教案

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科目秘書基礎班級人力資源授課日期第11-12周

課題會議工作課時8

授

課

方講授、演示輔助教具多媒體

式

1、知道如何擬定會議計劃、會議議程和會議日程

學

2、如何制發會議通知

習

3、如何準備會議討料作業布置自擬

目

4、如何制作會議證件

標

5、如何布置會場

1、掌握會議議程、日程與程序

重點2、掌握會議通知的基本寫法

3、能夠給領導寫發言稿，能夠熟練布置中小型會議的會場

掌握會議議程、日程與程序

難點掌握會議通知的基本寫法

教

按公文處理的一般模式進行公文辦理；

學

正確區分收文過程中的每個環節的作用和要求；

回

頑

授課教師:審閱簽名:

提交口期:審閱口期:

教學過程

第I頁

第七章會務工作

一、導入：PPT案例

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。

6.銷售一部關于團隊溝通問題的發言

7.公司銷售人員的招聘和重組。

8.銷售二部經理的人選

9.下季度銷售目標

案例總結：如何確定一次會議的議程？

二、建立會議組織機構

1、會務組：負責會務組織、會場布置.、會議接待和簽到

2、宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳

3、秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄

4、接待組：負責生活服務，交通疏導，醫療服務等工作

5、保衛組：負責防火、防盜、人生安全和財務安全、保密工作

三、會議經費的主要內容

1、文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、刷費用

等開支。

2、郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯

絡等費用；若召開電視、回話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在

內。

3、會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

4、會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

5、會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。

6、會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。

7會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一

部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一

部分，則預算中可不列此項。

8、會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

9、會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預

算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

10、其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。

教學過程

第2頁

四、怎樣確定會議議程與會議日程

(1)會議議程與會議日程的區別。

?會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以

序號將其清晰地表達出來C它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決

的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務,

通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是

會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

?會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形

式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說

明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安

排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議

日程表的制定要明確具體，準確無誤。

(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

?要把握會議目的，即了解會議召開的原因c

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排

日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

?例會原則上要定時召開，且時間不宜過長C時間應控制在一個半小時左右，

避免出現會議給人們帶來的疲勞。

?如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在

最佳時間開會。上午8：00-11：30,下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力

及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分

組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。

(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論；

?大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

?閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

?會議議程示例：示例

五、印發會議通知

1、會議通知的種類：發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。

2、會議通知的內容：會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到

日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、

大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

3、會議通知大發出：發會議通知一要及時，不能太早也不能晚，要使與會人員能按時

參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。三要在會議通知發出后，要及時用電話與對

方聯系，詢問對方是否收到和是否赴會。用于涉外'業務會議的通知，宜用印制精美、設

計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興

趣。

教學過程

第3頁

4、關于召開XXXXXX會議的通知

XXXXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），XXXXXX（主辦單位）決定于XXX

X年XX月XX日在XXXX:地點）召開XXXX會議。現將有關事項通知如下：

一、會議內容：XXXXo

二、參會人員：XXXXo

三、會議時間：XXXXo

四、會議地點：XXXXo

五、其他事項：

（一）請與會人員持會議通知到XXXX報到，XXXX（食宿費用安排）。

（二）請將會議回執于XXXX年XX月XX日前傳真至XXX（會議主辦單位或承辦單;立）。

（三）XXXXX（其他需提示的事項，如會議材料的準備等）。

（四）聯系人及郵箱、電話：XXXXXXXXX

附件：1.參會名額分配表

2.參會人員回執表

（印章）/部門或單位名稱

XXXX年XX月XX日

（注：非正式的會議或級別較低會議，可以不用紅頭紙印發通知）

回執

姓名性別年齡學位

單位職稱職務

地址郵政編碼

Email聯系電話

職務

六、準備會議材料

1、會議中心文件：開幕詞、發言稿、工作報告

2、會議參考性文件技術資料、統計資料

3、會議程序性文件會議議程表、日程表

4、會議管理性文件會議作息表、會場示意圖

5、會議指導性文件法律法規、政策等

教學過程

第4頁

七、確定會議所需用品和設備

1、必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、

照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

