采購部工作指導手冊

一、部門工作職責

（一）部門基本定位

采購部是「?程甲供材料設各采購及選擇對應指定分供方的專職管理部門。根據企業組織架

構精神，在企業領導的統一指導、檢查、督促和協調下，履行其工作職責。采購是一項在完善

的采購體系和整體成本控制思緒下開展的工作，是采購方略、采購組織、采購流程幾方面的統

一籌劃。

采購管理應統籌采購戰略、采購方略、采購措施、技術和市場研究、加強與分供方的關系,

實現從純粹H勺采購到供應商管理的變化。應培育優化供應商資源，營造公平公正公開有序競爭

的氣氛，平等尊重，實現雙方共嬴。

采購需平衡品質、效果、功能、成本、進度的美系，在不一樣的項目階段，確定不一樣的

優先原則。默認的優先考慮次仔是：功能性、使用性、可靠性、安全性、舒適性、易維護性、

外觀效果、成本。

（二）部門職責

1.根據項目部《材料設備進場計劃表》及成本管理部《目的成本》及總師室《材料設

備設計標精確認表》《材料設備設計確認計劃表》，在第一項招標分判工程招標工作開始前，

編制項目《合約籌劃》。

2.負貨組織工程甲供材料設備及指定分包工程的選擇、協議洽談、簽訂的前期采購和

后續跟蹤管理工作。

3.根據項目部提供的材料、設備技術性能規定，組織分供方與企業有關部門進行技術

討論：根據設計方案及材料、設備，及時分析經濟指標以供企業決策。

4.配合監督檢查總包管理辦議執行狀況。

5.負責采購供應過程跟蹤及分供方管理工作。

6.配合項目部、總包單位、監理單位對到場甲供材料、設備H勺驗收。

7.建立可靠最優的供應配套體系，充足運用分供方H勺專業優勢，枳極參與新產品開發。

8.及時理解市場信息，協助成本管理部門審核乙供材料、設備報價，監督及檢查乙供材

料設備協議執行狀況。

9.按照項目進度計劃，制定、實行采購計劃，保證甲供材料、設備及時供應。

10.負責組織建立對分供方評價體系。

11.開展對應用材料設備、工藝方案的研究工作，編制、維護并更新《（甲供材料設備及

分項工程）采購協議分類明細表》。

12.管理、控制好與采購有關的文獻及信息。

二、部門工作流程

采購部工作流程圖

申請商品材料采購流程圖

申請付款流程圖

商品到貨驗收流程

采購填寫進倉單一?成本會計打進倉單一?倉庫憑進倉單，確認型號、數量、包裝等

―?協議進倉，不合格退回供應商

申請商品采購及付款計劃流程圖

一、日的

為規范采購流程，提高采購工作效率，特制定本制度。

二、合用范圍

合用于我司采購管理。

三、內容

1、總則：

為加強采購工作的管理，提高采購工作效率，制定本制度。所有采購人員及有關人員均應

以本制度為根據開展工作。

2、采購基本流程

各部門請購單.采購計劃尋找供貨商_^詢價、比價、議價_＞采購洽談（下

單）一~?協議的簽訂（確定付款條件、貨運方式、售后服務）-^交貨驗收一質檢（不合格

---?---?

