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文檔簡介
教案
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科目秘書基礎(chǔ)班級人力資源授課日期第11-12周
課題會議工作課時8
授
課
方講授、演示輔助教具多媒體
式
1、知道如何擬定會議計劃、會議議程和會議日程
學(xué)
2、如何制發(fā)會議通知
習(xí)
3、如何準備會議討料作業(yè)布置自擬
目
4、如何制作會議證件
標
5、如何布置會場
1、掌握會議議程、日程與程序
重點2、掌握會議通知的基本寫法
3、能夠給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿,能夠熟練布置中小型會議的會場
掌握會議議程、日程與程序
難點掌握會議通知的基本寫法
教
按公文處理的一般模式進行公文辦理;
學(xué)
正確區(qū)分收文過程中的每個環(huán)節(jié)的作用和要求;
回
頑
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提交口期:審閱口期:
教學(xué)過程
第I頁
第七章會務(wù)工作
一、導(dǎo)入:PPT案例
公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9:00在公司總部的三號會議室舉行。
1、宣布議程。
2、說明有關(guān)人員缺席情況。
3、宣讀并通過上次會議的記錄。
4、通信聯(lián)系情況。
5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。
6.銷售一部關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言
7.公司銷售人員的招聘和重組。
8.銷售二部經(jīng)理的人選
9.下季度銷售目標
案例總結(jié):如何確定一次會議的議程?
二、建立會議組織機構(gòu)
1、會務(wù)組:負責(zé)會務(wù)組織、會場布置.、會議接待和簽到
2、宣傳組:負責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳
3、秘書組:負責(zé)擬寫會議方案,準備各種會議文件和資料,做好會議記錄
4、接待組:負責(zé)生活服務(wù),交通疏導(dǎo),醫(yī)療服務(wù)等工作
5、保衛(wèi)組:負責(zé)防火、防盜、人生安全和財務(wù)安全、保密工作
三、會議經(jīng)費的主要內(nèi)容
1、文件資料費:包括文件資料的制作、印刷費,文件袋,證件票卡的制作、刷費用
等開支。
2、郵電通訊費用:如發(fā)會議通知,則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)
絡(luò)等費用;若召開電視、回話等遠程會議,則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應(yīng)計算在
內(nèi)。
3、會議設(shè)備和用品費:如各種會議設(shè)備的購置和租用費。
4、會議場所租用費:如會議室、大會會場的租金,以及其他會議活動場所的租金。
5、會議辦公費:如會議所需辦公用品的支出費用,會場布置等所需要的費用。
6、會議宣傳交際費:如現(xiàn)場錄像的費用,與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。
7會議住宿補貼費:一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分,由會議主辦者補貼一
部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求,應(yīng)明確與會人員完全自理這一
部分,則預(yù)算中可不列此項。
8、會議伙食補貼:通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分,由與會者承擔(dān)一部分。
9、會議交通費:即參會人員交通往返的費用,如果由會議主辦單位承擔(dān),則應(yīng)列入預(yù)
算;會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具,其費用也應(yīng)列入預(yù)算。
10、其他開支:包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。
教學(xué)過程
第2頁
四、怎樣確定會議議程與會議日程
(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。
?會議議程:是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排,并冠以
序號將其清晰地表達出來C它是為完成議題而作出的順序計劃,即會議所要討論、解決
的問題的大致安排,會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù),
通常由秘書擬寫議程草稿,交上司批準后,在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是
會議內(nèi)容的概略安排,它通過會議日程具體地顯示出來。
?會議日程:是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形
式,將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里,使人一目了然,如有說
明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安
排,它以天為單位,包括會議全程的各項活動,它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議
日程表的制定要明確具體,準確無誤。
(2)安排會議議程和日程要注意的問題。
?要把握會議目的,即了解會議召開的原因c
*先安排關(guān)鍵人物的時間,要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排
日程,保證盡可能多的人員都有時間參與會議。
?例會原則上要定時召開,且時間不宜過長C時間應(yīng)控制在一個半小時左右,
避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。
?如遇幾個議題,應(yīng)按其重要程度排列,最重要的排列在最前面。盡量保證在
最佳時間開會。上午8:00-11:30,下午3:00—5:30是人們精力最旺盛、思維能力
及記憶力最佳的時機。所以,安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午,分
組討論可安排在下午,晚上則安排一些文娛活動。
(3)大中型會議的議程一般安排如下。
開幕式,上司和來賓致辭;
上司做報告;
分組討論;
?大會發(fā)言;
參觀或其他活動;
會議總結(jié),宣讀決議;
?閉幕式。
(4)會議議程與日程的樣式示例。
?會議議程示例:示例
五、印發(fā)會議通知
1、會議通知的種類:發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。
2、會議通知的內(nèi)容:會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到
日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、
大型的會議通知要編文號,一般的會議通知不編文號。
3、會議通知大發(fā)出:發(fā)會議通知一要及時,不能太早也不能晚,要使與會人員能按時
參加;二要準確,防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。三要在會議通知發(fā)出后,要及時用電話與對
方聯(lián)系,詢問對方是否收到和是否赴會。用于涉外'業(yè)務(wù)會議的通知,宜用印制精美、設(shè)