2、特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的

特殊用品和設備。

3、檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

4、檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、

板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議，擺

放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

5、多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等°

6、如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

7、會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

8、如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，

進行整改。

八、制發會議證件：會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證

據。

1、會議證件的種類：會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、

出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場記、請柬等：另一類是工作

證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。

2、會議證件的內容：各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、

姓名、性別、職務、發證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半

身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

九、布置會場與主席臺的方案：

主席臺的布置要考慮會議的內容，選擇暖色系（適合慶典慶功、表彰大會，色彩多

用紅色、粉紅、黃色、橙色等）或冷色系（適合嚴肅的工作會議、紀念大會，多用墨綠、

灰色、蘭色、褐色等）；

1、主席臺上方懸掛紅色橫幅，上書會標（某公司新產品研發表彰大會）；

2、背景，應用企業標志（CIS：企業形象可識別標志）或紅旗或宣傳圖案；

主席臺的天幕應該也選擇暖色系的；

3、主席臺前的花卉也應與天幕、背景的色彩保持一致；

4、主席臺上的桌椅、臺布、地毯也要用暖色系的色彩。以烘托熱烈、喜慶、隆重的氣

氛。

教學過程

第5頁

十、會場的布置要求：

大型會議：長方形擴大排列（禮堂、會堂、體育館）

中小型：“而”“倒”“山”半圓型有一個中心（會議廳會議室）

小型工作會議：庫談會：橢圓型圓形回字型T字型馬蹄形長方形

座談會：小型茶話會：馬蹄形六角型八角型半圓型

大型茶話會：團科會宴會：星點型眾星拱月

會見與會談的座位布局：

人數少：馬蹄形（不用會議桌而用沙發）主人在左主賓在右

人數多：空心型：圓形方型長方形

A會場裝飾：主席臺：會標、橫幅、花卉

會場整體背景：鮮花、標語、氣球、廣告等

色調：

a紅粉、黃、橙-------慶典性會議

b天藍、綠、米黃一一嚴肅的工作會議

B座次排列：主席臺座次：職務高低最高者居中先左后右

會場人員座次：

橫排法一一姓氏筆畫或單位筆畫

豎排法一一前一一后

左右排列法一一座次排列方案制定后，作座次名簽

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議

在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方

式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料

的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票

證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何

意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置,

秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解

決這些帶來麻煩的小問題。

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線

話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地

做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前兒

分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理

出來，小劉應怎樣總結教訓呢？

教案

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科目秘書基礎班級人力資源授課日期第13周

課題信息工作課時4

授

課

方講授、演示輔助教具多媒體

式

學

1.準確辨別秘書信息工作的不同特點

習

2.運用秘書信息工作的原則來解決實際問題作業布置自擬

目

3.按照秘書信息工作的基本要求來做好信息收集工作

標

1.秘書信息工作的特點

重點2.秘書信息工作的原則

3.秘書信息工作的基本要求

難點對秘書信息工作的原則的理解

教

學會議工作

回

頑

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教學過程

第1頁

【導入新課】

當今世界，被稱之為“信息爆炸”的時代，信息已成為事業成功和經濟發展不可或缺

的重要戰略資源。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。作為知識經濟時代的秘書，時

時、事事、處處都要跟信息打交道。離開了信息，兩眼一摸黑，秘書工作是無法開展的，

所以，秘書要想勝任自己的本質工作，只有充分認識秘書信息工作的特點、原則和要求。

那么，秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢？這節課我們來了解它們。

一、秘書信息工作的特點

1.秘書信息工作的特點是什么？

明確：(1)針對性

(2)綜合性

(3)時效性

(4)經常性

2.秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經常性的具體內容分別是什么？

引導學生看書思考并明確：

秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內容：

(1)結合業務

即注意信息工作的專業性

(2)圍繞中心

即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行

(3)針對問題

即按領導的指示、意圖，進行專題調查

秘書信息工作的綜合性：領導決策，擬定計劃，制定措施，大都需要帶有全局性或綜

合性的信息。而且，領導層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信

息不是多種信息的堆砌拼湊，而是將多種有用的信息融合成一個有機整體。提供綜合性的

信息服務，一般由秘書部門承擔，或由秘書部門組織有關部門共同完成。

秘書信息工作的時效性：秘書信息工作要特別注意時效性。時效性有及時性和適時性

兩種形式。所謂及時性，即強調信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時性，

即講究提供信息要選擇最佳時機。

秘書信息工作經常性這個特點，主要體現在起草文件和撰制各種文字材料上，還包括

現在已廣泛使用的網上電子郵件。

二、秘書信息工作的原則有哪幾條？具體內容分別是什么？

啟發學生思考并歸納：

秘書信息工作的原則主要有三條：

1.追蹤原則：決策方案在實施過程中，必然會出現主客體狀況的變化，秘書人員應及

時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機構和決策者準確掌握情況，及時調整、修訂、完善

決策方案。

2.超前原則：秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的：第一，任何信息總是

產生、傳遞在事物及其狀態變化之后，再快的信息，也有滯后性；第二，領導必須有所預

見，走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間，爭主動，超前收集信息，向領導提供“預

測性”信息。如果凡事總是事后了解，提供“馬后炮”信息，那就作用甚微。

3.選優原則：客觀上說，凡是信息都是有用的。但秘書必須針對工作需