證券ukey管理辦法一、引言親愛的同事們，在如今數(shù)字化的證券業(yè)務(wù)環(huán)境中，我們的交易、客戶信息管理等諸多重要環(huán)節(jié)都高度依賴信息技術(shù)。證券Ukey作為保障業(yè)務(wù)安全與客戶信息安全的重要工具，其管理至關(guān)重要。我們希望通過制定這份《證券Ukey管理辦法》，為大家在日常工作中正確使用、管理Ukey提供清晰的指引，確保公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運行和客戶信息的萬無一失。同時，該辦法也是嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來制定的，讓我們共同努力守護(hù)好公司和客戶的利益。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及證券Ukey使用的部門及員工，涵蓋了從與客戶直接接觸的業(yè)務(wù)部門，到后臺負(fù)責(zé)技術(shù)支持、運營維護(hù)的相關(guān)部門。無論是正式員工、實習(xí)生，還是臨時借調(diào)至相關(guān)崗位的同事，只要在工作中會使用到證券Ukey，都需遵守本辦法。三、Ukey概述（一）定義證券Ukey是一種通過數(shù)字證書技術(shù)，為我們證券業(yè)務(wù)操作提供身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密和電子簽名等功能的硬件設(shè)備。簡單來說，它就像是一把電子鑰匙，只有通過它，我們才能安全地進(jìn)入一些重要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，完成關(guān)鍵操作，保護(hù)客戶和公司的數(shù)據(jù)安全。（二）功能及作用1.身份認(rèn)證：當(dāng)我們登錄一些重要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，或者進(jìn)行某些涉及客戶資金、重要信息變更等敏感操作時，Ukey可以確認(rèn)我們確實是經(jīng)過授權(quán)的合法操作人員，防止他人冒充。2.數(shù)據(jù)加密：在數(shù)據(jù)傳輸過程中，Ukey會對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，這樣即使數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸中被截獲，沒有對應(yīng)的Ukey解密，數(shù)據(jù)也無法被讀取，保障了信息的保密性。3.電子簽名：在需要對一些文件、交易指令等進(jìn)行確認(rèn)時，Ukey生成的電子簽名具有法律效力，就如同我們手寫簽名一樣，代表我們對相關(guān)內(nèi)容的認(rèn)可和負(fù)責(zé)。四、Ukey的采購與發(fā)放（一）采購流程1.需求評估：每年年初，各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和人員變動情況，預(yù)估本部門當(dāng)年對證券Ukey的需求數(shù)量，填寫《Ukey需求預(yù)估表》，提交至信息技術(shù)部門。信息技術(shù)部門匯總各部門需求后，結(jié)合Ukey的使用壽命、損耗情況等因素，進(jìn)行綜合評估，確定公司當(dāng)年的Ukey采購總量。2.供應(yīng)商選擇：公司采購部門負(fù)責(zé)選取具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的Ukey供應(yīng)商。在選擇過程中，采購部門需對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行技術(shù)測試，確保其功能、性能滿足公司證券業(yè)務(wù)的實際需求。同時，還要審查供應(yīng)商的資質(zhì)證書、售后服務(wù)能力等方面。至少選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行比較，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等多維度進(jìn)行評估，最終確定合作供應(yīng)商。3.采購合同簽訂：與選定的供應(yīng)商就Ukey的采購數(shù)量、價格、交貨方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款進(jìn)行詳細(xì)洽談，簽訂正式的采購合同。合同中需明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及出現(xiàn)質(zhì)量問題時的處理方式等內(nèi)容。（二）發(fā)放流程1.申請：新員工入職或員工因工作需要新增Ukey時，需填寫《證券Ukey領(lǐng)用申請表》，注明申請Ukey的原因、預(yù)計使用期限等信息，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息技術(shù)部門。2.審核：信息技術(shù)部門收到申請表后，對申請人的工作崗位、申請理由等進(jìn)行核實。若申請人確實因工作需要使用Ukey，且所在部門同意申請，信息技術(shù)部門予以批準(zhǔn)。