計獨特的請柬。這樣,既可表示對被邀者的尊重,又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興
趣。
教學(xué)過程
第3頁
4、關(guān)于召開XXXXXX會議的通知
XXXXXX(主送單位):
為了XXXXXX(目的),根據(jù)XXXXXX(依據(jù)),XXXXXX(主辦單位)決定于XXX
X年XX月XX日在XXXX:地點)召開XXXX會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下:
一、會議內(nèi)容:XXXXo
二、參會人員:XXXXo
三、會議時間:XXXXo
四、會議地點:XXXXo
五、其他事項:
(一)請與會人員持會議通知到XXXX報到,XXXX(食宿費用安排)。
(二)請將會議回執(zhí)于XXXX年XX月XX日前傳真至XXX(會議主辦單位或承辦單;立)。
(三)XXXXX(其他需提示的事項,如會議材料的準備等)。
(四)聯(lián)系人及郵箱、電話:XXXXXXXXX
附件:1.參會名額分配表
2.參會人員回執(zhí)表
(印章)/部門或單位名稱
XXXX年XX月XX日
(注:非正式的會議或級別較低會議,可以不用紅頭紙印發(fā)通知)
回執(zhí)
姓名性別年齡學(xué)位
單位職稱職務(wù)
地址郵政編碼
Email聯(lián)系電話
職務(wù)
六、準備會議材料
1、會議中心文件:開幕詞、發(fā)言稿、工作報告
2、會議參考性文件技術(shù)資料、統(tǒng)計資料
3、會議程序性文件會議議程表、日程表
4、會議管理性文件會議作息表、會場示意圖
5、會議指導(dǎo)性文件法律法規(guī)、政策等
教學(xué)過程
第4頁
七、確定會議所需用品和設(shè)備
1、必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備,包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、
照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。
2、特殊用品是指一些特殊類型的會議,例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的
特殊用品和設(shè)備。
3、檢查空調(diào)設(shè)備,必要時做好開機準備,一般要在會議前兩小時開機預(yù)熱或預(yù)冷。
4、檢查好燈光、擴音設(shè)備。檢查黑板、白板,確保已擦干凈;準備好粉筆、指示棒、
板擦等。安放圖架,準備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議,擺
放好姓名牌,注意文字要大小適當(dāng),清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。
5、多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等°
6、如果有選舉、表決、表彰的議程,還需準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。
7、會期較長的會議,要安排好茶水、飲料,并指定專人服務(wù)。
8、如果是電話、廣播會議,須提前檢查線路,保證音響效果良好。
上述工作完成后,須提前半天至一天進行一次全面檢查,以便及時發(fā)現(xiàn)問題,
進行整改。
八、制發(fā)會議證件:會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證
據(jù)。
1、會議證件的種類:會議證件可分為兩類:一類是會議正式證件,包括代表證、
出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場記、請柬等:另一類是工作
證件,包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。
2、會議證件的內(nèi)容:各種證件的內(nèi)容欄目,大致包括會議名稱、使用者單位、
姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半
身照片,加蓋鋼印,以防偽造。
九、布置會場與主席臺的方案:
主席臺的布置要考慮會議的內(nèi)容,選擇暖色系(適合慶典慶功、表彰大會,色彩多
用紅色、粉紅、黃色、橙色等)或冷色系(適合嚴肅的工作會議、紀念大會,多用墨綠、
灰色、蘭色、褐色等);
1、主席臺上方懸掛紅色橫幅,上書會標(某公司新產(chǎn)品研發(fā)表彰大會);
2、背景,應(yīng)用企業(yè)標志(CIS:企業(yè)形象可識別標志)或紅旗或宣傳圖案;
主席臺的天幕應(yīng)該也選擇暖色系的;
3、主席臺前的花卉也應(yīng)與天幕、背景的色彩保持一致;
4、主席臺上的桌椅、臺布、地毯也要用暖色系的色彩。以烘托熱烈、喜慶、隆重的氣
氛。
教學(xué)過程
第5頁
十、會場的布置要求:
大型會議:長方形擴大排列(禮堂、會堂、體育館)
中小型:“而”“倒”“山”半圓型有一個中心(會議廳會議室)
小型工作會議:庫談會:橢圓型圓形回字型T字型馬蹄形長方形
座談會:小型茶話會:馬蹄形六角型八角型半圓型
大型茶話會:團科會宴會:星點型眾星拱月
會見與會談的座位布局:
人數(shù)少:馬蹄形(不用會議桌而用沙發(fā))主人在左主賓在右
人數(shù)多:空心型:圓形方型長方形
A會場裝飾:主席臺:會標、橫幅、花卉
會場整體背景:鮮花、標語、氣球、廣告等
色調(diào):
a紅粉、黃、橙-------慶典性會議
b天藍、綠、米黃一一嚴肅的工作會議
B座次排列:主席臺座次:職務(wù)高低最高者居中先左后右
會場人員座次:
橫排法一一姓氏筆畫或單位筆畫
豎排法一一前一一后
左右排列法一一座次排列方案制定后,作座次名簽
十一、進行全面的會前檢查
會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議
在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方
式,以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料
的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署,票
證檢驗人員的定崗定位,交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。
會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說,要保證在任何
意外發(fā)生的關(guān)頭,機器可以及時更換;主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置,
秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員,如果有一點沒安排好,趕緊打電話通知有關(guān)人員解
決這些帶來麻煩的小問題。
技能訓(xùn)練
【訓(xùn)練目標】通過訓(xùn)練,學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié),掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。
案例:
一次重要的報告會,辦公室安排秘書小劉負責(zé)會議的錄音工作。小劉將無,線
話筒和錄音機磁帶安放好以后,還事先調(diào)試了一番,覺得效果不錯,開會時小劉放心地
做其他的事情去了。會議結(jié)束后,主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機,前兒
分鐘聽起來還不錯,但越聽越不清晰了,到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理
出來,小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?
