手，反而成為領導的累贅，是不合格的。 除以上三條原則外，在語言的實際運用中，還必須謹慎地遵循“三T”原則。即“機智（Tact）”“時間（Timing）”“寬容（Tolerance）”。“機智”主要是要求秘書面對各種情況時，要察言觀色，反應靈敏，既要把握好自己的角色，又要注意雙向溝通。“時間”“寬容”是要求秘書說話要言不煩，重點清晰，效率高，對別人的不理解要有耐心細致、寬以待人的態度。遵守“三T”原則，就能體現語言藝術的立誠原則、切境原則和有效原則。 參考文獻 1方國雄.秘書業務環境對語言應用的要求J.語言文字應用，2004（2）. 2郭莉.論禮儀在秘書工作中的意義和關系J.東華大學學報（社會科學版），2003，3（2）. 3鐘小安.秘書說話的藝術J.秘書之友，2004（8）. 4史玉嶠.現代秘書學M.青島：青島出版社，2001. 5姚建文.秘書工作規范與藝術M.北京：中國物資出版社，1996. 6盛新華.公關語言藝術M.武漢：華中科技大學出版社，2003. 7李萍，靈璧.社交技巧禮儀口才M.天津：天津科技翻譯出版公司，1997. 8徐瑞新，李欣，李登柱.中國現代秘書工作基礎M.北京：高等教育出版社，1991. 9潘肖玨.公關語言藝術M.上海：同濟大學出版社，2004. 秘書的說話藝術摘 要作為秘書，說話的藝術是非常重要的。本文對如何掌握說話的方法和技巧，說話的好與差所帶來的實用價值以及高超的說話藝術如何體現1個秘書的審美價值和審美效應進行探討，闡明勸諫、接待、傳話過程中具體運用語言的方法與技巧，并說明秘書說話的智慧美、技巧美與風度美在勸諫、接待、傳話中的充分體現，從理論和實踐上進行雙重推演和論證。關鍵詞：秘書；說話藝術；勸諫；接待；傳話ABSTRACTAs a Secretary, eloquence of the arts is very important. The thesis is how to control the method and skill of eloquence associated with the practical value of the good eloquence and the super eloquence embodied in the aesthetic value and aesthetic effect of the secretary. The paper was setedforth from the three aspects of exhortation reception. Messages and delicate to the creative wisdom and the quailed skill and the beautiful grace by the three aspects through deducting and verification from both of the theory and practice.Key words: Secretary; Speak arts; Horses; Hospitality; Message緒論秘書說話是秘書人員順利完成秘書工作的橋梁和樞紐，人們對此的研究也越來越豐富和新穎。但如何使秘書的說話具有藝術性，這1課題的研究就秘書界而言，目前，我國秘書工作遠遠落后于港、臺及西方發達國家，我國對這1問題的研究甚少、也甚淺，只是1些資深的秘書工作者在發表的文章中0星的談到秘書說話的技巧。在第3次浪潮的推動下，1些發達國家正在迅速地向1個全新的“3C4A”社會邁進。美國率先使用價值優先的“電腦秘書”，這是否意味著技術能決定1切，秘書說話將不再具有重大意義呢？當然不是，工具再先進也代替不了秘書的職業素養。隨著社會變革和國家開放政策的不斷深入和發展，在國內外各項事務交往中，如接待來訪、情況溝通、通信聯絡等，秘書說話的內容就顯得越來越重要。對此，我自己也曾有過1點體驗，2005年9月，我在市委遠教辦工作，雖未被冠以“秘書”之名，卻行了1段“秘書工作”之實：起草公文、處理來信、接待來訪來電、上傳下達等等，哪件事都離不開說話。就這樣，由于生活體驗的積淀，由于現代秘書工作的需要，更由于改革大潮的激發，使我下定決心，探討秘書的說話技巧，為已從事秘書工作和即將走上秘書崗位的人們，奉獻1點點赤子之心。因為受“君子欲訥于言而敏于行”等古訓的影響,人們往往將秘書同“筆桿子”聯系在一起;秘書也吸取以往禍從口出的教訓,重寫而輕說、謹言而慎行。其實,劉勰早就在文心雕龍論說篇中對口語表達的重要性作了闡述:“一人之辯,重于九鼎之寶;三寸之舌,強于百萬之師。秘書說話的魅力要求一、說話風格明快秘書說話要明快，這可以給人做事干練精明的印象。一般來說，人都不喜歡晦暗的事物，即使草木也需要陽光才能生長。同樣，給人陰沉感的談話，會讓人有疑慮、厭惡及壓迫感。二、擁有個性的聲音有的秘書談話時，非常注意說話的聲音，并且說話的聲音完全依他們的天賦、個性、場合及他所要表達的情感而變化，能使人覺得是一種享受。如何讓自己擁有個性的聲音呢？秘書可以自我充當對象，把自己的話錄下來仔細地聽，以發現自己說話的毛病。通過檢查，注意發音的技巧，邊改邊練，這樣就會不斷提高。三、語氣肯定語氣肯定，可以給人有主見的感覺。秘書的工作是為領導服務，如能給人以有主見、果決的印象，可以使人覺得這位領導的秘書很有能力。四、學會傾聽秘書要使他人聽自己說話，首先得先學會傾聽。傾聽之后，如果無法在內容上贊成對方的想法，這時你可以告訴對方：“你所說的，事實上我本身也曾考慮過。”然后再問對方：“那你對這件事有何看法呢？”將判斷