對于涉及高風(fēng)險業(yè)務(wù)崗位的申請，信息技術(shù)部門還需會同風(fēng)險管理部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保Ukey發(fā)放的合理性和安全性。3.發(fā)放：經(jīng)審核通過后，信息技術(shù)部門根據(jù)申請人的崗位需求，為其發(fā)放已初始化配置好的Ukey。同時，向申請人提供Ukey使用說明書，并進(jìn)行簡單的使用培訓(xùn)，確保申請人了解Ukey的基本功能和使用方法。發(fā)放過程需在《Ukey發(fā)放登記臺賬》中詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)取人姓名、部門、Ukey編號、領(lǐng)取日期等信息。五、Ukey的使用規(guī)范（一）日常使用1.專人專用：每位員工領(lǐng)取的Ukey僅限本人使用，嚴(yán)禁將Ukey轉(zhuǎn)借他人。這就好比我們的私人鑰匙，不能隨意交給別人，因為Ukey一旦被他人使用，操作所產(chǎn)生的后果將由Ukey的領(lǐng)取人承擔(dān)。希望大家都能充分認(rèn)識到這一點，妥善保管好自己的Ukey。2.操作環(huán)境：Ukey應(yīng)在公司指定的、經(jīng)過安全檢測的計算機(jī)設(shè)備上使用。避免在未經(jīng)授權(quán)的公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或存在安全風(fēng)險的計算機(jī)上插入Ukey，以防Ukey信息被竊取或遭受病毒、惡意軟件的攻擊。大家在日常工作中，如果需要在其他設(shè)備上臨時使用Ukey，一定要先經(jīng)過信息技術(shù)部門的同意，并對設(shè)備進(jìn)行必要的安全檢測。3.使用步驟：在使用Ukey進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，請嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示和Ukey使用說明書的步驟進(jìn)行。插入Ukey后，等待系統(tǒng)自動識別，不要隨意插拔，以免造成Ukey損壞或數(shù)據(jù)丟失。輸入密碼時要注意環(huán)境安全，防止他人窺視。操作完成后，務(wù)必及時拔出Ukey，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣。（二）業(yè)務(wù)操作中的注意事項1.授權(quán)操作：對于一些關(guān)鍵的證券業(yè)務(wù)操作，如客戶資金劃轉(zhuǎn)、賬戶信息修改等高風(fēng)險操作，除了使用Ukey進(jìn)行身份認(rèn)證外，還需按照公司的授權(quán)管理制度，經(jīng)過相應(yīng)層級的審批授權(quán)。相關(guān)操作人員在取得授權(quán)后，方可使用Ukey完成操作。這一流程就像是給重要操作上了雙重保險，確保操作的合規(guī)性和安全性。2.交易確認(rèn)：在使用Ukey進(jìn)行證券交易操作時，務(wù)必仔細(xì)核對交易信息，包括交易品種、數(shù)量、價格、客戶信息等，確保無誤后再進(jìn)行確認(rèn)。一旦通過Ukey確認(rèn)交易，交易指令將不可撤銷。所以，大家在操作過程中一定要謹(jǐn)慎仔細(xì)，避免因失誤給客戶和公司帶來損失。六、Ukey的保管與維護(hù)（一）保管要求1.妥善存放：員工領(lǐng)取Ukey后，應(yīng)將其存放在安全、干燥、不易丟失的地方。建議使用專門的鑰匙扣或存放盒，將Ukey與其他物品分開存放，避免與尖銳物品混放，防止Ukey外殼損壞。如果是經(jīng)常需要外出攜帶Ukey的同事，更要注意在攜帶過程中做好防護(hù)措施，比如放在帶有防護(hù)內(nèi)膽的公文包中。2.密碼保護(hù)：Ukey都設(shè)有初始密碼，領(lǐng)取Ukey后，請第一時間按照使用說明書的指引，修改為自己容易記憶但又具有一定復(fù)雜度的密碼。密碼不要設(shè)置得過于簡單，例如不要使用生日、電話號碼等容易被猜到的信息。同時，要妥善保管好自己的密碼，不要將密碼寫在Ukey或其他容易被他人看到的地方。如果不小心忘記密碼，應(yīng)及時按照規(guī)定流程申請密碼重置。3.離崗保管：當(dāng)員工臨時離開工作崗位時，無論離開時間長短，都應(yīng)將Ukey妥善保管，避免遺留在辦公桌上。如果是長時間離崗，如休假、離職等，需按照規(guī)定辦理Ukey的交接或歸還手續(xù)。我們鼓勵大家養(yǎng)成良好的保管習(xí)慣，時刻保持警惕，確保Ukey的安全。（二）維護(hù)要求1.定期檢測：信息技術(shù)部門將定期組織對公司內(nèi)所有在用Ukey進(jìn)行檢測，檢查Ukey的硬件是否正常、數(shù)字證書是否有效等。一般來說，每季度會進(jìn)行一次全面檢測。在檢測過程中，如果發(fā)現(xiàn)Ukey存在問題，信息技術(shù)部門會及時通知相關(guān)使用人員，并采取相應(yīng)的處理措施。希望大家積極配合信息技術(shù)部門的檢測工作，確保Ukey始終處于良好的運行狀態(tài)。2.故障處理：如果在使用過程中Ukey出現(xiàn)故障，如無法被系統(tǒng)識別、密碼無法輸入等情況，使用人員應(yīng)立即停止操作，并及時向信息技術(shù)部門報告。