教案
編號:版本:流水號:
科目秘書基礎(chǔ)班級人力資源授課日期第13周
課題信息工作課時4
授
課
方講授、演示輔助教具多媒體
式
學(xué)
1.準確辨別秘書信息工作的不同特點
習(xí)
2.運用秘書信息工作的原則來解決實際問題作業(yè)布置自擬
目
3.按照秘書信息工作的基本要求來做好信息收集工作
標
1.秘書信息工作的特點
重點2.秘書信息工作的原則
3.秘書信息工作的基本要求
難點對秘書信息工作的原則的理解
教
學(xué)會議工作
回
頑
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教學(xué)過程
第1頁
【導(dǎo)入新課】
當(dāng)今世界,被稱之為“信息爆炸”的時代,信息已成為事業(yè)成功和經(jīng)濟發(fā)展不可或缺
的重要戰(zhàn)略資源。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。作為知識經(jīng)濟時代的秘書,時
時、事事、處處都要跟信息打交道。離開了信息,兩眼一摸黑,秘書工作是無法開展的,
所以,秘書要想勝任自己的本質(zhì)工作,只有充分認識秘書信息工作的特點、原則和要求。
那么,秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢?這節(jié)課我們來了解它們。
一、秘書信息工作的特點
1.秘書信息工作的特點是什么?
明確:(1)針對性
(2)綜合性
(3)時效性
(4)經(jīng)常性
2.秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么?
引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確:
秘書信息工作的針對性,主要包括以下幾方面內(nèi)容:
(1)結(jié)合業(yè)務(wù)
即注意信息工作的專業(yè)性
(2)圍繞中心
即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行
(3)針對問題
即按領(lǐng)導(dǎo)的指示、意圖,進行專題調(diào)查
秘書信息工作的綜合性:領(lǐng)導(dǎo)決策,擬定計劃,制定措施,大都需要帶有全局性或綜
合性的信息。而且,領(lǐng)導(dǎo)層次越高,對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信
息不是多種信息的堆砌拼湊,而是將多種有用的信息融合成一個有機整體。提供綜合性的
信息服務(wù),一般由秘書部門承擔(dān),或由秘書部門組織有關(guān)部門共同完成。
秘書信息工作的時效性:秘書信息工作要特別注意時效性。時效性有及時性和適時性
兩種形式。所謂及時性,即強調(diào)信息要保持新鮮度,排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時性,
即講究提供信息要選擇最佳時機。
秘書信息工作經(jīng)常性這個特點,主要體現(xiàn)在起草文件和撰制各種文字材料上,還包括
現(xiàn)在已廣泛使用的網(wǎng)上電子郵件。
二、秘書信息工作的原則有哪幾條?具體內(nèi)容分別是什么?
啟發(fā)學(xué)生思考并歸納:
秘書信息工作的原則主要有三條:
1.追蹤原則:決策方案在實施過程中,必然會出現(xiàn)主客體狀況的變化,秘書人員應(yīng)及
時追蹤反饋不斷變化的信息,使決策機構(gòu)和決策者準確掌握情況,及時調(diào)整、修訂、完善
決策方案。
2.超前原則:秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的:第一,任何信息總是
產(chǎn)生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后,再快的信息,也有滯后性;第二,領(lǐng)導(dǎo)必須有所預(yù)
見,走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間,爭主動,超前收集信息,向領(lǐng)導(dǎo)提供“預(yù)
測性”信息。如果凡事總是事后了解,提供“馬后炮”信息,那就作用甚微。
3.選優(yōu)原則:客觀上說,凡是信息都是有用的。但秘書必須針對工作需
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