退貨）入庫財務結算。

1）采購計劃：采購員應根據請購單和企業生產需求制定采購計劃。

2）供應商的選擇和考核：

供應商H勺選擇與考核，一般從經營狀況、供應能力、技術能力、品質能力等方面評估，并

定期從質量、運貨、價格、逾期率、與否配合等方面綜合打分。

3）詢價、比價、議價。

4）協議的簽訂：買賣雙方通過詢價、報價、議價、比價及其他過程，最終雙方簽訂有關協

議，合約即告成立。采購協議的簽訂要根據采購商品的規定，供應間的狀況，企業自身的管理

規定，采購方針等規定的不一樣頁各不相似，需與財務部核算:確定付款條件、貨運方式、售后

服務等狀況。

5）交貨驗收：采購員必須確定貨品品種、數量、質量、交貨期的對內無誤。以彩購員確實

定和協議為驗收根據。

6）質檢：貨品質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。

7）財務結算：貨品入庫后，財務結算…

3、采購管理制度：

1）建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。

2）建立健全比價制度，保證采購設備的質優價廉。

3）每月未將本朋付款、欠款、欠票狀況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。

4）簽訂采購協議后，應全面理解發貨狀況，如不能及時供貨應將原因提前兩天告知請購部

門或請購人。

5）所有貨品一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯絡，盡早處理。

6）驗收合格后在一種工作日內辦理入庫手續。

7）采購部每月5日前，將上一種月叼采購協議編號整頓成冊，交人事部立案。

三、橫向部門工作對接

采購部門必須和企業中其他部門建立起親密的工作關系，只有這樣企業中其他部門對物料

和信息的需求才能得到及時滿足，同步，采購部門也能從對方那獲得對應的信息，進行有效的

采購作業。實際上，有采購部門與其他部門的關系正伴隨現代化企業管理理念日勺更新和信息技

術H勺發展越來越來越緊密的聯絡在一起。

1、與財務部門的關系

采購部門和財務部門在對應付帳款、計劃和預算方面互相作用。采購部門經理常埋怨財務

部門過多關注貨品的最低價款，卻不太重視協議中的支付條款，。顯然企業假如不能及時貨款，

那協區就不可以很好的履行■，就更不要說獲得現金折扣和保持專供應商口勺良好關系了，不過從

處首先來看，這會對采購部門叼運行費用產生i定的約束，有助于采購費用的節行。這需要加

強兩個部門溝通來緩和這些沖突。采購部門提供應財務部門的信息是其進行企業發展、管理預

算及確定現金需求量口勺基礎。采購部門提供的有助于財務部門盡心計劃口勺信息尚有：物料、運

行成本及期發展趨勢，為了應付需求變大導致H勺供應短缺或其他可以預測的原因導致供應中斷

頁進行運期H勺采購計劃，同步，采購部門運作H勺有效性也可以作為衡量財務工作好壞的根據，

會計體系不夠精細，就不能發現由于采購決策失誤導致效率低下.

