西京學院捐贈管理辦法一、引言親愛的同事們、朋友們，在教育事業的發展進程中，社會各界的捐贈如同溫暖而有力的陽光，照亮著西京學院前行的道路，為學院的成長與進步注入了源源不斷的活力。捐贈不僅是物質上的支持，更是對教育事業的深情厚誼和對學院未來的殷切期望。為了妥善管理這些珍貴的捐贈，讓每一份愛心都能精準、有效地發揮作用，我們特制定本《西京學院捐贈管理辦法》。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同守護這份愛心，推動學院不斷邁向新的高度。二、適用范圍本辦法適用于所有向西京學院進行捐贈的個人、企業、社會團體及其他組織，以及學院內部負責捐贈接收、管理與使用的各部門和工作人員。無論是通過現金、實物，還是其他合法形式的捐贈，都將依據本辦法進行規范管理。三、捐贈的定義與形式1.捐贈的定義：捐贈是指捐贈人自愿、無償地將其有權處分的合法財產贈予西京學院，用于支持學院的教育教學、科學研究、師資隊伍建設、校園文化建設、基礎設施建設等各項事業發展的行為。2.捐贈的形式：現金捐贈：捐贈人通過銀行轉賬、支票、現金等方式向學院提供資金支持。我們鼓勵捐贈人優先選擇銀行轉賬等便捷、安全的方式進行捐贈，以便于準確記錄和管理。實物捐贈：包括但不限于教學設備、圖書資料、辦公家具、實驗器材等各類物資。實物捐贈需確保其質量完好、符合學院實際需求，且來源合法。其他形式捐贈：如知識產權、股權捐贈等。對于此類特殊形式的捐贈，學院將根據具體情況，按照相關法律法規和政策規定，與捐贈人共同協商確定捐贈方式和管理辦法。四、捐贈管理機構及其職責1.成立捐贈管理工作領導小組：學院設立捐贈管理工作領導小組，由學院主要領導擔任組長，相關職能部門負責人為成員。領導小組負責統籌協調學院捐贈管理工作中的重大事項，制定捐贈工作的政策和方向，對涉及捐贈的重大決策進行審議和指導。2.指定專門的捐贈管理部門：學院指定[具體部門名稱]作為捐贈管理的日常工作機構，負責捐贈的接收、登記、評估、管理和使用監督等具體工作。其主要職責包括：捐贈接收：負責受理各類捐贈意向，與捐贈人溝通協商捐贈事宜，接收捐贈財物，并開具合法有效的捐贈票據。登記與信息管理：對每一筆捐贈進行詳細登記，建立捐贈檔案，記錄捐贈人信息、捐贈時間、捐贈形式、捐贈用途等關鍵信息，并及時更新捐贈信息管理系統，確保捐贈信息的準確、完整和可追溯。評估與審核：對實物捐贈和其他特殊形式捐贈進行價值評估，審核捐贈財物的合法性、合規性和適用性，確保捐贈符合學院發展需求。使用管理與監督：協同相關部門制定捐贈財物的使用計劃，跟蹤捐贈財物的使用情況，確保捐贈財物按照捐贈人的意愿和學院規定合理使用，防止挪用、浪費等現象發生。定期向捐贈人反饋捐贈財物的使用情況，接受捐贈人的監督。宣傳與反饋：積極宣傳捐贈人的善舉，通過學院官網、校報、新媒體平臺等渠道對捐贈人進行表彰和感謝，擴大捐贈的社會影響力。同時，收集捐贈人的意見和建議，不斷改進捐贈管理工作。3.其他相關部門職責：學院各教學單位、科研機構及其他職能部門在捐贈管理工作中承擔相應的配合職責。如根據自身發展需求提出捐贈項目建議，協助捐贈管理部門做好捐贈財物的接收、驗收和使用等工作，及時反饋捐贈財物在使用過程中出現的問題等。五、捐贈的接受與確認1.捐贈意向溝通：當學院接到捐贈意向時，捐贈管理部門應及時與捐贈人取得聯系，了解捐贈人的捐贈意愿、捐贈目的、捐贈形式、捐贈規模等具體情況，并就捐贈相關事宜進行充分溝通和協商。在溝通中，要向捐贈人詳細介紹學院的發展現狀、需求情況以及捐贈管理的相關政策和流程，確保捐贈人對捐贈事項有清晰的了解。2.捐贈協議簽訂：對于金額較大或有特定捐贈用途、捐贈條件的捐贈，學院應與捐贈人簽訂書面捐贈協議。捐贈協議應明確捐贈雙方的權利和義務，包括捐贈財物的種類、數量、價值、用途、交付時間和方式、使用監督、信息反饋等內容。捐贈協議的簽訂應遵循自愿、公平、合法的原則，確保雙方的合法權益得到保障。協議文本應使用規范的法律語言，經雙方認真審閱并簽字蓋章后生效。3.捐贈財物接收：捐贈管理部門按照捐贈協議約定的時間、地點和方式接收捐贈財物。對于現金捐贈，應及時辦理入賬手續；對于實物捐贈，應組織相關專業人員進行驗收，核對實物的數量、質量、規格等是否與捐贈協議一致，并填寫實物驗收清單。