信息技術(shù)部門將根據(jù)故障情況進(jìn)行排查和修復(fù)。對于因人為原因造成Ukey損壞的，使用人員需按照規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。所以，在日常使用中，大家要注意正確操作，避免因不當(dāng)操作導(dǎo)致Ukey損壞。七、Ukey的變更與注銷（一）變更流程1.信息變更：當(dāng)員工的工作崗位、部門等信息發(fā)生變更時，若其使用的Ukey相關(guān)配置信息也需要相應(yīng)調(diào)整，員工應(yīng)及時填寫《Ukey信息變更申請表》，說明變更原因及變更內(nèi)容，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息技術(shù)部門。信息技術(shù)部門根據(jù)申請表內(nèi)容，對Ukey的相關(guān)信息進(jìn)行修改和重新配置，并在《Ukey信息變更登記臺賬》中記錄變更情況。2.Ukey更換：如果Ukey因損壞、老化等原因無法正常使用，需要進(jìn)行更換時，使用人員應(yīng)填寫《Ukey更換申請表》，說明更換原因。信息技術(shù)部門核實情況后，為其發(fā)放新的Ukey，并按照發(fā)放流程進(jìn)行相關(guān)操作。同時，將舊Ukey收回進(jìn)行統(tǒng)一處理，確保舊Ukey不會流入不安全的渠道。（二）注銷流程1.主動注銷：員工離職、崗位調(diào)整不再需要使用Ukey，或Ukey使用期限屆滿等情況下，應(yīng)主動填寫《Ukey注銷申請表》，連同Ukey一起交至所在部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)情況屬實后，簽字同意并提交至信息技術(shù)部門。2.強(qiáng)制注銷：若發(fā)現(xiàn)員工存在違規(guī)使用Ukey的行為，或Ukey存在安全風(fēng)險隱患，公司有權(quán)對相關(guān)Ukey進(jìn)行強(qiáng)制注銷。信息技術(shù)部門在接到風(fēng)險管理部門或合規(guī)部門的通知后，將立即對相關(guān)Ukey進(jìn)行注銷處理，并通知Ukey使用人員及所在部門。3.注銷處理：信息技術(shù)部門收到Ukey及注銷申請表后，對Ukey進(jìn)行注銷操作，刪除相關(guān)配置信息和數(shù)字證書等。同時，在《Ukey注銷登記臺賬》中詳細(xì)記錄注銷情況，包括注銷人姓名、部門、Ukey編號、注銷日期等信息。注銷后的Ukey由信息技術(shù)部門進(jìn)行統(tǒng)一保管或報廢處理。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門會同信息技術(shù)部門將定期對各部門證券Ukey的管理和使用情況進(jìn)行檢查。檢查周期一般為每半年一次，檢查內(nèi)容包括Ukey的采購、發(fā)放、使用、保管、變更、注銷等各個環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，相關(guān)登記臺賬是否完整準(zhǔn)確等。在檢查過程中，我們希望各部門能夠積極配合，提供必要的資料和信息。2.不定期抽查：除了定期檢查外，風(fēng)險管理部門和合規(guī)部門將不定期對部分部門的Ukey管理情況進(jìn)行抽查。抽查內(nèi)容重點關(guān)注Ukey在高風(fēng)險業(yè)務(wù)操作中的使用合規(guī)性、是否存在違規(guī)轉(zhuǎn)借等情況。通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險隱患，確保Ukey管理工作的嚴(yán)格落實。3.問題整改：對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時制定整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。整改情況需向檢查部門進(jìn)行匯報，檢查部門將對整改效果進(jìn)行跟蹤驗證，確保問題得到徹底解決。我們鼓勵大家在日常工作中主動發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋，共同完善Ukey的管理工作。九、違規(guī)處理1.輕微違規(guī)：對于初次出現(xiàn)的一些輕微違規(guī)行為，如未按照規(guī)定及時將Ukey存放好、未按時參加Ukey檢測等情況，由所在部門負(fù)責(zé)人對違規(guī)人員進(jìn)行批評教育，提醒其注意遵守Ukey管理辦法。希望大家能夠從這些輕微違規(guī)行為中吸取教訓(xùn)，及時改正，避免出現(xiàn)更嚴(yán)重的問題。2.嚴(yán)重違規(guī)：若發(fā)現(xiàn)員工存在嚴(yán)重違規(guī)行為，如將Ukey轉(zhuǎn)借他人、故意損壞Ukey、利用Ukey進(jìn)行違規(guī)業(yè)務(wù)操作等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。同時，對于因違規(guī)行為給公司或客戶造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員需承擔(dān)相應(yīng)的