2、與管理部門的關系

由于采購是根據項目部提供材料、設備性能規定，和項目進度計劃，實行采購計劃，采購

部門通過對這些信息的處理，可以獲得一種有用的、規劃采購和供應業務工具。如采購部門懂

得項目部門H勺需求計劃，就可以在正常的提前期內進行采購并獲得有利的最終價格。

總之，采購部門與項目部門是一種信息互動、互為協作的關系。

四、部門人員編制及崗位職責、職務闡明書

（一）人員編制

些有人員I人

采購總監需補充協議專人1人

[協議文員]人

部門經理

協議專人協議文員

（-）崗位職責、職務闡明書

采購部經理之職務闡明書

崗位名稱部門經理崗位編號

所有部門采購部崗位定員1

直接上級總經理職系類別職能類

直接下級職級范圍

崗位分析日期2023年4月

本職：

1、根據企業總體工作目的，確定采購部門的工作方針與目的，負責合約規劃；

2、確定采購部門采購工作流程和管理措施：

3、確定采購部門人員工作職責劃分，并負責協調；

4、審核年度和季度采購計劃、招標計劃、資金計劃、付款計劃：

5、審批布署部門周工作匯報和周工作計劃、月工作計劃：

6、指導參與重大設備及大宗材料采購招標工作：

7、簽訂審核協議、招標文獻、訂單、協議請款、簽證、結算：

8、主持或參與與采購有關的業務會議并作好部門間協調工作：

9、負責部門內行政工作和員工教育、培訓、考核、提出獎懲和使用提議：

10、協調供應商、分包商及項目部、總包方關系，保證工作按質完畢；

II、負責向分管領導的各項匯報工作，完畢領導交辦的其他工作：

12、對采購過程進行監督，負責部門內各項工作H勺布置、貫徹和檢查；

13、負責供應商數據庫的建立、更新、增刪的管理工作：

14、審核同意部門對外發文工作，審批并貫徹部門收文工作。

時間節點安排：

權力：

1.有對采購部進行全面業務管理、行政管理，有權根據需要修改完善部門職務闡明書：

2.分供單位的招標、考察和參與和審核權。

3.企業材料設備及分項工程招投標開標、評標工作H勺參與權；

4.下屬員工工作計劃執行狀況的監督、檢查、考核、獎懲提名權；

5.下屬員工任免H勺提議權；

6.審批部門各類計劃、匯表、收發文及1日以內請假申請的權力

7.審核部門請款、協議、招標、成本分析、商務比較分析、報銷的權力。

工作協作關系：

內部協調關系企業領導層、各部門負責人、部門員工

外部協調關系政府有關職能及有關供應商等

任職資格：

專業房地產管理、工民建等有關專業

業務水平精通行業知識、理解施工工序，熟悉常用建筑材料、構配件、制品以及常用設備

執業資質詳細行業有關資質證書者為佳

經驗5年以上地產行業采購管理、招投標管理經驗：

具有較強的領導才能和責任心，較強的計劃組織能力和處理問題的能力、執行能

力：具有一?定日勺財務管理知識、法律知識（尤其是國家的招投標法和協議法）

職位規定,具有對應口勺房地產專業知識、建筑、項目管理知識，熟悉房地產行業有關政策、

法律法規：工作認真，作風正派，廉潔自律并有良好的職業道德，作風嚴謹務實，

關注事實和細節，富有發明性和推進性，整體意識強：

積極積極、工作細致、嚴謹的工作熱情和責任感，團體意識強，具有高度責任感，

其他規定

原則性強，誠實可靠：

其他

工作環境辦公室、施工現場

工作時間特性正常工作時間，根據工作狀況加班。

備注

采購部副經理之職務闡明書

崗位名稱副經理崗位編號

所有部門采購部崗位定員1

直接上級總經理職系類劃職能類

直接卜級職級范圍

崗位分析日期2023年4月

本職：

1、按照部門業務專業劃分，負責對應采購物項口勺采購招標工作；

2、協助部門經理開展本部門各項平常工作，經理外出時由經理授權可行使經理職權；

3、參與編制對應專業采購項目的采購計劃招標計劃資金計劃付款計劃：

4、參與重大設備、大宗材料口勺招標組織工作；

5、審查部門年度資金計劃、月度付款計劃；

6、協助處理重大采購供貨進度問題：

7、協助處理重大質量問題；

8、組織開展新產品、新工藝的調查研究工作；

9、參與與項目、技術等有關部門I向聯絡和協調工作：

10、組織對供應商進行考核；

12、主:導配合總師室制定裝修原則：

13、主導采購成本分析，實現成本目的，尋找成本減少方案；

14、完畢上級領導交辦的其他任務。

15、采購工程師應承擔的其他工作職責。

時間節點安排：

1、按季度提交新產品新工藝調研匯報

2、按季度提交采購質昂:和進度匯報

3、年度提交供應商評估匯報

4、周五提交周工作匯報及下周工作計戈小月底總結本月工作狀況及安排下月工作計劃。

權力：

1、審核各類工作計劃、合約規劃、付款計劃、招標計劃：

2、提出各類工作效率改善、產品品質提高、成本減少之提議。

3、采購材料設備的提議權；

4、根據采購章程和企業制度，獨立開展專業項目采購工作的權利。

5、領導授予的其他權利。

工作協作關系：

內部協調關系分管領導、部門經理、部門員工、企業內部員工

外部協調關系有關供應商等