驗收合格后，接收人員應在驗收清單上簽字確認。對于其他形式的捐贈，按照相關規定和協議要求辦理接收手續。4.捐贈確認與票據開具：捐贈財物接收后，捐贈管理部門應及時向捐贈人出具合法有效的捐贈票據，作為捐贈的確認憑證。捐贈票據應嚴格按照國家財政部門的規定開具，注明捐贈人名稱、捐贈金額、捐贈項目、開票日期等信息。同時，通過感謝信、捐贈證書等方式向捐贈人表達誠摯的感謝和敬意，對捐贈人的善舉予以公開表彰和宣傳。六、捐贈財物的管理與使用1.捐贈財物的管理：財務核算：學院財務部門對捐贈財物進行獨立核算，設立專門的會計科目，按照國家統一的會計制度進行賬務處理，確保捐贈財物的收支清晰、賬目準確。對于現金捐贈，及時足額入賬；對于實物捐贈，按照評估價值入賬，并建立相應的資產臺賬，對實物資產的增減變動進行詳細記錄。資產管理：實物捐贈形成的資產納入學院固定資產或存貨管理范疇，按照學院資產管理制度進行日常管理。捐贈管理部門協同資產管理部門定期對捐贈資產進行清查盤點，確保資產的安全完整。對于捐贈資產的處置，應嚴格按照學院規定的程序進行，處置收入應及時足額上繳學院財務。信息管理：捐贈管理部門建立健全捐贈信息管理系統，對捐贈全過程進行信息化管理。將捐贈人的基本信息、捐贈協議、捐贈財物的接收、使用、結余等情況錄入系統，實現捐贈信息的實時查詢、統計分析和動態跟蹤。同時，做好捐贈信息的保密工作，保護捐贈人的隱私和商業秘密。2.捐贈財物的使用：遵循捐贈意愿：捐贈財物的使用應嚴格按照捐贈協議約定的用途進行，尊重捐贈人的意愿，不得擅自改變捐贈用途。如因特殊情況確需調整捐贈用途，應事先征得捐贈人的書面同意，并報捐贈管理工作領導小組審批。制定使用計劃：捐贈管理部門協同相關使用部門，根據學院發展規劃和實際需求，結合捐贈人的意愿，制定捐贈財物的使用計劃。使用計劃應明確使用項目、使用金額、使用時間、責任人等內容，并報捐贈管理工作領導小組審核批準后組織實施。規范使用流程：捐贈財物的使用應按照學院相關財務制度和審批流程執行。使用部門在使用捐贈財物時，應填寫相應的申請審批表，經部門負責人、捐贈管理部門負責人和學院領導審批后，方可辦理支付或領用手續。在使用過程中，要嚴格控制費用支出，確保捐贈財物使用的合理性和效益性。定期報告與公示：捐贈管理部門定期向捐贈人報告捐贈財物的使用情況，包括使用進度、使用效果、結余情況等。同時，通過學院官網、校內公告欄等渠道向全院師生公示捐贈財物的使用情況，接受師生和社會的監督。對于捐贈人提出的疑問和建議，要及時給予答復和處理。七、捐贈的監督與審計1.內部監督：學院建立健全捐贈管理的內部監督機制，捐贈管理工作領導小組定期對捐贈管理工作進行檢查和指導，對捐贈財物的接收、管理和使用情況進行監督。捐贈管理部門和財務部門應加強日常監督，定期核對賬目，確保捐贈財物的安全和規范使用。各使用部門應自覺接受監督，如實提供相關資料和信息。2.外部監督：積極接受社會公眾、捐贈人以及政府有關部門的監督。學院主動公開捐贈管理的相關信息，包括捐贈管理辦法、捐贈接收情況、捐贈財物使用情況等，接受社會監督。對于捐贈人的監督和查詢請求，要及時、準確地予以回應。同時，按照國家有關規定，接受財政、審計等部門的專項檢查和審計。3.審計檢查：學院審計部門定期對捐贈財物的收支情況進行審計，審計內容包括捐贈財物的接收、管理、使用是否符合法律法規和學院規定，捐贈協議的執行情況，捐贈財物的使用效益等。對審計發現的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反捐贈管理規定的行為，要依法依規追究相關責任人的責任。八、表彰與獎勵1.表彰方式：為弘揚捐贈人的善舉，激勵更多的個人和組織關心支持學院發展，學院對捐贈人進行多種形式的表彰。通過學院官網、校報、新媒體平臺等渠道發布捐贈信息，對捐贈人的愛心行為進行宣傳報道；在學院舉行的重大活動中，對捐贈人進行公開表彰，頒發捐贈證書、榮譽牌匾等；邀請捐贈人參加學院的相關活動，如校慶、畢業典禮等，增強捐贈人與學院的互動和聯系。2.獎勵措施：對于捐贈數額較大、對學院發展做出突出貢獻的捐贈人，學院在符合國家法律法規和政策規定的前提下，給予一定的獎勵。如授予榮譽稱號、設立以捐贈人命名的獎學金、助學金、實驗室、教學樓等；在學院的決策咨詢、產學研