任職資格：

專業工民建、經濟管理等有關專業；

熟悉房地產給排水、暖道、電氣、精裝修等知識，熟悉建材質地、價格，理解市

業務水平

場行情，熟悉房地產行業有關政策、法律法規：

經驗3年以上地產材料、設備采購管理工作經驗：

具有優秀的工程項目協調、談判、指揮能力，較強的人際溝通和協調能力、計劃

職位規定與執行能力：工作認真，作風正派，廉潔自律并有良好的職業道德，作風嚴謹務

實，關注事實和細節，富有發明性和推進性，整體意識強；

其他規定

其他

工作環境辦公室、施工現場

工作時間將性正常工作時間，根據工作狀況加班。

備注

采購部主管之職務闡明書

崗位名稱主管崗位編號

所有部門采購部崗位定員1

直接上級總經理職系類劃職能類

直接下級職級范圍

崗位分析日期2023年4月

本職：

1、按照部門業務專業劃分，負責對應采購物項的采購招標工作：

2、參與編制對應專業采購項目的|采購計劃招標計劃資金計劃付款計劃：

3、負責材料設備采購的采購調研廠家考察招標組織商憲洽談協議確定生產跟催到貨

驗收工

作；

5、負責材料設備選型配合和翻樣替代工作，保證質量效果進度成本的高度統一：

6、跟蹤材料到貨工作實時把握現場狀態和進度需求以及處理多種質量問題：

7、肩負新材料新能源新設備新工藝的調研工作組織企業內部講座匯報和學習會：

8、負責記錄分析材料、設備類采購成本和簽訂成本減少指施：

9、配合副經理開展供應商評估工作；

10、參與企業交房工作；

II、完畢上級領導交辦的其他任務。

12、采購工程師應承擔的其他工作職責。

時間節點安排：

1.周五提交周工作匯報及下周工作計劃：

2.月底總結本月工作狀況及安排下月工作計劃。

權力:

1、采購材料設備的提議權：

2、部門工作改善的提議權；

3、根據采購章程和企業制度，獨立開展專業項目采購工作的權利。

4、領導授予H勺其他權利。

工作協作關系：

內部協調關系部門經理、副經理、部門員工、企業內部員工、

外部協調關系有關供應商等

任職資格：

專業工民建、經濟管理等有關專業：

熟悉房地產給排水、暖道、電氣、精裝修等知識，熟悉建材質地、價格，理解市

業務水平

場行情，熟悉房地產行業有關政策、法律法規：

經驗2年以上地產行業材料、設備采購工作經驗

具有很好的工程項目協調、談判能力，較強H勺人際溝通和協調能力、計劃與執行

職位規定能力：工作認真，作風正派，廉潔自律并有良好的職業道德，作風嚴謹務實，關

注事實和細憶富有發明性和推進性，整體意識強；

其他規定

其他

工作環境辦公室、施工現場

工作時間特性正常工作時間，根據工作狀況加班。

備注

采購部工程師之職務闡明書

崗位名稱工程師崗位編號

所有部門采購部崗位定員1

直接上級總經理職系類別職能類

直接下級職級范圍

崗位分析日期2023年4月

本職：

I、按照部門業務專業劃分，負責對應采購物項的采購招標工作；

2、參與編制對應專業采購項目H勺的采購計劃招標計劃資金計劃付款計劃：

3、熟悉所經辦材料設備及指定分包工程的功能、性能并理解與其有關的規范、法律、法規:

4、不停調研開拓優質供應商、分包商：

，、建立并維持與供應商、分包商的正常關系：

6、搜集價格情報及替代品資料，配合各項成本分析和預測工作：

7、嚴格按采購管理程序采購并自始至終對所負責項目進行跟蹤記錄：

8、編制所負責材料設備之招標文獻，全面負責整個招標過程之招標工作：

9,跟蹤處理對應專業采購范圍采購供貨進度問題；

10、跟蹤處理對應專業采購范圍重大質量問題；

11、開展新產品、新工藝的調查研究工作：

12、貫徹成本觀念寺找成本減少方案：

13、協調跟催技術確認工作材料翻樣工作現場供貨工作；

14、辦理、審核各類請款、簽證、扣款：

15、辦理各類材料設備工程結算：

16、其他領導交辦的工作。

時間節點安排：

1.周五提交周工作匯報及下周工作計劃；

2.月底總結本月工作狀況及安排下月工作計劃。

權力：

1、采購材料設備的提議權：

2、部門工作改善的提議權；

3、根據采購章程和企業制度，獨立開展專業項目采購工作的權利。

4、領導授予的其他權利。

工作協作關系：

內部協調關系部門同事、企業內部員工、

外部協調關系有關供應商、部門同事等

任職資格：

專業工程造價、工程經濟、工民建等有關專業：

掌握地產行業采購流程和制度，理解工程施工工序，熟悉常用建筑材料、構配件、

業務水平

制品以及常用設備.

具有很好的溝通能力，較強的計劃組織能力和處理問題的能力、執行能力；工作

認真，作風正派，廉潔自律并有良好的職業道德，作風嚴謹務實，關注事實和細

職位規定

節，富有發明性和推進性，整體意識強；

其他規定

其他

工作環境辦公室、施工現場

工作時間特性正常工作時間，根據工作狀況加班。

備注

采購部文員之職務闡明書

崗位名稱文員崗位編弓

所有部門采購部崗位定員1

直接上級總經理職系類別職能類

直接下級職級范圍